Der Markt für Document Related Technologies unterliegt zur Zeit einem starken Wandel. Dieser Wandel ist selbst einer der wichtigsten, produktunabhängigen Trends. Mergers & Acquisitions, Kooperationen, neue Partnerkonzepte, die Jagd nach geeignetem Personal beschäftigen die wachsenden Unternehmen. Dabei läßt sich inzwischen eine Dreiteilung im Markt erkennen. Betrachtet man Markt und Produktportfolio als Rennstrecke, so bietet sich das typische Bild, das wir auf der Tour de France vor Augen hatten - allerdings ohne den echten Teamgeist, da jeder Anbieter zur Zeit noch allein fährt. Vier Unternehmen führen das Feld an und sind bei jeder größeren Ausschreibung dabei: CE, IBM, FileNET und SER. Das inzwischen einige Minuten oder Kilometer zurückliegende Verfolgerfeld mit wechselnder Führerschaft setzt sich aus Easy, iXOS, COI, ACS, Documentum, Opentext, Autodigit, Docunet, Tower, Win!DMS, A.I.S. und anderen zusammen. Derzeit müht sich EASY als Windbrecher ab. Das Hauptfeld ohne spurt- und antrittsstarke Fahrer umfaßt derzeit rund 150 Produktanbieter unterschiedlichster Couleur - und ist weit abgeschlagen. Bei einem Radrennen starten eigentlich alle mit gleichen Chancen, jedoch nimmt man das Ziel als weitergefaßtes Knowledge Management, Content Management, eBusiness und Enterprise Portal, dann stellt man fest, daß sich inzwischen einige schwergewichtige mit Hilfsmotor ausgestattete Unternehmen fast unbemerkt an die Spitze gesetzt haben - Firmen wie Oracle, Lotus, Tibco, CISCO, Compaq, Sun oder Microsoft. Ins Ziel werden nämlich nicht mehr nur die bisherigen DMS-Anbieter einfahren.
In der traditionellen DMS-Branche ist man derweil beschäftigt Marketing-technisch die Themen umzugarnieren. SER fokussiert auf Knowledge Management, CE auf eBusiness, usw. Die Methode ist einfach - man nehme herkömmliche Produkte, kombiniere diese neu, füge ein, zwei neue Eigenschaften hinzu und klebe ein neues Etikett drauf. Schon ist man bei den neuen Trendthemen dabei. Derzeit zeichnen sich folgende Transformationen ab:
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| | · | von Groupware zum Knowledge Management, |
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| | · | vom Dokumenten-Management zum Content Management, |
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| | · | vom elektronischen Archiv zum Document Warehouse, |
| | · | von OCR zur automatischen Klassifikation, |
| | · | vom Workflow zu CRM Costumer Relationship Management, |
| | · | von Intranet-Document-Management zum Enterprise Portal, |
| | · | von Enterprise-Document-Management-Solutions (EDMS) zum eBusiness. |
Wieviel hiervon echte neue Produkte sind und wieviel nur Etikett, wird der Markt kurzfristig offenlegen. Die meisten der angestrebten neuen Themen werden längst von den großen der IT- und Kommunikationsbranche besetzt.
Unter diesem Gesichtspunkt sind auch die 7 wichtigsten Trends zur DMS-EXPO zu sehen. Nur wenige werden allein von den bisherigen DMS-Anbietern allein okkupiert werden können.
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| | · | Automatische Klassifikation |
Die Erfassung von gescannten Images, Fax, eMail, Office-Dokumenten und Multimedia-Objekten stellte aufgrund der notwendigen manuellen Indizierung den Engpaß von allen Workflow-, Dokumenten-Management- und Archivsystemen dar. Lediglich im COLD-Umfeld war die Extraktion von Indexmerkmalen aus dem Output selbst eine übliche Verfahrenstechnik, die alle DMS-Anbieter beherrschten. Der Ansatz der automatischen Klassifikation geht darüber weit hinaus. In Verbindung mit OCR/ICR-Techniken werden Faksimiles interpretiert und Index-Merkmale nach vordefinierten Schemata herausgefiltert, geprüft und mit Stammdaten abgeglichen. Selbstlernende Programme erlauben die Generierung von Strukturen, Aufbau von Ordnungssystematiken und Zuordnungen anhand der Dokumentinformationen. Die Integration in Betriebssysteme, Bürokommunikations- und Erfassungssysteme erlaubt das sichere "Füttern" beliebiger Archive und Repositories. Die Verfügbarkeit solcher Lösungen entwickelt sind zum K.O.-Kriterium für die DRT-Systemanbieter. Aber nicht nur für die automatische Erfassung und Indizierung, sondern auch zum Durchsuchen von unstrukturierten Repositories werden diese Werkzeuge zunehmend weiterentwickelt.
