Berlin - Die „Fragen und Antworten zum Daten-zugriffsrecht der Finanzverwaltung“ des BMF, am 1. Juli 2002 erschienen und am 6. März 2003 erstmals ge-ändert, zuletzt aktualisiert am 1. Februar 2005, wurden am 15. Januar 2007 erneut aktualisiert. In Absatz 1 „Rechtliche Grundlagen des Datenzugriffs“ wurden folgende Fragen neu hinzugefügt:
Frage 5 „Darf der Prüfer sein Notebook mit den importierten Daten vom Prüfungsort entfernen?“;
Frage 7 „Gehören Kostenstellen zu den steuerlich relevanten Daten?“;
Frage 8 „Was versteht das Gesetz unter ,,mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Unterlagen’’?“;
Frage 9 „Besteht eine Verpflichtung, den Datenzugriff auf freiwillig geführte Aufzeichnungen zuzulassen?“;
Frage 11 „Sind Buchungstexte zur Erfüllung der Belegfunktion erforderlich?“;
Frage 12 „Ist der Zugriff des Prüfers auf das Intranet ausgeschlossen?“ und
Frage 13 „Besteht ein Anspruch auf den Zugriff parallel vorgehaltener Daten?“.
Frage 6 „Wie definiert die Finanzverwaltung „steuerlich relevante Daten“?“ wurde um den folgenden Absatz ergänzt: „Unberührt bleiben die bestehenden Regelungen zur Vorlage einer umfassenden Verfahrensdokumentation (§ 147 Abs. 1 AO, GoBS), wonach der Prüfer in der Lage sein muss, sich innerhalb angemessener Zeit einen vollständigen Systemüberblick zu verschaffen. Dazu gehört auch ein Überblick über die im DV-System insgesamt vorhanden Informationen (zum Beispiel Reports und Tabellen).“.
In Absatz 2 „Datenträgerüberlassung und Prüfsoftware der Finanzverwaltung“ wurde lediglich Frage 5. „Was geschieht nach Abschluss der Außenprüfung mit den Daten des Unternehmens bzw. von Steuerpflichtigen überlassenen Daten?“ hinzugefügt.
In Absatz 3 „Aufbewahrungs- und Archivierungsanforderungen“ wurden die Fragen 2, 8 und 12 geändert bzw. um Absätze erweitert. In Frage 2. „Besteht wegen des Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung eine Pflicht zur Digitalisierung eingehender Unterlagen (Eingangsrechnungen, Belege, Geschäftsbriefe etc.)?“ wurde der Satz (alt): „Werden diese Unterlagen aus betrieblichen Erfordernissen jedoch „GoBS konform“ digitalisiert, besteht hingegen ein Zugriffsrecht der Finanzverwaltung auf die digitalisierten Unterlagen.“, durch den Satz (neu): „Werden diese Unterlagen jedoch digitalisiert, besteht hingegen ein Zugriffsrecht der Finanzverwaltung auf die digitalisierten Unterlagen.“. Außerdem wurde die Frage noch um folgenden Absatz erweitert: „Zu den Anforderungen an eine elektronische Rechnung siehe BMF-Schreiben vom 29. Januar 2004 – IV B 7 S 7280 – 19/04 – (Bundessteuerblatt 2004 Teil I S. 258).“.
In Frage 8 „“ wurde im letzten Abschnitt der Text wie folgt geändert (alt): „Über den nach GoBS geforderten Index ist die maschinelle Auswertbarkeit – der wahlfreie Zugriff – auf die im Originalformat zu archivierende E-Mail auch in solchen Fällen sicherzustellen.“ und der neue Text lautet: „Über den nach GoBS geforderten Index ist der elektronische Zugriff auf die im Originalformat zu archivierende E-Mail auch in solchen Fällen sicherzustellen.“.
