Der Begriff Records Management ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz längst nicht so populär wie im angloamerikanischen Sprachraum. Wir tun uns mit der Übersetzung auch etwas schwer – Schriftgutverwaltung (ISO 15489) trifft nicht den Kern der modernen Welt des Records Managements.
Auf den Records Management Veranstaltungen von PROJECT CONSULT in den Jahren 2007, 2008 und 2009 wurde mit einem Fragebogen die Teilnehmer der Roadshow nach ihren Meinungen zum Thema Schriftgutverwaltung befragt. Auf allen insgesamt 11 Veranstaltungen wurden die gleichen Fragebogen verwendet, so dass sich die Möglichkeit eines regionalen Vergleichs (Deutschland, Österreich und die Schweiz 2008) sowie eines zeitlichen Vergleichs für die Jahre 2007, 2008 und 2009 ergibt.
Im Folgenden werden einige der Fragen und Antworten vorgestellt.
Frage: Wie ist Ihr Verständnis von Records Management?
Zu dieser Frage waren Mehrfachnennungen möglich. Nahezu allen Teilnehmern an den Veranstaltungen war der Begriff Records Management im Vorfeld bekannt. Nur wenige kamen, um sich zu diesem Thema erstmals zu informieren. Zwischen 35% und 42% konnten sich zu dem unter Records Management etwas Konkretes vorstellen.
(Verständnis von Records Management. 2009: 51 Fragebögen: 2008: 98 Fragebögen; 2007: 92 Fragebögen. Auf 100% normiert)
Frage: Wie schätzen Sie die Wichtigkeit/Relevanz von Records Management für Ihr Unternehmen ein?
Da offenbar nur Teilnehmer an den Veranstaltungen teilgenommen haben, die auch Records Management bereits kannten, ist es auch nicht verwunderlich, dass gleichbleibend um die 80% der Meinung sind, das Records Management für die Unternehmen wichtig ist.
(Wichtigkeit/Relevanz von Records Management. 2009: 51 Fragebögen; 2008: 98 Fragebögen; 2007: 92 Fragebögen. Auf 100% normiert)
Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Anteil der Anwenderunternehmensvertreter an den Veranstal-tungen 2007 etwa 40%, 2008 etwa 46% und 2009 etwa 52% betrug. Die leicht erhöhten Zahlen im Jahr 2008 sind besonders auf die gutbesuchte Veranstaltung in Zürich zurückzuführen, da in der Schweiz der Begriff Records Management deutlich weiter verbreitet und gebräuchlicher ist als in Deutschland.
Frage: Aktualität von Records Management in Ihrem Unternehmen?
Die beiden wichtigsten Ergebnisse sind die Aussagen, dass zwischen 32% und 38% der antwortenden Teilnehmer bereits Records Management Lösungen im Einsatz haben, aber Ergänzungsbedarf sehen.
(Aktualität von Rekords Management in Ihrem Unternehmen. 2009: 51 Fragebögen; 2008: 98 Fragebögen; 2007: 92 Fragebögen)
Die im Jahr 2008 durchgeführte Befragung über das Internet zeigte zudem, dass eine Reihe von Unternehmen in regulierten Branchen bereits seit 10 oder mehr Jahren Records Management Systeme betreibt. Der Ergänzungsbedarf wird besonders durch zahlreiche neue gesetzliche Vorgaben aber auch durch neue Formate und Informationskanäle wie E-Mail, Asset Management und Anwendungen bedingt. Interessant ist, dass in 2009 deutlich mehr Teilnehmer noch kein System im Einsatz hatten als in den Jahren zuvor. Auch wenn der Anteil derjenigen mit Records Management Lösungen leicht anzieht, die keinen Ergänzungsbedarf haben, ist offenbar insgesamt das Interesse gestiegen.
Frage: Bedeutung von Records Management Standards?
Auch zu dieser Frage waren Mehrfachnennungen möglich. Erstaunlich ist, dass die Verteilung in allen drei Jahren nahezu gleich blieb und nur geringe Abweichungen zeigt. Nationale Standards spielten bei den Teilnehmern eine nachgeordnete Rolle obwohl eine ganze Anzahl von Teilnehmern aus der öffentlichen Verwaltung kam. Internationale Standards und Zertifizierungen waren rund 20% bis 29% der Teilnehmer wichtig; zusammengenommen der Hälfte. Die meisten Antworten in allen drei Jahren und mit steigender Tendenz betreffen den realen Einsatz von Standards, die Frage nach der Wichtigkeit von Standards bei Beschaffung und Betrieb, schätzten 2007 noch 42%, 2008 schon 46% und 2009 47% der Teilnehmer als relevant ein.
