20010903 \  Artikel \  Content Management - Versuch einer Annäherung
Content Management - Versuch einer Annäherung
Artikel von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Chefberater von PROJECT CONSULT
Einführung
Dokumenten-Management gibt es in vielerlei Ausprägungen seit rund 20 Jahren. Aus Sicht der Marketing-Experten ist damit der Begriff „etwas in die Jahre“ gekommen. Neben dem herkömmlichen Dokumenten-Management, oder abgekürzt DMS für Dokumenten-Management-Systeme, hat sich inzwischen der Begriff Content Management etabliert. Ähnlich wie Dokumenten-Management umfaßt er inzwischen unterschiedlichste Technologien und Anwendungsfelder. Vom Dokumenten-Manage-ment führt eine gradlinige Entwicklung zum Enterprise Content Management. Content-Management-Systeme sind daher grundsätzlich den DRT Document Related Technologies zuzurechnen. Content Management jedoch für sich genommen umfaßt viele weitere Facetten – vom Web Content Management bis zur Content Syndication. Neben der neuen Begrifflichkeit gibt es aber auch echte Unter-scheidungsmerkmale und Weiterentwicklungen, die es nicht mehr erlauben, Dokumenten-Management und Content Management in einen Topf zu werfen. Im Content-Management-Markt möchte gern jeder mitspielen. Von den großen Plattformanbietern wie Microsoft, Lotus und SAP über die gesamte Riege der Document-Related- Technologies-Anbieter bis hin zum kleinsten Web-Authoring-Tool-Garagen-anbieter. Durch die glo-bale Definition von Enterprise Content Manage-ment wird ein gigantischer Markt suggeriert, der in seiner Gesamtheit nicht besteht, sondern sich in viele Einzelfacetten auflöst.
Vom Dokumenten- zum Content-Management
Geht man an die Wurzeln des Begriffes Content Management, so muß man feststellen, daß bereits der Begriff Content nicht eindeutig faßbar ist. Er ist nicht einfach eine Neudefinition des herkömm-lichen Dokumentenbegriffs. Content ist im Prinzip alles was an inhaltlicher Information in Systemen vorgehalten wird. Selbst die herkömmliche Abgrenzung zwischen un- oder schwach-strukturierten Daten greift nicht mehr. Content wird heute in Datenbanken verwaltet und die Grenze zwischen strukturierten Datensätzen und unstrukturiertem Content ist längst verwischt. Es gibt jedoch Merkmale für Content, die diesen von anderen Inhalten unterscheiden.
Was ist Content ?
   
 ·
Content (engl. Inhalt) ist Information in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt wird
 ·
Content ist nicht einfach eine Übertragung des herkömmlichen Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen
 ·
Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z. B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)
 ·
Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z. B. Textverarbeitungsdateien)
 ·
Unstrukturierter Content besteht aus beliebigen Informationsobjekten, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)
  PROJECT CONSULT
Content setzt sich immer aus dem Inhalt und zugehörigen Meta-Informationen zusammen. Diese Meta-Informationen müssen für den Nutzer nicht unbedingt sichtbar sein. Sie dienen vorrangig der Verwaltung und Kontrolle des eigentlichen Inhalts. Wichtige Komponente von CMS Content-Manageme-Systemen ist daher die Trennung von Layout- und Strukturinformationen vom eigent-lichen Inhalt. Für diese Aufgabe gewinnt XML immer mehr Bedeutung, ohne daß die Nutzung von XML für Schnittstellen und Dokumentformate heute bereits als grundlegende Eigenschaft zu werten ist.
Was sind CMS Content Management Systeme ?
·Content Management Systeme im übergreifenden  Sinn unterstützen:
 - die Erstellung von Content (direkt oder durch   Anbindung weiterer Programme)
 - die Verwaltung von Content (Content Manage-  ment im engeren Sinn)
 - die Bereitstellung von Content (Präsentation, Dis-  tribution)
 - die Kontrolle von Content (Rechte, Versio-   nierung)
 - die Individualisierung von Content (Personalisie-  rung, Sichten)
   
