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Document Related Technologies - Trends zur DMS EXPO 2003
Beitrag von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer und Chefberater der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung und Mitglied des Board of Directors der AIIM International.
DMS EXPO 2003
Alle Jahre wieder, schon seit fast einem Jahrzehnt, ist die DMS EXPO der Treffpunkt der deutschen, wenn nicht internationalen Anbieterschaft für DRT Document Related Technologies. Ähnlich wie die AIIM Show in New York ist die DMS EXPO diejenige Veranstaltung in Deutschland, anlässlich der neue Produkte vorgestellt und die neuen Trends definiert werden. Nach den letzten zwei Jahren der wirtschaftlichen Stagnation erwarten sich alle sehr viel von der diesjährigen DMS EXPO: ist sie der lang erwartete Wendepunkt? Eines wird allerdings deutlich, das Kürzel DMS als Bezeichnung für die Dokumentenmanagement-Anbieter hat ausgedient. In diesem Jahr interpretiert der Veranstalter der DMS EXPO, die Advanstar Communications, das Akronym mit „Digital Management Solutions“. Ob der Besucher, der hier bisher Lösungen zur Archivierung, Dokumentenverwaltung und Workflow vorfand, diesen Schwenk versteht? Eines wird auf jeden Fall deutlich, die Konturen der Branche haben sich immer mehr verwischt. In dem Maße, wie DRT-Komponenten allgemeine Infrastruktur und direkt in Anwendungen integriert werden, verblasst das ursprüngliche Bild der deutschen DMS-Anbieter.
DRT-Trends 2003
Man ist gewohnt, Trends immer in Listenform, kurz und knackig, möglichst auf 7 oder 10 Punkte reduziert, vorzufinden. Dies trifft jedoch nicht immer den Kern der Sache. Deshalb sollen hier die verschiedenen Trends aus Sicht der potentiellen Anwender, des Marktes, der Marketiers und neuer Produkte betrachtet werden. Keiner der aufgeführten Trends ist wirklich neu. Viele haben sich bereits in den letzten Jahren abgezeichnet, einige sind wieder zunächst als Schlagworte aus den USA importiert worden. Eines wird aber immer deutlicher: Technologien und neue Ideen aus Randbereichen des ursprünglichen DMS-Portfolios dringen immer mehr in das weiter gefasste Spektrum der Document Related Technologies vor. Damit kommen auch neue Anbieter ins Spiel, die bisher nicht in dieses Segment des Marktes gerechnet werden konnten.
Trends aus Anwendersicht
Trends ist hier eigentlich nicht das richtige Wort, Anwenderbedürfnisse wäre treffender. Dennoch ist es berechtigt, weil viele Anwender ihre Bedürfnisse und Anforderungen immer noch nicht konkret formuliert haben und häufig selbst getrieben von Schlagworten, Artikeln in IT- und anderen Fachzeitschriften auf die Suche nach Produkten gehen. Einige Anforderungen kurz zusammengefasst:
   
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Rechtssichere Archivierung 
Die Diskussion um die GDPdU hat nunmehr – mit fast zwei Jahren Verspätung – auch die Anwenderunternehmen erreicht. Da schon die letzten zwei Jahrgänge digital aufbereitet für Prüfungen bereitstehen müssen, erhöht sich der Druck.
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Virtuelle elektronische Akten 
Als eigenständige Anwendung oder in Verbindung mit CRM-Lösungen sollen alle Dokumente und Informationen eines Kunden oder Vorganges zusammenhängend dargeboten werden.
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Die universelle Inbox 
Nicht mehr an verschiedenen Stellen suchen müssen, sondern alle Eingangsinformationen aus den unterschiedlichsten Quellen und in beliebigen Formaten zusammenführen und in einen Workflow einspeisen.
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Entlastung für E-Mail und ERP 
Weiterhin ein großes Desiderat ist die Entlastung von überquellenden Bürokommunikationsprogrammen und immer größer und komplexer werdenden ERP-Systemen.
