20020521 \  Normen & Standards \  Ein Überblick zum Thema Archivierung in der Sparkassen-Finanzgruppe
Ein Überblick zum Thema Archivierung in der Sparkassen-Finanzgruppe
Hamburg - In der Sparkassen-Finanzgruppe wurde schon öfter das Thema Standardisierung erörtert. Das Ziel einer solchen Standardisierung ist, die Basistechnologie für die Sparkassenorganisation zu vereinheitlichen, um eine langfristige und sichere Bereitstellung aller Arten von Dokumenten zu gewährleisten. Allerdings existieren bereits heute viele unterschiedliche Lösungen in der Sparkassen-Finanzgruppe in den Bereichen Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung. (JU)
  
PROJECT CONSULT Kommentar:
Um bei dem Thema „Langzeitarchivierung“ einheitliche, kompatible Systeme zu gewährleisten, die auch die Zusammenführung von Lösungen und den Austausch von Dokumenten unterstützen, hatte das SIZ Informatikzentrum der Sparkassenorganisation ( http://www.siz.de ) 1994 begonnen eine Reihe von Standardisierungsinitiativen zum Thema elektronische Archivierung und Dokumenten-Management durchzuführen (zuletzt behandelt im Newsletter 20011002Newsletter 20011002). Das Ergebnis waren die Empfehlungen für Archivsysteme des SIZ. Diese Vorgaben sollen ein Höchstmaß an Sicherheit - für die archivierten Dokumente ebenso wie für die getätigten Investitionen bieten. Die Spezifikationen sind nicht öffentlich zugänglich und stehen nur den Instituten der Sparkassen-Finanzgruppe sowie einer Reihe ausgewählter Anbieter zur Verfügung. Sie beinhalten Vorgaben für eine zweischichtige Speicherarchitektur mit dynamischer Ablage und statischem Langzeitarchiv, einem strengen Dienstkonzept, bestimmte Datenbanken, Protokollierung und Transaktionssicherheit, einheitliche Speicherformate für Informationsobjekte, Verwaltung von Fachbegriffen und Profilen mit definierten Variablen sowie einen einheitlichen „Grundindex“ von Attributen und daraus abgeleiteten Verarbeitungsregeln für Dokumente. Die aktuell gültige Version „Grundindex 3.03“ war bereits Grundlage für eine große Anzahl von Projekten. Die überarbeitete Version „Struktur und Grundindex 4.0“, die im Jahr 2000 fertiggestellt wurde, integriert die Ergebnisse weiterer Projekte wie z.B. die Standardisierung von Informationsobjekt-Klassen und Vordrucken. Der Grundindex deckt damit inzwischen alle in der Sparkassen-Finanzgruppe vorkommenden speziellen Anforderungen, einschließlich der Archivierung von Webinhalten, Listen, Formularen etc. ab.
Lösungen nach den Vorgaben des SIZ wie das bekannte S-Archivsystem der IZB Soft im bayrischen Verbandsgebiet, sind bereits in vielen Instituten der Sparkassen-Finanzgruppe im Einsatz. Mit der Realisierung der ElSA-Lösung (das Wort ElSA ist das Akronym für Elektronisches Sparkassenarchiv und steht in keinem Zusammenhang mit der Fa. ELSA) für das baden-württembergische Verbandsgebiet wurde zum ersten Mal auch die Nomenklatur des DSGV Deutschen Sparkassen- und Giroverband ( http://www.dsgv.de ) in die Gesamtsystematik integriert. Die ElSA-Lösung unterstützt ebenfalls die Spezifikationen des DSV Deutscher Sparkassenverlag für die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Vordrucken, die inzwischen Bestand des Grundindex 4.0 sind. Aufgrund der Neuordnung der Rechenzentren, die zur Gründung der SI Sparkassen Informatik geführt haben, wurde  ElSA bisher nur vereinzelt eingesetzt. Zu den aufgezählten Lösungen speziell für Sparkassen gesellt sich die EBK-Lösung (Akroynm für Elektronische Bürokommunikation und Knowledge Management) beim DSGV, die übrigens die Vorgaben nach SIZ Grundindex 4.0 abdeckt. Der DSGV hat peinlichst genau auf die Einhaltung der SIZ-Vorgaben geachtet und ist die bisher einzige Lösung, die alle Spezifikationen erfüllt. Bisher haben sich jedoch keine anderen Verbände oder Institute entschlossen, diese Lösung ebenfalls einzuführen, was  mit dem Niedergang des Anbieters CEYONIQ zusammenhängt.
