von Renate Karl (renate.karl@dsk-beratung.de), Geschäftsführerin der DSK Beratungs-GmbH, und Dr. Ulrich Kampffmeyer (Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com), Geschäftsführer und Chefberater bei PROJECT CONSULT. Die erfolgreiche Planung, Auswahl und Einführung moderner BPM-Systeme wird im Wesentlichen von drei unterschiedlichen Ausgangssichten geprägt – der technologischen, der organisatorischen und der wirtschaftlichen. Aus technologischer Sicht ist bei der zum Einsatz kommenden Software ausschlaggebend, dass sie sich im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt und die Anforderungen des Unternehmens auch ohne aufwendige „projektspezifische Programmierung“ erfüllt. Aus organisatorischer Sicht gibt es einige elementaren Dinge, die über Projekterfolg oder Misserfolg entscheiden. Die wirtschaftliche Sicht eines BPM-Projektes – beispielsweise der viel bemühte ROI – hängt untrennbar von den ersten beiden Faktoren ab.
Die Leistungsunterschiede der Systeme unterschiedlicher Anbieter sind groß
Die von mir durchgeführten weltweiten Softwaretests, in den Labors der Hersteller zei-gen, welchen hohen Entwicklungsstand viele BPM- und Workflow-Systeme erreicht ha-ben, machen aber auch deutlich, welche Leistungsunterschiede es zwischen den ein-zelnen Systemen noch immer gibt. Diese Unterschiede zu erkennen, ist für den einzel-nen Entscheidungsträger äußerst schwierig, denn jeder Anbieter lobt sein Produkt und stellt natürlich nur die positiven Merkmale seiner Software in den Vordergrund. Aufklä-rung tut also Not, um den potentiellen Kunden die so dringend nötige Entscheidungs-sicherheit geben zu können.
Unterschiede zwischen BPM- und Workflow-Management-Systemen
Business Process Management (BPM) schließt den Lifecycle eines Geschäftsprozesses von der Analyse in die Simulation über die Laufzeitunterstützung bis hin zur Auswertung der workflowrelevanten Daten aus den AUDIT-Trails für die Prozessoptimierung. Hier schließt sich der Kreis, um eine nahtlose Dokumentationskette aller geschäftsprozessrelevanten Daten zu erhalten.
Workflow Management Systeme sollten aus drei Elementen bestehen, einem Designtool zur Darstellung des Ablaufmodells, der Workflow Engine zur Steuerung der Prozesse zur Laufzeit und einer Sammlung aller prozessrelevanten Daten in den AUDIT-Trails.
Business Process Management Systeme wurden darüber hinaus zum einen um die Elemente Modellentwurf zu Analysezwecken und zur Simulation und zum anderen um Reportingmechanismen zur Auswertung der AUDIT TRAILS erweitert, um mit der Rückführung der Ergebnisse in die Analyse zur Verbesserung der Modelle den Lifecycle zu schließen
Verschiedene Kategorien von Workflow-Management-Systemen
Primär sehen wir drei Hauptkategorien, in die sich BPM/Workflow Systeme untergliedern lassen:
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| | · | BPM – Business Process Management - Ziel ist es, den Lifecycle eines Geschäftsprozesses zu schließen, um eine nahtlose Dokumentationskette aller GP-relevanten Daten der unternehmensweiten Prozesse zu erhalten. |
| | · | In Suiten integrierte WF Systeme – Hier werden unter einer einheitlichen Oberfläche beispielsweise Kombinationen aus den folgenden Bereichen angeboten: DMS/Archiv, Knowledgemanagement, Recordsmanagement, Collaboration, Business Intelligence und Portaltechnologie |
| | · | Workflow integriert in ERP Systeme - Zur Steuerung aller kaufmännischen Prozesse sowie als Informationsträger zu anderen Systemen |
Unterschiedliche Ansätze
Wer sich mit dem Thema BPM und Workflow Management beschäftigt sollte zuerst seine eigenen Anforderungen genau kennen, bevor er sich auf die Suche nach einer geeigneten Software macht, denn nicht jedes Workflow oder BPM Tool leistet das gleiche.
Prozessorientierte Workflow Systeme, die einerseits in der Lage sind, stark strukturierte Prozesse zu automatisieren und die Benutzerinteraktion auf ein Minimum zu reduzieren, die aber andererseits auch einen hohen organisatorischen Aufwand in der Desingphase voraussetzen, weil jede mögliche Abweichung vom Standard vorgedacht und ausmodelliert werden muss.
Gibt es innerhalb der Arbeitsprozesse viele Ausnahmen von den Regeln, so sollte auf alle Fälle ein flexibles Tool in Betracht gezogen werden, das die Teilstrukturierung der Prozesse oder sogar Adhoc Bearbeitung einzelner Schritte unterstützt.
Als Gegenstück zum prozessorientierten Ansatz kennt der Markt aber auch noch die dokumentbasierten Workflow Management Systeme. Hier haben – und benötigen - die Prozesse eine enge Bindung an alle im Archiv vorhandenen Dokumente und Objekte.
Collaboration - Besonders in exponierten Projektgruppen und den damit verbundenen Positionen sind fest vorgegebene, in Richtlinien und Arbeitsanweisungen zementierte Abläufe nicht sonderlich gefragt. Bei der Erledigung planerischer Aufgaben verbirgt sich der eigentliche Informationsgehalt oft absolut unstrukturiert in einer Vielzahl von Stellungnahmen, Berichten, Vorschlägen, Entscheidungen und Statements, die wiederum eine fast gleiche Anzahl an Rückfragen und Ergänzungen produzieren. Das Herausfiltern der relevanten Information kostet wertvolle Arbeitszeit und hemmt die weitere Kreativität.
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