20020828 \  Gastbeiträge \  NomAD
NomAD
Die Basis für integriertes Wissensmanagement in der Sparkassen-Finanzgruppe
Gastbeitrag von Michael Daubner 
Referat Informations- / Dokumentenmanageme
nt 
Deutscher Sparkassen- und Giroverband e.V., Be
rlin 
Michael.Daubner@DSGV.de 
1. Einleitung
Eine rechtlich dezentral strukturierte und auch bewusst dezentral operierende Gruppe der Kreditwirtschaft wie es die Sparkassen-Finanzgruppe ist, die dennoch sehr ähnliche Vertriebs- und Entscheidungsformen aufweist, bedingt aus sich heraus ein hohes Maß an gut abgestimmten kommunikativen Prozessen.
Mit dem Aufbrechen der traditionellen  Kommunikationswege durch moderne Techniken wie z.B. Internet / Intranet, die Konzentration auf Kernkompetenzen verbunden mit realisierten Sourcingstrategien in Form von Verbandsrechenzentren, Zahlungsverkehrs- und Consulting Gesellschaften, Servicezentren, Kreditfabriken u.v.a.m., haben sich Anforderungen ergeben, dass wegen des dezentralisierten Aufbaus eine medienbruchfreie Kommunikation in einer standardisierten Gesamtstruktur über alle Ebenen sichergestellt sein muss.
Die Grundlage hierfür ist NomAD, die Nomenklatur der Sparkassen-Finanzgruppe. NomAD steht als Abkürzung für „Nomenklatur -Administration und -Distribution“.
Die Sparkassen Finanzgruppe will mit diesem Instrument die Voraussetzungen schaffen, die verschiedenen eingesetzten Systeme - ob web, ob Host, ob PC etc. -  verknüpfbar zu machen. So können die einzelnen Institute den Markt kooperativ bearbeiten, ohne Teil eines  Konzern sein zu wollen und zu können. Sie kann sich dadurch in die Lage versetzen, ihrem Charakter entsprechend, die dezentralen Stärken zu fördern und gleichzeitig das komplexe zentrale Wissen zu nutzen.
 
2. Nomenklatur in der Sparkassen-Finanzgruppe
Für eine problemlose fachliche Kommunikation, sowohl im eigenen Institut als auch im Rahmen der Zusammenarbeit mit Verbundpartnern sind eindeutige Fachbegriffe erforderlich.
Heute werden mehr als zwei Drittel aller Dokumente elektronisch erstellt. Ein Großteil dieser elektronischen Dokumente wird per E-Mail oder Fax transportiert, verteilt und anschließend elektronisch abgelegt. Die Ablage muss strukturiert und nach einheitlichen und eindeutigen Regeln erfolgen, um Informationsobjekte kontrolliert zu sichern und wieder verfügbar machen zu können. Die Nomenklatur dient als Begriffs- und Themensammlung der Identifikation von Informationsobjekten. Jeder Begriff der Nomenklatur ist nach einem einheitlichen Muster aufgebaut und über Beziehungen in sein begriffliches Umfeld eingebettet.
Unter anderem ist dies für die Archivierung von zentraler Bedeutung, da erst die Nomenklatur die Grundlage für einen dauerhaft nutzbaren und einheitlichen Wortschatz bzw. Sprachgebrauch in der gesamten Sparkassen-Finanzgruppe bildet.
Die Nomenklatur bietet die Möglichkeit, Informationsobjekte mit Schlagworten zu versehen, so dass sie später schnell und eindeutig identifiziert werden können. Um eine Recherche bei der großen Menge von Informationsobjekten zu verbessern, ist die Nomenklatur in zwei Teile - die Informationsobjekt-Klassen und die Schlagworte - untergliedert. Jedes Informationsobjekt wird einer Informationsobjekt-Klasse zugewiesen und innerhalb dieser mit verschiedenen Schlagworten versehen. Somit stellt sich die Nomenklatur als fachsprachliche Basis hinsichtlich einer überregionalen Zusammenarbeit in der Sparkassen-Finanzgruppe dar.
Fasst man die Argumente für eine einheitliche Nomenklatur zusammen, so werden folgende Vorteile erkennbar:
   
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Einheitliche Fachsprache innerhalb der Institute, der Sparkassen-Finanzgruppe, den Verbundpartnern
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Reduzierter Indizier- und Rechercheaufwand durch Auswahllisten (geführte Verschlagwortung)
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Vermeidung von Eingabefehlern bei Indizierung und Recherche
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Basis für Wissensmanagement in der Sparkassen-Finanzgruppe
 ·
Zentrale Fachbegriffssammlung in der Sparkassen-Finanzgruppe (Schulungen, CD-ROM etc.)
 
