Auch in 2008 hat PROJECT CONSULT auf seinen Update-Tagen die Trends im Umfeld der Dokumententechnologien vorgestellt. Zahlreiche interessierte Anwender und Anbieter fanden sich in Hamburg, Stuttgart, Frankfurt und München zusammen, um für das neue Jahr gerüstet zu sein. Wie jedes Jahr wurde von den Beratern der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH unter der Leitung von Dr. Ulrich Kampffmeyer eine Auswahl der wichtigsten Trends im Umfeld der Document Related Technologies getroffen und in Kurzvorträgen vorgestellt. In Einzelbeiträgen wurden für 2008 folgende Themen besonders hervorgehoben: „GRC Governance, Risk Management und Compliance“; „MOSS, Lotus Quickr und ECM“; „SAP und ECM“; „ECM und RFID“; „Web 2.0, Enterprise 2.0, ECM 2.0“; „ILM und Archivierung“; „Records Management und MoReq2“ sowie „Verfahrensdokumentation“.
Eine Befragung unter den Seminarteilnehmern zeigt, dass dies weitgehend mit den Erwartungen und der Markteinschätzung der Teilnehmer übereinstimmt. Diese identifizierten folgende Themen als die wichtigsten Trends für 2008:
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| | 1. | E-Mail Management |
| | 2. | Business Process Management |
| | 3. | Compliance |
| | 4. | Microsoft Office Sharepoint Server |
| | 5. | Web 2.0 |
| | 6. | Collaboration |
| | 7. | Records Management |
| | 8. | ILM |
| | 9. | Konsolidierung von Insellösungen |
GRC
Risikomanagement, Compliance und Governance haben sich in den letzten Jahren zu wichtigen Treibern für Investitionen in IT entwickelt. Zunehmend mehr Gesetze und Richtlinien fordern Transparenz im Umgang mit Daten sowie die Trennung, Überwachung und Dokumentation von Geschäftsprozessen. Gleichzeitig steigen die Risiken durch Nicht-Einhaltung der Anforderungen. Bislang wurden diese Aufgabenkomplexe als einzelne Säulen aufgefasst und auf verschiedene Bereiche und Rollen verteilt sowie in spezifischen Lösungen umgesetzt. GRC fordert die ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung der Anforderungen und damit auch eine technische Infrastruktur, die die Implementierung und Überwachung von Prozessen, die Definition und Kontrolle von Risiken, sowie die Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen ermöglicht. Waren GRC-Lösungen ursprünglich im Portfolio von ERP-Anbietern zu finden, so bieten jetzt auch verstärkt ECM-Anbieter integrierte Lösungen an: „föderierte Repositories“, die auch Daten aus den operativen Anwendungen aufnehmen, bieten einen einheitlichen, kontrollierten Zugriff auf alle Informationen. GRC ist die verbindende Schicht, die von „Anfang-bis-Ende“ alle Informationen über die Geschäftsprozesse und ihre Daten und Dokumente sowie die verbundenen Transaktionen und Audittrails verwaltet. Als aktuelle Themen im Compliance-Bereich sind die 8. EU Richtlinie als Neufassung der Abschlussprüferrichtlinie, die Europäische Dienstleistungsrichtlinie und die in den aktuellen Rechtssprechungen zur GDPdU zu erkennende Ausweitung der Rechte der Finanzbehörden in der Steuerprüfung.
MOSS, Lotus Quickr und ECM
Der Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS 2007) wird von Microsoft als ECM-System positioniert und findet bei den Unternehmen immer mehr Beachtung. Der MOSS deckt allerdings nach Einschätzung von PROJECT CONSULT bei weitem nicht alle ECM Komponenten ab und ist eher eine Collaboration- und Dokumentenmanagement-Lösung. Diese Meinung wird auch von den führenden ECM Anbietern geteilt, die sich als „enabling Backend“ hinter dem MOSS positionieren. Dementsprechend bieten mittlerweile alle Anbieter Integrationslösungen für den Sharepoint, die vor allem die Archivierung von MOSS-Dokumenten im ECM-Repository aber auch die Integration von Postkorb, Workflow, Virtuellen Akten etc. in die Sharepoint-Umgebung bieten. Eine offene Flanke ist Übernahme von E-Mails aus dem Exchange-Umfeld.
