Die Einführung des elektronischen Aktenarchivs bei der LVA Rheinprovinz (Teil 3)
Von Achim Nolte und Achim Pilatus, Leitung der Abteilung Versicherung, Rente und Rehabilitation bei der LVA Rheinprovinz. Abdruck aus den „Mitteilungen 7-8/2004“ mit freundlicher Genehmigung der Pressestelle der LVA Rheinprovinz Düsseldorf. Der Artikel beschreibt den Stand des Projektes im Herbst 2004. Teil 1 und 2 des Artikels erschienen in den Newsletterausgaben 20050912 und 20051014.
Hier kann in der Bildschirmmitte die bereits angelegte Notiz eingesehen werden. Ergänzend werden das Erstellungsdatum (und die Uhrzeit) der Notiz und der Autor (mit seinem dreistelligen Benutzerkürzel) angezeigt.
Im oberen Bereich des Bildschirms kann - wie bei der Eingabe der ersten Notiz - eine weitere Notiz ge-speichert werden.
4.5 Prioritäten
Die elektronischen Dokumente können mit einer bestimmten Priorität versehen werden. Neben der Vorbelegung „normal" können hier die Prioritäten „wichtig" und „unwichtig" gesetzt werden. Dies ge-schieht erneut aus dem Editierfenster heraus. In der hierfür vorgesehenen Listbox ist die entsprechende Auswahl zu treffen. (Abbildung 28)
Abschließend ist wiederum das Diskettensymbol, zur Speicherung der Eingabe, zu betätigen. Die gesetzten Prioritäten werden ausschließlich in der Trefferliste dar-gestellt. Hier besteht die Möglichkeit, sich die Doku-mente entsprechend ihrer Priorität sortieren zu lassen.
Auf Grund der neu geschaffenen Funktionalität „Arbeitsakte", wird das Setzen von Prioritäten bei der praktischen Bearbeitung der elektronischen Altakten voraussichtlich nur untergeordnete Bedeutung haben.
4.6 Drucken von Dokumenten
Wie bereits an anderer Stelle beschrieben, werden sämtliche Dokumente im Dateiformat „Single-Page-PDF" abgelegt. Dies hat zur Folge, dass immer nur ein-zelne Seiten gedruckt werden können (zum Gesamtdruck einer Akte -> siehe Kapitel „Erweiterte Rechte"). Dies ist aber auch durchaus gewollt, da die Altakten-bearbeitung grundsätzlich papierlos erfolgen soll.
Zum Ausdruck einer einzelnen Seite ist das betref-fende Dokument zu öffnen. Der Ausdruck wird in dem Fenster des Acrobat Readers mittels betätigen des Druckersymbols veranlasst. (Abbildung 29)
Bei den gedruckten Dokumenten handelt es sich im engeren Sinne um Bilder. Entsprechend ist der Ressourcenverbrauch bei den hierfür nicht ausgelegten Beistelldruckern. Ein Ausdruck bereits digitalisierter Do-kumente soll daher nur dann erfolgen, sofern dies für die zügige Bearbeitung der Akte zwingend erforderlich ist.
Die ausgedruckten Dokumente erhalten maschinell ein sogenanntes „Wasserzeichen". Hierbei handelt es sich um Hinweistexte, welche im Rahmen des Druckvorgangs im äußersten oberen und unteren Bereich des Doku-ments aufgebracht werden. Hierdurch ist sichergestellt, dass keine relevanten Informationen verdeckt werden.
Im oberen Bereich des Dokuments wird folgender dynamischer Text aufgedruckt:
„LVA Rheinprovinz, den xx.xx.xxxx Versicherungs-nummer"
Im unteren Bereich wird folgender, stets gleichlautender Hinweistext ausgegeben:
„Hierbei handelt es sich um eine Reproduktion ei-nes eingescannten Originals. Die Reproduktion stimmt mit dem Original überein." (Abbildung 30)
Damit ist sichergestellt, dass diese Dokumente stets der korrekten Akte zugeordnet werden können und auf den ersten Blick erkennbar ist, dass es sich um eine Reproduktion eines bereits gescannten Dokuments handelt. Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn der neu entstandene Vorgang nach abschließender Erledigung für die Digitalisierung vorbereitet wird. Um ein erneutes Scannen der über den Beistelldrucker ausgedruckten Dokumente zu vermeiden, ist es erfor-derlich, diese als solche zu erkennen und somit aus der neu zu digitalisierenden Akte zu entfernen.
