The relationship between public administration and archives services concerning electronic docu-ments and records management
INSAR – INformation Summary on Archives
Supplement V
herausgegeben von der Europäischen Kommission
ISBN 92-828-9302-2
Vertrieb Bundesanzeiger Verlag GmbH, Köln
( http://www.bundesanzeiger.de ) In dieser Studie werden die ersten Erkenntnisse der von der Generaldirektion für die Informationsgesellschaft in Auftrag gegebenen DLM-Erhebung zu den Beziehungen zwischen öffentlicher Verwaltung und Archiven in den EU-Staaten vorgestellt. Anlass für die Studie ist der erweiterte DLM-Aktions-plan (siehe auch Newsletter 19991022Newsletter 19991022, 20000128 und 20000530), in dem eine umfassende Erhebung zu den in den öffentlichen Verwaltungen und Archivdiensten der EU-Mitgliedstaaten befindlichen elektronischen Unterlagen und dem Umgang mit ihnen gefordert wird. Die Arbeit erfolgte an zwei Fronten: zum einen anhand einer ausführlichen Fragebogenerhebung in allen Mitgliedsstaaten und zum anderen mit Hilfe einer damit in Verbindung stehenden eingehenden Bewertung der aktuellen Situation bezüglich der elektronischen Aktenverwaltung im Archivwesen.
Die Fragebogenerhebung beruht vor allem auf der vorherigen Erhebung, die vom leitenden Archivar des irischen Nationalarchivs, Ken Hannigan, im Auftrag des DLM-Forums von August bis November 1996 durchgeführt und auf der Tagung des DLM-Forums von 1996 vorgestellt wurde. Diese wiederum war eng an das Format des Fragebogens angelehnt, der für die Erhebung des internationalen Archivrats (ICA) von Oktober 1994 bis September 1995 verwendet wurde. Diese Überschneidungen sind beabsichtigt und werden Vergleiche zwischen den drei Erhebungen möglich machen, so daß sich hoffentlich eventuelle Veränderungen ausmachen lassen, die in der Zwischenzeit eingetreten sind. Neben einem zentalen Kern gleicher Fragen ist die jetzige Ergebung auch umfangreicher als ihre Vorgänger.
Größeres Gewicht wurde insbesondere auf kurz- und mittelfristige Konzepte gelegt. Darüber hinaus wurde auch der geographische Erfassungsbereich der Erhebung erweitert. Der Fragebogen liegt in den drei Arbeitssprachen des DLM-Forums (Englisch, Französisch, Deutsch) vor und kann von der DLM-Website ( http://www.dlmforum.eu.org ) abgerufen werden. Ergänzt wird die Fragebogenerhebung durch eine Reihe ausführlicher Länderberichte, die die Beziehungen zwischen Archiveinrichtungen und elektronische Aufzeichnungen erzeugenden staatlichen Stellen in fünf ausgewählten EU-Mitgliedstaaten – Deutschland, Finnland, Niederlande, Schweden und Vereinigtes Königreich – erkunden. Diese Berichte basieren auf einer Kombination aus Besuchen vor Ort und Belegdokumenten.
Den Schwerpunkt der Länderberichte bilden Stand und Art der derzeitigen Archivierung elektronischer Unterlagen, künftige und geplante Entwicklungen sowie Faktoren, die die kurz-, mittel- und langfristige Aufbewahrung elektronischer Unterlagen behindern. (AM)
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