New York - Elektronische Dokumente können heute alles sein - gescannte Eingangspost, Multi-Media-Objekte, Transaktionsdatensätze und natürlich auch E-Mails. Wenn E-Mails geschäftlichen Charakter haben und keine Papierdokumente existieren, kann der fehlende Nachweis der E-Mails auch schon mal etwas teuerer werden. Auch wenn in Deutschland noch keine entsprechenden Urteile vorliegen, in den USA hat die Banken-Marktaufsicht bereits zugeschlagen. Fünf Großbanken mussten je 1,65 Millionen US-Dollar Strafe zahlen, weil sie nicht in der Lage waren, den Prüfern der Aufsichtsbehörde die E-Mail-Korrespondenz zu den nachgefragten Geschäften vorzulegen. Dabei handelte es sich noch nicht einmal um ein Vergehen oder eine absichtliche Täuschung. (FvB)
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| PROJECT CONSULT Kommentar:
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In Deutschland spielte bereits bei der Diskussion um die GDPdU die Frage nach der Archivierung und Auswertbarkeit von E-Mails eine wichtige Rolle. Letztlich entscheidend ist der Inhalt einer E-Mail und die bestehende Kundenbeziehung. Wenn bereits mehrfach geschäftliche Transaktionen über E-Mail abgewickelt wurden, kann der Empfänger davon ausgehen, dass der Absender dieser Form des Austausches von Geschäftsbriefen akzeptiert und sie auch rechtlich bindend anerkennt. Sind im Inhalt steuerrelevante Daten enthalten, müssen die E-Mails natürlich auch bei einer Steuerprüfung präsentiert werden können. Dabei ist es übrigens unerheblich, ob die E-Mail elektronisch signiert ist. Fast alle wichtigen DRT-Anbieter haben inzwischen spezielle Lösungen zur E-Mail-Archivierung sowie zur Entlastung der Kommunikationsserver wie Exchange oder Domino im Programm. Jedoch ist es wenig sinnvoll, E-Mails separat zu archivieren. Sie gehören zum Kunden oder Geschäftsvorfall - und in ein einheitliches Unternehmensarchiv. Zusätzlich zur E-Mail selbst müssen natürlich auch die Kommunikationsinformationen archiviert werden, als elektronisches Posteingangs- und Postausgangsbuch. Die Einigung zwischen der Bankenaufsicht und den fünf Großbanken in den USA geschah einvernehmlich. Interessant wird es werden, wenn die ersten Straf- und Schadensersatzklagen anhängig werden. Auch auf europäischer Ebene mehren sich die Vorgaben für die Aufzeichnung von elektronischen Geschäftsvorfällen. Es wird an der Zeit, sich ernsthaft mit dem Thema Archivierung wieder auseinander zu setzen. (Kff)
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