Von Andreas Reineke, Director Sales & Marketing bei der Document Dialog GmbH mit Sitz in Bielefeld. E-Mail: andreas.reineke@documentdialog.com. Andreas Reineke war bis zum Jahr 2001 Senior-Berater bei PROJECT CONSULT. Einführung
Das E-Mail hat sich in den letzten Jahren zu einem der führenden Kommunikationsmittel weltweit entwickelt. Doch der Euphorie folgte schon bald die Ernüchterung. Was noch vor einigen Jahren undenkbar war, gehört mittlerweile zum Alltag der elektronischen Post dazu. Die digitale Verschmutzung ist auf dem Vormarsch und scheint sich unaufhaltsam ihren Weg zu bahnen. Egal, ob es sich dabei um die zwar nervige und zeitraubende, aber vergleichsweise für den Computer harmlose Variante des Spam-E-Mails handelt, oder ob fingierte E-Mails gefährliche Viren und andere digitale Schädlinge verbreiten: Die E-Mail-Kommunikation steckt in einer ernsthaften Krise. Die Anzahl der Spam-E-Mails nimmt immer mehr zu. Auch die Intervalle, in denen Trojaner und Co. ihre Angriffe auf die globale Computergemeinde starten, scheinen immer kleiner zu werden. Falls diese Entwicklung sich in dieser Form und Intensität fortsetzt, wird der digitale E-Mail-Verkehr in naher Zukunft mit ähnlichen Problemen konfrontiert sein wie der Straßenverkehr bereits heute. Es drohen immer mehr Staus, Baustellen und gefährliche Situationen. Bei beiden Verkehrsmitteln wird der Ruf nach anderen Transportmöglichkeiten ständig lauter. Was für den Straßenverkehr der Umstieg auf Schiene und Wasserwege ist, findet sein digitales Äquivalent bei alternativen Kommunikationskanälen wie Handy und Computer. Als Beispiel sei an dieser Stelle das Konzept des TeamDrive genannt, welches einen kostenlosen Service zur automatischen Dateisynchronisation über PC, Notebook und Internet beinhaltet und dabei alle relevanten Sicherheitsmerkmale zum Schutz und zur sicheren Übertragung von Daten umfasst.
Gegenmaßnahmen
Jedoch ist die IT-Gemeinde nicht gewillt, dieser negativen Entwicklung tatenlos zuzusehen. So ist der jährlich stattfindende Anti-Spam-Kongress, veranstaltet von eco – Verband der deutschen Internetwirtschaft e.V., mittlerweile eine feste Größe. Diese Veranstaltung hat in der Öffentlichkeit bisher sehr viel Beachtung gefunden und das allgemeine Bewusstsein für die Problematik drastisch geschärft. Auch die Software Initiative Deutschland, kurz SID, hat sich diesem Thema vor kurzem angenommen, um im Expertenkreis mögliche Lösungsansätze zu erarbeiten. Die zwei genannten Aktivitäten sind natürlich nur beispielhaft für eine ganze Bewegung von kleinen und größeren Initiativen zu sehen, um der Lage Herr zu werden.
Eine wichtige Rolle beim Kampf gegen Spam und andere digitale Gegner spielen auch die Softwarehersteller. Diese waren natürlich in den letzten Jahren ebenfalls nicht untätig, wenn es darum geht, mit neuen Programmen den Schutz vor Datenmüll und Schädlingsbefall wirksam zu verbessern. Jedoch ergeben sich hierbei immer noch und wieder Risiken mit ernstzunehmenden Konsequenzen. Ein Unternehmen, das beispielsweise einen Spam-Filter aktiviert hat, kann sich noch immer nicht sicher sein, dass alle E-Mails, die dort landen sollten, dies auch tun. Der umgekehrte Fall ist schlimmer, da viele unbedenkliche und wichtige elektronische Nachrichten im Gegenzug wiederum im Spam-Papierkorb landen. Die aktuelle Situation zeigt, es gibt noch viel zu tun, will die permanent wachsende IT-Gemeinde auch zukünftig das E-Mail als effizient einsetzbares Kommunikationsmittel nutzen.
Aktuelle Studie „E-Mail-Systeme der Zukunft“
Aus diesem Grund hat der Systemintegrator Document Dialog eine bundesweite Studie in Auftrag gegeben, die die „E-Mail-Systeme der Zukunft“ näher beleuchtet. Im Rahmen dieser Untersuchung wurden die Meinungen von rund 100 Fach- und Führungskräften der deutschen Wirtschaft erfragt. Demnach sehen 94 Prozent der deutschen Unternehmen in einem effektiven Schutz vor Spam die wichtigste Anforderung an das E-Mail-System der Zukunft. Das Thema Sicherheit ist das zweite wichtige Kriterium. 82 Prozent der Befragten (Mehrfachnennungen waren möglich) schätzen diesen Punkt als sehr wichtig, weitere 15 Prozent als immerhin noch wichtig ein. Dies zeigt, dass Datensicherheit und Schutz vor unerwünschten Überraschungen wie Spam und Computerviren auch in Zukunft, und wohl in noch stärkerem Maße als bisher, die beherrschenden Inhalte bei der E-Mail-Thematik sein werden. Das ist ein deutliches Signal an die Software-Hersteller, sowohl den bisherigen Bedrohungen als auch darüber hinaus den neuen Herausforderungen, die uns zweifellos bevorstehen, mit innovativen Software-Lösungen zu begegnen.
Die Document-Dialog-Studie hat das Thema Sicherheit nochmals stärker unter die Lupe genommen: Der sichere Versand und Empfang von elektronischer Post steht bei 88 Prozent der deutschen Firmen im Mittelpunkt des Interesses. Hiervon zu unterscheiden ist der eigentliche Weg der E-Mail vom Absender bis zum Empfänger. Gut drei Viertel wollen hierbei sicherstellen, dass die verschickten Informationen auch unterwegs optimal geschützt werden. Laut Studie erwarten 71 Prozent der Fach- und Führungskräfte außerdem, dass sie zukünftig problemlos jedes E-Mail-System zum Empfang von Nachrichten verwenden können. Für den gleichen Prozentsatz ist es ebenfalls wichtig, dass sie keine zusätzliche Software als Empfänger installieren müssen. Etwas abgeschlagen ist mit 62 Prozent die Forderung nach einer Integration von E-Mails in DMS-Umgebungen.
E-Mail nimmt weiter an Bedeutung zu
Bei der Frage nach der weiteren Entwicklung des E-Mails in der täglichen Kommunikation waren sich die Topmanager einig: Glatte 100 Prozent gehen davon aus, dass der Anteil der elektronischen Post am Gesamtaufkommen verschickter Unterlagen auch zukünftig weiter ansteigen wird. Diese Prognose ist aus zweierlei Gründen von großer Bedeutung. Zum einen wird eine weitere Zunahme des E-Mail-Verkehrs vorausgesagt, obwohl die Bedrohungen für eine effiziente Kommunikation über diesen Kanal nicht weniger werden. Zum anderen darf keinesfalls außer Acht gelassen werden, welche herausragende Stellung die E-Mail als Kommunikationsmittel bereits in der heutigen Wirtschaftswelt einnimmt. So sieht knapp ein Drittel der befragten Topmanager den Anteil der per E-Mail verschickten Transaktionsdokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine bereits heute bei mehr als 50 Prozent des Gesamtaufkommens. Weitere 42 Prozent der Firmen schätzen den aktuellen Anteil immerhin schon auf 26 bis 50 Prozent. (ARE)
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