Eine Reihe von Herstellern werben mit dem Begriff „SIZ.-Konformität“, der in dieser Form jedoch nicht existent ist. Es geht um die mehr oder weniger nachweisliche Erfüllung der Vorgaben des SIZ, die zur Zeit keinem offiziellen Zertifizierungsverfahren unterliegen. Als Vergleichsreferenzinstallation wird derzeit die beim zentralen Verband der Sparkassen-Finanzgruppe, dem DSGV, installierte EBK-Lösung betrachtet. Das SIZ hat lediglich 1997 eine Reihe von Anbieterprodukten überprüft, ob diese in der Lage sind, die Spezifikationen zu erfüllen. Zu den untersuchten Produkten gehörten IBM, Sidoc, Dr. Materna, CE und FileNet. Andere Produkte wie Asimus, BetaSystems oder SER wurden unabhängig vom SIZ von einzelnen Rechenzentren ebenfalls nach den gleichen Kriterien betrachtet. Die drei Produkte von CE, FileNET und Sidoc  entsprachen damals weitgehend den Anforderungen des SIZ und wurden für die Sparkassen-Finanzgruppe ausgewählt. Auf Grund verschiedener Unstände war die Ceyoniq AG ( http://www.ceyoniq.de ) bisher der einzige Hersteller von den drei ausgewählten, der seine Lösungen in diesem Bereich nachhaltig etablieren konnte. Daher sind Ceyoniq Lösungen in der Sparkassen-Finanzgruppe relativ stark vertreten. Durch die Insolvenz von Ceyoniq sehen viele andere Hersteller nun ein wieder offenes Potential in der Sparkassen-Finanzgruppe und werben inzwischen sehr aktiv mit Schlagworten wie „SIZ-Konformität“. Betrachtet man diese  Werbeaussagen der Anbieter, unabhängig ob sie zu den ursprünglich „Erwählten“ gehören oder sich selbst als „SIZ-konform“ positionieren, so erweisen sich  die Werbeslogans häufig als nicht zutreffend. Selbst bei Lösungen, die von dem gleichen Hersteller installiert worden waren, wurden Inkompatibilitäten der einzelnen Lösungen und Mängel der Umsetzung der SIZ-Empfehlungen festgestellt.
Unabhängig vom SIZ gibt es in der Sparkassen-Finanzgruppe weitere Standardisierungsansätze. Der wichtigste ist die „dynamische Schnittstelle“ der ehemaligen BWS in Münster, einem Rechenzentrum, das heute ebenfalls zur SI Sparkassen Informatik gehört. Diese Schnittstelle sorgt dafür, dass das Kundeninformationssystem und die zentralen operativen Systeme im Rechenzentrum das führende System sind und bei den Instituten im Prinzip nur die Dokumentenhaltung lokal erfolgt. Dies ist nur eine der Implementierungsvarianten, wie sie bereits in den Projektergebnissen des SIZ 1995 beschrieben sind. Für diese Schnittstelle wurden eine Reihe anderer Anbieter zertifiziert. Eine führende Rolle konnte hier die mbg ( http://www.mbg-online.de ) zusammen mit IBM ( http://www.ibm.com ) erringen. Die dynamische Schnittstelle erlaubte im Prinzip auch die Kombination eines lokalen Archivsystems nach den Empfehlungen des SIZ mit der zentralen Indexverwaltung über die Schnittstelle auf dem Host des Rechenzentrums. Diese Schnittstelle mit der damit verbundenen Architektur wurde nunmehr auch in die neuformierte SI Sparkassen Informatik ( http://www.sparkassen-informatik.de ) eingebracht. Im theoretischen Portfolio der SI befinden sich damit die Lösungen mit der dynamischen Schnittstelle, das S-Archivsystem der ehemaligen SIS West und die ElSA-Lösung der ehemaligen SIBW. Die neu formierte SI betreut ca. 270 Institute der Sparkassen-Finanzgruppe und bereitet derzeit eine Empfehlung an ihre angeschlossenen Institute vor, welche Archivsysteme und Schnittstellen in Zukunft von der SI unterstützt werden. Die in den letzten Jahren durchgeführten mehrfachen, immer umfassender werdenden Zusammenschlüsse der Verbandsrechenzentren haben die Durchsetzung einheitlicher Systeme bisher nicht gefördert, sondern viele Projekte nur in eine „Warteschleife“ geschickt.
