Hamburg - Im Laufe des letzten Jahres führte die AIIM ( http://www.aiim.org ) eine Reihe von Umfragen durch. Über die Einzelergebnisse haben wir bereits berichtet (siehe Newsletter 20040121Newsletter 20040121). Nun haben wir die Ergebnisse aus allen Umfragen zusammengefasst. Die Umfragen wurden unter 1842 End-Usern von Document-Related-Technologies (DRT) durchgeführt, u.a. während der AIIM Content Management Seminarreihe, AIIM Information Management Expo und DMS. Studienumfang
Die sechs Studien wurden im Abstand von ca. 7 Monaten durchgeführt. Die Fragen waren bis auf geringe nationale Spezifika immer die gleichen. Jedoch ist nicht davon auszugehen, das die Perzeption der Begriffe in allen Ländern gleich waren. Die Antworten sind daher nur eingeschränkt vergleichbar.
Quelle: AIIM International
An der Branchenverteilung lässt sich gut ablesen, welche „Branche“ noch Nachholbedarf bei ECM-Technologien hat
Quelle: AIIM InternationalAuch die Angaben zur Unternehmensgröße zeigen ein vollständiges Spektrum von Mittelständler bis zum Großunternehmen, so dass die Daten durchaus als repräsentativ betrachtet werden können. AIIM ATM-Mitglieder haben übrigens die Möglichkeit, die Daten auswertbar vom Verband zur Verfügung gestellt zu bekommen, um eigene Sichten nach Branchen, Technologien oder anderen Fragestellungen zu generieren.
Quelle: AIIM International
Wichtigste Ergebnisse auf einen Blick
In diesem ersten Teil werden wir uns mit den folgenden Ländern beschäftigen: USA, Deutschland und Großbritannien. Im zweiten Teil im nächsten Newsletter geht es um Brasilien, Kanada und Irland sowie einen zusammenfassen Überblick.
Die folgende Übersicht zeigt die in allen fünf Studien meistgenannten, und von den Anwendern als notwendig erachteten drei ECM-Technologien
| | | | |
| USA
| Großbritannien
| Deutschland
|
1
| RM/Archivierung
| Dokumenten-kontrolle
| Technische Dokumenten-kontrolle
|
2
| Dokumenten-kontrolle
| RM/Archivierung
| Dokumenten-kontrolle
|
3
| Capture
| Capture
| E-Mail Management
|
Quelle: AIIM International
Hier zeigt sich, dass im englischsprachigen Raum das Thema Records Management wichtiger ist als z.B. in Deutschland, wo 1993 sich ein Schwerpunkt zum Management von technischen Dokumenten herauskristallisiert hatte. Das Thema Dokumentenkontrolle ist jedoch in allen drei Ländern einer der wichtigsten Faktoren für die Investition in ECM, obwohl hier festzustellen ist, dass unter Dokumentenkontrolle sehr unterschiedliche Themen verstanden werden. In den USA ist hier sicherlich Compliance subsummiert, wohingegen in Europa eher traditionelle DMS- und WCM-Funktionalität kombiniert mit Workflow gemeint ist. Die Übersicht zeigt aber auch, dass sich die Haupttrends in den drei Gebieten kaum noch unterschieden.
Rankings der einzelnen Projektschwerpunkte nach Land (Auswahl aus 22 Bereichen)
In dieser Tabelle sind 22 abgefragte Bereiche und ihre Bedeutung in dem jeweiligen Land mit ihrem Prozentwert aufgelistet (je höher der Wert, desdo wichtiger das Thema). So findet sich beispielsweise in Deutschland das Management technischer Dokumente (zufällig?) auf Platz eins, in den anderen beiden Ländern scheinen die Nutzer diesen Aspekt für eher weniger wichtig zu halten.
| | | | |
Anwendungsgebiet
| USA
| GB
| D
|
Buchführung
| 14
| 16
| 10
|
Rechnungswesen
| 15
| 20
| 16
|
Business Continuity, Risk
| 12
| 11
| 18
|
Case Management
| 17
| 15
| 19
|
Schadensbearbeitung
| 18
| 22
| 22
|
Collaborative commerce
| 22
| 18
| 20
|
Kundenservice
| 11
| 6
| 15
|
Dokumentenkontrolle
| 2
| 1
| 2
|
eGovernment
| 13
| 8
| 13
|
e-Mail-Archivierung
| 6
| 7
| 3
|
Enterprise Recource Planing
| 20
| 21
| 11
|
Formularbearbeitung
| 10
| 9
| 5
|
Human Recource Management
| 16
| 14
| 12
|
Information Capture
| 3
| 3
| 4
|
Knowledge Management
| 4
| 4
| 8
|
Prozessautomatisierung
| 8
| 10
| 6
|
Records Management / Archivierung
| 1
| 2
| 7
|
Compliance
| 9
| 13
| 17
|
Supply Chain Management
| 21
| 19
| 21
|
Technisches Dokumenten-Management
| 7
| 12
| 1
|
Dialogverarbeitung
| 19
| 17
| 14
|
Web Publishing
| 5
| 5
| 9
|
Quelle: AIIM International
Wichtigste Gründe für Investition in ECM
Entsprechend dem Investitionsfokus unterschieden die AIIM-Studien drei verschiedene Gruppen von Anwendern: Anwender, die mit dem Ziel Kosteneinsparung investieren, solche die eher versuchen Geschäfts- und regulative Risiken zu vermeiden, und jene Anwender, die in ECM mit dem Fokus Kundenserviceverbesserung oder Customer Relationship investieren.
