E-Mail-Archivierung ist en vogue. Besonders durch das Thema Compliance getrieben, schnellen die Verkaufszahlen einschlägiger Anbieter von E-Mail-Archivierungssoftware hoch und zwingen damit, die Hersteller von komplexeren ECM Enterprise-Content-Management-Produkten nachzuziehen. Doch wie ist es um das Thema bestellt, sind E-Mail-Archive wirklich die Lösung für das Problem der immer schneller steigenden Informationsflut?
Die Verwaltung von E-Mails ist kein einfaches Thema. Sie landen in privaten Postkörben und fristen dort ihr Dasein bis zum Löschen. Dank der Verteilerinformation ist häufig der ursprünglich vorgesehene Empfänger nicht mehr so richtig ermittelbar. Kryptische Betreffzeilen lassen auch wichtige E-Mails im Spam-Verzeichnis enden. Beliebig geschachtelt und per Antwortfunktion kopiert, tragen sie zur Informationsredundanz bei. Attachments lassen nicht nur die Beschränkungen des Postfachs platzen, sie kommen auch häufig in Formaten, die man nicht anzeigen kann oder machen über dynamische Links das Nachladen von Informationen aus dem Internet erforderlich. Elektronisch signiert werden sie zum rechtskräftigen Handelsbrief, wenn denn die Firewall die Signatur als solche erkennt und die E-Mail nicht auf Grund eines nicht interpretierbaren, möglicherweise gefährlichen Inhalts im Nirwana verschwinden lässt. Die Vielfalt der Form macht eine automatisierte Zuordnung in Datenbanken sehr schwierig, besonders wenn die Absender alles darauf anlegen, möglichst keine Referenz-Information zu Vorgängen, Kundennummern oder anderen identifizierenden Merkmalen mitzuliefern. E-Mails lassen sich einfachst editieren und so kann auch schon eine E-Mail beim Absender mal ein anderes Datum tragen, als beim Empfänger. Und E-Mails haben die Eigenschaft, häufig einmal dort zu landen, wo sie besser nicht gelesen werden sollten – siehe die Prozesse um Microsoft, um Enron, um Worldcom. E-Mail hat in vielerlei Beziehung unser Leben verändert.
Dank des Sarbanes-Oxley-Act wurde so eine neue Form der Archivierung geboren – E-Mail-Archivierung. Vorher war E-Mail ein Informationstyp wie jeder andere. Aber dank der steigenden Compliance-Anforderungen wird die Aufbewahrung und Erschließung von E-Mails immer wichtiger. Herkömmliche Mail-Systeme wie Notes oder Outlook mit ihren Datenbanken und Speicherstrategien sind ein völlig ungeeigneter Ort, um wertvolle Information aufzubewahren. Diese Lücke bedienen nur Spezialanbieter. Sie unterstützen die Erfassung der E-Mails automatisch, zwingen den Empfänger sie richtig zu ordnen, und legen sie in eigenen Datentöpfen ab. Diese können dann mit eigenen Clienten durchforstet oder aber mit dem Clientsoftware von der Bürokommunikationsanwendung wieder gefunden werden. Aber macht es Sinn hierfür Spezialarchive einzusetzen?
Eigentlich nicht. E-Mail ist ein Transportmedium. Der Inhalt einer E-Mail ist das Entscheidende. E-Mails gehören in einen fachlichen oder sachlichen Zusammenhang. Sie müssen mit anderen Quellen zusammen gespeichert werden, mit Daten aus operativen Systemen, mit eingehenden Fax-Mitteilungen, mit gescannten Dokumenten, mit selbst erzeugten Dateien ... bevor letztere ihr Leben als Attachment in einem unsortierten Haufen von Ausgangs-E-Mails beenden. E-Mails gehören in virtuelle Akten, die dem Sachbearbeiter den Blick auf ein Kundendossier, eine Produktakte oder einen Workflow-Vorgang bieten: Alle zusammengehörigen Informationen, ungeachtet des Typs, strukturiert, geordnet und vollständig zusammengeführt. Speichert man die Information dagegen in separaten Informationstöpfen, muss der Bearbeiter schon wieder wissen ob eine Information per E-Mail eingegangen ist, im Image-Archiv mit den gescannten Dokumenten liegt, im Outputmanagement in einer COLD-Anwendung vorliegt oder im Archiv der ERP als Datensatz schlummert. Weder wird hierdurch die Arbeit leichter, noch ist es möglich übergreifend Vorgänge und Zusammenhänge zu dokumentieren. Und darauf kommt es doch eigentlich bei Compliance an. Nicht die einzelne E-Mail zählt, sondern der Inhalt einer E-Mail im Zusammenhang eines Geschäftsganges.
Dies ist eigentlich eine Spezialität von Enterprise-Content-Management-Systemen. Eine einheitliche ECM-Infrastruktur, ein Dienste-Konzept, in dem es nur einen Archiv-Service gibt, ein übergreifend nutzbares Gesamtarchiv mit allen Informationen aus allen Anwendungen, dessen Inhalt unabhängig vom Informationstyp und der Informationsquelle nutzbar ist. Jedes professionelle ECM-System ist daher auch in der Lage mit der Archivierung von E-Mails umzugehen. Doch ECM-Systeme gelten inzwischen als zu komplex, zu aufwendig, zu teuer. Das Stichwort ECM treibt auf die Stirn der Informationsmanager in den Unternehmen inzwischen fast so viele Schweißperlen, wie das Akronym ERP. E-Mail-Archivierung ist offenbar einfacher, billiger und schneller zu installieren. Und auf den ersten Blick ist sie eine schnelle Lösung für das Compliance-Thema ... sofern sich denn dieses auf E-Mails reduzieren lässt. Aber dort wird offenbar nicht so genau hingeguckt.
Inzwischen ist es soweit, dass das Thema E-Mail-Archivierung den Absatz professioneller, ganzheitlicher ECM-Lösungen beeinträchtigt. Viele Anwender tun sich aber keinen Gefallen, separate Archive nur zur Speicherung von E-Mails anzuschaffen. Schnell entstehen Informationsinseln, die dann später auf Grund der Menge der gespeicherten Mails und Attachments nur noch schwer in ein Unternehmensarchiv zu migrieren sind. Und es gibt gerade im Billig-Segment noch eine Reihe von Qualitätsunterschieden, z.B. fehlende Posteingans- und Postausgangsbücher mit Zeitstempeln, unzureichende Wahrung des Zusammenhanges zwischen E-Mail-Körper und aufgelösten Attachments, Erkennen von redundanten Kopien und Ermittlung des „Originals“, Behandlung elektronisch signierter Dokumente im Sinne einer virtuellen Poststelle mit Prüffunktion, funktionierende automatische Erkennung und Zuordnung, sowie Strategien zur langfristigen Bereitstellung der Informationen mit Rendition-Management, Viewern und Migrationswerkzeugen. Auch im Bereich der E-Mail-Archivierung bleibt viel zu tun und häufig ist dann eine etwas kostenspieligere Investition in eine ECM-Plattform doch langfristig der sicherere Weg. (Kff)
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