Die Richtlinie 4500 des VDI Verein Deutscher Ingenieure (http://www.vdi.de/) enthält Empfehlungen für die Erstellung von Technischen Dokumentationen und ist keine Norm oder Vorschrift oder gar ein Gesetz, sondern es geht um eine Empfehlung nach dem aktuellen Stand der Technik. Sie richtet sich vor allem an Geschäftsleiter (Verantwortung und Haftung) und Führungskräfte (Auswahl Personal, Ressourcen) sowie selbstständige und angestellte Personen, die für die Erstellung der Technischen Dokumentation zu einem Produkt zuständig sind. Die Richtlinie gliedert sich in drei Blätter, die auf unterschiedliche Aspekte aus dem Bereich der Technischen Dokumentation eingehen: Blatt 1 „Technische Dokumentation - Begriffsdefinitionen und rechtliche Grundlagen“
Das erste Blatt enthält Hinweise zu Art, Inhalt und Ausführung der Technischen Dokumentation, die auf Grund von Rechtsnormen, technischen Regeln oder öffentlichen Forderungen notwendig sind. Es beschreibt die Unterschiede zwischen interner und externer Technischer Dokumentation inklusive der unterschiedlichen Anforderungen. Es wird weiterhin auf die Dokumentationspflichten eingegangen, die sich aus den rechtlichen Anforderungen, internationalen Richtlinien (z.B. CE-Kennzeichnung) oder Normen zur Produktsicherheit und Produktdokumentation ergeben. Ein Abschnitt über den Produktlebenszyklus mit Beschreibung der Dokumentationsphasen und Aktivitäten im Produktlebenszyklus ist ebenfalls enthalten.
Blatt 2 „Organisieren und Verwalten“
Blatt 2 enthält einen Abschnitt über die organisatorische Verantwortung. In diesem sind die organisatorischen Voraussetzungen, die Verantwortung der Geschäftsleitung sowie zentrale Organisationsaufgaben und die Integration in die Unternehmensorganisation beschrieben. Die organisatorischen Voraussetzungen werden noch in einem eigenen Abschnitt behandelt, der sich mit dem Prozessmanagement, der Qualifikation der Mitarbeiter sowie den Zielen und Nutzen eines Redaktionshandbuchs auseinandersetzt. Ein Abschnitt über Dokumentenmanagement beschäftigt sich mit den Grundlagen des Dokumentenmanagements, der Begriffsklärung, den Anforderungen an ein Dokumentenmanagement, der Sicherung und Archivierung und den internen und externen Schnittstellen
Blatt 3 „Technische Dokumentation - Erstellen und Verteilen von elektronischen Ersatzteilinformationen“
Ziel dieses Abschnittes ist es, eine branchenunabhängige Basis für den Austausch von elektronischen Ersatzteilkatalogen zu schaffen. Es werden die Bestandteile eines elektronischen Ersatzteilkataloges beschrieben und Checklisten für die Umsetzung eines elektronischen Ersatzteilkataloges geliefert. Blatt 3 enthält zudem Beschreibungen von Schnittstellen und Formaten für den Datenaustausch und einen Abschnitt über Beispiele aus der Praxis. (SMe)
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