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GDPdU & Elektronische Archivierung(Teil 2)
von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer und Chefberater von PROJECT CONSULT, E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com. Der Artikel ist das Skript und Handout des Vortrages von Dr. Kampffmeyer auf der GDPdU Jahreskonferenz 2005. Teil 1 erschien im Newsletter 20050531Newsletter 20050531. Der Artikel wird in den nächsten Newsletterausgaben fortgesetzt.
   
 2.
Die elektronische Archivierung im Umfeld der GDPdU
Die grundsätzlichen Aufgaben- und Problemstellungen können in folgenden zehn Thesen zusammengefasst werden (PROJECT CONSULT und Zöller & Partner 2003), die deutlich machen, dass GDPdU und elektronische Archivierung nicht in einem Atemzug genannt werden sollten:
10 Thesen zum Thema
GDPdU & elektronische A
rchivierung
   
 1.
Die GDPdU betreffen vorrangig Daten in kaufmännischer Software 
Die GDPdU betreffen in erster Linie Daten in kaufmännischer Software wie z.B. Finanzbuchhaltungen und hat nur indirekt mit elektronischer Archivierung zu tun. Erst wenn Daten ausgelagert werden sollen, stellt die elektronische Archivierung eine Option dar.
   
 2.
Der GoBS-konforme Betrieb der Buchhaltungssoftware erfüllt fast alle Anforderungen der GDPdU. 
Bezüglich der Revisionssicherheit gibt es durch die GDPdU kaum neue Anforderungen, die nicht bereits durch die bisherige GoBS geregelt wären.
   
 3.
Die GDPdU enthalten keine neue Definition für Revisionssicherheit. 
Die geänderten Paragraphen der Abgabenordnung setzen bezüglich der Revisionssicherheit der von Unternehmen zu verwendenden DV-Systeme wie bisher auf die bereits in den GoBS von 1995 dargestellten Anforderungen.
 4.
Neu sind nur Aufbewahrung von und Zugriff auf steuerrelevante Daten. 
Die Dauer der Aufbewahrungsfrist für originär elektronische Daten (anstelle von Papierausdrucken) hat sich verlängert und die Zugriffsmethoden auf die Daten sind in den GDPdU neu geregelt.
 5.
Revisionssicherheit definiert sich nicht allein durch das Speichermedium. 
Das gesamte Verfahren der Erfassung, Bearbeitung, Speicherung und Reproduktion von steuerrechtlich und handelsrechtlich relevanten Daten mit allen organisatorischen, Betriebs- und technischen Faktoren muss revisionssicher sein.
 6.
Elektronische Archive nur für die GDPdU sind unwirtschaftlich. 
Der Einsatz elektronischer Archivsysteme nur zur Erfüllung der rechtlichen Anforderungen ist unwirtschaftlich. Elektronische Archive müssen als universeller Wissensspeicher für alle Informationen des Unternehmens nutzbar sein.
 7.
Die GDPdU schreibt keine besonderen Medien für die Aufbewahrung vor .
Die Daten der normalen kaufmännischen Anwendungen können wie bisher auf denjenigen Speichern aufbewahrt werden, die nach GoBS zulässig sind. Hierzu zählen Diskette, Magnetband, Magnetplatte, digitale optische Medien und andere elektronische Speicher.
 8.
Strukturierte Daten sind durch wahlfreien Zugriff auswertbar, unstrukturierte Dokumente nicht.  
Der Begriff der maschinellen Auswertbarkeit bezieht sich in erster Linie auf kaufmännische Daten, die in einer Struktur vorliegen, die den direkten Zugriff auf beliebige Daten erlaubt. Die meisten Dokumente sind in diesem Sinne nicht maschinell auswertbar, da sie naturgemäß schwachstrukturiert oder unstrukturiert sind.
   
 9.
Die Verantwortung für die technische Auslegung liegt beim Steuerpflichtigen .
Die GDPdU regeln, wie eine Prüfung durchgeführt wird und wie Daten bereitgestellt werden müssen. Sie enthält keine Vorgaben, was für Systeme beim Steuerpflichtigen vorhanden und wie diese ausgelegt sein müssen.
   
