Von Stefan Meinhold, Senior Berater bei PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH, Email: Stefan.meinhold@project-consult.com Viele Unternehmen beschäftigen sich zur Zeit mit den Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Office Sharepoint 2007, kurz MOSS 2007. Ein Drittel der Unternehmen erwägen laut Doculabs den Einsatz des MOSS 2007, obwohl sie ihn nicht als Wettbewerbsprodukt zu klassischen ECM- Produkten sehen. Fast die Hälfte halten trotzdem die Funktionalitäten für ausreichend.
Die neue Version der Dokumenten-, Content- und Portal-Management-Software aus dem Hause Microsoft hat im Vergleich zur Vorgänger-Version erhebliche Fortschritte gemacht. Auffällig ist dabei, dass eine Neupositionierung innerhalb der Office Suite erfolgt ist, und konsequenterweise auch das Wort „Portal“ in der Produktbezeichnung entfallen ist. Der Schwerpunkt des Sharepoint liegt zwar immer noch beim Zusammenführen von verschiedenen Informationsquellen, jedoch wurde die ECM-, Such- und Collaboration-Funktionalität gestärkt. Microsoft assoziiert den MOSS 2007 nun mit den Begriffen Zusammenarbeit, Contentmanagement, Geschäftsprozessteuerung oder allgemeiner formuliert mit der Verwaltung von wichtigen Unternehmensinformationen. Damit schwimmt Microsoft auf der sich verstärkenden „Compliance“- Welle und drängt sich in das Terrain der klassischen ECM – Anbieter. Was die Software wirklich im ECM Umfeld an Funktionalität bietet ist viel diskutiert worden und mittlerweile in der weit verbreiteten Ansicht gemündet, dass es sich um eine Collaboration- Software mit grundlegender Dokumentenmanagement- und Such-Funktionalität handelt. Die Positionierung von Microsoft als zentrale integrierte IT- Plattform für Intranet, Extranet-, und Internetanwendungen wird von manchem ECM – Anbieter aber auch IT- Verantwortlichen differenzierter beurteilt.
Es stellt sich die Frage, wie viel ECM brauche ich neben dem MOSS 2007 oder wie viel MOSS 2007 kann mein ECM unterstützen?
Daher hat PROJECT CONSULT im Sommer 2007 eine Marktuntersuchung durchgeführt, um die Koexistenz der klassischen ECM Produkte und des MOSS 2007 zu untersuchen und gleichzeitig die strategische Ausrichtung der Hersteller zu analysieren.
Die erste Frage, die sich dabei stellt, orientiert sich an der Einordnung des MOSS 2007 in die ECM- Welt. Um zu klären, wie viel ECM im MOSS 2007 steckt hat PROJECT CONSULT die Bewertung der ECM- Funktionalität unter Zugrundelegung der AIIM- Definition durchgeführt . Um einen besseren Überblick zu ermöglichen, wurden die Einzelfragen auf der Basis von Funktionsgruppen aggregiert und grafisch aufbereitet.
Die Abdeckung der ECM-Komponenten nach der AIIM- Definition wird in der Grafik zusammenfassend von PROJECT CONSULT bewertet. Es zeigt sich in der grafischen Darstellung, dass die ECM Funktionalitäten einen Schwerpunkt im Bereich der Collaboration- Funktionen haben und einzelne andere Bereiche dahinter stark zurückfallen.