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Personal und Kosten sparen durch Prozessunterstützung 
Wieder im Kommen sind BPR-, BPM- und Workflow-Themen. Bestehende Organisationen sind häufig bereits durchoptimiert, so dass weitere Verbesserungspotentiale nur durch Prozesssoftware erreicht werden können.
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Erschließung und Wiedernutzung vorhandener Inhalte 
Das Aufräumen vorhandener Datengräber zur Verbesserung der Informationsqualität, die Vermeidung redundanter Aufbereitung von Content und die Erschließung von Informationen als Wissen gewinnen an Bedeutung und lassen selbst das fast verschwundene Schlagwort Wissensmanagement wieder aufleben.
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Effiziente Posteingangsverarbeitung 
Systeme zur weitgehenden automatischen Erfassung von Schriftgut, Verarbeitung von Eingangsrechnungen und gesteuerten Weiterleitung werden inzwischen als wichtiges Effizienz- und Automatisierungspotential erkannt. Auch wenn mancher gleich von Rechnungen auf Papier abrückt und auf einen vollständigen elektronischen Informationsaustausch setzt.
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Elektronische Signatur 
Zumindest bei Projekten in der öffentlichen Verwaltung gewinnt die elektronische Signatur an Fahrt und die ersten großen Vorhaben mit Einsatz der „Massensignatur“ beim Scannen bahnen sich an.
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Ablösung von Inseln und proprietären Systemen 
Die Integration in die vorhandene IT-Land-schaft, die Einbettung von Dokumenten-Technologien in vorhandene Anwendungen und die Abkehr von älteren Insel-Lösungen lassen das Thema Migration zum Dauerbrenner werden.
Einige Trends fallen aber in allen Diskussionen mit Anwendern auf, egal ob es um eine technologische oder eine Fachanforderung geht:
   
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Geschwindigkeit 
Die Beschleunigung von Prozessen, schneller mit neuen Produkten an den Markt zu gehen, besser informiert zu sein als der Wettbewerb und die Steigerung des Umsatzes durch neue Technologien rangieren bei Entscheidern weit oben.
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Kosteneinsparungen 
Dennoch wird der Großteil der Investitionen auf Grund des Kostendruckes geplant und das vordringlichste Argument in Diskussionen ist die Kosteneinsparung.
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Preis und ROI 
Return on Invest, Nachhaltigkeit, günstige Einkaufsbedingungen und kostengünstiger Betrieb bestimmen letztlich die Produktentscheidungen, da funktional in den einzelnen Produktkategorien nur noch wenig Unterschiede auszumachen sind.
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Out-of-the-Box: Vorkonfiguration 
Möglichst keine unkalkulierbare Systemintegration, sondern vorgefertigte Produkte für definierte Problemstellungen, die sich möglichst bruchlos in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren lassen.
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Sicherheit und Vertrauen 
Nicht nur bei den Produkten und deren Funktionsweise, sondern auch bei den Anbietern und deren Überlebensfähigkeit. Kleinere Anbieter haben es schwer, sich gegen die Boliden im Markt zu behaupten.
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Compliance 
Für diesen Begriff gibt es noch keine gute Übertragung ins Deutsche, jedoch zielen die Anwender mit Ihren Fragen nach der Einhaltung von Standards und der Übereinstimmung mit rechtlichen und regulativen Vorgaben genau auf dieses Thema.
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IT-Konsolidierung 
Alle IT-Manager sind offenbar damit beschäftigt ihre Hardware- und Softwarelandschaften zu vereinheitlichen und zu bereinigen. Neue Produkte müssen sich daher genau in die neuen Konzepte der potentiellen Kunden einfügen oder es kommt nicht zur Kaufentscheidung.
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Flexibilität 
Durch neue IT-Lösungen sollen vorhandene Strukturen aufgebrochen und renoviert werden. So soll auch besser auf neue Kundenanforderungen eingegangen und Qualitätsverbesserungen erzielt werden.
