Gastbeitrag von Dr. Dieter Braun
Dr. Braun ist geschäftsführender Gesellschafter der Polyrack Electronic-Aufbausysteme GmbH ( http://www.polyrack.com ) und gleichzeitig Sprecher des Anwendervorstandes des HGN Hyparchiv Global Network Nicht jeder Anbieter hat sie, nicht für jedes Produkt gibt es sie - eine Anwendervereinigung. Es müssen mehrere Faktoren zusammen kommen: Offenheit des Anbieters, eine ausreichende Anzahl von Installationen, eine besondere Wichtigkeit der Anwendung. Letzteres ist nicht nur bei ERP-Systemen gegeben, sondern auch bei elektronischen Archiven, denen man die Informationen des Unternehmens anvertraut. Elektronische Archivierung ist daher vor allem eine Vertrauensfrage. Eine Anwendervereinigung wie das HYAPRCHIV Global Network ist für den Anwender eine Plattform der Information, Kommunikation und Einflussnahme. Letzteres ist besonders wichtig, wenn man an den schnellen Wechsel der Technologien heute denkt und andererseits seine Daten und Dokumente langfristig aufbewahren will. Hinzukommt, dass der Gesetzgeber selbst inzwischen die elektronische Archivierung im Steuerbereich fordert. Diejenigen, die nun glauben, dass auf einem solchen Anwendertreffen die große "Meckerei" oder Kritik ausbricht, muss ich leider enttäuschen. Die Offenheit des Anbieters GFT Solutions und seiner Partner nahm jedweder Kritik die Spitze. Dies liegt aber auch an der Kommunikationskultur im HGN. Man fühlt sich als Kunde und Anwender ernst genommen. Ein gutes Beispiel hierfür war die jüngste HGN-Anwendertagung, die vom 30.1. bis 1.2.2002 in Hamburg stattfand. Von den über 350 Teilnehmern war die überwiegende Mehrheit Anwender von HYPARCHIV Systemen, einige davon bereits Veteranen aus den endachtziger Jahren. Auf besonderes Interesse stieß die Frage nach den gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Archivierung. Das HYPARCHIV Global Network hatte hierzu eine Befragung durchgeführt. Selbst dort, wo bereits HYPARCHIV Systeme installiert sind, besteht noch Klärungsbedarf, so z.B. zum Thema Verfahrensdokumentation. Die Präsentationen der verschiedenen Referenten konnten hier weiterhelfen. Besonders der Bericht von Ernst & Young, die als erste Wirtschaftsprüfung eine Offline-Prüfung auf Basis von selbstbeschreibbaren Medien durchgeführt hatte, wurde ausführlich diskutiert. Ähnliche Verfahren kommen zukünftig auf jedes steuerpflichtige Unternehmen zu - die Mitnahme von Medien mit steuerrelevanten Daten und Dokumenten im Rahmen einer Außenprüfung nach GDPdU. Für die Anwender von HYPARCHIV Lösungen war neben der Weiterentwicklung der Produkte auch die Weiterentwicklung des Unternehmens GFT Solutions von besonderer Wichtigkeit. Da viele Anbieter derzeit mit Problemen kämpfen, ist es besonders bei elektronischer Langzeitarchivierung wichtig, Auskünfte über die Strategie und Zukunft eines Unternehmens zu erhalten. Bei GFT Solutions heißt diese Zukunft Universe4. Diese Vereinigung von Anbietern, zu denen heute Authentidate und Uniplex gehören, bietet zusammen mit weiteren Produkten von Unternehmen wie ITESOFT, NetBerry und anderen eine komplette Lösungslandschaft für Document Related Technologies (DTR). Sie schließet Archivierung, Erfassung, Dokumentenmanagement, Sicherheitstechnologien, automatische Klassifikation, elektronische Signaturen, Workflow, Portale, sichere Internet-Safes und andere ein. Die Universe4 ist daher einer der wenigen Anbieter, die eine geschlossene Palette an DRT-Produkten vorweisen können. Für die Anwender, wie auch für die GFT Solutions, die Universe4 und die Partner hat sich die Veranstaltung gelohnt. Der Weg in die Zukunft ist klarer aufgezeigt und die Anforderungen der Anwender zur Lösung ihrer tagtäglichen Dokumentenmanagement-Probleme können nun Bestandteil der zukünftigen Produktphilosophie werden.
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