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| | · | Content Management und XML |
Neben den herkömmlichen Architekturen, die auf einer Indexdatenbank und einem separaten Dokumenten-Repository basieren, entwickeln sich verstärkt Internet-orientierte Content Management Systeme (CMS). Die Schlüsselkomponente ist XML. Die Beschreibungssprache XML wird zur Abbildung von Profilen, Bildung von Klassen und als Speicherformat selbst genutzt. XML-basierte Content Management Lösungen werden das herkömmliche Dokumenten-Management (im engeren Sinn) weitgehend ablösen und auch die traditionelle Archivierung in den Bereich der langfristigen Massenspeicherung von Faksimiles und Daten als Hintergrundsysteme abdrängen. Aber auch die Dokumentation von Webangeboten, die sich ständig – aus Datenbanken gefüttert – ändern können, gewinnt aus rechtlicher und Kunden-Service-Sicht immer größere Bedeutung. Der Nachweis, was wann auf welcher Website angeboten wurde, die Diskrepanz zwischen Prospekten, Verträgen und Webangeboten sowie das Vorhalten von Informationen, die Kunden von den Websites vor längerer Zeit abgerufen haben, stellt neue Anforderungen an ein professionelles WebContent-Management und WebContent-Archives dar. XML wäre eine ideale Basis für WebContent-Management und B2B-Anwendungen, da es Inhalt und Präsentation trennt.
Die reine Verwaltung von Wissen reicht dem allgemeinen Anspruch nicht mehr. Entscheidender wird es den Personen und Benutzerkreisen das Wissen zur Verfügung zu stellen, das diese für ihre Arbeit benötigen. Denn nur durch die richtige Verteilung von Wissen kann ein entsprechender Mehrwert erreicht werden, der die Investitionen rechtfertigt.
Die ersten Frühlingsblüten des DMCO (Document Management Complete Outsourcing), die Erfassung, Indizierung, Speicherung und Nutzung der Dokumente über einen Provider, lassen sich bereits besichtigen. Diese Variante des ASP (Application Service Provider) ist besonders für Telekommunikationsunternehmen und Rechenzentren interessant. Die erstgenannten verfügen über Leitungsbandbreite und möchten gern im Zeitalter des Call-by-Call ihre Kunden langfristig binden, die zweitgenannten möchten ihre „Client/Server-verseuchte“ Klientele gern rezentralisieren und besitzen die nötige Infrastruktur, Personal und Know-how zum Betrieb von Großlösungen. Im Umfeld des Dokumenten-Managements gilt es jedoch noch einige Hürden zu überwinden: wie kommen Office-Dokumente über den Browser ins zentrale Archiv, wie werden zeitnah Output-Dokumente übermittelt, wie steht es um Mandantenfähigkeit und Sicherheit, wie organisiert man das Scan-Outsourcing nebst Indizierung, wie hoch ist die Verfügbarkeit der Systeme und die Übertragungsgeschwindigkeit, wie lassen sich die Kosten rechnen, damit Dokumenten-Management-Outsourcing interessant wird, wie läßt sich die psychologische Hemmschwelle überwinden, wenn das Unternehmenswissen bei einem Provider liegt? Die Nutzung des Internets macht solche Lösungen jedoch bereits heute für viele virtuell und verteilt arbeitende Firmen und Organisationen interessant. Die Vorteile sind deutlich: Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff, kein eigenes Personal, keine speziellen Anwendungen, keine eigene Hardware, Skalier- und Ausbaufähigkeit innerhalb von Stunden, 24-Stunden-Betrieb, keine Updates, Migrationen etc.
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| | · | Archivierung und Transaktionssicherung |
Für viele mag der Begriff der elektronischen Langzeitarchivierung in Verbindung mit den aktuellen Trends befremdlich wirken. Aber im Zusammenhang mit der digitalen Signatur, eCommerce und eBusiness kommen auf diesen Bereich völlig neue Anforderungen zu, die heutzutage noch kein Anbieter gelöst hat. Wie soll eine elektronische Unterschrift auch noch nach zehn Jahren geprüft werden können, wenn diese längst ihre Gültigkeit verloren hat? In Rechtsstreitigkeiten wird z. B. die Frage nach dem tatsächlich offerierten Angebot ein zentrale Rolle spielen. Dieses zeigt, daß zukünftig nicht nur die elektronischen Vertragsdokumente, sondern auch die Rahmenbedingungen reproduzierbar sein müssen, wie ein solcher Vertrag zustande gekommen ist. Hier werden Lösungen nötig, die ein gewaltiges Volumen an Informationen im Zusammenhang mit dem heute noch langsamen Internet verarbeiten können müssen. Davon abgesehen stellt dieses Thema zugleich das Gedächtnis des Informationszeitalters dar. Dieses hat schon heute erhebliche Lücken, da dieses Thema leider nicht überall mit der erforderlichen Sorgfältigkeit behandelt wird.
Workflow und Dokumenten-Management Technologien werden immer deutlicher allgemeingültige Komponenten der IT-Infrastruktur. Für den Benutzer eigentlich nicht mehr sichtbar werden diese Komponenten ihre Funktionen in Form von Engines als Basistechnologien dem Benutzer zu Verfügung stellen.
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| | · | Enterprise & Knowledge Portals |
Portale stellen die zukünftigen Plattformen für Content Management, Knowledge Management und das eBusiness dar. Alle verfügbaren und benötigten Informationen werden mit dieser Technologie aus den unterschiedlichsten Repositories zusammengetragen und dem Benutzer auf Grundlage seines tatsächlichen Bedarfs einheitlich präsentiert. Klassische Dokumenten-Management Technologien stellen dabei reine Integrationswerkzeuge dar. In Zukunft wird aber weniger die eigentliche Technologie im Vordergrund stehen, sondern durch die Entwicklung von vertikalen Lösungen, werden die Bestandteile integriert, die als „Best-of-Class“ bezeichnet werden und inzwischen Basistechnologie geworden sind. (Kff/FvB)
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