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Erwachsen 
Inzwischen sind die Anwender schlau geworden oder treten gleich zusammen mit einem Berater auf. Der Wissensstand um das Thema DRT macht es aber andererseits auch den Anbietern leichter, ihre Produkte zu verargumentieren und zu verkaufen.
Trends aus Marktsicht
Der Markt in Deutschland ist immer noch unübersichtlich. Man gewinnt jedoch nicht den Eindruck, dass sich dies kurzfristig ändert. Einige wichtige allgemeine Markterscheinungen:
   
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Interesse 
Immerhin ist das Thema Dokumenten-Technologien bei Umfragen der Analysten und Fachzeitschriften wieder auf die oberen Ränge des Interesses der IT-Manager vorgerückt. Ein Silberstreif zeichnet sich am Horizont für die DRT-Branche ab.
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Marktkonsolidierung 
Die Marktkonsolidierung ist immer noch nicht abgeschlossen, obwohl auch aus Randbereichen immer neue Firmen in das angestammte Territorium der DRT-Branche vorstoßen. Aufkäufe dienten bisher zur Ergänzung des Technologieportfolio, zukünftig wird es aber um Marktanteile gehen.
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Konvergenz 
Die Anbieter sind bemüht, immer mehr Funktionalität, wenn nicht aus der eigenen Programmierwerkstätte, dann durch Zukäufe, Partnerprodukte oder Komponenten, zusammenzuführen.
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Das Partnergeschäft wird schwieriger 
Immer weniger Systemhäuser lassen sich auf exklusive Partnerschaften ein und bieten häufig einen bunten Blumenstrauß von Produkten, die dann wahlweise zum Einsatz kommen. Das Gewinnen und Halten von Partnern wird damit für die Produkthersteller immer schwieriger und aufwendiger – zumal sich alle Anbieter um die gleichen großen Integratoren bemühen.
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Keine geschlossene DMS-Branche mehr 
Durch Konvergenz, Konsolidierung und Ausweitung des Produktspektrums sind die Grenzen mit dem allgemeinen ITK-Markt immer weniger sichtbar. Durch unterschiedliche Marketingslogans und immer neue Positionierungen verwässern die Marktteilnehmer die Visibilität als eigenständige Branche immer mehr.
Betrachtet man die Investitionsbereitschaft der potentiellen Kunden, so kristallisieren sich verschiedene Branchen im Herbst 2003 als die treibenden Kräfte des Marktes heraus:
   
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Öffentliche Verwaltung  
Nicht nur im BundOnline 2005 sondern auch davon unabhängig laufen viele Projekte und Ausschreibungen. Der öffentliche Sektor kann derzeit als wichtigster Markt für DRT-Lösungen betrachtet werden.
   
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Gesundheitswesen 
Der elektronische Informationsaustausch zwischen Kassen, Krankenhäusern, Leistungserbringern, Ärzten etc. wird immer weiter ausgebaut und wird zu erheblichen Investitionen in DRT im Gesundheitssektor führen.
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Industrie-Mittelstand 
Inzwischen ist die DRT-Botschaft auch im industriellen Mittelstand angekommen. Getrieben durch Supply Chain Management oder durch eigene Produktivitätssteigerungsprogramme wird immer mehr auf Dokumenten-Techno-logien gesetzt.
Auch andere Branchen werden in den nächsten Monaten in Hinblick auf DRT-Investments wieder anziehen, so z.B. Finanzdienstleister, Energiewirtschaft, Medien und Logistik.
Betrachtet man die aktuellen Zahlen der Analysten, so scheint sich zu bewahrheiten, dass die IT-Branche und damit auch das DRT-Segment wieder im Aufwind sind. Für das weiter gefasste DRT-Segment sehen die Zahlen dabei zu dem noch wesentlich besser aus als wenn man nur traditionelle Einzelsegmente bewertet. Während für Deutschland im Umfeld Dokumentenmanagement heute von ca. € 450 Millionen  gesprochen wird, so ist das Gesamtpotential für DRT eher bei über  € 1 Milliarde  anzusiedeln. Der wesentlich höhere Wert kommt dadurch zustande, dass auch Web-Technologien, Output-Management und andere Teilsegmente immer mehr im DRT Document Related Technologies Segment aufgehen.
