Die Einführung des elektronischen Aktenarchivs bei der LVA Rheinprovinz
Von Achim Nolte und Achim Pilatus, Leitung der Abteilung Versicherung, Rente und Rehabilitation bei der LVA Rheinprovinz. Abdruck aus den „Mitteilungen 7-8/2004“ mit freundlicher Genehmigung der Pressestelle der LVA Rheinprovinz Düsseldorf. Der Artikel beschreibt den Stand des Projektes im Herbst 2004.
Teil A
Der Weg vom Papier zur elektronischen Akte
1. Allgemeines
Im Teil A) wird die Entwicklung zu dem elektronischen Aktenarchiv von den ersten Überlegungen im Jahre 2001 zur bis zur Realisierung einer zukunftsfähi-gen Gestaltung des Archivs bei der LVA Rheinprovinz aus Sicht der zuständigen Abteilung Versicherung, Rente und Rehabilitation beschrieben. Das System be-findet sich hier in Düsseldorf seit dem 5. Januar 2004 im Praxisbetrieb. Nicht ausführlich erläutert werden in diesem Artikel die technischen Aspekte zur erforderli-chen Hard- und Softwarearchitektur und die zugehö-rigen Prozesse, soweit diese überwiegend zum Aufga-ben- bzw. Betreuungsbereich der Abt. Organisation und Informationsverarbeitung gehören.
Bei dem vorgestellten Projekt handelt es sich um das bisher größte Vorhaben zur elektronischen Speiche-rung von Dokumenten, das nach hiesiger Einschätzung in der Bundesrepublik Deutschland innerhalb einer so kurzen Zeitspanne umgesetzt werden wird. Im Bereich der Träger der gesetzlichen Rentenversicherung stellt es das erste umfassende Projekt dar, in dem unter Nutzung der qualifizierten digitalen Massensignatur anschließend von der Möglichkeit Gebrauch gemacht wird, die betreffenden Unterlagen nach der Überführung in das elektronische Archiv zu vernichten.
Das Projekt wurde von der Abteilung Organisation und Informationsverarbeitung sowie der Abteilung Ver-sicherung, Rente und Rehabilitation, der zuständigen Fachabteilung, die die Akten produziert und aufzubewahren hat, gemeinsam betreut.
Im Anschluss an die Darstellung der Ausgangsüber-legungen bei der LVA Rheinprovinz werden die Planungs-, Realisierungs- und Testphase dargestellt. Nachfolgend wird über die ersten Erfahrungen aus dem in-zwischen bereits mehrere Monate laufenden Gesamtprozess berichtet. Abschließend wird ein Ausblick auf die bereits absehbare künftige Entwicklung gegeben. Im Teil B) wird der bei der LVA Rheinprovinz ein-gesetzte Recherche-Client, d. h. die Software zum Zugriff auf die digitalen Akten für die Sachbearbeitung mit deren Funktionalitäten vorgestellt. Die Funktionalitä-ten des Recherche-Clients werden in den nächsten Mo-naten entsprechend den wachsenden Anforderungen noch erweitert werden.
2. Entwicklungen und Entscheidungen in den Jahren 2001 bis 2002
Zum besseren Verständnis werden nachfolgend die Ausgangsüberlegungen und maßgebliche Entscheidun-gen auf dem Weg zum elektronischen Aktenarchiv bei der LVA Rheinprovinz aufgezeigt.
2.1 Entscheidung über die Aufgabe des
Archivstandortes Ackerstraße
Die ersten konkreteren Überlegungen zu einer Ver-änderung bei der Archivierung der körperlichen Akten datieren aus dem Jahre 2001. Das für die Lagerung der Akten seit Jahrzehnten genutzte Gebäude am Standort Ackerstraße bereitete bereits in den vergangenen Jahren auf Grund der Bausubstanz insbesondere im Hinblick auf brandschutztechnische Aspekte immer wieder Schwierigkeiten. Das Gebäude war bereits Anfang der neunziger Jahre insgesamt als erheblich sanierungsbe-dürftig eingestuft worden. Aus diesen Gründen wurde entschieden, das Mietverhältnis nicht weiter fortzuset-zen und den Standort aufzugeben.