 ·
Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)
   
 ·
Content Management ist die logische Weiterführung von klassischem Dokumenten-Management mit Nutzung von Internet-Technologien
 ·
Die Begriffe Content Management und CMS werden von den Anbietern und differenziert benutzt
  PROJECT CONSULT
Bei der Betrachtung des Themas Content Management muß daher zwischen der generellen Kategorie CMS Content Management Systeme sowie zwei speziellen Ausprägungen, den WCMS Web Content Management Systemen und ECMS Enterprise Content Management Systemen unterschieden werden. Sie haben verschiedene Ursprünge, differente Funktionen und einen sehr unterschiedlichen Anspruch. Derzeit sind so drei Hauptströmungen der ,,Begriffsbesetzung" Content Management festzustellen.
Content Management in engeren Sinn
Die erste kann man als Content Management im engeren Sinn betrachten. Hier geht es wirklich um den Inhalt, den Content. Man spricht in diesem Zusammenhang von Content Syndication. Der Content sind digitale Bücher, digitale Videos, digitale Musik, die verwaltet, abgerechnet, geschützt und verteilt werden sollen. Ziel der Verleger und anderer Content Anbieter ist die gesicherte und auf die Anforderungen der jeweiligen Zielgruppe gerichtete Vermarktung des Content. Hier spielen deshalb Komponenten wie MultiMedia Clearing Rights Systems zur autorenrechtlich einwandfreien Nutzung, Content Syndication zur Zusammenführung von Inhalten, eProcurement zur Abrechnung der Nutzung, Telecommunication Integration für WAP und den Internet-Fernseher für zuhause, eBooks, digitale Wasserzeichen und Kopierschutzmechanismen, schnelle komprimierte Bereitstellung über unterschiedlichste Netze etc. eine besondere Rolle. Firmennamen, die im Umfeld dieser inhaltsbezogenen Variante des Content Management fallen, sind Bertelsmann, Disney, EMI, Sony und andere. Die technische Lösung ist hierbei von nachgeordneter Bedeutung, der Schwer-punkt liegt auf der kommerziellen Ausnutzung des Content selbst.
Web Content Management
Die zweite Ausprägung ist Content Management im Sinne von Web-Content-Management (WCM). Hier ging es zunächst nur darum, die unzulänglichen Möglichkeiten von HTML zur Gestaltung einer WebSite mit professionellen Tools zu überwinden. Versionierung von WebSites, Integration von geschützten Intranet-Bereichen, eCommerce mit Bezahlfunktionalität, dynamisches Füllen von Seiten aus Datenbanken und effiziente Pflegetools, die den editorischen Prozeß der Inhaltserstellung und Publikation unterstützen, bilden den Schwerpunkt dieser Produktkategorie. Sie unterscheiden sich von herkömmlichen Dokumenten-Management-Produkten durch die fokussierte Ausrichtung auf Internet-Formate wie HTML, XML, GIF und andere. Inzwischen sind die Grenzen zwischen WebSite-Gestaltung, WebSite-Inhaltsverwaltung, datenbankgestützte Infor-ma-tions-bereitstellung, Personalisierung und auto-ma-tisierte Inhaltspublikation weitgehend verwischt. Das Web-Content-Management ent-wickelt sich zur Basistechnologie von Portalen. Benötigte Doku-menten-orientierte Komponenten wurden dabei häufig neu erfunden.
Was sind WCMS Web Content Management Systeme ?
   
 ·
Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten WebSites und Portalen.
   
