 Metadata
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| Newsletter | 20050531 |
| Sprache | deutsch |
| Version | 1.0 |
| Veröffentlicht von | NEWSLETTER\administrator |
| Veröffentlichungsdatum | 25.01.2007 11:08:35 |
| 1. | Welche Rolle spielt die Archivierung bei der Aufbewahrung steuer- und handelsrechtlich relevanter Daten |
| · | Der Entstehungsort von Daten, die der elektronischen Steuerprüfung unterliegen, sind vorrangig kaufmännische Anwendungssysteme. Solange die Daten in diesen Systemen vorgehalten, ausgewertet und aus Ihnen strukturiert exportiert werden können, sind keine Archivsysteme notwendig. | |
| · | Besonders kleinere Unternehmen, die sich eines Steuerbraters bedienen und ihre Buchhaltung ausgelagert haben, bekommen in der Regel die benötigten Daten bereits auf einem Datenträger vorbereitet zur Verfügung gestellt. |
| · | Die Bereiterhaltung von Daten für die elektronische Steuerprüfung bedarf bei geringeren Datenmengen oder bei Vorhandensein spezieller, gesicherter Speicherarchitekturen keiner herkömmlichen Archivsysteme. |
| · | die kaufmännischen Systeme aus Speicherplatz- und Performancegründen von nicht mehr benötigten Daten entlastet werden sollen, | |
| · | vorhandene kaufmännische Systeme durch neue Systeme ersetzt werden sollen und die Daten zuvor zu sichern sind, | |
| · | zahlreiche unterschiedliche Systeme steuerrelevante Daten enthalten, die in einem System zusammengeführt und zusammenhängend gespeichert werden sollen, | |
| · | Daten aus den operativen Systemen in Gestalt von periodenabgegrenzten Zeitscheiben extrahiert und aufbewahrt werden sollen, und |
| · | zusätzlich zur Speicherung im Laufzeitsystem die Daten so archiviert werden sollen, dass sie auch für die elektronische Steuerprüfung auswertbar sind. |
| · | „Hauptsystem“ Unter einem Hauptsystem ist dasjenige System, bestehend aus Software und benötigter Hardware zu verstehen, in dem die originär steuerrelevanten Daten verarbeitet und gespeichert werden. Dies sind in der Regel kaufmännische Anwendungen, ERP-Systeme, Buchhaltungssysteme etc. Solange dieses Hauptsystem im Betrieb ist spricht man auch vom operativen, Produktiv- oder Produktionssystem um es von stillgelegten, redundanten Sicherheits- oder im Testbetrieb befindlichen Systemen zu unterscheiden. Unter einem Produktivsystem versteht man somit eine Anwendung, die aktiv und nutzbar ist, und die für den Zweck der Anwendung benötigten Daten enthält oder auf diese direkt zugreifen kann. Bei einer kaufmännischen Anwendung wären dies auch die aktuellen steuerrelevanten Daten. Das Hauptsystem mit seiner Programmfunktionalität und seinen Auswertungsmöglichkeiten erfüllt auch die Voraussetzungen von Z1 (unmittelbarer Zugriff) und Z2 (mittelbarer Zugriff). Es sollte auch die Erstellung von Datenträgern nach Z3 (Datenträgerüberlassung) ermöglichen. | |
| · | „Vorgelagertes System“ Vorgelagerte Systeme sind Lösungen, mit denen steuerrelevante Daten und Belege erfasst und verarbeitet werden (z.B. Scannen mit automatischer Klassifikation von Rechnungen mit Übertragung ins ERP), deren Ergebnisse jedoch in ein Buchführungs-, ERP- oder vergleichbares System übertragen werden und dort für den Zugriff bereitstehen. Dabei ist sicherzustellen, dass die Verarbeitung und Übertragung verlustfrei, nachvollziehbar und die originär Information nicht verändernd geschieht. Häufig geben diese vorgelagerten Systeme aber nur Teile oder konsolidierte, verdichtete Daten an das Hauptsystem ab. Die Auswertbarkeit dieser Daten im Sinne des wahlfreien Zugriffs ist im Hauptsystem dann nicht mehr vollständig gegeben. Bei vorgelagerten Systemen kann es sich z.B. um Kassensysteme, Zahlungsverkehrssysteme oder andere Lösungen handeln, in denen steuerrelevante Daten entstehen. Die Daten dieser Systeme rechnen zum Umfang einer digitalen Außenprüfung. Vorgelagerte Systeme sind im Regelfall nicht darauf ausgelegt Z1 und Z2 zu unterstützen und besitzen auch keine Funktionalität um selektiv Datenträger nach Z3 zu erstellen. Häufig sind die Datenmengen so groß, z.B. in Kommunikations-, Energie- und Handelsunternehmen, dass eine vollständige Übergabe nach Zugriffsart Z3 unmöglich ist. | |