Abbildung 1 Bewertung der ECM-Funktionalität des MOSS 2007
Die Teamsites und Dokumentenarbeitsbereiche stellen neben der Office Client Integration und den Messaging Funktionen eine Fülle von Collaboration-Funktionalität innerhalb des MOSS 2007 dar. Die Dokumentenmanagement Funktionalität umfasst grundlegende Funktionen wie Versionsverwaltung, Check-in/Check-out Mechanismen und mit dem Inhaltstypen-Feature (ein Ansatz, der sich ähnlich wie die Nutzung von Dokumentenklassen im Dokumentenmanagement positioniert), die Möglichkeit zur Standardisierung von Metadaten, Dokumenttypen und Vorlagen. Es fehlen Funktionen wie die automatische oder manuelle Klassifizierung von Dokumente, virtuelle Sichten und Ordner. Es lassen sich sogar einfache Abstimmungsworkflows im Sharepoint abbilden, wobei die Grenzen bei der Umsetzung komplexerer Prozesse schnell erreicht sind und ein Ausweichen auf Tools wie die Windows Workflow Foundation notwendig wird. Im Recordsmanagement-Bereich bietet der Sharepoint nur eine sehr rudimentäre Verwaltung nach Aufbewahrungsfristen. Eine Preserve-Komponente mit Single-Instance-Archivierung, Rendition Management, Speichermanagement etc. fehlt komplett, genauso wie die Bereiche Capture und Deliver. Daher bietet es sich an, genau bei den klassischen ECM Herstellern zu untersuchen, ob sie diese Lücken füllen können.
Vorgehen
Die Untersuchung wurde unter Beteiligung der führenden Anbieter im deutschen Markt durchgeführt. Die verschiedenen Funktionsgruppen wurden anhand eines umfangreichen Fragenkataloges analysiert. Dabei stellt sich heraus, dass sich einige Produkte noch im Entwicklungsstadium befinden. Trotzdem konnten fast alle Anbieter Grundfunktionalitäten auf der DMSExpo zeigen, während andere Firmen ihre zum Teil sehr weit entwickelten Integrationen präsentierten. So wurden ECM Services mit Workflow- Funktionen, integrierten Administrationsfunktionen und virtuellen Aktenstrukturen bereits gezeigt.
Anbieter
Die Produkte der nachfolgenden Hersteller wurden in Bezug auf die Integrationen zum Archiv, zur Portalintegration, der Integration von Collaboration und weiteren Add-ons untersucht.
Die Ergebnisse der Untersuchung zur Portalintegration wurden bereits vorab veröffentlicht (erschienen im ECMguide-Magazin 02/07 und im DOKmagazin 3-07). Daher geht dieser Artikel schwerpunktmäßig auf die Archivthematik ein.
Archiv
Obwohl seit Mai 2007 eine DoD Zertifizierung für den Records Management Teil vorliegt, die Anfang 2008 als Add-on-Pack den Anwendern verfügbar gemacht werden wird, sind die Funktionalitäten des MOSS 2007 für den Bereich Records Management nicht mit den Systemen der klassischen ECM – Anbietern auf gleicher Höhe. Daher sehen die Anbieter hier eine gute Synergiemöglichkeit zwischen ihren klassischen Produkten und dem MOSS 2007.
Die Integrationsmöglichkeiten und die Überführung von Inhalten aus dem MOSS 2007 ins ECM sind dabei als eine der Schwerpunktfunktionalitäten zu sehen. Die Hersteller verfolgen dabei unterschiedliche Konzepte und unterstützten manuelle und regelbasierte Verfahren. Die Integrationen sind sehr unterschiedlich und so wird z.B. die Nutzung des Feature- Konzeptes von Microsoft nur von einem Teil der ECM Hersteller präferiert.
Auch Key- Funktionen des MOSS 2007, wie z.B. die Benachrichtigungsfunktionalität für archivierte Dokumente finden sich nur bei wenigen Herstellern. Auch die Durchgängigkeit der Versionierung für die Sharepoint- Dokumente ist noch nicht vollständig integriert. Trotz allem lässt sich aber feststellen, dass sich die Archivintegration für den MOSS 2007 bei allen Herstellern als der am weitesten entwickelte Baustein herauskristallisiert.
Die nachfolgende Grafik visualisiert die unterschiedlichen Integrationsstände der an der Untersuchung beteiligten Unternehmen.