Durch die Größe der Sparkassen-Finanzgruppe ist es nicht verwunderlich, dass noch weitere (Standard-) Lösun-gen existieren. Für den norddeutschen Bereich ist    z. B. die dvg Datenverarbeitungsgesellschaft ( http://www.dvg.de ) in Hannover eine Schlüsselfigur. Sie betreut ca. 250 angeschlossene Institute. In mehreren Anläufen hat die dvg ihr zentrales Konzept für eArchiv entwickelt. An der letzten Version (nachdem bereits Projekte mit FileNET, Mummert&Partner und Arcis durchgeführt worden waren) ist nunmehr die Kleindienst AG ( http://www.kld.de ) beteiligt ( http://www.doq.de/texte/992.asp ). Die angeschlossenen Institute haben damit die Möglichkeit, ein „dvg-konformes“ Dokumenten-Management- und Archivsystem auch lokal einzuführen.
Sollte sich die dvg in Hannover für eine Fusion mit der SI in Frankfurt  entscheiden, gibt es damit nur noch ein dominantes Rechenzentrum, das dann in der Lage wäre, Standards für Archivsysteme auch effektiv durchzusetzen. Es wäre dann jedoch erneut eine Entscheidung für einen einheitlichen Standard erforderlich.
Landesbanken haben andere Anforderungen als Sparkassen-Institute. Daher lassen sich hier wiederum andere Lösungen finden. Einige Landesbanken wie die Bayerische LB ( http://www.blb.de/deutsch/515.htm ) haben sich an den Empfehlungen des SIZ orientiert, andere gehen vollständig eigene Wege. Dies gilt zum Teil auch für Groß-Sparkassen, die sich eigene Lösungen unabhängig von Empfehlungen und Angeboten der Rechenzentren erarbeitet haben.
Inzwischen haben sich ungeachtet von den Aktivitäten der Rechenzentren auch andere Anbieter mit Produkten in der Sparkassen-Finanzgruppe positioniert. Die Fa. Kleindienst ( http://www.kleindienst.de ) arbeitet eng mit dem DSV Deutscher Sparkassenverlag ( http://www.dsv-gruppe.de ) zusammen und war zum Beispiel in der Vergangenheit bei der Definition der Vorgaben für Informationsobjekt-Klassen und automatisch verarbeitbare Vordrucke beteiligt. Im Lösungsportfolio von Kleindienst befanden sich hierfür neben eigenen Komponenten die Produkte von FileNET und CEYONIQ, die sich beide auf die Empfehlungen des SIZ stützen konnten. Inzwischen ist Kleindienst jedoch eine neue Kooperation mit der Fa. Henrichsen eingegangen. Auf der aktuellen Webseite von Henrichsen ( http://www.henrichsen.de ) sind Meldungen bzgl. Ihrer neuesten „SIZ-konformen“ Lösung zu finden. Eine Abnahme, in der die Vorgaben des SIZ geprüft wurden, gibt es aber nach unserem Kenntnisstand noch nicht. Durch die Zusammenarbeit mit der dvg erhält diese Lösung jedoch ebenfalls ein erhebliches Gewicht, Andere Firmen arbeiten ebenfalls an der Umsetzung der bekannten Anforderungen, seien es nun die SIZ-Empfehlungen oder die SI-Schnittstelle. In einem aktuellen Projekt ist z. B. die Saperion AG ( http://www.saperion.de ) dabei die Vorgaben des SIZ im Kundenauftrag umzusetzen. Es ist eine Produktversion von Saperion geplant, die sowohl die Vorgaben des SIZ nach Grundindex 3.03 und Grundindex 4.0 als auch die dynamische Schnittstelle der SI beinhalten soll.
