Seit 1.1.2002 ist die GDPdU umzusetzen. Man sollte meinen, dass sich inzwischen Klarheit in der Auslegung und in der Umsetzung der GDPdU ergeben haben müsste. Sichtet man jedoch Artikel, Stellungnahme und Portale, so bekommt man den Eindruck, dass viele immer noch nicht wissen, worum es eigentlich geht. Da erscheinen Argumentationen, die praktisch nur eine Form von Systemen und Speichern zulassen wollen ( http://gdpdu.gdambh.com ). Hersteller legen die GDPdU nach Belieben aus und versprechen GDPdU-konforme Lösungen oder gar GDPdU-zertifizierte Systeme, beispielsweise Opti.list von der HSP Handels-Software-Partner ( http://www.onlinewerbung.de ) oder Easy Software ( http://www.easy.de ). Zahlreichreiche Portale widmen sich inzwischen dem Thema ( http://aufbewahrungspflicht.de; http://www.gdpdu.net; http://www.gdpdu-portal.com; http://www.gdpdu.com; http://www.elektronische-steuerpruefung.de ). Foren wie http://www.it-forum.org dokumentieren die widersprüchlichen Ansätze und die heiße Diskussion. Mitarbeiter der Finanzverwaltung geben Interpretationen der GDPdU heraus ( http://www.project-consult.com ), der IDW FAIT legt aus Sicht der Wirtschaftsprüfer aus ( http://www.idw.de ) ... die Liste inkompatibler Informationen ließe sich beliebig verlängern. Bei den Anwendern ist die Unsicherheit längst nicht überwunden. Dies zeigt auch der anhaltende Andrang auf Seminare und Informationsveranstaltungen zum Thema. Dennoch, der Botschaften sind viele – und viele unterschiedliche. Die Funktionalität von IDEA macht eigentlich jedem klar, wozu dieses Tool benutzt werden kann. Es geht um Datenauswertung und Daten aus dem Umfeld kaufmännischer Software. IDEA verarbeitet eine Vielzahl von Eingangsformate. Strittig ist weiterhin, auf welche Daten die Steuerprüfer außerhalb des buchhalterischen Umfeldes zugreifen wollen und dürfen. Hinzu kommen Fragen, ob auch z.B. E-Mails unter das Zugriffsrecht fallen (unter bestimmten Bedingungen - ja). Was aber deutlich gemacht werden muss, auch wenn jedes steuerpflichtige Unternehmen durch die GDPdU betroffen ist, bei kleinen und mittelständischen Unternehmen reicht es im Regelfall, die kaufmännischen Systeme über den Aufbewahrungszeitraum verfügbar zu halten und zu prüfen, ob die eingesetzte Software in der Lage ist, Dateien für die Auswertung mit IDEA auszugeben. Bei SAP-Anwendern geht es inzwischen mehr um die Einrichtung spezieller Berechtigungs-profile für den Zugriff. Formate wie AIS sind in IDEA einlesbar und auch DART ist eine Alternative. Bleiben die Unwägbarkeiten bei der elektronischen Archivierung und beim Dokumentenmanagement. Elektronische Archivsysteme sollen keine steuerrelevanten Daten auswerten, sie sollen diese in einem von IDEA-verarbeitbaren Format bereitstellen können. Dies ist eine andere Anforderung als die häufig postulierte Forderung, mit einem Archivsystem auch Auswertungen machen zu können. Archivsysteme stellen datenbankgestützt Wissen bereit, steuerrelevante Daten in Dateien oder Listen sind nur ein Typ von Informationen, die verwaltet und bewahrt werden. Dennoch kommt kein Unternehmen umhin, sich mit der Thematik elektronische Archivierung auseinander zu setzen. Müssen Daten aus den kaufmännischen Systemen ausgelagert und bereitgehalten werden, entstehen steuerrelevante Informationen nur noch digital wie z.B. im E-Commerce, werden Geschäfte über E-Mails abgewickelt – dann spätestens ist auch die elektronische Archivierung und der Zugriff der Steuerprüfer auf solche Dokumente und Daten ein Thema.
Eine offizielle Novellierung der GDPdU ist erforderlich!
Die Unsicherheiten müssen überwunden werden. Dies geht nicht durch Interpretationen, Vorträge, Checklisten und Artikel Dritter sondern das Finanzministerium ist gefordert, hier offiziell nachzulegen. Ein FaQ oder eine Checkliste auf einer Webseite sind hier nicht ausreichend, weil der Rechtscharakter solcher Dokumente nicht geklärt ist. Nur eine offizielle Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt schafft hier Handlungssicherheit. Eine Novellierung der GDPdU ist erforderlich, in der klar zwischen Daten und Dokumenten unterschieden wird, in der Auswertbarkeit definiert wird, zwischen direktem Zugriff auf Daten in einer Datei und dem indirekten Zugriff auf ein Dokument unterschieden wird. Eine solche Novellierung muss Technologie—unabhängig sein, damit sie langfristig Bestand hat. (Kff)
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