Bericht zur Fachkonferenz „Rechtssichere elektronische Archivierung“
Zur Fachkonferenz „Rechtssichere elektronische Archivierung“ trafen sich vergangene Woche rund 150 Experten aus Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung, um über den aktuellen Stand der Technik und die derzeitige Rechtslage im Umfeld der Aufbewahrung elektronischer Dokumente zu diskutieren. Unter dem Motto „Scannen, Konvertieren, Archivieren“ wurden die Ergebnisse des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) geförderten Technologievorhabens TransiDoc – Rechtssichere Transformation signierter Dokumente –vorgestellt.
In einer interessanten Mischung aus Forschungsberichten, Anwendererfahrungen, Anbietervorträgen und Diskussion wurde deutlich, dass zwar technologische Lösungen für die langfristige elektronische Archivierung existieren und vielerorts bereits elektronisch archiviert wird, jedoch große rechtliche Unsicherheiten vorherrschen, was die Beweissicherung gescannter Dokumente betrifft: so werden papiergebundene und elektronische Dokumente immer noch simultan geführt und aufbewahrt , was hohen Mehraufwand und zusätzliche Kosten zur Folge hat.
Auf der Fachkonferenz wurden deshalb technische Lösungsansätze wie auch rechtliche Bewertungen zur Langzeitarchivierung präsentiert. Das Projekt TransiDoc hat ein Verfahren zur rechtssicheren Transformation elektronisch signierter Dokumente entwickelt, das für die Konvertierung bei Migration und Anpassung an neue Speicherformate oder neue Anwendungssoftware eingesetzt werden kann. Deutlich wurde, dass auch dieses Verfahren rechtlichen Regelungsbedarf nicht ersetzen kann: so ist z.B. eine Regelung für den Umgang mit Konvertierungsproblemen wie der verlustbehafteten Konvertierung bei weniger mächtigen Zielformaten nötig. Ebenso besteht Klärungsbedarf in Hinblick auf den Beweis der Korrektheit und Identität des Ausgangsdokumentes. Hier sind technische Maßnahmen zur Gewinnung von Indizien, die im Zieldokument abgelegt werden, eine mögliche Option.
Wichtige Grundlagen wurden bereits in dem vom BMWi geförderten Vorgängerprojekt ArchiSig – Beweiskräftige und sichere Langzeitarchivierung digital signierter Dokumente – erarbeitet, das in Pilotanwendungen und einer Simulationsstudie auf Praxistauglichkeit und Rechtssicherheit hin evaluiert wurde.
Basierend auf den Projektergebnissen hat die IETF (Internet Engineering Task Force) einen Standard zur Langzeitarchivierung und gesetzeskonformen Signaturerneuerung (Evidence Record Syntax (ERS) / RFC4998) veröffentlicht.
Als weiteres Projekt wurde der „Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronisch signierter Dokumente“ (BMWi-Dokumentation Nr. 564) vorgestellt, der aber nicht auf die Problematik der elektronischen Aufbewahrung originär papiergebundener Dokumente und die Vernichtung der Papieroriginale eingeht.
Insgesamt wurde auf der Konferenz mehr als deutlich, dass es eines zeitgemäßen rechtlichen Rahmens zur Sicherstellung der Langzeitarchivierung Bedarf. Um die Vorteile der elektronischen Archivierung vollständig nutzen zu können, benötigen die Anwender eine klare Regelung zur Beweiskraft transformierter elektronischer Dokumente. Oder um es mit den Worten von Herrn Prof. Dr. Rossnagel zusagen: um das Papieroriginal vernichten zu können, brauchen wir „Grundsätze des ordnungsgemäßen Scannens“. (SR)
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