In Frage 12 „Wie ist die Nutzbarkeit der Auswertungsprogramme (Auswertungstools) des betrieblichen DV-Systems sicherzustellen?“ wurde der Text leicht geändert und erweitert. Der alte Text lautet: „Standardisierte Auswertungsprogramme (z.B. AIS), die zwar vorhanden (archiviert), aber nicht installiert sind, müssen für den Datenzugriff in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden.“ und in der aktualisierten Version lautet er: „Standardisierte Auswertungsprogramme (z.B. AIS), die zwar vorhanden (archiviert), aber nicht installiert sind, müssen für den Datenzugriff zur Verfügung gestellt werden. Dazu kann auch Standardsoftware, wie z.B. ein Tabellenkalkulationsprogramm gehören. Es ist nicht Voraussetzung, dass die Auswertungsprogramme durch den Steuerpflichtigen selbst genutzt werden.“. (CM)
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| PROJECT CONSULT Kommentar:
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Von vielen wurde immer wieder angemahnt, man müsse doch den Fragen-und-Antworten-Katalog aus dem Jahr 2003 einmal aktualisieren. Dabei wurde häufig übersehen, dass die Finanzverwaltung mit diesem Dokument ungewöhnliche und sehr anwenderfreundliche Wege beschritten hat – zu welchen anderen Gesetzen und Verordnungen gibt es denn sonst noch im Internet bereitgestellte Fragen-und-Antworten-Kataloge?! Im Regelfall muss man sich die Auslegungen aus Kommentaren und besonders aus Gerichtsurteilen zusammensuchen. Nun gut, man muss ja auch nicht anerkennen, dass es sich im Prinzip um ein Entgegenkommen der Finanzverwaltung handelt, die doch interpretationswürdige Finanz- und Juristensprache etwas zu erklären. Einige Ausführungen im neuen Fragen-und-Antworten-Katalog sind Konkretisierungen vorhandener Aussagen, einiges ist neu. Besonders interessant sind die expliziten Hinweise auf die Verfahrensdokumentation. Auch in Bezug auf den unveränderlichen Index aus den GoBS, mit dem die Dokumente und Daten wiedergefunden werden müssen, nimmt der Katalog Bezug. Die Ausführungen zu Kostenstellen, freiweillig geführten Aufzeichnungen und die freiwillige Digitalisierung bringen wenig Klarheit, zumal hier auch noch an den GoBS etwas getan werden müsste. Zumindest wird geklärt, wie man mit gescannten Dokumenten umgeht und was bei E-Mails zu tun ist. Gerade bei letzteren gilt die Vorhaltepflicht und die eindeutige Indizierung nach GoBS. Dies alles ist mit den Postkörben der E-Mail-Programme selbst nicht umzusetzen. Bei gescannten Dokumenten wird noch einmal klar gestellt, dass auf nur elektronisch vorhandene Dokumente mit steuerrelevantem Inhalt natürlich auch ein Zugriffsrecht der Finanzprüfer besteht. Interessant die Hinweise zur Datenträgerüberlassung: es wird verschlüsselt transportiert und nach der Verarbeitung auch in der Finanzverwaltung gelöscht, bzw. Datenträger werden vernichtet. Es gilt das Steuergeheimnis Dritten gegenüber. Buchungstexte wie auch Spaltenköpfe müssen hinreichend erklärt sein, damit eine Beurteilung und Prüfung möglich ist. Neben diesen eher Buchhaltungs-relevanten Ausführungen gibt es auch eindeutigere Vorgaben für redundante Datenhaltung und den Zugriff auf steuerrelevante Daten im oder über das Intranet. Bei letzterem eröffnen sich neue Fronten. Gleiches gilt auch für den Einsatz von Auswertungssoftware. Wenn Sie vorhanden ist muss sie auch installiert vorgehalten werden. Also doch besser kein eigenes IDEA anschaffen? Natürlich gilt diese Anforderung auch für andere Auswertungssoftware. Auf die jüngere Rechtssprachung, die den Umfang der GDPdU-Anwendung in einigen Teilbereichen einschränkt, geht der neue Fragen-und-Antworten-Katalog nicht ein. Vieles grundsätzlich Neues bringt er auch nicht. Die Umsetzung der GDPdU ist gesetzt und es geht nur noch um Detailfragen im Einzelprüfungsfall. Ob es noch einmal eine Aktualisierung des Kataloges gibt – oder gar eine überarbeitete Fassung der GDPdU selbst herausgegebne wird – kurzfristig eher nicht. (Kff)
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