Die Norm ISO 23081 „Information and documentation - Records management processes - Metadata for records“ (neueste Version von 2006, www.iso.org) stellt ein Framework für das Erstellen, Managen und Anwenden von Metadaten im Bereich des Records Management bereit und erklärt die Prinzipien, die dahinter stehen. Die Norm ist zudem ein Leitfaden für das Verstehen, Implementieren und Anwenden von Metadaten im Kontext der Norm ISO 15489 für Recordsmanagement. Sie definiert die notwendigen Metadaten, um die in ISO 15489 festgelegten Eigenschaften (z.B. Authentizität, Verlässlichkeit, Integrität, Benutzbarkeit) sicherzustellen. Es besteht zudem ein Zusammenhang zwischen ISO 23081 und dem gerade veröffentlichten Standard MoReq2., wobei der Anwendungsbereich der ISO-Norm weitergefasst ist, da sich MoReq2 nur auf den elektronischen Teil des Records-Keeping konzentriert.
Die Entitäten von MoReq2 können näherungsweise wie folgt auf ihr Äquivalent der ISO 23081 abgebildet werden. Diese Abbildung ist zwangsläufig nur eine Annäherung:
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MoReq2 Entität
| ISO 23081 EntitätenUnterklasse
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Component
| -
|
Record
| Item
|
Transaction sequence
|
Volume
|
File/folder
|
Sub-file
|
File
|
Class
| Series
|
Classification scheme
| Archive
|
-
| Archives
|
Die Elemente der MoReq2-Metadaten haben alle einen Namen, der sich aus zwei oder drei Teilen zusammensetzt, wobei der zweite Teil wenn möglich aus der ISO 23081 stammt. Einige wurden allerdings extra für MoReq2 entwickelt. Eine Übersicht über die Herkunft gibt folgende Tabelle:
| | | |
ISO 23081 Metadaten Gruppe
| 2ter Teil vom MoReq2 Element-Name
| Quelle des Namens
|
Identity
| system_identifier
| MoReq2
|
Description
| abstract
| ISO 23081
|
author
| MoReq2
|
classification
| ISO 23081
|
copy_recipient
| MoReq2
|
counter_signature
| MoReq2
|
date
| MoReq2
|
external_identifier
| MoReq2
|
place
| ISO 23081
|
recipient
| MoReq2
|
record_type
| MoReq2
|
sender
| MoReq2
|
title
| ISO 23081
|
Event plan
| abstract
| MoReq2
|
agent
| ISO 23081
|
date
| ISO 23081
|
event_description
| ISO 23081
|
event_trigger
| ISO 23081
|
period
| MoReq2
|
reminder
| MoReq2
|
status
| MoReq2
|
volume
| MoReq2
|
Event history
| abstract
| MoReq2
|
date
| ISO 23081
|
disposal_hold
| MoReq2
|
transfer_or_destroy
| ISO 23081
|
transferred_to
| MoReq2
|
Use
| administrator
| MoReq2
|
inactive
| MoReq2
|
language
| ISO 23081
|
status
| MoReq2
|
technical_environment
| ISO 23081
|
Relation
| agent
| MoReq2
|
applies_to_agent
| MoReq2
|
applies_to_class
| MoReq2
|
cross_referenced_to
| MoReq2
|
disposal_hold
| MoReq2
|
entity_agent
| MoReq2
|
has_redaction
| MoReq2
|
has_role
| MoReq2
|
has_user
| MoReq2
|
is_child_of
| MoReq2
|
is_member_of
| MoReq2
|
is_redaction_of
| MoReq2
|
is_parent_of
| MoReq2
|
previous_fully_qualified
_classification_code
| MoReq2
|
r&d_schedule
| MoReq2
|
(SMe)
| | |
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| PROJECT CONSULT Kommentar:
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Mit der Übernahme des ISO 23081 Metadatenkonzeptes in MoReq2 haben sich beide Standards gegenseitig gestärkt. Allerdings ist dabei ein Konvolut an Entitäten, Relationen und Attributen herausgekommen, das sehr groß ist. MoReq2 besitzt 158 Metadatenelemente, die sich zu dem auf mehrere Entitäten beziehen können, so dass das Gesamtmodell aus 345 Einzelelementen besteht. Viele Anwender werden sich hier fragen, macht das Sinn, wozu die Vielzahl der Attribute. Hintergrund ist, dass die Größe des Modells sicherstellt, dass man von einer Umgebung in eine andere verlustfrei migrieren können soll. Man benötigt nicht alle Elemente aus dem Gesamtbestand von ISO 23081 bzw. MoReq2. Einen anderen Ansatz verfolgt derzeit eine Arbeitsgruppe bei iECM. Dort soll so etwas wie eine Mindestmenge von Attributen, im PROJECT CONSULT Slang der „Grundindex“ oder der „Basisindex“, für ECM-Produkte geschaffen werden. Und natürlich gibt es zahlreiche weitere Metadaten-Standards, von Dublin Core über METS bis DRIVER. Entscheidend werden die Regeln des Mappings von einem Standard auf einen anderen sowie die Regeln für die konsistente und integre Ergänzung von Attributen in solchen Standards sein. Einen Vorteil hat der Anwender – er braucht nicht seine eigenen Attribute und Modelle erfinden, sondern pickt sich ein geeignetes heraus und „strippt“ dieses für den Einsatz in der eigenen Lösung ab. Da Anbieter solche Standards mit vordefinierten Datenmodellen unterstützen (werden) ist beiden Seiten gedient – Anwendern wie Anbietern. (Kff)
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