 10.
Eine Verfahrensdokumentation nach GoBS ist wichtig. 
In einer Verfahrensdokumentation nach GoBS wird nachvollziehbar beschrieben, wie alle kaufmännisch relevanten Informationen entstehen, geordnet gespeichert, indiziert, geschützt, wiedergefunden und verlustfrei reproduziert werden können.
   
 3.
Revisionssichere elektronische Archivsysteme zur Aufbewahrung steuerrelevanter Daten
   
 3.1.
Auswertbarkeit ist keine Eigenschaft von
Archi
vsystemen
Die Diskussion um die elektronische Archivierung hat inzwischen zu einer Klarstellung geführt. Elektronische Archivsysteme müssen selbst keine Auswertungs-funktionalität wie ein Hauptsystem oder eine universelles Auswertungsprogramm besitzen. Sie unterliegen jedoch wie folgt den Anforderungen der GDPdU:
   
 ·
es muss der wahlfreie Zugriff derart abgebildet werden, dass die entsprechenden archivierten Daten auch vollständig bereitgestellt werden,
 ·
es muss die Speicherung derart erfolgen, dass die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt ist und
 ·
es muss das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht Auswertungsmöglichkeiten gewährleisten, die denen des Hauptsystems gleichwertig sind. Diese Anforderung ist jedoch nur dann umsetzbar, wenn ein zusätzliches „universelles Auswertungsprogramm“ zum Einsatz kommt, da es Archivsystemen nicht zugemutet werden kann, alle Funktionen großer ERP- und anderer kaufmännischer Systeme vollständig und über ein Jahrzehnt hinweg nachzubilden.
Während in anderen Gesetzen immer nur von Speicherung und Aufbewahrung die Rede ist, wird hier konkret von digitalen Speichermedien und Archivierung gesprochen. Die GDPdU verweist hier auf die entsprechenden Passagen in der Abgabenordnung und führt aus: „Originär digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren.“ Wie dies im Einzelfall zu geschehen hat, ist deutlicher in den GoBS nachzulesen. Für das Thema Archivierung gewinnt die GoBS damit eine größere Bedeutung als die GDPdU selbst. Originär digitale Unterlagen nach der AO und den GoBS sind aber nicht nur maschinell auswertbare Datensätze, sondern auch Dokumente. Maschinell verwertbare Datenträger impliziert, dass es einen Zugriff auf die Daten auf dem Speichermedium gibt. Nach den GDPdU heißt dies wahlfreier Zugriff mittels eines Programmes. Im Prinzip sind dies für elektronische Archivsysteme Selbstverständlichkeiten, da sie in der Regel über eine Datenbank zielgenau die gewünschten Daten ermittelt und bereitstellt. Bei kleineren Datenmengen, die als Dateien gespeichert sind, kann sogar der Zugriff über ein Dateiverwaltungssystem ausreichend sein. Entscheidend ist jedoch unter dem Gesichtspunkt der Aufbewahrungsfristen, dass die Information über die gesamte Aufbewahrungsfrist maschinell verarbeitungsfähig bereitsteht. Angesichts der schnellen Veränderung von Komponenten, Betriebsystemen, Formaten und Standards eine Aufgabe, die nur durch die rechtzeitige, verlustfreie, die Information selbst nicht verändernde, dokumentierte und nachvollziehbare Migration der Daten von einem Medium auf ein anderes bewältigt werden kann.
Der Anforderung, das Archivsystem mit Auswertungen zu versehen, die jenen im Produktivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht gleichwertig sind, kann ein Archiv mit IDEA-Funktionalität bei entsprechender Ausgestaltung gerecht werden. Der Aufwand zur Abbildung aller Auswertungsmöglichkeiten des Hauptsystems mit dem Archivsystem ist weder sinnvoll noch wirtschaftlich.
Im Prinzip erfüllt jedes revissionssichere elektronische Archivsystem die Anforderungen der GDPdU, wenn es sich darauf beschränkt die Daten unverändert zu speichern und einem universellen Auswertungsprogramm bei Bedarf wieder zur Verfügung zu stellen. Um dies jedoch sicherstellen, ist ein geordneter Ablauf der Vorbereitung, Speicherung und Auswertung notwendig.
   