3. Einsatzgebiete der Nomenklatur
Die Nomenklatur- und Informationsobjekt-Klassen-Kataloge finden in der Praxis Verwendung als
   
 ·
Instrument zur einheitlichen und damit eindeutigen Sprach- und Begriffsbenutzung innerhalb der Sparkassen-Finanzgruppe und zur Nutzung einer überregionalen, verbindlichen Fachbegriffssystematik (Thesaurus)
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Indizierungs-, Sortierungs- und Recherchekriterien für Ablage- und Archivsysteme
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Schlagwortkataloge für Office-Anwendungen
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Grundlage für die Anwendungsentwicklung in den Verbandsrechenzentren
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(u. a. auch Ergänzung zum SKO-Datenmodell)
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Hilfsmittel zur schlagwortgerechten Serienfertigung von DSV-Vordrucken
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Hilfsmittel zur Verschlagwortung von Dokumenten im Rahmen der Verbundkommunikation
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Referenzierung auf das SKO-Datenmodell, den EHP, inDok, Archivsysteme nach SIZ-Empfehlung, BPR (Business Process Reengineering etc.
 
4. Aufbau und Inhalte der Nomenklatur
Die Inhalte der zentralen Nomenklatur enthalten folgende Attribute:
   
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Identifikationscode (Nomenklatur-ID = NKID)
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Benennung (= Bezeichnung für einen Begriff)
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gültige Definition
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Quellenangabe zur Definition
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Referenzen zu den Quellsystematiken: Einheitsplan, inDok, SKO-Datenmodell etc.
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Beziehungen zwischen den Benennungen
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Zuordnung zu einer Fachbegriffssystematik
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Verwaltungsinformationen (Autor, Erstellungsdatum, Änderungsdatum).
4.1 Zusammenhang zwischen Begriff und Benennung in der Nomenklatur
Nach DIN 2342 (Teil 1): „Begriffe der Terminologielehre - Grundbegriffe“ (vom Oktober 1992)  ist die Nomenklatur eine systematisch geordnete Menge von Begriffen und ihren eindeutigen Benennungen. Analog zu der allgemeinen Definition ist die Nomenklatur eine Fachbegriffssystematik für die gesamte Sparkassen-Finanzgruppe.
In der Nomenklatur wird also zwischen Begriff und Benennung unterschieden. Begriffe sind durch Abstraktion gewonnene Vorstellungen der wesentlichen Merkmale von Gegenständen. Man kann sie auch als Gedankeninhalte bezeichnen. Eine Benennung (oder auch der Name) ist das sprachliche Mittel, um diesen Begriff in der zwischenmenschlichen sowie technischen Kommunikation mitzuteilen. Die Benennungen für einen Begriff können jedoch vielfältig und daher uneinheitlich sein - in jedem Fall ändern sie sich mit der Sprache (die englische Benennung für Konto heißt beispielsweise „account“). Innerhalb einer Sprache können  Begriffsbenennungen, bedingt durch die jeweiligen Kommunikationspartner und deren Hintergrundwissen, unterschiedlich sein (Zession ist z. B. ein Synonym von Abtretung, jedoch nicht  die Vorzugsbenennung). Damit es hier nicht zu Verwirrungen kommt, wird in der Fachsprache aus den Synonymen für einen Begriff die am zutreffendsten erscheinende Benennung ausgewählt und dem Begriff als eindeutige Vorzugsbenennung zugeordnet. Diese findet schließlich ihre Aufnahme in der zentralen Nomenklatur.
Eine der notwendigen und sehr wichtigen Basisarbeiten für die Nomenklatur ist das Herstellen der Beziehungen zwischen den Begriffen. Jeder Begriff steht auch immer in Beziehung zu anderen Begriffen – er ist quasi in ein weitverzweigtes begriffliches Umfeld eingebettet.
4.2 Beziehungstypen
Die Begriffe der Nomenklatur wurden darauf geprüft, ob es zwischen ihnen eine Beziehung gibt, die einem der folgenden Beziehungstypen entspricht:
   
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Abstraktionsbeziehung (generische Relation, Ober- / Unterbegriff)
Eine Abstraktionsbeziehung ist eine hierarchische Relation zwischen zwei Begriffen, die vorliegt, wenn der untergeordnete Begriff (Unterbegriff) alle Merkmale des übergeordneten Begriffs (Oberbegriff) und zusätzlich mindestens ein weiteres Merkmal besitzt. Alle Oberbegriffe zu einem Begriff werden mit dem Kürzel OBA (Oberbegriff, abstrakter), alle Unterbegriffe mit dem Kürzel UBA (Unterbegriff, abstrakter) aufgeführt.
   
 ·
Bestandsbeziehung (partitive Relation, „ist Teil von“)
Die Bestandsbeziehung ist ebenfalls eine hierarchische Relation zwischen zwei Begriffen, die dann vorliegt, wenn der übergeordnete Begriff einem Ganzen entspricht und der untergeordnete Begriff einen Teil des Ganzen repräsentiert. Das Ganze zu einem Begriff wird mit dem Kürzel OBP (Oberbegriff, partitiver), die Teile eines Begriffs mit dem Kürzel UBP (Unterbegriff, partitiver) gekennzeichnet.
   
 ·
Synonyme
Synonyme sind Benennungen, die den gleichen Begriff beschreiben. Die für den Begriff bevorzugte Benennungen wird zusätzlich gekennzeichnet. Die Vorzugsbenennung verweist mit dem Kürzel BF (Benutze für) auf alle synonymen Benennungen für den Begriff. Alle anderen Benennungen verweisen mit dem Kürzel BS (Benutze Synonym) auf die Vorzugsbenennung.
   