| · | „Nebensystem“ Unter Nebensystemen versteht man Systemlösungen, in denen steuerrelevanten Daten entstehen, gespeichert und verarbeitet werden, die nicht oder nur sehr stark verdichtet im Buchhaltungs- oder ERP-System vorliegen. Hierbei kann es sich um Materialwirtschafts-, Zeiterfassungs- oder E-Business-Anwendungen handeln, die eine eigenständige Logik und Speicherung besitzen. Die Daten dieser Systeme dürfen auch der elektronischen Steuerprüfung unterworfen werden. Sofern die steuerrelevanten Daten in diesen Systemen qualifiziert und identifiziert werden können, kann auch ein direkter Zugriff über die Anwendung möglich sein. Da Nebensysteme aber in der Regel nicht über den Programm- und Datenaufbau wie ein kaufmännisches System verfügen, kann der Zugriff nach Z1 und Z2 beschränkt sein. Es besteht daher im Regelfall auch bisher nicht die Möglichkeit, aus solchen Nebensystemen Datenträger für Z3 zu erstellen. | |
| · | „Archivsystem“ Archivsysteme kommen erst dann ins Spiel, wenn in den operativen Haupt-, Neben- und vorgelagerten Systemen die steuerrelevanten Daten des Prüfungszeitraums nicht mehr auswertbar vorliegen. Angesichts der Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren ist die Auslagerung von Datenbeständen aus den Produktivsystemen besonders bei mittleren und größeren Anwendungen der Regelfall. In Archivsystemen entstehen jedoch selbst keine steuerrelevanten Daten, sondern sie dienen lediglich der Speicherung und der Bereitstellung der Daten. Die Auswertbarkeit und die Vollständigkeit muss von den Hauptsystemen und den Nebensystemen bereits bei der Übergabe der Daten an das Archivsystem sichergestellt sein. Die Frage der Aufgaben eines Archivsystems soll im Folgenden noch näher betrachtet werden. | |
| · | „Universelles Auswertungsprogramm für steuerrelevante Daten“ Die Diskussion um ein universelles Auswertungsprogramm entstand durch den Artikel von Groß, Lindgens und Matheis „Rückstellung für Kosten des Datenzugriffs der Finanzverwaltung“ (veröffentlich im DStR Heft 23/2003, S. 921ff), in dem die Lösung der Archivierungsproblematik beschrieben wurde. Wenn Archivsysteme selbst nicht mehr über die Auswertungslogik des Hauptsystems verfügen müssen, wenn es nur noch vollständige, auswertbare steuerrelevante Daten übernimmt und auf Anforderung wieder bereitstellt, muss die Auswertbarkeit der steuerrelevanten Daten mit anderen Mitteln sichergestellt werden. Hier kommt natürlich sofort das Auswertungsprogramm ins Spiel, mit dem die Finanzbehörden prüfen. Zumindest für die Daten nach der Zugriffsart Z3 ist dies der gesetzte Auswertungsstandard, der die Struktur der Daten vorgibt. Das Bundesministerium der Finanzen scheut sich natürlich gleich ein einzelnes Produkt wie „IDEA“ offiziell zu verankern. Man kann Wettbewerbsprodukte wie ACL nicht grundsätzlich benachteiligen. Mit einer Festlegung auf IDEA hätte man jedoch den Vorteil, dass die Funktionalität und die benötigten Strukturen bekannt sind. Will man jedoch einen neutralen Begriff wie z.B. „Universelles Auswertungsprogramm“ benutzen, muss der Funktionsumfang auch neutral definiert werden. Die Formulierung aus dem Fragen-und-Antworten-Katalog des BMF vom März 2003, dass bei der Auslagerung der steuerrelevanten Daten aus dem operativen System für die Archivierungssysteme die gleiche Auswertungsfunktionalität wie beim die Daten erzeugenden System vorhanden sein soll (Frage und Antwort Nr. 11), greift bei Auswertungsprogrammen wie IDEA oder ACL nicht mehr. |
| · | ISO 17421 OAIS Open Archive and Information System |