Als Pendant zu MOSS bietet auch IBM mit Lotus Quickr seit Juni 2007 zum ersten Mal eine Web 2.0 Collaboration Software, die Wiki Funktionalität und gängige Office Applikationen integriert. Interessant ist, das Quickr sowohl für die Lotus Notes Domino als auch für die Websphere Plattform bereitgestellt wird. Im Gegensatz zum Microsoft Produkt, ist Quickr allerdings noch weitgehend unbekannt und Schnittstellen zu führenden ECM-Systemen sind noch nicht vorhanden. Diese werden wohl auch zunächst aus dem Hause IBM selbst kommen.
SAP und ECM
Angesichts der Vielzahl der SAP Produkte, die selbst ECM Komponenten abbilden oder aber als Zusatzprodukte integrieren, stellt sich die Frage, inwiefern SAP Produkte als ECM System genutzt werden können. Dies gilt besonders für das Dokumentenmanagement Business Process Management Records Management, die Speicherung von Inhalten etc. SAP betrachtet dabei unstrukturierte und schwach strukturierte Informationen fast ausschließlich als anderen Datentyp oder als Anhängsel zu Datensätzen in den SAP-Datenbanken. Eine Reihe von ECM-Funktionalitäten und ECM-Komponenten werden nicht selbst von SAP bereitgestellt sondern über Partner angebunden. Hierzu gehören insbesondere Elektronische Archivierung, Papiererfassung und automatische Klassifikation, Output-Management und Collaboration.
Bei Gartner und anderen Analysten ist SAP im unteren linken Quadranten positioniert. Es besteht die Möglichkeit, dass sich SAP entschließt durch den Aufkauf eines Softwareanbieters sich verstärkt in diesem Umfeld mit eigenen Produkten zu positionieren. Insbesondere da Hauptwettbewerber wie Oracle, IBM oder Microsoft sich durch Zukäufe absetzen könnte SAP bereits in 2008 nachziehen.
ECM und RFID
Auch Objekte wie Blutproben, Gemälden, Postpaketen, Bauteile etc., die nicht digitalisierbar sind, müssen in ECM Systemen verwaltet und mit Dokumenten verknüpft werden können. In der Regel wird bei diesen rein körperlich vorliegenden Objekten nur der Standort im ECM abgespeichert. Mit der RFID Technologie ergeben sich schon heute eine Reihe von neuen Möglichkeiten zum besseren Management dieser „Real Existierenden Informationsobjekte“ (REI) von der Entstehung, während der gesamten Existenz bis hin zur Vernichtung.
Im Vergleich zu derzeitigen Technologien der Kennzeichnung und Standortverwaltung von REIs wie Barcode zum Beispiel, bietet die RFID Technologie deutlich umfangreichere Möglichkeiten: so lässt sich die Position der Objekte automatisch bestimmen und Ereignisse, die das Objekt betreffen, wie z.B. die Entnahme oder Öffnung, aber auch die Veränderung von Umgebungsparametern wie die Luftfeuchtigkeit am Aufbewahrungsort, können automatisch kontrolliert werden. Im Rahmen der Prozessunterstützung werden Historie und Prozessdaten direkt beim Objekt gespeichert, so dass dieses mit anderen Objekten kommunizieren kann und aktiv den Workflow beeinflussen kann. Noch bietet kein ECM Hersteller eine RFID-Integration; es ist aber sicherlich nur eine Frage der Zeit bis auch dieser Trend aufgegriffen wird, denn es gibt bereits eine Reihe von Anbietern von Archivverwaltungssoftware, die auf RFID zur Kennzeichnung und Verfolgung von Akten setzen.
Web 2.0, Enterprise 2.0, ECM 2.0
Zunehmend rückt das Web 2.0 und seine kollaborativen Anwendungen in das Interesse der Unternehmen und der ECM Anbieter. Mit den Schlagwörtern Enterprise 2.0 und ECM 2.0 werden Bemühungen beschrieben, diese in Unternehmen zu nutzen und entsprechende Angebote in ECM-Systeme zu integrieren. Die Verbindung von Community Software mit Wikis, zentralen Informationsrepositories und Foren ermöglicht die systematische und schnellere Nutzung des kollaborativen Wissens aller Beteiligten. Mit dieser Renaissance des Wissensmanagements können mit einfachen Mitteln und getrieben durch den Anwender Wissensbasen einfacher als in der Vergangenheit aufgebaut werden.
