Der Workflow-Management-System-Anbieter Staffware Plc. ( http://www.staffware.com ) hat auf Basis einer Befragung von 100 seiner Kunden eine Untersuchung zur Wirtschaftlichkeit und zum Return on Investment (ROI) durchgeführt. Ziel war zu ermitteln, ob nachweisbare Effekte beim Einsatz eines Workflow-Management-Systems (WMS) erzielt werden konnten. Bei der Beantwortung konnten mehrere Angaben gemacht werden, so daß die angegebenen Werte nicht 100% ergeben. Die wichtigsten Ergebnisse der Studie sind: | | | |
| | · | 62,5 % haben ihre Prozeßorganisation stromlinienförmiger gestalten können |
| | · | 57 % erzielten bessere Servicelevels in der Kundenbetreuung |
| | · | 46 % gaben an, daß sie mit dem WMS eine bessere Kontrolle über ihre Prozesse haben und schneller notwendige Änderungen umsetzen können |
| | · | 33 % haben maßgebliche Verbesserungen in der Mit-arbeiterproduktivität erzielt |
| | · | 29 % verzeichneten Kosteneinsparungen, die sich direkt auf das Betriebsergebnis auswirkten |
Die Studie enthält neben den zusammengefaßten Ergebnissen ferner eine Aufschlüsselung nach Branchen. Sie kann kostenfrei von der WebSite http://www.staffware.com heruntergeladen werden. Im wesentlichen bestätigen die Ergebnisse die Aussagen in der PROJECT CONSULT Workflowstudie, die im ersten Band die erzielbaren Nutzenpotentiale ausführt. Im einzelnen sind folgende Bereiche betroffen:
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| | · | Informationsbereitstellung |
Die Informationsverfügbarkeit und aktive Bereitstellung betrifft unterschiedliche Informationsarten und Anwendungen und Zeitpunkte des Informationszugriffs. Hierzu gehören beispielsweise die automatische Auflistung der offenen Vorgänge und Aufgaben, der Direktzugriff auf mit der Aufgabenstellung verbundene Dateien und Dokumente, die Transparenz der Vorgangsbearbeitung selbst sowie ihre Rückverfolgbarkeit und nicht zuletzt die Lösung des Problems der "Hol- und Bringschuld" von Informationen.
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| | · | Optimierung der Geschäftsprozesse |
Die Leistungsfähigkeit einzelner Produkte in diesem Bereich ist unterschiedlich gut ausgeprägt. Unabhängig von diesen Leistungsunterschieden bieten WMS die kontrollierte Vorgangssteuerung auch in dezentralen und verteilten Umgebungen, was die termingerechte und vollständige Bearbeitung betrifft. Sie führen in der Regel zu einer Straffung der Aufbau- und Ablauforganisation und unterstützen die Just-in-Time-Reaktion vor allem in interaktiven Prozessen. Je nach Leistungsfähigkeit im Bereich der Ad hoc-Funktionalitäten lassen sie zudem Auswertungen über den Soll- und Ist-Ablauf zu. Bei Bereitstellung echter Ad hoc-Funktionalitäten sind somit zum einen schnelle Informationen über die Art und Weise der aktuellen Bearbeitung von Vorgängen möglich und zum zweiten Korrekturen des Sollprozesses.
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| | · | Lösung von Stellvertretungssituationen |
Bei Integration von Kalendern oder Zeiterfassungssystemen in das WMS lassen sich automatisch Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern zur Steuerung von Stellvertretungsmaßnahmen auswerten. Auf diese Weise ist die automatische Meldung der Stellvertretungssituation an den Stellvertreter z.B. in Form einer Redline auf dem Desktop möglich. Der Mitarbeiter kann anschließend auf die Vorgänge und Aufgaben des abwesenden Kollegen/in entsprechend seiner Berechtigung zugreifen. Die rechtzeitige Bearbeitung vor allem wichtiger Vorgänge läßt sich sicherstellen.
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| | · | Unterstützung bei Zertifizierungsmaßnahmen |
Über die Modellierung und stetige Anpassung von Ablaufdefinitionen ist das Unternehmen jederzeit in der Lage, sich einen Überblick über die gültigen Prozesse und damit verbundeene Zuständigkeiten zu verschaffen. Damit werden periodisch wiederkehrende, zeit- und kostenaufwendige manuelle Analysen erheblich reduziert. Durch die Ausgabe der Ablaufdefinitionen z.B. in MS Word oder Excel können die Abläufe als Anlage oder direkt in Verfahrensdokumentation verwendet werden.
In ihrer Gesamtwirkung lassen WMS einen schnelleren ROI erwarten als dies vergleichsweise bei Einführung eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivierungssystems der Fall ist. Allerdings sind für die Erschließung von Kostenvorteilen das Design und die Funktionalitäten eines WMS ausschlaggebend. Und hier sind bei allen marktgängigen Systemen zum Teil erhebliche Defizite festzustellen. Das betrifft nicht zuletzt auch das WMS von Staffware. Es ist immer wieder erstaunlich, wie wenig gerade im Design von WMS auf die Bedürfnisse der Anwender und auch organisatorischen Administratoren eingegangen wird. Solange die Systemarchitektur nicht auf die einzelnen Aspekte der 
Nutzenpotentiale optimiert werden, ist auch die Aussage über einen ROI entsprechend zu relativieren und vielfach nur für bestimmte ausgewählte Prozesse haltbar. (MF) 
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