Sharepoint Portal Server (SPS) - Microsoft entdeckt den Portalmarkt
Gastbeitrag von Frank von Orlikowski, Geschäftsführer der Portal Systems SPS Solutions GmbH ( http://www.portalsystems.de ; Für evtl. Rückfragen E-Mail an: fvo@portalsystems.de ) Portal Systems war Projektpartner von PROJECT CONSULT in einem großen Kundenprojekt. Portal Systems gilt als ausgewiesener Spezialist für den Microsoft SPS. Portal Systems betreut die Rubrik „Sharepoint & Microsoft“ im Diskussionsforum auf http://www.it-forum.org. 1. Einführung
Als Microsoft im Jahre 2000 das Dokumenten-Management-System „Tahoe“ (erster Arbeitsname für den Sharepoint Portal Server (SPS)) auf den Markt gebracht hat, wusste eigentlich niemand so genau, was das System denn eigentlich leistet. Bis heute ist selbst vielen Insidern des DMS-Marktes unklar, wie sich der Sharepoint Portal Server (im weiteren SPS genannt) positioniert. Eines ist jedoch klar. Der SPS ist kein Dokumenten-Management-System.
Versuch einer Definition
Der Sharepoint Portal Server ist ein Portal Server mit DMS-Funktionen und einer hervorragenden Suchmaschine
Dieser Gastbeitrag wird versuchen, die genaue Positionierung von SPS im DRT-Markt zu beschreiben. Damit ist es jedoch nicht getan. Genau wie SAP hat auch Microsoft erkannt, dass jedes Unternehmen für sich zwar marktführende Lösungen und Produkte bereitstellt, aber die Welt sich weitaus vielfältiger darstellt. SAP mit mySAP Enterprise Portal und Microsoft mit Sharepoint Portal Server positionieren sich im Lösungsumfeld für unternehmensweite Portalanwendungen. Microsoft hat mit dem SPS einen deutlichen Vorteil gegenüber SAP. Microsoft bedient mit SPS einen Massenmarkt und hat damit besonders den Mittelstand auf seiner Seite, zumindest den Teil, der nicht strategisch auf Linux setzt. Zusätzlich wird dieser Gastbeitrag auf Integrationen des SPS mit bereits etablierten Lösungen des DRT-Marktes eingehen (Datensicherheit/Backup-Lösungen, Integration in Archiv- und Workflow-Systeme sowie Scan-Lösungen).
Technische Aspekte stellen jedoch nur die eine Seite einer SPS Einführung dar. Bei den ersten SPS-Einführungsprojekten hat sich herausgestellt, dass die Sharepoint Einführung genauso wie die Einführung von komplexen DMS-, Archiv- und Workflowlösungen eine Kompetenz in der Geschäftsprozessanalyse- und Gestaltung benötigt. Und genau hier benötigen SPS-Anwenderunternehmen professionelle Unterstützung.
Selbst bei einer Vergleichsweisen günstigen Technologie wie es der Sharepoint Portal Server darstellt, kommt ein Unternehmen, welches sich für SPS entschieden hat, nicht an einer kompetenten DMS-Beratung vorbei, will man SPS zum Unternehmensportal (Enterprise Portal) ausbauen und nicht als Spielwiese für die IT-Abteilung verkommen lassen. Dies ist sicher noch eine Überzeugungsaufgabe für die DMS-Berater, um Geschäftsführer und IT-Leiter von einer solchen professionellen Vorgehensweise zu überzeugen.
2. Basisfunktionen des Sharepoint Portal Servers
Der Microsoft Sharepoint Portal Server ist ein flexibles, unternehmensweites Portal, mit dem die Mitarbeiter eines Unternehmens auf einfache Art und Weise Informationen und Dokumente suchen, freigeben und veröffentlichen können. Sie können dabei auf bereits im Unternehmen vorhandene Informationen und Dokumente zugreifen oder neue Informationen und Dokumente weiteren Kollegen zugänglich machen. Aus Sicht eines Enterprise Portals können aber auch Kunden und Partner über einen Internet/Extranet-Zugang Zugriff auf die im Portal zur Verfügung gestellten Informationen und Dokumente erhalten.