Einige grundlegende Aspekte sind jedoch für eine erfolgreiche Nutzung des Potentials der Web 2.0 Technologien in Unternehmen zu berücksichtigen. Zur Vermeidung zu vieler paralleler Informationskanäle ist eine sinnvolle Auswahl der angebotenen Tools zu treffen. Die Lösungen sollten unternehmensweit und abteilungsübergreifend eingesetzt werden; ansonsten entstehen lediglich neue Insellösungen, die eine übergreifende, effiziente Informationsgenerierung und -nutzung verhindern. Wichtig ist auch die Integration der nutzergenerierten Inhalte in bestehende Anwendungen und eine sinnvolle Verknüpfung mit redaktionellen Inhalten. Voraussetzung für eine erfolgreiche Enterprise 2.0 Umsetzung ist außerdem eine umfassende Erschließung der Inhalte der Blogs, Wikis etc. Hier können social tagging und Voting Konzepte zu einer Verbesserung der Suchergebnisse beitragen. Auch in der 2.0 Welt spielt Compliance eine wichtige Rolle: Die Inhalte aus Wikis, Blogs, Foren oder Instant Messaging Konversationen können genauso geschäftsrelevant sein wie herkömmliche Dokumente; sie müssen archiviert werden und langfristig zur Verfügung gestellt werden können. Dieser Aspekt ist bisher vollkommen vernachlässigt worden und in den ersten Lösungen der ECM-Anbieter nicht zu finden.
ILM und Archivierung
Angesichts der rasant wachsenden Datenbestände rückt das Speichermanagement in den Fokus der Unternehmen. ILM als Information Lifecycle Management bietet hier eine Lösung für die sichere und wirtschaftliche Datenverwaltung. ILM basiert auf der Idee, die Datenbestände regelbasiert immer an dem Ort zu verwalten, der im Hinblick auf die Anforderungen an den Zugriff und die Speicherkosten den optimalen Nutzen bieten kann. Die Basistechnik zur Realisierung von ILM-Lösungen ist die Speichervirtualisierung. Diese bietet neue Ansätze für die Einbindung und Bereitstellung von Ablage- und Archivspeichern. Es ist bei der Einrichtung neuer oder Erweiterung vorhandener Speichersysteme zu prüfen, in welchen Bereichen ILM-Konzepte greifen und in welchen Bereichen herkömmliche Archivsysteme mit dedizierten Speichern zum Einsatz kommen sollen.
In 2008 werden vermehrt Appliances für Speichersysteme und Archivsysteme angeboten. Hierbei handelt es sich zum Teil um sehr dedizierte Subsysteme (z.B. E-Mail-Archivierung) wie auch universell einsetzbare WORM-Archiv-Speichersysteme. Gerade beim Einsatz geschlossener, intransparenter Appliances mit eigener Verwaltungssoftware ist die Einbindung in eine langfristige Archiv- und Speicherstrategie zu prüfen.
Records Management und MoReq2
Unter dem wachsenden Compliance-Druck rückt Records Management (RM) auch in Deutschland zunehmend ins Blickfeld der Anwender und Anbieter. RM als Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponenten zur Handhabung von Aufzeichnungen ist ein wichtiger Bestandteil von ECM, der besonders zur Erfüllung rechtlicher und regulativer Anforderungen an die Dokumentation von Unternehmensprozessen und Dokumenten notwendig ist.
Die überarbeitete und erweiterte Version des europäischen De-facto-Standards für das elektronische RM, MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records), wird dieses Jahr im Februar veröffentlicht werden. MoReq ist eine der wichtigsten Spezifikationen für elektronisches Dokumenten- und Records Management in Europa, die sowohl funktionale als auch nichtfunktionale Anforderungen an RM-Systeme beschreibt und gleichermaßen für Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors gültig ist. Wesentliche Inhalte der Erweiterungen in MoReq2 sind die Schaffung einer flexibleren Struktur, die Erweiterung des Basismoduls, die Schaffung neuer optionaler Module sowie die Ergänzung um eine länderspezifische Einleitung. Darüber hinaus wird ein Zertifizierungsverfahren mit standardisierten Testkriterien und Testskripten für Softwareprodukte entwickelt.
MoReq2 bietet für Anbieter wie Anwender Vorteile: Anbieter müssen zukünftig ihre Produkte nur noch auf einen europäischen Standard ausrichten, und nicht mehr für jedes Land einen eigenen Standard und aufwändige Test-, Zertifizierungs- oder Zulassungsverfahren in der Implementierung berücksichtigen. Anwender erhalten gleichzeitig durch MoReq2 RM-Anwendungen, die als standardisierte, austauschbare und kompatible Produkte der Anbieter zur Verfügung stehen werden. Besonders international aufgestellte Wirtschaftsunternehmen werden von dem europaweiten Standard profitieren.
Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentationen sind nicht wirklich neu, doch sie werden zunehmend in das Bewusstsein der Unternehmen rücken: Im handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Umfeld werden immer häufiger auch Verfahrensdokumentationen geprüft werden. Der Druck nimmt also zu und damit wird auch die Nachfrage steigen.
Die Notwendigkeit der Erstellung einer Ver-fahrensdokumen-ta-tion ergibt sich in Deutsch-land aus den rechtlichen Vorgaben diver-ser zum Teil sehr unterschiedlicher Ge-setze wie dem BGB, HGB, BDSG, der Steuergesetzgebung und weiteren. Darüber hinaus sind nationale Verordnungen und Um-setzungsrichtlinien wie die GoBS und die GDPdU von wichtiger Bedeutung. Auch für zahlreiche Branchen gibt es unabhängig von den steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben zahlreiche Anforderungen an Verfahrensdokumentationen.
Inhalt einer Verfahrensdokumentation ist die Be-schreibung der organisatorischen und technischen Prozesse der Verarbeitung innerhalb eines Systems oder einer Anwendung. Hierbei ist der gesamte Prozess von der Entstehung, über die Verschlagwortung bis hin zur Speiche-rung der Informa-tion zu dokumen-
tieren. Ebenfalls zu beschreiben sind die Recher-che, die Repro-duktion und alle erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen, die im Zuge des Be-triebes relevant sind. Besonders im Bereich des Outsourcing, von ASP-Lösungen und mandanten-fä-higen Lö-sun-gen, die Doku-mente und Daten für Dritte auf-bewahren, sind Verfahrensdokumentationen unerlässlich.
Für größere Anwendungen setzen sich immer mehr softwaregestützte Verfahrensdokumentationswerkzeuge durch. Dieser reichen von Excel-Mustern für kleinere oder statische Lösungen über datenbankgestützte Werkzeuge speziell für Lösungen nach GoBS und GDPdU bis hin zur Integration von Verfahrensdokumentationsmodulen in ITIL- und CoBIT-Werkzeuge. Wünschenswert wäre hier die Mitlieferung der Verfahrensdokumentation als vorkonfigurierte Dokumentenmanagement-Anwendung innerhalb der ECM-Lösung selbst.
2008 wird ein Erfolgsjahr für ECM
In den Nachfragen und Diskussionen zu den Vorträgen wurde deutlich, dass die Themen den Bedürfnissen und Interessen der Unternehmen und Anbieter entsprechen. Große Nachfrage herrscht immer noch im Bereich Compliance und damit verbunden im Bereich E-Mail-Management und elektronische Archivierung. Insbesondere im Umgang mit E-Mails ist nach wie vor die Unsicherheit groß, gerade wenn es um die Identifikation aufbewahrungswürdiger und aufbewahrungspflichtiger Nachrichten und den Einsatz automatischer Klassifikationsverfahren geht. Hier scheinen die wenigsten Unternehmen endgültige Lösungen gefunden zu haben.
Die nachfolgende Graphik führt noch einmal auf, wie relevant die verschiedenen Begriffe und verbundenen Themen für die einzelnen Unternehmen durch die Teilnehmer eingeschätzt wurden.
DRT Trends 2008
Im abschließenden Vortrag gab Dr. Kampffmeyer einen Überblick über den DRT- und ECM-Anbieter-Markt, zukünftige Entwicklungen und ergänzte die bereits vorgestellten Trends.
Aktuelle Marktübersichten kann man den Analysen von Gartner und Forrester entnehmen. Allerdings führt Gartner nicht wirklich vergleichbare Anbieter auf und die Darstellung enthält keinen einzigen deutschen Hersteller. Dementsprechend kann man aus diesen Analysen nicht viel mehr als die Positionierung der größten internationalen Hersteller ablesen.
Angesichts der aktuellen Übernahmen im ECM-Umfeld – alleine im Januar diesen Jahres waren es schon acht Aufkäufe – betonte Herr Dr. Kampffmeyer seine Position der Marktkonsolidierung: Marktführer erweitern ihr Portfolio und gleichzeitig drängen Anbieter aus anderen Branchen in den Markt.