(Bedeutung von Records Management Standards. 2009: 51 Fragebögen; 2008: 98 Fragebögen; 2007: 92 Fragebögen. Auf 100% normiert)
Frage: Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Europa erlangen?
In allen drei Veranstaltungsserien war der neue europäische Standard MoReq2 „Model Requirements for the Management of Electronic Records“ ein wichtiger Schwerpunkt. Im Jahr 2007 ging es um die Erstellung des neuen Standards, in 2008 um seine Veröffentlichung und in 2009 um die Umsetzung in Lösungen.
(Bedeutung von MoReq2 in Europa. 2009: 51 Fragebögen; 2008: 98 Fragebögen; 2007: 92 Fragebögen. Auf 100% normiert)
Da Records Management in Deutschland als Begriff wenig bekannt ist (außer vielleicht im Umfeld des SAP Produktes Records Manager) und der neue europäische Standard nicht unumstritten ist, zielte diese Frage darauf, wie die Teilnehmer die Akzeptanz und Umsetzung in Europa zukünftig einschätzen. Dabei zeigte sich von 2007 nach 2009 ein deutlicher Rückgang beim Optimismus, dass MoReq2 in Europa eine große Bedeutung erlangen wird: 2007 waren noch 55% der Teilnehmer dieser Meinung; 2009 hielten sich die Antworten „nur partielle Nutzung“ und „weite Verbreitung und Nutzung“ mit jeweils 49% die Waage.
Frage: Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Deutschland erlangen?
Diese Frage zielte darauf zu erfahren, welche Chancen einem Standard wie MoReq2 in Deutschland eingeräumt werden. In der öffentlichen Verwaltung ist hier DOMEA eingeführt und nur wenige regulierte Branchen wie die Pharma-Industrie haben sich in der Vergangenheit mit dem Thema Records Management auseinandergesetzt. Für Deutschland wird von einer deutlich geringeren Akzeptanz als im restlichen Europa ausgegangen. Auch wenn die Annahme einer weiteren Nutzung leicht von 29% auf 37% gestiegen ist – die Annahme einer nur partiellen Nutzung liegt in den Jahren 2008 und 2009 bei 63%. Deutschland wird sicher nicht zu den Ländern gehören, wo MoReq2 am Schnellsten Verbreitung findet.
(Bedeutung von MoReq2 in Deutschland. 2009: 51 Fragebögen; 2008: 98 Fragebögen; 2007: 92 Fragebögen. Auf 100% normiert)
Frage: Für welche Branchen wird MoReq2 Ihrer Meinung nach wichtig sein?
Eine weitere Frage zielte darauf, einen differenzierteren Einblick zu gewinnen, für welche Branchen das Thema MoReq2 wichtig sein könnte. Hier waren mehrere Antworten möglich.
(Branchenbedeutung von MoReq2. 2009: 51 Fragebögen; 2008: 98 Fragebögen; 2007: 92 Fragebögen. Mehrfachnennung, normiert)
Für Finanzdienstleister wurde das Thema MoReq2 in allen drei Befragungen mit zwischen 8% und 10,5% der Antworten als „unabdingbar“ eingeschätzt. Auch die Angaben für „sehr wichtig“ und „wichtig“ lagen im signifikanten Bereich. Für alle anderen Branchen wurden nur „sehr wichtig“ und „wichtig“ mit niedrigeren Werten angegeben. Die Rangfolge wäre so Finanzdienstleister, öffentliche Verwaltung, Pharma und Energie.
Zusammenfassend muss festgestellt werden, dass die Akzeptanz von Records Management und MoReq2 in Deutschland einen schweren Stand hat. Dies sieht in anderen europäischen Ländern anders aus. Nur durch konsequente Weiterbildung und durch die Bereitstellung entsprechender Produkte kann die Bedeutung des Themas auch in Deutschland vermittelt werden. Der Begriff „Schriftgutverwaltung“ und die abweichende Besetzung des Begriffes Records Management durch SAP stellen dabei zusätzliche Herausforderungen dar. Bedarf besteht, auch für bestimmte Branchen lokalisierbar, jedoch bleibt die Frage offen, wann auch in Deutschland MoReq2 eine Chance erhält. (Kff)
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