5. Erweiterte Rechte
Für einen ausgewählten Personenkreis, der sich aus Mitarbeiter!innen) aus allen mit der elektronischen Ak-te befassten Bereichen zusammensetzt, existiert eine Archivanwendung mit erweiterten Rechten, die von den Standard Nutzern nicht aufgerufen werden kann. Hierzu ist eine separate, vom Akit-Sachbearbeiterdialog unabhängige, Anmeldung mit Benutzernamen und Passwort erforderlich.
Bei den erweiterten Rechten handelt es sich insbe-sondere um folgende Funktionalitäten:
• Zentraler Druck der Gesamtakte
• Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur
• Inaktivsetzen von Dokumenten
• Umsortieren von Dokumenten zu einer anderen
VSNR
Die Archivanwendung mit erweiterten Rechten ent-spricht dem Grunde nach der Anwendung für den Stan-dardnutzer. Es wurden lediglich weitere Funktionen hinzugefügt.
5.1 Der zentrale Druck einer Gesamtakte
Der zentrale Druck einer Akte ist immer nur dann zu veranlassen, wenn der Vorgang an externe Dritte ab-gegeben werden muss (zum Beispiel an ein Gericht oder einen anderen Rentenversicherungsträger). Um den zentralen Druck auszulösen, muss von dem berechtig-ten Anwender zunächst wiederum ein beliebiges Do-kument geöffnet werden. Daraufhin erscheint die Werkzeugleiste, welche nunmehr mit zusätzlichen Funktionalitäten ausgestattet ist. (Abbildung 31)
Nun ist das Druckersymbol, welches sich nur in dieser erweiterten Anwendung befindet, anzuklicken. Dies hat zur Folge, dass im Rechenzentrum der Hauptverwal-tung der Ausdruck der kompletten Akte veranlasst wird. Die Druckergebnisse werden schnellstmöglich an den Anfordernden übersandt. Die Druckergebnisse erhalten, wie beim Einzelblattdruck, einen Hinweistext („Wasser-zeichen"), aus dem sich ergibt, dass es sich um eine Re-produktion aus dem digitalen Archiv handelt. Auch hier werden selbstverständlich die Versicherungsnummer so-wie Name und Vorname des/der Versicherten aufge-druckt. Das Wasserzeichen wird beim zentralen Druck im Bereich der Lochung am linken Blattrand aufgebracht.
5.2 Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur
Wie bereits an anderer Stelle erwähnt, werden sämt-liche Dokumente, die dem elektronischen Archiv zuge-führt werden, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Durch eine gültige Signatur wird be-stätigt, dass das elektronische Dokument nach dem Scannen nicht mehr verändert wurde und damit dem Original entspricht. Die Gültigkeit der Signatur kann mittels Anklicken des entsprechenden Symbols in der Werkzeugleiste (vgl. obige Abbildung) überprüft und im Zweifel somit auch nachgewiesen werden.
5.3 Inaktivsetzen von Dokumenten
Eine weitere, nur dem Anwender mit erweiterten Rechten zur Verfügung stehende Funktionalität ist das sogenannte Inaktivsetzen von Dokumenten. In dem er-weiterten Editierfenster steht hierfür eine entsprechen-de Listbox zur Verfügung. (Abbildung 32)
Hier kann der Status eines Dokuments von „Aktiv: ja" auf „Aktiv: nein" gesetzt werden. Dies hat zur Folge, dass das Dokument zwar weiterhin existent ist, dem Anwender jedoch nicht mehr angezeigt wird. Das Dokument wurde quasi in den Papierkorb ver-schoben, welcher jedoch auch von dem Anwender mit erweiterten Rechten nicht geleert werden kann. (Abbildung 33)
Der Papierkorb, welcher für den Standardanwender nicht sichtbar ist, kann von dem Anwender mit erweiterten Rechten jederzeit eingesehen werden. Dort befindliche Dokumente können von ihm auch wieder mit dem Status „Aktiv: ja" versehen werden. Die Inaktivsetzung kann somit rückgängig gemacht werden. Da die Arbeit mit der elektronischen Akte noch „in den Kinderschuhen" steckt, wird von dieser Funktionalität bis auf weiteres noch kein Gebrauch gemacht.