Neben der Konsolidierung im Markt findet auch eine Konsolidierung der Lösungen bei den Anwendern statt. Strukturierte und unstrukturierte Informationen wachsen immer stärker zusammen, so dass sich das Bild von Enterprise Content Management immer mehr in Richtung Informationsmanagement wandelt. Bald wird das Akronym ECM also überholt sein.
Im Anschluss an die Marktbetrachtung stellte Dr. Kampffmeyer mögliche Fehlentwicklungen bei Produkten und Anwendern vor: Insellösungen für Einzelprobleme wie z.B. reine E-Mail-Archivierung sind eine der potentiellen Gefahrenquellen, da sie im großen Gegensatz zu unternehmensweiten, einheitlichen Informationsrepositories stehen und zudem Informationen außerhalb ihres Sachzusammenhangs abspeichern. Weitere Entwicklungen, die mit Skepsis zu betrachten sind, sind Speichersystem- und ECM-Appliances.
Der Vortrag endete mit einem Gesamtüberblick über alle PROJECT CONSULT Trends für 2008. Neben den bereits ausführlicher oben behandelten acht Sujets sind dies die folgenden neun Themen.
BPM: Business Process Management ermöglicht die Ausschöpfung der ungenutzten ECM-Potentiale. BPM wird dabei aber nicht als alleinstehende Funktion auftreten, allenfalls als Basis für Anwendungen oder integriert in führende Anwendungen wie ein ERP-System.
SOA Service orientierte Architekturen: Serviceorientierte Architekturen haben massive Auswirkungen auf das ECM-Angebot, bei den Anwendern sind die neuen Lösungen aber noch nicht angekommen. Das Dienstekonzept hilft den Anbietern, die Fertigungstiefe zu verringern und erleichtert die Integration von ECM-Komponenten.
SaaS: Software as a Service wird vielfach gleichbedeutend mit ASP gesehen und zukünftig als Dienstleistung auch ECM für größere Unternehmen abdecken. SaaS demokratisiert die Nutzung von Software, die sich sonst Privatpersonen und Mittelständler nicht leisten können. SaaS ist bei Textverarbeitung, Projektmanagement oder CRM bereits ein heißes Thema und wird auch den ECM-Markt verändern.
Automatische Klassifikation: Verfahren der automatischen Klassifikation sind inzwischen praxistauglich und können den Engpass für die effiziente und akzeptierte Nutzung von ECM, die manuelle Indizierung, abschaffen. Automatische Klassifikation wird nicht nur beim Scannen und der Erfassung von Mails verwendet, sondert findet zunehmend Einsatz in der Verbesserung und der Ordnung von Suchergebnissen.
Infrastruktur: ECM wird als Infrastruktur im Untergrund der IT-Systeme verschwinden. Als Enabling wird die ECM-Funktionalität über Standard-Schnittstellen in die Hauptanwendungen integriert. Das „3-Knöpfe-ECM“ wird sich durchsetzen: Anwender können aus allen Anwendungen Dokumente „Speichern“, „Suchen“ und „Visualisieren“.
Standards: Gerade wenn SOA sich immer mehr durchsetzt, werden Standardschnittstellen, Standardformate und Standardprotokolle unabdingbar. Auch aus dem klassischen ECM-Umfeld entstehen Standards, wie wie PDF/A, WebDAV oder JSR170/283, die überwiegende Mehrheit der Standards wird aber vom Records Management oder der Digital Preservation beigesteuert.
Capture: Die weitgehend automatisierte Erfassung von analogen und digitalen Dokumenten hat sich zu einer eigenständigen Disziplin entwickelt und dient mittlerweile sowohl der Belieferung von ECM-Systemen und Archiven als auch der Lieferung von Daten an operative Systeme. Mit dem zunehmenden Einsatz von ECM-Systemen im Mittelstand wird es viele Projekte bei der Umstellung von papierbasierten Prozessen geben.
Formularmanagement: Formulare und Vordrucke bleiben weiterhin eines der wichtigsten Mittel der Informationserhebung, Informationsorganisation und Prozesssteuerung. Um durchgängige Prozesse gewährleisten zu können, ist die Identifikation von elektronischen Formularen, PDF-Formularen und papiernen Vordrucken wichtig.
Enterprise Search: Die zunehmende Verbreitung kollaborativer Anwendungen und mächtiger Suchmaschinen verstärken das Spannungsfeld zwischen Kontrolle von und dem Zugriff auf Informationen. Freier Zugriff gewinnt an Bedeutung und geht häufig zu Lasten von Datenschutz und Datensicherheit. (SR/Kff)
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