Ein Blick in das E-Business Konjunkturbarometer des Fraunhofer IAO, Stuttgart ( http://www.iao.fraunhofer.de ) vom April 2003 zeigt ein stark gewachsenes Interesse an E-Business-Lösungen. So werden auch wieder steigende IT-Investitionen in diesem Umfeld erwartet. Dokumenten-Technologien sind eine der wesentlichen Infrastrukturbestandteile von E-Business-Lösungen und werden von diesem Trend stark profitieren. Allerdings werden sich die erwarteten Wachstumssteigerungen unterhab der 10% Marke abspielen.
Trends aus Marketingsicht
Bereits aus dem vorangegangenen Argument, dass die Visibilität als eigenständige Branche immer mehr verschwindet, wird deutlich, dass es zur Zeit kein einheitliches und gemeinsames Auftreten der Unternehmen im Markt gibt. Alle Marketingverantwortlichen suchen nach neuen Slogans, Alleinstellungsmerkmalen und Marktpositionierungen, um im Fokus der Entscheider beim Anwender zu bleiben. Große Unternehmen, bei denen DRT nur eine Facette des Angebotes ist, haben es einfacher, Schwankungen im Markt und im Interesse der Kunden auszugleichen. Kleinere Unternehmen versuchen sich lediglich an die von den großen Anbietern gesetzten Leitlinien anzuhängen. Wie immer spielen hier die verwendeten Akronyme und Produktkategorien eine besondere Bedeutung. Nur wenige deutsche Begriffe hatten die Qualität, sich als Identifikationsmerkmal im Markt zu etablieren. Hierzu gehören der Begriff Dokumenten-Technologien als Übersetzung für DRT Document Related Technologies und das nur für Insider interpretierbare Wortungetüm „GDPdU-konform“. Aber auch Wissensmanagement ist inzwischen wieder salonfähig geworden. Die aktuellen Begriffe in den Werbebotschaften der Marketiers kommen jedoch im Herbst 2003 wie so häufig aus dem Ausland:
   
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ECM 
Enterprise Content Management ist bei vielen Anbietern der Nachfolger von DMS geworden. Ganz klar ist dies bei den international aufgestellten Unternehmen, aber auch deutsche Anbieter versuchen sich unter diesem Akronym zu positionieren. Eine geschlossene Initiative, diesen Begriff zur neuen Identifikation des Marktes zu machen, ist jedoch in Deutschland noch nicht zu beobachten.
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RM 
Records Management oder Electronic Records Management bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen. RM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden. RM ist auch eine wichtige Komponente von ECM. Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung in Deutschland und wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt.
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DAM 
Digital Assets Management, oder MAM Media Asset Management, oder RMM Rich Media Management, oder ... Vielfältigste Akronyme leiten bereits heute die nächste Welle der Entwicklung ein, die sich versucht von CM Content Management, WCM Web Content Management und ECM Enterprise Content Management abzuheben. Noch bewegen sich die Anbieter nur im Randbereich von DRT und sind im traditionellen Marktsegment noch nicht richtig sichtbar geworden.
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DLM 
Document Life-cycle Management aber auch CLM Content Life-cycle Management zielt auf den aktiven Lebenszyklus der Verwaltung von Dokumenten und Inhalten. Diese Akronyme haben bisher in Deutschland noch wenig Verbreitung und kaum Bekanntheitsgrad erlangt.
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Capture 
Unter der diesem Obergriff versammeln sich die Anbieter von Erfassungs-, OCR/ICR- und Klassifikationslösungen. Dieser Unterbereich von ECM hat inzwischen ein eigenständiges Profil gewonnen, obwohl die Komponenten meistens nur als Subsysteme anderer DRT-Lösungen zum Einsatz kommen.