| · | Elektronische Langzeitarchivierung Man spricht von Langzeitarchivierung, wenn die Informationen mindestens 10 Jahre und länger aufbewahrt und zugreifbar gehalten werden. |
| · | Revisionssichere elektronische Archivierung Man spricht von revisionssicherer Archivierung, wenn die Archivsystemlösung den Anforderungen des HGB §§ 239, 257 sowie der Abgabenordnung und den GoBS an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt. |
| · | „Maschinell auswertbare Daten“ Steuerrelevante Daten sind maschinell auswertbare Daten aus kaufmännischen Softwaresystemen, die als Datensatz vorliegen. Jeder Datensatz repräsentiert eine steuerrelevante Transaktion und beinhaltet alle notwendigen Informationen, die für eine steuerliche Veranlagung im Sinne von Entstehen, Entfallen oder Minderung einer Steuerlast relevant sind. Er setzt sich hierfür aus identifizierenden Attributen und Stammdaten wie Konto, Adressat, Steuersatz etc., Zweck oder Objekt und den Werten wie Betrag, Währung und Datum zusammen. Die Vollständigkeit und der Zusammenhang dieser Attribute sichert die Auswertbarkeit des Datensatzes im Kontext. Diese Daten müssen in Deutschland strukturiert, geordnet, periodengerecht und vollständig durch die Software IDEA (offizielle Prüfsoftware der Finanzverwaltung) in der jeweils gültigen Version auswertbar bereitgestellt werden. Anders sieht dies mit Dokumenten aus, z.B. mit einer von Hand eingegebenen Rechnung in einem Textverarbeitungsprogramm. Hier handelt es sich um die Übertragung von Daten in ein Dokument, das hierdurch Belegcharakter erhalten kann. |
| · | „Nicht maschinell auswertbare Belege“ Belege sind der Nachweis zum Datensatz mit den steuerrelevanten Daten. Belege sind in der Regel nicht maschinell automatisch auswertbare, schwach strukturierte oder unstrukturierte Dokumente. Entsprechend ihrer Entstehung können sie beim Steuerpflichtigen in Papier, elektronischer Form oder anderer Form vorliegen. Sind die Dokumente originär elektronisch entstanden oder beim Steuerpflichtigen originär elektronisch eingegangen, so sind sie im Originalformat mit den dazugehörigen Entstehungs- oder Eingangsdaten zu speichern. Elektronische Dokumente können auch als strukturierte Datensätze vorliegen und müssen dann auch für maschinelle Auswertung bereitgestellt werden. Elektronische Dokumente müssen über einen eindeutigen Index wieder auffindbar und über die Attribute des Index eindeutig mit dem dazugehörigen steuerrelevanten Datensatz verknüpft sein. Diese Dokumente sind so zu speichern, dass keine Veränderung der Dokumente selbst möglich ist, die Beziehung zwischen Dokument und zugehörigem Datensatz nicht aufgelöst oder verändert werden kann, und der Bestand der Dokumente gegen Verlust und Veränderung geschützt ist. Das System hat sicherzustellen, dass die gespeicherten Dokumente über den vorgegebenen Aufbewahrungszeitraum recherchiert und verlustfrei zur Anzeige gebracht werden können. In der Verfahrensdokumentation nach GoBS ist dieses Verfahren nachprüfbar zu beschreiben und die Prozesse müssen durch eine revisionssichere Protokollierung nachvollziehbar sein. Beim Datenzugriff nach den GDPdU ergeben sich je nach Typus zwei unterschiedliche Zugriffsarten. Für originär elektronische Unterlagen ist die direkte Auswertbarkeit der Daten für die Zugriffsarten Z1 (unmittelbarer Zugriff) und Z2 (mittelbarer Zugriff) sowie Z3 (Datenträgerüberlassung) sicherzustellen. Liegen die Daten noch im operativen System, in der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung vollständig vor, kann Z1 und Z2 direkt auf diesen Datenbestand erfolgen. Die Anwendung muss jedoch in der Lage sein, auch Datenträger nach Z3 für die Auswertung mit IDEA zu erzeugen. Für nicht maschinell auswertbare Belege gilt, dass die Dokumente über die Attribute des Index im ersten Schritt recherchiert werden, um dann im zweiten Schritt angezeigt zu werden. |