Gastbeitrag von Horst Rüdiger, Berater bei der IXOS Software AG, E-Mail: horst.ruediger@ixos.de Am 28. Oktober 2003 wurde auf der Grundlage des § 90 Abs. 3 der Abgabenordnung (BGBL I, S. 660) die neue Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung (GaufzV) veröffentlicht.
Die gesetzliche Regelung der Aufzeichnungspflichten soll der Finanzverwaltung eine leichtere Prüfung der Einkommensabgrenzung im Rahmen einer Außenprüfung ermöglichen. Die Neuregelung betrifft die Gewinnaufteilung zwischen inländischem Unternehmen und ausländischen Betriebsstätten, nicht jedoch reine Inlandsgeschäfte. Die danach steuerpflichtigen Sachverhalte müssen dem Grundsatz des Fremdvergleichs Stand halten. Dies ist ein Kriterium, ob die fragliche Gestaltung auch von zwei fremden und unabhängigen Unternehmungen in dieser Form so getroffen worden wäre. Die Überprüfbarkeit muss durch die Aufzeichnungen der Sachverhalte gegeben sein. Im Wesentlichen ändert sich:
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| | · | Dokumentationspflicht für innerbetriebliche Verrechnungspreise (seit 1.07.03) |
| | · | Drastische Sanktionen für nicht vorgelegte Dokumentationen (ab 01.01.04, §162 Abs. 3 und 4, AO) |
Wie betrifft das die DMS Branche?
Die elektronische Form der Aufzeichnungen wird ausdrücklich genannt (§2 Abs.1 der GAufzV) und wird auch meist verwendet werden.
Die datensichere bzw. revisionssichere Archivierung der Aufzeichnungen muss dann gewährleistet sein. Die digital erstellten Unterlagen müssen maschinell auswertbar bleiben und dürfen nicht verdichtet archiviert werden. Es gilt sicherzustellen, die damals gültige Version der Dokumentation mit dem damals relevanten Geschäftsprozess unverzüglich reproduzieren zu können, jedoch den Zugriff auf nicht steuerlich relevante Dokumente für die Prüfer zu verhindern. Die Trennung von steuerlich relevanten und nicht relevanten Daten bzw. Dokumenten obliegt dem Steuerpflichtigen.
Unzureichende Datenseparation bzw. unzureichend ausgestaltete Zugriffsrechte können zu massiven Schwierigkeiten führen. So laufen zur Zeit Arbeitsgerichts- Prozesse, in denen der Sachverhalt des Verstoßes gegen den Datenschutz verhandelt wird. Kritisch sind insbesondere E-Mails, hier klagen Angestellte, da der Betriebsprüfer ungefilterten Zugang zu alle E-Mails hatte. Das Separieren der relevanten Dokumente aus dem Mail Server ist eine Möglichkeit den Datenzugriff einzuschränken. Indexieren und Extrahieren von Mails und deren Anhängen aus der Groupware ist mittlerweile Standardfunktionalität der DMS Produkte.
Gruppenbildungen bei den Dokumentationen sind erlaubt und können die Ablage vereinfachen. Ebenso ist vielfach Mehrsprachigkeit gefordert. Laut GaufzV ist Deutsch Pflicht, jedoch entspricht dies nicht immer den unternehmensinternen Richtlinien.
Ein besonderer Zusammenhang besteht inhaltlich und organisatorisch mit den kürzlich eingeführten Grundsätzen zum Datenzugriff der Finanzverwaltung (GDPdU), denn auch bei den Verrechnungspreisen wird es darum gehen, neben den richtigen DMS Produkten, die Schnittstelle zwischen Finanz- und IT Abteilung kompetent zu besetzen. Der Bereich Services Germany der IXOS Software AG hat hier umfangreiche Erfahrungen und Unternehmungen erfolgreich bis zur digitalen Prüfung begleitet.
Prinzipiell besteht dringender Handlungsbedarf, da die neuen Aufzeichnungspflichten bereits rückwirkend gelten und es deshalb keine Zeit zu verlieren gilt.
Wer sich nicht jetzt mit den geeigneten Maßnahmen auf die Gesetzessituation einstellt, wird bei der Betriebsprüfung auf massive Probleme stoßen. Eine Verschärfung der Sanktionsmöglichkeiten der Finanzbehörden für einen Verstoß gegen die Richtlinien der GDPdU wird im Frühjahr 2004 erwartet. Die Prüfungszeiträume liegen meist zwischen 2 und 5 Jahren in der Vergangenheit. Wird gegen die Verordnungen verstoßen, sind neben den Sanktionen auch Projekte zur schnellen Erfüllung der Bestimmungen nötig. Teure und hoch priorisierte Projekte sind dann notwendig.
Know How in diesem weiten und auch mandantenspezifischen Bereich, integriert im Produkt und im Bereich Services, wird bei der Auswahl der DMS Produkte vom Erfolgsfaktor zum Standardfaktor.
Anmerkung der Redaktion: Dieses Thema wurde auch in den Newslettern 20030903 und 20030929 behandelt.
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