2.2 Alternativen für einen künftigen
Archivstandort
Da das Aktenarchiv auf Grund dieser Entscheidung nicht mehr auf Dauer am Standort Ackerstraße verblei-ben konnte, musste nach alternativen Unterbringungs-möglichkeiten für die große Menge an Akten und son-stigem Archivgut bzw. nach anderen Archivierungskonzepten gesucht werden. Für eine Entscheidung hierzu wurden auch Angaben zur Höhe der jeweiligen Kosten, die mit anderen denkbaren Lösungen verbunden wären, benötigt. In der Folge wurden daher die zur Disposition stehenden Lagermöglichkeiten für die körperlichen Ak-ten überprüft. Hierzu gehörten insbesondere:
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| | · | Anmietung eines Fremdobjektes in Raum Düsseldorf |
| | · | Anmietung eines Fremdobjektes außerhalb von Düsseldorf |
| | · | Neubau oder Kauf eines Objektes im Raum Düsseldorf |
| | · | Neubau oder Kauf eines Objektes außerhalb von Düsseldorf oder |
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| | · | Neu-/Um- und Erweitungsbau eines weiteren LVA-eigenen Gebäudes in Waldesheim. |
Im Rahmen der Überlegung ergab sich eine Vorent-scheidung zu Gunsten der Alternative am Standort Waldesheim, da es sich hier um ein eigenes Grundstück und Gebäude der LVA Rheinprovinz handelte in dem das Versicherungskartenarchiv untergebracht ist. Die-ses Gebäude wies außerdem eine vorhandene Infra-struktur auf (Parkplätze, nutzbare Erschließungs-flächen, Versorgungssysteme, Sozialfläche u. s. w). Die-se Alternative bot hierdurch erhebliche Kostenvorteile gegenüber allen anderen möglichen Lösungen.
2.3 Grundsatzentscheidung der Geschäftsführung
Am 12. Februar 2002 hatte die Geschäftsführung entschieden, dass jegliche bauliche Maßnahmen zu ver-meiden sind und bevorzugt Maßnahmen zur Verringe-rung/Vernichtung des Aktenbestandes untersucht wer-den sollen. Hierbei sollte der optischen Speicherung –nicht jedoch der Ausweitung der Mikroverfilmung - der Vorzug eingeräumt werden. Die Abteilung Organisati-on und Informationsverarbeitung wurde durch die Ge-schäftsführung beauftragt, hierzu eine Machbarkeits-studie anzufertigen.
Im Einzelnen wurden an die zuständigen Abteilun-gen folgende Aufträge erteilt:
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| | · | Die Abteilung Organisation und Informationsver-arbeitung prüft, wie eine elektronische Speiche-rung der Aktenbestände und der Zugriff durch die Sachbearbeitung erreicht werden könnte. |
| | · | Die Abteilung Verwaltung prüft, ob und unter wel-chen Bedingungen der Mietvertrag für das Gebäude Ackerstraße um ein weiteres Jahr verlängert werden kann. |
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| | · | Die Abteilung Versicherung, Rente und Rehabili-tation wurde beauftragt, die Menge der tatsächlich vorhandenen Akten festzustellen und zu prüfen, in welchem Umfang eine Vernichtung von vorhande-nem Aktengut rechtlich zulässig und möglich ist. Außerdem war festzustellen, wie hoch der körper-liche Aktenanteil und der jährliche Zuwachs für die Zukunft zu bemessen sind. |
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| | · | Das Referat Rechnungsprüfung hat zu klären, wel-che rechtlichen Rahmenbedingungen für die elek-tronische Speicherung des Aktenbestandes zu be-achten sind. |
Die vorgenannten Aufträge sollten umgehend einer Klärung zugeführt werden, da hiervon die weitere Vor-gehensweise abhing.
2.4 Vorlage der Machbarkeitsstudie
Die angeforderten Ergebnisse aus dem Auftrag der Geschäftsführung vom 12. Februar 2002 wurden in einer Machbarkeitsstudie zusammengefasst und im August 2002 vorgelegt. Anschließend wurden diese Er-gebnisse von der Geschäftsführung bewertet. Im Ergeb-nis kam die Studie zu dem Schluss, dass eine Digitali-sierung der körperlichen Akten im Laufe eines Jahres - bei Beachtung der rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen - grundsätzlich möglich und die Umsetzung wegen der Zukunftsorientierung des Sys-tems auch wünschenswert wäre. Eine umfassende Kos-ten/Nutzenanalyse war jedoch zu diesem frühen Zeit-punkt mangels vollständiger Kenntnis aller Einflus-sfaktoren nicht möglich. Hierauf Bezug nehmend wur-de von Seiten der Geschäftsführung entschieden, dass die Digitalisierung des gesamten Aktenbestandes anzu-streben ist. Auf Grund des Volumens der Maßnahme war eine europaweite Ausschreibung vorzunehmen. Wegen der hierfür notwendigen Spezialkenntnisse und besonderen Erfahrungen, wurde zur Unterstützung hieran ein externer Berater beteiligt.