 ·
Zugehörigkeitsbeziehung („hat“, „gehört zu“)
Die Zugehörigkeitsbeziehung ist prinzipiell auch eine hierarchische Relation, weil es sich um eine gerichtete Relation handelt. Sie drückt aus, dass der Unterbegriff zu einem Oberbegriff gehört, ohne aber die Bedingungen für die Abstraktions- oder Bestandsbeziehung zu erfüllen, es handelt sich eher um eine Art enge Verwandtschaftsbeziehung. Der Oberbegriff, wird mit dem Kürzel OBZ (Oberbegriff, zugehöriger), der zugehörige Unterbegriff mit dem Kürzel UBZ (Unterbegriff, zugehöriger) eingeleitet.
   
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Funktionale Abhängigkeit (sachverwandte Begriffe)
Die Beziehung für funktionale Abhängigkeit beschreibt den Zusammenhang zwischen zwei Begriffen innerhalb einer bestimmten Funktionalität oder einer bestimmten Thematik. Sie kann als eine schwächere Variante der Zugehörigkeitsbeziehung betrachtet werden. Die Relation wird mit dem Kürzel OBF (Oberbegriff, funktionaler) für den Oberbegriff und UBF (Unterbegriff, funktionaler) für den Unterbegriff gekennzeichnet.
4.3. Die Nomenklatur unterliegt nachfolgenden Grundregeln:
   
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Benennungen werden nach einheitlichen Strukturmerkmalen (Nominativ, Singular etc.) und einmalig vergeben.
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Benennungen sind unabhängig von ihrer technischen Verwendung in Systemen.
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Eine Nomenklatur-Identifikationsnummer (NKID) referenziert die Benennung und ist in ihrer Verwendung einmalig. Eine einmal katalogisierte Benennung wird nebst ihrer NKID niemals gelöscht, allenfalls für ungültig erklärt. Damit wird die dauerhafte Verwertbarkeit von Dokumenten sichergestellt.
 
5. Administration und Distribution der Nomenklatur (NomAD)
5.1 Zentrales Kompetenzcenter Nomenklatur (KC NomAD)
Die Administration und Distribution der Nomenklatur ist einem Zentralen Kompetenzcenter übertragen. Seine Aufgabe ist es, die kontinuierliche Weiterentwicklung und Qualitätssicherung sowie den Vertrieb der Nomenklatur sicherzustellen.
Das zentrale Kompetenzcenter erfüllt u. a. folgende Anforderungen:
   
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Es ist Ansprechpartner für die Nomenklatur und Informationsobjekt-Klassen.
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Es koordiniert die Durchführung von Abstimmungsprozessen mit den Regionalverbänden und Verbandsrechenzentren (u. a. bei der Einführung von Anwendungssoftware-Produkten).
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Es betreibt die zentrale Vermarktung der Nomenklatur.
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Es stellt eine permanente Verfügbarkeit der Nomenklatur sicher.
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Es verantwortet die zentrale Pflege und Aktualisierung der zur Verfügung gestellten Software.
5.2 Gremium zur Qualitätssicherung (QS-Team NomAD)
Zur Qualitätssicherung der Arbeitsergebnisse des Zentralen Kompetenzcenters wird ihm ein Gremium zur Qualitätssicherung (QS-Team NomAD) beigeordnet. Diesem QS-Gremium gehören Vertreter aus allen Instituten der Sparkassen-Finanzgruppe an.
Die Mitglieder des QS-Teams sind gleichzeitig Mentoren und Ansprechpartner in der Region. Sie nehmen folgende Aufgaben wahr:
   
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Sammlung und Bearbeitung neuer Schlagworte bzw. Informationsobjekt-Klassen
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Beantragung neuer Schlagworte bzw. Informationsobjekt-Klassen im zentralen Kompetenzcenter
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Mitwirkung am Genehmigungsverfahren für neue Nomenklatureinträge
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Enge Zusammenarbeit mit dem jeweils zuständigen Verbandsrechenzentrum
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Verantwortung für die regionale Anpassung des zentralen Kataloges.
Die einzelnen Regionen stellen in das zentrale Kommunikationswerkzeug ihre Anträge für neue Benennungen, Informationsobjekt-Klassen, Definitionen u. a. m. zum Zweck der Aufnahme in den zentralen Nomenklaturkatalog ein. Im zentralen Kompetenzcenter werden die Anträge gesichtet, fachlich vervollständigt und für die Qualitätssicherung durch das QS-Team aufbereitet.
Das QS-Team bestimmt durch Mehrheitsbeschluss, ob die Anträge in den zentralen Bestand der Nomenklatur als Standard für die Sparkassen-Finanzgruppe aufgenommen werden. Periodisch, mindestens aber einmal im Quartal, wird allen Anwendern ein vollständiges Update der qualitätsgesicherten Nomenklatur zur Verfügung gestellt.
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