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GDPdU 
Immer mehr Anbieter werben mit „GDPdU-konformer Archivierung“ obwohl noch keiner richtig weiß, wie dies umzusetzen und über 10 Jahre Aufbewahrungsfrist aufrecht zu erhalten ist. Immerhin weckt dieses Akronym ein nicht unerhebliches Kundeninteresse. Die Seriosität bleibt jedoch gerade in diesem Umfeld hie-und-da auf der Strecke.
Trends aus Produktsicht
Hier sind zwei Gruppierungen zu differenzieren. Zum Ersten generelle Trends in Bezug auf Architekturen, Programmiersprachen und Plattformen. Zum Zweiten Produktentwicklungen, die neue Funktionalität mitbringen. Bei den technologischen Plattformen lassen sich folgende Trends erkennen:
   
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JAVA 
Fast alle neuentwickelten Produkte nutzen J2E oder andere Java-Varianten. Ziel ist eine weitestgehende Plattformunabhängigkeit zu erreichen und auch für neue Plattformen wie Microsoft .Net gewappnet zu sein.
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XML 
XML als Beschreibungssprache wird zunehmend bei der Verwaltung von Systemprofilen und beim Dokumenten- und Aktenaustausch verwendet. Bei den angebotenen Produkten heißt es aber immer nachzuprüfen, wofür der Anbieter XML nutzt.
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Linux 
Fast alle DRT-Anbieter haben bereits ihre Produkte auch unter Linux verfügbar gemacht (oder dies angekündigt). Nicht nur im öffentlichen Sektor entwickelt sich dieses Betriebssystem zu echten Alternative.
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Browser-basierte Clienten 
Fast überall, nicht nur in Verbindung mit Portalanwendungen, ist der Browser-basierte, schlanke Client auf dem Vormarsch. Inzwischen kann man selbst schwierigere Aufgaben, wie z.B. das Scannen, mit einer Browserbasierten Anwendung erledigen.
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Dienste-Konzept 
Alle moderneren Produkte setzen auf modularisierte, echte Dienstekonzepte und Mehrschichtarchitekturen auf. Diese lassen sich als Dokumenten-orientierte Middleware zusammenfassen und um Dienste anderer Anbieter einfach ergänzen. Damit sinkt auch die Fertigungstiefe in der Softwareentwicklung und erlaubt den Integratoren aus einem großen Spektrum für Kundenlösungen zu schöpfen. Die Zeit der großen monolithischen Produkte neigt sich dem Ende zu.
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Standards 
In dem Maße wie immer mehr regulative Vorschriften den Einsatz von Dokumenten-Technologien betreffen, und die Kunden die Übereinstimmung mit diesen fordern, werden auch bei Schnittstellen, Strukturen und Metadaten immer mehr Standards implementiert.
Bei den aktuellen Produktentwicklungen lassen sich folgende Trends herauslesen:
   
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Branchenlösungen 
Die DRT-Anbieter tragen dem Desiderat der Anwender verstärkt Rechnung. Vorkonfigurierte Branchenlösungen lassen sich nicht nur einfacher installieren und einführen, sondern sind auch preiswerter, da die Entwicklungskosten auf zahlreiche Kunden verteilbar sind. Dies kommt beiden zu Gute, Anbieter wie Anwender.
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E-Mail-Archivierung
Immer mehr eigenständige Produkte kommen auf den Markt, obwohl bei vielen Anwendern die Erkenntnis reift, dass E-Mails keine unabhängig existierenden Dokumente sind sondern in Kunden-, Vorgangs- oder Sachakten eingefügt werden müssen.
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Records Management 
Eine Reihe neuer eigenständiger und integrierter Produkte wird dem Thema elektronische Archivierung neue Perspektiven geben.
