Artikel von Ulrich Kampffmeyer
Die Begriffe Records Management und elektronische Archivierung werden in Deutschland gern in einen Topf geworfen. Dies liegt zum Einen daran, dass der Begriff Records Management in Deutschland kaum verbreitet ist. Er findet sich als Übersetzung „Schriftgutverwaltung“ wieder aber auch in einem speziellen Modul von SAP – jedoch mit von den internationalen Normen abweichender Funktionalität. Viele Dokumentenmanagement- und Archivsysteme deutscher Prägung besitzen zahlreiche Records-Management-Funktionen, wie z.B. die Verwaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen, die Abbildung von Aktenplänen und Klassifikationsschema oder die parallele Verwaltung elektronischer und papiergebundener Dokumente.
Ein Grundproblem liegt also bereits in der Begrifflichkeit. Viele Informationsobjekte, die wir in Deutschland als Dokumente bezeichnen, sind von ihren Eigenschaften her im angloamerikanischen Gebrauch eigentlich Records. Records definieren sich durch ihren geschäftlichen und rechtlichen Wert, sind eindeutig kennzeichnet, in der Regel am Abschluss der Bearbeitung statisch, sind in einem Klassifikationsschema eindeutig zugeordnet und dienen als authentischer Nachweis einer geschäftlichen Tätigkeit. Die physische Form eines Records ist dabei unerheblich. Records können in elektronischer Form, als Papier aber auch in anderen Formen vorliegen. Der begriffliche Übergang von Dokument zu Record fällt manchmal auch im angloamerikanischen Sprachraum schwer. Dies liegt daran, dass Records heute bereits sehr früh beim Verfassen oder beim Empfang eines elektronischen Informationsobjektes entstehen können. E-Mails, Word-Dateien, Content von Webseiten, Inhalte von Teamrooms können auf Grund ihrer rechtlichen oder geschäftlichen Bedeutung sehr früh eine Record werden ohne dass dies dem Benutzer oder Empfänger voll bewusst ist. Lag das Records Management ähnlich wie die Verwaltung von Archiven früher in den Händen von Spezialisten, die erst am Ende des Lebenszyklus eines Dokumentes dieses in eine ordentliche Verwaltung überführten, ist heute jeder Empfänger von Nachrichten und jeder Ersteller von Dokumenten im Prinzip derjenige, der eine Entscheidung über „Record ja/nein“ treffen müsste. Dies ist in den meisten Organisationen kaum leistbar. Erschwerend kommt hinzu, dass sich der Wert der Information über die Zeit ändert. Ein heute wichtiges Dokument kann in Kürze überholt sein, ein als unwichtig angesehenes Dokument kann aber wiederum in ein paar Jahren eine besondere Wichtigkeit erlangen. Records müssen außerdem immer in ihrem Kontext, ihrem Verhältnis zu anderen Records und zu den jeweiligen Geschäftsprozessen stehen. Ein Record allein hat nur begrenzte Aussagekraft. Erst wenn es in der Sequenz der Geschäftstätigkeit mit anderen Records zusammen betrachtet wird, erschließt sich die Bedeutung. An dieser Stelle ist es übrigens unerheblich, ob wir von Records oder Dokumenten sprechen. Es geht um das grundsätzliche Verständnis vom Wert der Information und der durchgängigen Dokumentation der Geschäftstätigkeit.
Ein zweites Hindernis für Records Management ist die Architektur von Dokumentenmanagement- und Archivsystemen. Vorangestellt sei die simple Erkenntnis, dass Records Management nicht Archivierung ist. Elektronische Archive können Records Management sinnvoll bei der unveränderbaren Archivierung von Records und ihren Kontextinformationen unterstützen, aber Records Management ist vom Medium unabhängig und man kann im Prinzip selbst mit einem Zettelkasten zur Verwaltung von Aktenordnern Records Management betreiben. Records Management konzentriert sich auf die ordnungsgemäße Verwaltung von Informationsobjekten. Es hat nicht den Anspruch ein vollständiges elektronisches Dokumentenmanagement- oder gar Enterprise-Content-Management-System nachzubilden. Records Management ist eher eine Komponente solcher Systeme. Die Nutzung eines Records Management Systems, wie z.B. durch MoReq2, den europäischen Standard für elektronisches Records Management, definiert, kann über traditionelle Aktenpläne oder virtuelle Akten erfolgen. Beim Records Management moderner Prägung sind die Visualisierung und die Verwaltung sowie die Speicherung der Objekte selbst sauber getrennt. Auch eine aufwändige hierarchische Struktur der Verwaltung muss sich nicht dem Endnutzer präsentieren sondern kann sogar über eine einfache Suchmaske „a la Google“ mit nur einem Feld genutzt werden. Records Management bildet auch keine Geschäftsprozesse nach sondern klinkt sich immer dort ein, wo Informationsobjekte entstehen, die als Record verwaltet werden müssen, oder wo Records in einem Prozess zielgerichtet bereitgestellt werden sollen. Alleinstehendes Records Management traditioneller Prägung wird hier zukünftig durch integrierte Komponenten und Dienste abgelöst werden. Die Standardisierung von Metadaten zur Beschreibung der Records sichert dabei die übergreifende Nutzung in verschiedensten Anwendungen von der Textverarbeitung über E-Mail bis zu CRM und ERP. Dieser Ansatz findet sich nur in sehr wenigen elektronischen Archivsystemen deutscher Prägung. Diese sind häufig vom Archivierungsgedanken geprägt, wurden aber über die Jahre um zahlreiche Dokumentenmanagement- und Workflow-Funktionen erweitert. Records Management wird in diesen Lösungen nicht unabhängig und auch nicht als zentrale Komponente betrachtet. Was beiden Ansätzen, elektronische Archivierung und Records Management, häufig gemeinsam ist, ist die Nutzung einer Indexdatenbank zur Verwaltung der Attribute der Informationsobjekte. Die zu Grunde liegenden Prinzipien können aber sehr unterschiedlich sein. Archivsysteme vereinen häufig die Verwaltung der Objekte zusammen mit den Speichersystemen. Dies ist zum Teil noch eine Altlast aus den Zeiten der Jukeboxen für digital-optische Speichermedien. Records Management hat hier per se einen wesentlich unabhängigeren Fokus.
Dennoch lassen sich auch herkömmliche Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme an die Prinzipien des Records Management mit vertretbarem Aufwand anpassen. Gerade im Zuge der Modularisierung und der Entwicklung von SOA Diensten macht es Sinn, die Records-Management-Funktionalität herauszulösen und zu kapseln. So kann Records Management auch anderen Anwendungen wie elektronischer Akte, CRM, Case-Management, Projektmanagement, Portalen etc. einerseits wie auch unabhängigen Speichersubsystemen wie ILM Information Lifecycle Management als Verwaltungskomponente zur Verfügung gestellt werden.
Über die zahlreichen Einsatzmöglichkeiten und die Grundprinzipien des Records Management – unter besonderer Berücksichtigung des neuen europäischen Standards MoReq2 – wird die Records Management Roadshow informieren, die am 12.05.2009 in Frankfurt und am 14.05.2009 in München mit Beteiligung der Firmen IBM, Open Text, Saperion, SER Solutions, imbus, T-Systems und Iron Mountain stattfindet. Informationen zum Thema Records Management und dieser Veranstaltungsreihe finden sich auf der Webseite http://www.MoReq2.de. (Kff)
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