 ·
Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren:
 -  Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung    und Beschickung von WebSites (Web-Editoren,   Web-eProcess u.a.)
 -  WebSite-Operating-Systeme, die den Content zur   Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zuneh-  mend datenbankbasiert (Ablösung von HTML-  hierarchischen Verzeichnissen)
 -  Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau   der Funktionalität einer WebSite
 -  Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informa-
  tionsverteilung
   
 ·
Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet.
  PROJECT CONSULT
Für Web Content Management lassen sich derzeit vier Hauptkategorien unterscheiden:
   
 ·
WCM Authoring 
Diese Lösungen dienen hauptsächlich zur Gestaltung der WebSite und zur Unterstützung des Editionsprozesses mit Workflow-funktiona-lität.
 ·
WCM Repository 
Hier geht es um das interne Management der bereitgestellten Informationen und die Bereit-stellung als Laufzeitumgebung. Als besondere Eigenschaft kommt die Zusammenführung von Inhalten aus verschiedenen Quellsystemen hinzu.
   
 ·
WCM Publikation 
Diese Lösungen bieten neben der reinen Pull-Bereitstellung von Informationen auch das Push-Prinzip mit der gezielten Distribution von Informationen
   
 ·
WCM eBusiness 
Bei diesen integrierten Systemen geht es über die reine Aufbereitung, Verwaltung und Ver-teilung des Content hinaus. Weitere Funktionen erlauben auch die direkte Interaktion und individualisierte Nutzung. Basis für diese Lösungen sind in der Regel aufwendige Portal-Systeme.
Enterprise Content Management
Die dritte Strömung, ECM Enterprise Content Management ist auf den ersten Blick nur eine Transformation bestehender Technologien oder gar nur von Marketingaussagen - frei nach der Devise ,,aus dem Archiv-Server wird ein Document-Server wird ein Content Server wird ein Portal-Server wird ein xyz...".
Die aktuelle Studie der AIIM International zum ECM-Markt, die von der Gartner Group erstellt wurde, tut sich daher auch sehr schwer mit der Abgrenzung. Folgende Definition für Enterprise Content Management diente der Untersuchung als Grundlage:
Enterprise Content Management  
The technologies used to create, capture, customize, del
iver, and manage enterprise content to support business processes 
 AIIM Internationall
Aus dem Umfeld von Document Related Technologies werden die Funktionalität tradi-tioneller Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen auf die Anforderungen des Content Management umgebaut oder neue Produkt-suiten generiert, die Web-basierte Komponenten mit den herkömmlichen Produkten verbinden. Aus Content Management wird in diesem Zusammenhang dann meistens Enterprise Content Management (ECM). Damit soll deutlich gemacht werden, daß es nicht nur um die weborientierte Außenwirkung, sondern um die Erschließung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen geht. Der Fokus der meisten Lösungen ist daher häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E, business to employee, ausgerichtet. Aber auch aus diesem Ansatz kommen neue Komponenten, die das Content Management sinnvoll erweitern - automatische Klassifikation, Profiling, Transaktions-Archivierung und andere.
Was ist ECM Enterprise Content Management ?
   
 ·
Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern bereitzustellen („Unified-Federated-Repository“, Data-/Document-/Con-tent-Warehouse)
 ·
ECM umfasst herkömmliche Informations-technologien wie Dokumenten-Management, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien
 ·
Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumenten-redundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen
 ·
ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse
  PROJECT CONSULT
Mit dem Begriff  Enterprise Content Management werden daher Lösungen zusammengefaßt, die ebenfalls Internet-Technologien benutzen, aber schwerpunktmäßig auf die Inhouse-Informations-bereit-stellung zielen. Lösungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der bisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig umgestellt haben und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwendungen stellen, finden sich auch in dieser Kategorie wieder. Wichtigste Anwendungsschwerpunkte sind:
   
 ·
ECM Portal 
Browser-basierte, personaliserte Oberfläche zum Zugriff auf Informationen aus unter-schiedlichen internen und externen Quellen sowie zur Ablösung bisheriger Host- und/oder Client-Benutzeroberflächen.
 ·
ECM Data/Document-Warehouse  
Applets, Middleware und Meta-Datenbanken zur Zusammenführung und Verdichtung von unstrukturierten Informationen aus ver-schie-denen Quellen im Unternehmen.
 ·
ECM Workflow 
Prozessgesteuerte Zusammenführung und Nutzung von Informationen.
   