Ein mit SPS erstelltes Portal bietet dem Benutzer drei wesentliche Bausteine/ Funktionalitäten
2.1. SPS-Portal-Login / Navigation / Zugriff auf Informationssysteme
Der Zugriff auf einen SPS-Portal-Arbeitsbereich findet über eine URL-Adresse statt. Ein SPS-Arbeitsbereich stellt Informationen, Dokumente und Services einem berechtigten Benutzerkreis zu Verfügung. Die Benutzer müssen explizit für den Zugriff auf das Portal freigeschaltet werden. Nach Aufruf der URL stellt SPS eine Browser-basierte Benutzeroberfläche zur Verfügung, über die zu den jeweiligen Portalinhalten navigiert werden kann. Hier kommt die Digital-Dashboard-Technologie von Microsoft zum Einsatz. Durch die Integration von externen Inhaltsquellen können z.b. andere Sharepoint Portal Server-Arbeitsbereiche, Intranet- oder Internetsites, Hierarchien der öffentlichen Ordner von Microsoft Exchange 2000 und Exchange Server 5.5, Datenbanken in Lotus Notes 4.6 und R5, lokale Dateisysteme und Netzwerkdateiserver in das Portal eingebunden werden. Über so genannte Webparts können bestimmte programmierbare Elemente, wie Suche, Nachrichten und Ankündigungen im Webportal ausgeblendet oder verschoben werden, so dass immer die notwendigen Elemente im Mittelpunkt des Portalbenutzers stehen. Diese Webparts lassen sich an die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen und verändern. Informationen und Dokumente können bestimmten Kategorien (kennt man bereits von MS-Exchange/Outlook) zugeordnet werden. Kategorien können im SPS hierarchisch aufgebaut werden.
Das SPS Portal lässt sich an das Corporate Identity anpassen und nach eigenen Wünschen gestalten. Standard-Webparts wie z.B. die integrierte Einbindung von Outlook-Postein- und Ausgang, Kalender, etc. machen SPS zum Portal für alle Informationen und Anwendungen des täglichen Gebrauchs. Durch Einbindung (evtl. auch Neu-Programmierung) von Webparts von Drittanbietern kann über das Portal Zugriff zu bereits im Unternehmen seit Jahren produktiv genutzten Informationssystemen geschaffen werden. Es existieren bereits Integrationen über Webparts zu Systemen wie SAP, Archiv- und Workflowsystemen, CAD-Systemen, Scan-Lösungen, u.v.a.).
2.2. DMS-Funktionen
Ein zweiter wesentlicher Baustein von SPS sind die DMS-Funktionalitäten. Aus DMS-Sicht bietet der SPS folgende Standardfunktionen an:
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| | · | Dokumentenverwaltung |
| | · | Versionsverwaltung |
| | · | Genehmigungs-Workflow |
| | · | Ein- und Auschecken |
| | · | Dokumentenprofile und Dokumentenveröffentlichung |
| | · | Abonnements |
Durch diese DMS-Standardfunktionen wird sichergestellt, dass der Portalbenutzer (Mitarbeiter, Kunde, Partner) immer über die aktuellsten Versionen der Dokumente verfügt. Die Dokumentenbearbeitung und -verwaltung (Ein- und Auschecken) ist voll in die Microsoft-Office-Suite integriert. Darüber hinaus bietet SPS die Möglichkeit einer hierarchischen Dokumentablage an. Diese Hierarchie wird zum einen im Bowser-basierten Portal abgebildet und zum anderen über den Windows-Explorer (über s.g. Web-Ordner) zur Verfügung gestellt. Über die Browser-basierte Portaloberfläche und den Windows-Explorer werden somit alle DMS-Funktionen zur Bearbeitung von Dokumenten zur Verfügung gestellt. Ein in SPS integrierter Genehmigungs-Workflow für neue Dokumentversionen unterstützt weiterhin das einfache (serielle und parallele) Freigeben von Dokumenten. Dabei kann an einem Ordner der hierarchischen Dokumentablage der Workflow-Prozess definiert werden. Der Freigabevorgang erfolgt durch einen SPS-Benutzer manuell über das SPS-Portal oder über Outlook.
Somit reduziert sich der Umstellungsprozess bei Einführung von SPS für die Mitarbeiter eines Unternehmens auf ein Minimum, da diese weiter in ihrer vertrauten Umgebung Dokumente bearbeiten können. Ein Highlight stellt bei den DMS-Funktionen das Abbonieren von Änderungen dar. Hierbei kann ein Benutzer die Änderung an einem Dokument, an dem Inhalt eines Ordners aus der hierarchischen Dokumentanlage, einer Kategorie und sogar die Änderung des Ergebnisses (Trefferliste) einer zuvor durchgeführten Suchanfrage abbonieren. Die Information einer Änderung kann auf dem Portal zur Verfügung gestellt werden oder auch per Email an den Benutzer gesandt werden.