5.4 Verschieben von Dokumenten zur anderen Versicherungsnummer
Im Rahmen der praktischen Arbeit mit den körper-lichen Akten kommt es mitunter vor, dass Dokumente versehentlich in einen falschen Vorgang geheftet wurden oder eine Versicherungsnummer, zu der bereits eine Akte besteht aus verschiedenen denkbaren Grün-den stillgelegt und durch eine andere ersetzt wird. Die körperlichen Dokumente sind dann umzuheften oder die körperliche Akte ist mit einem neuen Aktenaufkle-ber zu versehen. Im elektronischen Archiv besteht für die Anwender mit erweiterten Rechten ebenfalls die Möglichkeit, Dokumente zu einer anderen Versiche-rungsnummer zu verschieben. Dabei ist es nicht erfor-derlich, dass sich in der „neuen" elektronischen Akte bereits Dokumente befinden. Auf diese Art und Weise kann eine elektronische Akte durchaus neu angelegt werden.
Das Versicherungsnummern-übergreifende Ver-schieben von Dokumenten erfolgt ebenfalls aus dem er-weiterten Editierfenster heraus. Hier besteht die Mög-lichkeit, die zutreffende Versicherungsnummer manuell vorzugeben. (Abbildung 34)
Die so vorgegebene Versicherungsnummer wird systemseitig dahingehend überprüft, ob diese im Versicherungskontenbestand der LVA Rheinprovinz vorhanden ist. Dokumente können also nur zu gültigen Versiche-rungsnummern verschoben werden, deren Konto bei der LVA Rheinprovinz geführt wird oder in der Vergan-genheit einmal geführt wurde.
Durch die bereits oben beschriebenen Funktionen hinsichtlich des Umsortierens von Dokumenten ist es somit auf komfortable Art und Weise möglich, einzelne Dokumente, Dokumentenketten (ggf. alle) oder mehrere nicht zusammenhängende Dokumente zu einer anderen Versicherungsnummer zu verschieben.
6 Künftige Vorhaben zum Recherche-Client
Obwohl die Archivanwendung bereits komfortabel gestaltet wurde, wird selbstverständlich auch weiter an Verbesserungen und Erweiterungen gearbeitet. Hier sind insbesondere folgende avisierte Änderungen zu er-wähnen:
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| | · | Zentraler Druck von Aktenteilen |
| | · | Sperren von Gutachtenteilen für nicht berechtigte Nutzer |
| | · | Eingabefeld für die direkte Anzeige bestimmter Seiten |
| | · | Anhängen von Office-Dokumenten |
| | · | Bescheidsicherung |
| | · | Archivieren von E-Mails |
| | · | Versenden elektronischer Dokumente bzw. Akten per E-Mail |
Die Planungen zu den genannten Vorhaben befinden sich in einem unterschiedlichen Realisierungsstadium. Teilweise wurden die erforderlichen Arbeiten bereits eingeleitet, teilweise wurde mit der Konzeption noch gar nicht begonnen. Ggf. wird die eine oder andere Funktionalität nach Abwägung des Kosten/Nutzenverhältnisses letztendlich doch nicht realisiert. An dieser Stelle wird daher nur kurz dargestellt, welche konkreten Verbesserungen durch die angedachten Veränderungen erreicht werden sollen.
6.1 Zentraler Druck von Aktenteilen:
Bislang besteht nur die Möglichkeit, entweder einzelne Seiten oder aber die Gesamtakte komplett aus-zudrucken. Da sich bei der praktischen Arbeit mit der Akte in Einzelfällen das Erfordernis ergab, nur be-stimmte Aktenteile zwecks Versand an externe Stellen zu reproduzieren (z.B. Versendung des ärztlichen Gut-achtens an eine Berufsgenossenschaft), soll hier die Möglichkeit geschaffen werden, auf Wunsch nur für diesen Aktenteil den zentralen Druck zu veranlassen.