Funktionen
Betrachtet man die Integration von ECM-Komponenten und Inhalten in das Sharepoint-Portal, lassen sich drei Hauptbereiche ausmachen, die für den Anwender von Interesse sind: Neben der Suche im Archiv und den Funktionen, die für Archivdokumente im Sharepoint zur Verfügung gestellt werden geht es um die Anzeige und Nutzung der ECM-Strukturen und Komponenten. Dabie verlangt der Anwender eine möglichst transparente Einbindung dieser Inhalte und Funktionen. Die Funktionsmatrix stellt die Abdeckung der Funktionsbereiche in den untersuchten Produkten dar, wie Sie aus den Antworten zusammengefasst werden konnten. „x“ steht für „Funktionalität vorhanden“, „o“ für „Funktionalität nicht vorhanden“, bei Leerstellen konnte keine Aussage gemacht werden.
Die obenstehende Tabelle soll einen detaillierteren Einblick in die Integrationsstände der Hersteller geben. Als einziges Common Feature ist hier das SSO auszumachen. Beim Vergleich der Archivfunktionen lässt sich erkennen, dass einige Hersteller die fehlende Funktion zur Anzeige von virtuellen Sichten im MOSS 2007 ergänzt haben und sich über die Integration eines ECM- Postkorbes auch Integrationen von Workflowfunktionalität durchführen lassen.
Office Integration
Bei der Analyse der Office Integration zeigte sich bei den Herstellern ein uneinheitliches Bild. Die Nutzung des Word/Excel- „öffnen“ Dialoges zum Zugriff auf die archivierten Dokumente ist bis jetzt nur von zwei Herstellern integriert.
Die Nutzung von „Check-In/Check-Out“ Funktionen und der Versionierung war ebenfalls noch nicht bei allen Herstellern zu finden. Dies ist umso erstaunlicher, da dies im Umfeld von Sharepoint immer als Key- Feature eingestuft wird. Auch die Sharepoint- Benachrichtigungen werden noch nicht in allen Connectoren unterstüzt.
Collaboration
Bei der Untersuchung zeigte sich, dass die ECM- Hersteller den Bereich Collaboration noch nicht ganz integriert haben. So ist die Archivierung von Collaboration- Inhalten aus Blogs und Wikis noch von keinem Hersteller realisiert worden. Dies ist etwas unverständlich. Obwohl der MOSS 2007 als Collaboration Plattform eingeordnet wird und auch die Nutzung verstärkt in diesem Bereich zu sehen ist, hinken die Funktionen bei den meisten Herstellern hinter der Funktionsfülle z.B. im Archiv hinterher. Bei einem Hersteller scheint diese Chance schon erkannt zu sein und die Erstellung kollaborativer Inhalte aus dem ECM- Client ist bereits vorbereitet.
Die nachfolgende Grafik visualisiert den Integrationsstand der beteiligten Hersteller.
Ausblick
Nach Einschätzung der ECM-Anbieter kann Microsoft mit dem MOSS 2007 keinen übergreifenden ECM-Ansatz darstellen. Sharepoint wird eher als Collaboration-Plattform gesehen, denn als Content Management System. Eine Positionierung als DMS wollte keiner der Anbieter erkennen.
In Ihren klassischen Bereichen wie COLD, Scanning, virtuelle Akte, Posteingang etc. sehen sich die Hersteller mit ihren Produkten gut gerüstet und als Ergänzung zu Sharepoint.
Ob man dies als Äußerung aus Überzeugung von der Leistungsfähigkeit des eigenen Produkts interpretiert oder als nüchterne Bestandsaufnahme sollte jeder Leser selbst entscheiden. Aber auch aus objektiver Perspektive lassen sich diese Thesen durchaus nachvollziehen.
Die ECM- Hersteller haben mit ihren Produkten die Chance, die schwarzen Flecken im MOSS 2007 zu besetzen. Die Funktionen, die im MOSS 2007 fehlen, zählen zu den Kernkompetenzen der ECM- Produkte.
Da der MOSS 2007 noch relativ neu ist, liegen noch keine umfangreichen Erfahrungen vor. Jetzt entscheiden die ersten Implementierungen und damit die Kunden über die weitere Ausrichtung der ECM-Connectoren zu Sharepoint und über die Koexistenz der ECM Produkte und Sharepoint. (StM/SR)
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