2.3. Suchfunktionen
Der dritte Baustein von SPS ist die Suchfunktion über alle Informationen und Dokumente im Portal. Dies stellt aus Sicht eines SPS Benutzers die wohl wichtigste Funktion dar. Hierbei werden die verschiedenen Wissensquellen (Informationen und Dokumente sowie externe Inhaltsquellen) in einem Volltext-Index erfasst und für eine Volltextsuche zur Verfügung gestellt. Zusätzliche Möglichkeiten der Suche werden über die Attributsuche (Dokumentenprofile) sowie über die Navigation in der hierarchischen Dokumentanlage bereit gestellt. SPS unterstützt eine scharfe und unscharfe Suche. Es werden nur die Dokumente in der Trefferliste angezeigt, auf die der angemeldete Benutzer Zugriffsrechte besitzt. Darüber hinaus werden Mechanismen wie Worttrennung, Thesaurus und auch die Gewichtung der Trefferliste nach Rangfolge unterstützt.
Die Indizierung der Dokumente im SPS erfolgt über sog. IFilter (Index Filter). Wird ein Dokument in SPS eingecheckt oder werden externe Inhaltsquellen hinzugefügt, so erkennt der SPS Server automatisch den Dokumenttyp und startet den entsprechenden IFilter. Dieser sorgt dafür, dass der Dokumentinhalt extrahiert und in der Volltext-Datenbank indiziert wird.
3. Serverfunktionen
Der Sharepoint Portal Server 2001 (Stand 02.2003) liegt in der Version Service Pack SP2a vor und basiert auf der WebStorage-System-Datenbank von Microsoft. Der Server wird administriert über die Microsoft Management Console (MMC). Hier werden u.a. Arbeitsbereiche angelegt, Sicherheits-rollen, Timeout-Zeiten und Protokolleinstellungen festgelegt. Die Update-Zeiten für die Indexdaten-bank können hier ebenfalls eingestellt werden. Weiterhin können Proxy-Server-Einstellungen und Zugriffe auf Exchange und Lotus Notes administriert werden. SPS kann als Internet/Extranet-Portal betrieben werden. Um den Datenaustausch über das Internet/Extranet sicherer gestalten zu können, kann eine SSL-Verschlüsselung aktiviert werden.
SPS ist ein rein Server-basiertes System. Auf dem Server werden die oben beschriebenen IFilter installiert und registriert. Zur Zeit sind IFilter für DOC, XLS, XML, RTF, PDF, TIF, DWG, MP3, ZIP verfügbar. Weiterhin es möglich, für spezielle Datenformate eigene IFilter zu entwickeln.
Der Server stellt Dienste für die Dokumentenverwaltung, für die Suche und für die Indexierung zur Verfügung. Diese Dienste können auf einem Windows 2000 Advanced Server installiert werden. Es ist jedoch auch möglich, jeden dieser Dienste auf einen eigenen Server zu legen, um eine entsprechende Last- und Aufgabenverteilung zu gewährleisten.
Und damit kommt man auch automatisch zu einigen Schwächen des Sharepoint Portal Server 2001, Service Pack SP2a. Der SPS verfügt im Standard nicht über direkte Replikaktionsmechanismen und kann auch noch nicht in Cluster-Umgebungen eingesetzt werden. Weiterhin kann die SPS Datenbank nur mit sehr rudimentären Mitteln gesichert werden. Hier stellt Microsoft ein Backup-Skript zur Verfügung, welches die gesamte Datenbank auf eine Freigabe sichert um dann mit beliebigen Backup-Programmen gesichert zu werden. Die Cebit 2003 wird hier wohl auch nicht viel neues bringen, da Microsoft erst im Januar 2003 das Service Pack SP2a herausgebracht hat. Dieses neue Service Pack behebt ausschließlich Bugs aus dem SP1 und stellt keine wesentlichen neuen Features zur Verfügung. Hier werden die SPS Kunden auf die neue Vollversion bis mindestens Spät-Sommer 2003 warten müssen (à siehe „4. Neue Sharepoint Version).