6.2 Sperren von Gutachtenteilen für normale Nutzer
Die ärztlichen Gutachten sind für die Bearbeitung der Geschäftsvorfälle in der Kernsachbearbeitung nicht von Belang. Die datenschutzrechtlichen Vorschriften verbieten daher, dass Personen, die auf Grund ihres Aufgabengebietes keinen Zugriff auf Gutachten benöti-gen, dennoch Zugriff hierauf haben. Die medizinischen Unterlagen werden daher künftig nur vom einem ein-geschränkten Personenkreis (z.B. Abteilung Ärztlicher Dienst, Dienststellenleiter, Fachberater) eingesehen werden können. Es wird daher beabsichtigt, die tat-sächliche Anzeige dieser Dokumente für den „norma-len" Benutzer zu unterdrücken. Sichtbar bleibt jedoch auch für normale Nutzer, dass ein Gutachtenteil vor-handen ist.
6.3 Eingabefeld für die direkte Anzeige bestimmter Seiten
Insbesondere im Rahmen der Prüfung von Arbeits-aufträgen durch einen Vorgesetzten ergibt sich die Notwendigkeit, dass ganz bestimmte Dokumente der Altakte angesehen werden müssen.
Es ist üblich, dass der Aufsteller des Arbeitsauftrages die Nummern (Seitenzahlen) der der vorgeschlagenen Entscheidung zu Grunde liegenden Dokumente auf dem Arbeitsauftrag vermerkt. Der Prüfer soll demnächst die Möglichkeit haben, diese Dokumente durch die manuelle Vorgabe der entsprechenden Seitennummer in einem Eingabefeld direkt aufzurufen.
6.4 Anhängen von Office-Dokumenten
Im Rahmen der Vorgangsbearbeitung werden in un-serer Sachbearbeitung teilweise Office-Dokumente (z.B. Word, Excel) erzeugt. So wird beispielsweise von einigen Mitarbeitern bei laufenden Pfändungen ein Tilgungsplan in Form einer Excel-Tabelle erstellt. Diese Office-Dokumente sollen künftig ebenfalls der elektro-nischen Akte zugeführt werden.
6.5 Bescheidsicherung
Die von unserer Sachbearbeitung maschinell er-zeugten Bescheide werden überwiegend direkt an den/die Versicherte(n) versandt und als Zweitschrift ausschließlich elektronisch in einer Datei, also nicht in Papierform in der körperlichen Akte, aufbewahrt. Diese Art der elektronischen Speicherung von Daten ist rechtlich künftig nicht mehr zulässig. Die Beschei-de werden daher in Kürze als PDF-Dokumente in-klusive qualifizierter elektronischer Signatur in der digitalen Akte abgelegt. Damit werden sie dann für den Anwender jederzeit einfach recherchierbar und den gesetzlichen Anforderungen entsprechend gespei-chert sein.
6.6 Archivieren von E-Mails:
Im Zuge der fortschreitenden Technisierung ge-winnt das Kommunikationsmedium „E-Mail" immer mehr an Bedeutung. Es wird angenommen, dass die An-zahl der Versicherten, die sich auch mit E-Mails an „ihren" Rentenversicherungsträger wenden, stetig wachsen wird. Hier soll die Möglichkeit geschaffen werden, eingehende E-Mails, die einen konkreten Ge-schäftsvorfall betreffen, direkt der elektronischen Akte zuzuführen.
6.7 Versenden elektronischer Dokumente bzw. einer Akte per E-Mail
Sofern unsere Akten von externen Stellen (z.B. an-dere Rentenversicherungsträger, Gerichte) angefordert werden, müssen diese bislang in körperlicher Form ver-sandt werden. Es wird daher angestrebt, ein sicheres Verfahren zu entwickeln, durch das diese vertraulichen Dokumente in elektronischer Form versandt werden können. Diese Form des Aktenversands bringt natur-gemäß erhebliche Kosten- und Zeitersparnisse mit sich. Alternativ wäre es auch vorstellbar, auch elektronische Dokumente/Akten im Rahmen des bereits bestehenden Datenaustausches zwischen den Rentenversicherungs-trägern zu versenden. Hiermit wird sich die Projekt-gruppe „Datenaustausch" beim Verband Deutscher Rentenversicherungsträger in Kürze befassen.
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