In einer Umfrage, die im Juni 2006 durchgeführt wurde, hat Accenture (4. Januar 2007, "Managers Say the Majority of Information Obtained for Their Work Is Useless, Accenture Survey Finds") 1000 Manager der mittleren Ebene von großen Unternehmen in den USA und Großbritannien befragt, wie sie Informationen sammeln, benutzen und analysieren. Danach verbringen die Manager ca. 25% ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen, um Entscheidungen treffen zu können. Von den gefundenen Informationen sind ca. 50% ohne Nutzen für den aktuellen Kontext oder die gefundenen Informationen stellen sich als falsch heraus. Die Hälfte der Manager kritisiert das generelle Informationsmanagement ihres Unternehmens und 59% gaben an, dass ihnen jeden Tag Informationen fehlen, da diese irgendwo im Unternehmen existieren, aber nicht gefunden werden können. Ein weiterer Punkt, der in der Umfrage deutlich wurde, war der, dass es für die Befragten leichter war, Informationen darüber zu finden, an was Konkurrenzunternehmen arbeiten als darüber mit was andere Bereiche des eigenen Unternehmens beschäftigt sind. Um an die nötigen Informationen zu gelangen, müssten die Manager mindestens drei verschiedene Informationsquellen bemühen. Für 36% der Manager ist es ein großer zeitlicher Aufwand, aus der entstandenen Masse an Informationen die wichtigsten herauszufiltern.
Ein weiteres Problem entsteht dadurch, wie die Manager die gefundenen Informationen speichern. Nur 16% benutzen einen kollaborativen Arbeitsplatz oder das Intranet-Portal des Unternehmens. Die Mehrheit speichert Informationen in individuellen E-Mail-Accounts oder auf ihren Computern. (SMe)
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| PROJECT CONSULT Kommentar:
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Die Daten bestätigen eigentlich nur die längst bekannten Trends. Was auffällig ist, dass trotz der Weiterentwicklung von Funktionalität in der Software die Zustände nicht besser, sondern vielleicht schlimmer geworden sind. Suchte man früher in der Eingangspost und im Fax nach Dokumenten so sucht man heute in der Eingangspost, in der E-Mail, im File-Verzeichnis, in der operativen Anwendung, im Intranet oder wo auch immer nach den richtigen und originalen Daten und Dokumenten. Die Vielzahl der Möglichkeiten der Kommunikation und der Ablage von Information werden immer größer. Andererseits zwingen die Notwendigkeiten einer effektiven Erschließung und der Erfüllung von Compliance-Anforderungen die Unternehmen zunehmend in die Einführung von Informationsverwaltungssystemen – neben oder ergänzend zu den großen Geschäftsanwendungen und der Bürokommunikation. Auf Ebene der Geschäftsführung spielt es auch keine Rolle, ob man solche Lösungen nun Enterprise Content Management, Information Management Portal, Business Process Management, Records Management, Knowledge Management oder Information Lifecycle Management nennt – die Probleme sind so drückend geworden dass die Akronyme und Begriffe eigentlich keine Rolle mehr spielen (dürften). Eines ist aber sicher – die bessere Informationserschließung und –verwaltung erhöht die Bedeutung von Intranet-Lösungen, die sich als „Knowledge Space“ im Unternehmen etablieren. (Kff)
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