3. Europaweites Ausschreibungsverfahren
Die Leistungen, die im Rahmen des Projektes von Seiten der Auftragnehmer zu erbringen waren, wurden europaweit ausgeschrieben. Diese Form der Ausschrei-bung war auf Grund des finanziellen Volumens vorge-schrieben. Die ca. 250 Seiten umfassende Ausschrei-bungsunterlage wurde innerhalb eines Zeitraumes von ca. 3 Monaten zwischen Mitte Januar 2003 und April 2003 erstellt. Die Ausschreibungsunterlagen beinhalte-ten eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen aus Sicht des Auftraggebers einschließlich eines um-fangreichen Kriterienkataloges, der Fragen zu allen Be-reichen des Projektes beinhaltete. Die Ausschreibung wurde in so genannte Lose (Teilausschreibungen) un-terteilt.
Die Vergabebekanntmachung erfolgte am 28. April 2004. Nach Ende der Angebotsfrist, die im Laufe des Verfahrens wegen der Komplexität der Ausschreibung um eine Woche auf den 4. Juli 2004 verlängert wurde, wurde die Angebotseröffnung am 7. Juli 2004 vorge-nommen.
3.1 Übergeordnete Anforderungen
Wesentliche Aspekte der Ausschreibung waren der zur Verfügung stehende Zeitrahmen, die Menge des zu bearbeitenden und zu speichernden Archivgutes und die systemseitige Gestaltung der Architektur. Gefordert wurde, dass der gesamte Aktenbestand der LVA Rhein-provinz (einschließlich des Aktenzuganges im Archiv des Jahres 2004) innerhalb eines Jahres in das digitale Archiv zu überführen ist. Hinsichtlich des Zugriffs soll-te eine mittlere Zugriffszeit von max. zwei Sekunden (Zeitraum zwischen der Anforderung der elektroni-schen Dokumente im Archiv bis zur Darstellung am Bildschirm) eingehalten werden. Entsprechend sollte das System eingerichtet werden.
Die für die Ausschreibung kalkulierte Aktenmenge betrug im Januar 2003 ca. 1,2 Mio. Akten zu durch-schnittlich 100 Blatt zuzüglich des jährlichen Neuein-ganges im Archiv, der für die Kalenderjahre 2003 und 2004 mit ca. 500.000 Akten zu durchschnittlich 24 Blatt kalkuliert wurde. Basierend auf dieser Grundmenge wurden die im elektronischen Archiv zu speichernden Seiten, den elektronischen Images, mit mindestens 126 Mio. Seiten und maximal 154 Mio. Seiten zu durch-schnittlich 50 KB Speicherbedarf kalkuliert. Bei der Be-rechnung der Imagemenge wurde davon ausgegangen, dass etwa 20 % aller Seiten auch eine Rückseite auf-weisen. Die Übergabe der erstellten Images hat - ent-sprechend der Forderung in der Ausschreibung - auf CD bzw. DVD zu erfolgen, wobei das Dateiformat auf PDF, das mittels Acrobat Reader angezeigt werden kann, festgelegt wurde.
Grund für die außerordentlich kurze Zeitspanne in-nerhalb der die o. g. Aktenmenge zu bearbeiten war, war das für Mitte 2005 geplante Ende des Mietvertrages für das Archivgebäude auf der Ackerstraße. Nach Ende des Projektes muss der LVA Rheinprovinz noch genü-gend Zeit für die ordnungsgemäße Übergabe des Miet-objektes einschließlich der vorher erforderlichen Ar-beiten (Abbau der Regelanlagen, geregelter Umzug des Personals u.s.w.) zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund wurde als Termin für das Projektende der 31. Dezember 2004 festgelegt.
Eine weitere zentrale Forderung bestand darin, dass die elektronische Speicherung der körperlichen Akten unter Verwendung der qualifizierten elektronischen Massensignatur nach dem Signaturgesetz vom 22. Mai 2001 (SigG) und den Vorschriften zu den §§ 110 a bis d Sozialgesetzbuch - Viertes Buch (SGB IV) zu erfol-gen hat, damit die Akten anschließend vernichtet wer-den können.