Drittanbieter
Aber Microsoft wäre nicht Microsoft, wenn es nicht kompetente Drittanbieter geben würde, die sich die Schwächen von SPS zu nutze machen um hierfür professionelle Lösungen anbieten. Für die Datensicherung haben die Anbieter Doc Ave, Galaxy und Veritas Lösungen, die es erlauben, bis auf Dokumentebene Dokumente zu sichern und zurückzuladen. Für den Bereich Datenreplikaktion bietet EMC2 eine Lösung an, mit der man komplette Replikaktionen (Snapshots) von SPS Partitionen erzeugen kann.
Für den Bereich der revisionssicheren Archivierung haben Anbieter wie Ixos, Compaq, Asone und Portal Systems Anbindungen zu elektronischen Archivsystemen geschaffen, die es erlauben, Dokumente revisionssicher im Archivsystem zu speichern. Portal Systems bietet hier eine interessante Lösung an, die es erlaubt, das Archiv neben der vollen Integration ins SPS auch lediglich als Backup-System zu nutzen.
Scan-Lösungen von Ixos, HP, und Kofax runden das Lösungsspektrum ab. Auch im Umfeld Workflow gibt es erste Anbindungen. Die Unternehmen optimal Systemberatung und Génie Numérique bieten Workflow-Lösungen an, die direkt auf die SPS Datenbank aufsetzen.
Auch Microsoft selbst hat seinen im Jahr 2002 hinzugekauften Content Management Server nun mit dem „Integration Pack für Content Management Server und Sharepoint Portal Server“ mit SPS verbunden und bietet hier eine Server-Integration an. Damit erhalten Unternehmen eine durchgängige Integration von der Erstellung eines Dokumentes im Intranet mit SPS (Dokumenten-Lebenslauf: DMS-Funktionen, Versionen) hin zur Veröffentlichung über den Content Management Server. Für den praktischen Einsatz ist es hier ganz sicher anzuraten, erste Referenzprojekte abzuwarten.
4. Neue Sharepoint Portal Server Version
Für Mitte 2003 ist eine neue Generation des Sharepoint Portal Servers angekündigt. Diese neue Version wird auf Basis der Appliction-Server-Technologien des neuen Windows .NET Servers basieren. Microsoft hat hier bisher wenig durchblicken lassen. Es sollen aber folgende Neuerungen im Vordergrund stehen:
Durch Integration in die .NET Server Technologie werden Mechanismen für Clustering und Replikation sowie professionelle Backup-Möglichkeiten zur Verfügung stehen.
SPS (und auch die SPS Teamservices – hierauf wurde in diesem Artikel nicht näher eingegangen) bauen künftig auf dem .NET Framework auf. Hierdurch werden direkt die XML-Webservices unterstützt. Weiterhin sollen flexiblere Funktionen für die Zusammenarbeit in Teams zur Verfügung stehen.
Der Microsoft BizTalk Server soll mit dem SPS integriert werden. Hierdurch sollen die bereits in den Unternehmen produktiven Unternehmensanwendungen angebunden und mit dem SPS integriert werden können. Weiterhin sollen Single-Sign-On-Anmeldeverfahren und Funktionen zur Personalisierung bereit gestellt werden.
Ziel von Microsoft ist die nahtlose Integration in die .NET-Plattform.
5. Fazit
Unternehmen, die auf der Suche nach einem Portalsystem sind und bereits Microsoft Technologien im eigenen Hause einsetzen, erhalten mit dem Sharepoint Portal Server einen leicht zu integrierenden Portal Server mit integrierten DMS-Funktionen und einer ausgezeichneten Suchmaschine. Wie eingangs bereits erwähnt, sollte aber auch bei diesem System der Einführungsaufwand für die Fachprozesse nicht unterschätzt werden und wie bei anderen DMS-und Archivprojekten entsprechend projektiert werden. Schafft es Microsoft hier, den eigenen Ankündigungen auch ein stabiles Produkt folgen zu lassen, dann wird der Sharepoint Portal Server zu einem leistungsfähigen Enterprise Portal auch für große Unternehmen und damit ein ernstzunehmender Wettbewerber für SAP und andere große Portalanbieter. Ein weiterer großer Vorteil von Microsoft in diesem Kontext sind die in großer Anzahl vorhandenen Drittanbieter von speziellen Lösungen.
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