| | | | |
| „Cost-Driven“-Users
| „Risk-Driven“-Users
| „Customer-Driven“-Users
|
Schlag-worte
| Effizienz-steigerung, Kosten-reduzierung
| Compliance, Riskmanage-ment
| Kunden-service, Wettbewerbs-vorteil
|
USA
| 50%
| 21%
| 29%
|
D
| 76%
| 5%
| 15%
|
GB
| 56%
| 17%
| 27%
|
Quelle: AIIM International
In allen drei Ländern ist der Kostenfaktor ein entscheidender Investitionsgrund in ECM-Technologien. Hierbei ist aber zu berücksichtigen, dass in Deutschland die Kosteneinsparung als Argument überwiegt, wohingegen in den USA und in England der Trend bereits in Richtung Effizienzsteigerung läuft.
| | |
Wichtigster Grund für ECM Technologien
| %
|
Effizienzsteigerung
| 32
|
Kostenreduzierung
| 17
|
Besserer Kundenservice
| 16
|
Compliance
| 11
|
Höhere Profite
| 7
|
Schnellere Reaktion
| 7
|
Wettbewerbsvorteile
| 6
|
Risk Management
| 4
|
Quelle: AIIM International
Größte Herausforderung
Eine Frage zielte auf die besonderen Probleme, die Anwender heute mit der Einführung von Enterprise Content Management haben. Das Ergebnis zeigt den immer noch großen vorhanden Bedarf an qualifizierter Beratung und Unterstützung der Projektteams des Anwenders. Die Erkenntnis, dass die Anwenderakzeptanz einer wichtigsten Erfolgsfaktoren ist, setzt sich immer mehr durch. Die angegebenen 9% sind in jüngeren Studien und besonders bei Anwendern, die zum wiederholten Male ECM-Lösungen implementieren, deutlich gestiegen.
| | |
Was ist der schwierigste Aspekt von Enterprise Content Management im Unternehmen?
| %
|
Verständnis, Spezifizierung der Bedürfnisse
| 30
|
Planung, Change Management
| 20
|
Rechtfertigung der Investition gegenüber der Geschäftsführung
| 19
|
Zustimmung der Mitarbeiter
| 9
|
Migration, Datenkontrolle, Klassifikation
| 9
|
Produktauswahl, Suppliers
| 6
|
Sonstiges
| 5
|
Quelle: AIIM International
Geplante Investitionssummen
In den untersuchten Ländern, vor allem in den USA, liegt die Höhe der Auftragssumme häufig unter $100.000, wobei in Großbritannien (21%) und in Deutschland (18%) deutlich mehr Projekte ein Volumen von über $1.000.000 aufweisen als in den USA, wo nur 11% aller Projekte diese Summe überschreiten.
Quelle: AIIM International
Besonders in den USA ist zur Zeit ein Trend zu „Quick-&-Dirty“ E-Mail-Archivlösungen zu beobachten, der das Thema Compliance adressiert. Reine schwach strukturierte und unabhängige E-Mail-Archive sind jedoch eine Fehlentwicklung, da die Informationen in ihren Sachzusammenhang gehören, also in Kunden-, Vorgangs- oder Produktakten zusammengeführt werden sollten,
Quelle: AIIM International
Die Zahlen für Deutschland und England zeigen, dass es hier keine großen Unterschiede mehr gibt.
Quelle: AIIM International
Projektschwerpunkte
Die nachfolgenden Grafiken zeigen die zehn wichtigsten Projektschwerpunkte in den USA, Großbritannien und Deutschland. Erstaunlich ist, dass sich in den USA rund 20% aller Projektschwerpunkte mit dem Thema Compliance auseinandersetzen, während dies in Deutschland und auch in Großbritannien keine Rolle zu spielen scheint. Das Thema eGovernment taucht hingegen als eigener Schwerpunkt nur in Großbritannien auf. Deutschland liegt hier noch deutlich zurück, was sich auch in anderen Umfragen immer wiederabzeichnet.
Quelle: AIIM International
Quelle: AIIM International
Quelle: AIIM International
Benötigte Technologien für zentrale Projekte
Bei den Technologien spielt natürlich die verwendete Begrifflichkeit eine wichtige Rolle. Während man in Deutschland von elektronischer Archivierung, einer Kombination von Datenbank, Anwendung und Speichersystem spricht, ist in den englischsprachigen Ländern eine deutliche Trennung zwischen Records Management als Archiverwaltungskomponente und separat betrachteten Speichersystemen zu beobachten. Dies zeigt sich auch in dem neuen Trend ILM Information Lifecycle Management, der die Archivierungsthematik „von unten“ aufrollt,. Jedoch (noch) nicht mit dem Thema Records Management assoziiert wird.
Quelle: AIIM International
Quelle: AIIM International
Quelle: AIIM International
Gründe für Investition in ECM Technologien
In allen drei Ländern sind die Gründe für den Einsatz von ECM-Technologien die Hoffnung der Unternehmen auf einen höheren Gewinn und eine bessere Performance.
Quelle: AIIM International
Quelle: AIIM International
Quelle: AIIM International
Wichtigste Hindernisse für den Einsatz von ECM
Das größte Problem für eine erfolgreiche Implementierung einer ECM-Lösung stellt nach wie vor das fehlende Verständnis und vielmehr die unzureichende Spezifikation der Bedürfnisse seitens der potentiellen Anwender dar. Diese wissen häufig nicht, was für Möglichkeiten eine ECM-Lösung bietet und welche Vorteile sie aus dieser Lösung ziehen könnten. Die Umfrage in den drei Ländern bestätigt dies.
Quelle: AIIM International
Quelle: AIIM International
Quelle: AIIM International
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