 ·
ECM Knowledge Management  
Aufbereitung von strukturierten und unstruk-turierten Informationen und automatische Klassifikation sowie einschließlich CbT Computer based Training.
Merkmale von unternehmensweitem Enterprise Content Management
Betrachtet man die Definitionen der unter-schiedlichen Anwendungsbereiche von ECM und WCM wird deutlich, daß die heute noch vorhandenen Unterschiede in den System-kate-gorien nicht mehr lange aufrechterhalten werden können. Dies gilt für die Produkte und die technischen Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle. Was heute noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits dem Partner oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigen, auf Außenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform für die interne Informationsbereitstellung sein. Der An-spruch eines Enterprise Content Management Systems reduziert sich dann auf drei wesentliche Ideen, die solche Lösungen vom Web Content Management unterscheiden.
   
 ·
Grundidee 1:  
ECM als integrative Middleware  
ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und „Insel“-Architekturen überwinden. Der Anwender sieht im Prinzip nicht, daß er mit einer ECM-Lösung arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, die sich quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Für die Einführung und Nutzung von ECM spielt daher EAI Enterprise Application Integration eine besondere Rolle.
 ·
Grundidee 2:  
ECM Komponenten als unabhängige Dienste
ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und unabhängig von der benötigten Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt, der von den verschiedensten Anwendungen genutzt werden kann. Der Vorteil eines Dienstekon-zeptes ist, daß für jede Funktionalität je-weils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und redundante, aufwendig zu pflegende und teuere Parallelität gleicher Funktionalität vermieden wird.
 ·
Grundidee 3:  
ECM als einheitliches Repository für alle
Typen von Inform
ationen 
ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für DataWarehouse und DocumentWarehouse) Informationen des Unternehmens in einem einheitlich strukturierten Repository zusam-men-führen. Aufwendige Redundanz und damit verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen werden überwunden. Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab, das wiederum allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt.
ECM ordnet sich so in ein Mehrschichtenmodell ein und umfaßt alle DRT Document Related Technologies zur Handhabung, Erschließung und Verwaltung schwach strukturierter Daten. ECM Enterprise Content Management stellt damit eine der notwendigen Basiskomponenten des über-greifenden Anwendungsfeldes eBusiness dar. ECM erhebt auch den Anspruch, alle Informa-tionen eines WCM mit zu verwalten und als universelles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken.
Dieser Anspruch sichert zugleich, daß ECM kein kurzfristiges Aufleben eines neuen Schlagwortes bleibt. Die Information in den Systemen stellt den eigentlichen Wert dar. Unternehmen machen sich zunehmend abhängig von der Verfügbarkeit dieser Informationen. Längst stellt nicht mehr das Scannen von Papier den Informationsengpaß dar. E-Mails überfluten die Postkörbe, elektronische Dokumente in unterschiedlichsten Versionen be-völkern die Dateisysteme, operative Systeme generieren immer mehr Daten und Auswertungen, gleiche Information wird in immer mehr unter-schiedlichen Renditionen für verschiedene Nutzungsaspekte aufbereitet. Die Probleme einer effizienten Informationsorganisation übertreffen inzwischen die altbekannten Probleme von Papier-archiven und herkömmlicher papiergestützer Vor-gangsbearbeitung. Der rasche Wandel der IT trägt dabei durch fehlende Standards, Medienbrüche und mangelnde Kontinuität wesentlich zu diesen Problemen bei. Verläßliche ECM-Lösungen, die unabhängig von den Anwen-dungen Informationen bereitstellen können, stellen daher zukünftig das Rückgrat jeder modernen IT-Lösung dar. Die lang-fristige Informationsverfügbarkeit, die Erschließung mit Datenbanken, Suchmaschinen und Klassifikationstools macht Content erst nutzbar.
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2016 persistente URL: http://newsletter.pc.qumram-demo.ch/Content.aspx?DOC_UNID=2ec92324b1f2407e002571f7003b40ea