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Workflow 
Als BPM Business Process Management oder Workflow etikettiert werden neue Entwicklungen im Herbst vorgestellt, die einigen traditionellen Anbietern erlauben, den Anschluss an den Wettbewerb wieder zu gewinnen.
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Rechnungseingangserfassung 
Spezialisierte, vorkonfigurierte Produkte verschiedener Capture-Anbieter kommen auf den Markt und werden auf großes Kundeninteresse stoßen.
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Automatische Klassifikation 
Die ersten Ansätze wurden inzwischen so verfeinert und auch durch neue mathematische Verfahren ausgebaut, dass inzwischen dem nutzbringendem Einsatz nichts mehr im Weg steht. Die Technologie wird langsam matur.
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Portallösungen 
Portal-basierte Lösungen, die mit anderen Anwendungen zusammenspielen, entwickeln sich zu einem eigenen Segment. Produkte hierzu kommen sowohl von den Web-Content-Management- als auch von den Dokumenten-Management-Anbietern.
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Administrationstools 
Für eine Reihe von Produkten werden neue, einfachere und umfassendere Administrationstools erwartet, die die Kosten des Betriebs senken und eine einfachere Konfiguration der Lösungen ermöglichen.
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Content-Server 
Mehrere Anbieter werden neue Server vorstellen, die eine deutliche Weiterentwicklung der herkömmlichen, reinen Archivserver darstellen. Die Handhabung aller Formen und Typen von Informationen wird zum Standard.
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Farbscannen 
Das Scannen in Farbe wird durch kostengünstigere Scanner und inzwischen akzeptierte Formate wie JPEG2000 zur effektiven Kompression immer weitere Verbreitung finden.
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Speichersysteme 
Nicht nur neue Lösungen im Festplattenbereich, wie z.B. Ergänzungssoftware für revisionssichere Festplatten und WORM-Tapes, sondern auch bei den traditionellen WORM-Medien wird es mit UDO neue Laufwerke, Medien und Subsysteme geben. Das Ende der Speicherkapazität der Medien ist noch längst nicht erreicht.
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Output-Management 
Früher war es nur COLD, heute sind es zahlreiche neue Konvertierungs- und Aufbereitungsprogramme, die Output-Management zu einem weiteren wichtigen Segment von DRT machen werden. Hinzu kommen in diesem Bereich neue Publikationsprodukte, die eine „Multi-Channel“-Informationsdistribution unterstützen.
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ECM Suiten 
Nicht zuletzt werden viele Anbieter ihre Produkte wieder als neue oder überarbeitete Suite darstellen. Bei vielen sind es jedoch immer noch einzelne Komponenten unterschiedlichen Alters und Herkunft, die erst noch mühsam integriert werden müssen. Einige Anbieter, besonders aus dem Content-Management-, Collaboration- und Document-Management-Umfeld, haben aber auch hier Neues zu bieten.
Fazit: mehr Neuigkeiten in diesem Jahr
Im Vergleich zur DMS EXPO 2002 wird es in diesem Jahr wesentlich mehr Produktneuheiten (oder zumindest Ankündigungen) als im letzten Jahr geben. Eine Reihe von Entwicklungen, die in den vergangenen Jahren Trends gesetzt haben, werden dieses Jahr nur ein Nischendasein fristen. Hierzu gehören z.B. ASP, Application Service Providing, das sich bisher im DRT-Umfeld noch nicht richtig durchsetzen konnte (wenn man mal von Rechenzentren mit geschlossenen Anwendergemeinschaften einmal absieht) oder Knowledge Management, da diesem Begriff immer noch der Ruch des Hype anhängt. Die neuen Produkte zeigen jedoch, dass die Anbieter weiterhin nicht nur zu Verbesserungen sondern auch zu Innovationen fähig sind. Bleibt nur noch zu hoffen, dass die potentiellen Anwender nicht durch die neuen Marketing-Slogans so verwirrt werden, dass sie das Kaufen vergessen.
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