Trotz aller Standardisierungsbemühungen ist heute die Sparkassen-Finanzgruppe eine sehr inhomogene Landschaft. Die derzeitige Vielzahl von inkompatiblen Archivierungslösungen führte eher zu Verunsicherung der Sparkassen-Institute, da besonders bei der Langzeitachivierung Entscheidungen mit sehr langfristigen Auswirkungen involviert sind. Der Anspruch des SIZ aus dem Jahr 1994, eine einheitliche Archivsystem-Infrastruktur in der Sparkassen-Finanzgruppe zu ermöglichen, kommt so vielleicht unter anderen Vorzeichen erst durch die Fusion der Rechenzentren zum Erfolg.
Darüber hinaus darf man aber nicht vergessen, dass man beim Thema Archivierung nicht einfach eine „fertige Lösung“ installiert. Im gesamten DRT-Markt gibt es kaum identische Lösungen.. Die Anpassung eines Systems an die hausinternen Gegebenheiten und organisatorischen Vorgaben ist in jedem Fall immer erforderlich und sinnvoll. Der Aufwand für „Customizing“ sollte daher auch bei einer standardisierten Lösung nicht unterschätzt werden. Hier sind die unterschiedlichen Ansätze von Standardisierung zu berücksichtigen. Der DSGV standardisiert mit der Nomenklatur lediglich die Benennungen und Attribute für Schlagworte und Informationsobjekt-Klassen. Er zielt damit auf eine einheitliche Indizierungssystematik, Integration in Prozess- und Organisationslösungen und den Dokumentenaustausch im Verbund. Das SIZ hat sich auf die Architektur und Dokumentenstandards fokussiert, die als nachgeordnete Dienste jedweder Art von Anwendung zur Verfügung stehen sollen. Die Schaffung von Fachanwendungen auf Basis von Archivsystemen war nie Gegenstand der SIZ-Empfehlungen. Beim Angebot von Rechenzentren muss man unterscheiden ob es sich um ASP oder um verteilte Lösungen mit zentraler Indexkomponente handelt. Im ersteren Fall nutzen die Anwender eine zentrale Lösung nur über eine Leitung, im zweiten Fall werden lokale Systeme für die Dokumentenerfassung und –haltung mit einer zentralen Verwaltung einschließlich Berechtigungssystem, Einbindung in Anwendungen und zentralem Index kombiniert. Zentrale Rechenzentrumslösungen haben zumindest den Vorteil, das sich das Institut nicht um Datensicherung kümmern muss. Andererseits sind die Möglichkeiten der Anpassung und Nutzung der Archivinfrastruktur für andere Zwecke eingeschränkt.
Von den verschiedenen Ansätzen zur Standardisierung innerhalb der Sparkassen-Finanzgruppe wird ein wichtiges Kriterium immer noch vernachlässigt. Bereits in den Konzepten des SIZ wird das Thema Migrationsfähigkeit ausgiebig behandelt. Die aktuellen Ereignisse und Insolvenzen in den letzten Monaten lassen die Schlussfolgerung zu, dass die Hersteller von verschiedenen (Archiv-) Systemen durchaus vom Markt verschwinden können. So wird dieses weniger zum Ausnahmefall, sondern eher zum Regelfall. Um dann einen gewissen Investitionsschutz zu haben, ist es wichtig von vornherein eine Migration in der Konzeption noch vor der Implementierung einer Lösung zu berücksichtigen. Nur so kann gewährleistet werden, dass Dokumente über einen langen Zeitraum hinweg revisionssicher archiviert und jederzeit recherchiert werden können, unabhängig von der jeweils eingesetzten Software.
Die aktuelle Situation führt eindeutig zu Unsicherheit in der Sparkassen-Finanzgruppe und reflektiert damit auf den ganzen Markt. Diese Unsicherheit sorgt in den Instituten dafür, dass viele zwar gern ein Dokumenten-Management-System haben möchten, aber aufgrund der zu beobachtenden Entwicklungen keine Fehlinvestitionen tätigen möchten. Vielfach wird erst einmal abgewartet – aber worauf ? Ungeachtet von anstehenden Systementscheidungen sind die organisatorischen Voraussetzungen für den Einsatz dieser Technologien zu schaffen. Bereits heute ist es möglich, unter Einbeziehung der gültigen Vorgaben, Berücksichtigung von Erfahrungswerten und einer durchgängigen Konzeption sich für ein Dokumentenmanagement- und Archivsystem zu entscheiden. (JU)
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