 3.2.
Zertifizierung für „GDPdU-konforme
Produ
kte“?
Beim Thema „Revisionssicherheit“ bzw. „revisionssichere Archivierung“ fällt häufig das Stichwort „Zertifizierung“. Es gibt im Umfeld der Archivierung keine Zertifizierung für Produkte. Dementsprechend gibt es auch keine zertifizierten „GDPdU-konformen“ Archivsysteme. Eine Zertifzierung kann durch Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Prüfung eines Archivsystems entsprechend den GoBS erfolgen. Dies bezieht sich jedoch immer auf die individuelle Gesamtlösung im Einsatz beim Anwender. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass es nicht nur um die Systemkomponenten geht, sondern der gesamte organisatorische Rahmen, der Betrieb der Lösung und die Prozesse im Sinne eines Gesamtverfahrens werden Zeitpunkt bezogen geprüft und zertifiziert. Dieses Verfahren ist sinnvoll, da jede Software und jedes System nicht isoliert von seinem Einsatz betrachtet werden kann. Die Einbindung in sichere, geordnete und nachvollziehbare Prozesse ist von ausschlaggebender Bedeutung. Dies zeigt sich auch besonders bei der Überführung von steuerrelevanten Daten in ein elektronisches Archivsystem.
   
 3.3.
Archivierung versus Auswertbarkeit
Die durch die Abgabenordnung, §§ 146, 147 AO, geforderte Auswertbarkeit von Daten ist keine originäre Aufgabe des Archivsystems. Archivsysteme dienen der langfristigen, sicheren und unveränderbaren Speicherung von Informationen, nicht zu deren Verarbeitung. Die Daten im Archivsystem sind auch nur dann auswertbar, wenn sie bereits vollständig, richtig und mit den entsprechenden Strukturinformationen zum Aufbau der Datenbestände archiviert wurden. Die Auswertbarkeit muss daher von den Haupt- und Nebensystemen bereits bei der Übergabe der Daten an das Archivsystem sichergestellt sein. Bleibt die Frage nach den „GDPdU-konformen“ Auswertungsmöglichkeiten und deren Bereitstellung im Archivsystem. Während die Abgabenordnung keine Aussage über die Ausgestaltung und den Umfang der Auswertungsmöglichkeiten beinhalten, fordert der als Erläuterung zum Datenzugriff veröffentlichte Fragen- und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung (Fassung vom 1. Februar 2005) quantitativ und qualitativ gleiche Auswertungsmöglichkeiten, die jenen des Produktivsystems entsprechen. Spätestens hier wird deutlich, dass diese Anforderungen nicht durch Archivlösungen abgedeckt werden können, deren originäre Zielsetzung nicht in der Auswertung, als vielmehr in der revisionssicheren Langzeitarchivierung besteht. Es kann nicht Aufgabe eines Archivsystems sein, die Auswertungsmöglichkeiten beliebiger ERP-Systeme in unterschiedlichsten Varianten, Versionen und Konfigurationen über jahrzehntelange Zeiträume nachzubilden. Wie kann es nun dennoch gelingen, die geforderte Auswertbarkeit herzustellen, ohne dass steuerrelevante Daten zwingend im operativen System vorgehalten werden müssen? Vielfach diskutierte Ideen wie z. B. „IT-Museen“, die in Unternehmen alte Systeme zur Auswertung der Daten über Jahrzehnte lauffähig vorhalten, oder die Vorstellung, alte Datenbestände nach einem Jahrzehnt „einfach“ in die laufende Anwendung zurückzuladen, sind unrealistisch. Im Sinne einer praxistauglichen und wirtschaftlich angemessenen Lösung sind solche Szenarien abzulehnen.
Anm.d.Red.: Dieser Artikel wird im nächsten Newsletter mit dem Kapitel 4 „Ein Lösungsansatz: Unabhängige Auswertung archivierter Daten“ fortgesetzt.
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