3.2 Leistungsumfang zum Los 1
der Ausschreibung
Das Los l beinhaltete in erster Linie die Lieferung und den Aufbau der gesamten Hardware im Re-chenzentrum der Hauptverwaltung der LVA Rheinpro-vinz. Außerdem gehört hierzu die Bereitstellung, die Implementierung und Anpassung der Software zum Betrieb des Gesamtsystems und zum Zugriff auf das künftige elektronische Archiv (vgl. hierzu auch Kap. 5.3).
3.3 Leistungsumfang zum Los 2
der Ausschreibung
Das Los 2 umfasst die Dienstleistung, die zur Digitalisierung der Akten durch fremdes Personal notwendig war. Hierzu gehörte das Abholen der Akten, deren Vorbereitung für das anschließende Scannen, das Scannen, das Brennen der Dokumente auf ein Übergabemedium, den Transport des Mediums zu LVA und die anschließende Vernichtung der Akten. Der gesamte Prozess ist unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften durchzuführen.
3.4 Ergebnisse der Ausschreibung
Nach Ablauf der Frist zur Abgabe der Bewerbungs-unterlagen lagen der LVA Rheinprovinz am 7. Juli 2003 zehn Angebote für das Los l und 20 Angebote für das Los 2 vor. Die Sichtung und Bewertung der umfangrei-chen Angebote erfolgte in der Zeit vom 10. Juli bis Mit-te August 2003 und wurde nach den beiden Losen ge-trennt vorgenommen. Für die Auswahl eines geeigneten Bewerbers für das Los l war die Abteilung Organisation und Informationsverarbeitung und für die Auswahl des Bewerbers für Los 2 war die Abteilung Versicherung, Rente und Rehabilitation federführend zuständig. Die Bewertung der Angebote erfolgte mittels eines vorher verbindlich festgelegten Punktesystems, dass sich auf die Merkmale Unternehmen, Referenzen und Projekt-qualität, Leistungen, Qualitätssicherung und die Kosten bezog. Hierbei die folgenden Kriterien berücksichtigt:
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| | · | Unternehmen |
| | · | Referenzen und Projektqualität |
| | · | Leistungen |
| | · | Qualitätssicherung |
Im Rahmen der Vorbereitungen zur Erstellung der Vorstandsvorlage zur Entscheidung über die Vergabe der Aufträge wurden im Rahmen der Bewertung für das Los 2 (Dienstleistung) außerdem drei Referenzbesuche bei den auf Grund der Auswertung der schriftlichen Unterlagen besten drei Bewerbern durchgeführt. Die Ergebnisse der Referenzbesuche gingen ebenfalls in die Gesamtbewertung zum Los 2 mit ein.
Als Abschlussergebnis des Auswahl Verfahrens wur-de dem Vorstand vorgeschlagen, den Zuschlag für die Leistungen zum Los l einem Konsortium unter der Lei-tung der Firma T-Systems und zum Los 2 der Firma Post Direkt GmbH über die in Leipzig zu erbringende Dienstleistung zu erteilen. Der Anbieter zum Los 2 hat-te mit seinem Angebot nachweisen können, dass die in der Ausschreibung genannten Anforderungen insbe-sondere hier erfüllt werden können.
3.5 Entscheidung des Vorstandes
Der Vorstand der LVA Rheinprovinz hat sich in sei-ner Sitzung am 8. September 2003, nach einer vorher durchgeführten Beratung im Bau- und Finanzausschuss, die am 3. September erfolgte, der Empfehlung der Verwaltung angeschlossen. In der Folge wurden die Aufträge an die o. g. Firmen erteilt.
4. Beteiligung der Aufsichtsbehörde und
Zertifizierung
Die Beschaffung von Datenverarbeitungsanlagen und -Systemen ist nach § 85 Abs. l Sozialgesetzbuch -Viertes Buch (SGB IV) anzeigepflichtig. Das Landesversicherungsamt Nordrhein-Westfalen wurde von der Geschäftsführung mit Schreiben vom 11. April 2003 über die geplante Maßnahme informiert. Nachfolgend fanden mit den Vertretern des Landesversicherungsamtes hierzu erläuternde Gespräche statt. Mit Schreiben vom 27. November 2003 hat das Landesversicherungsamt der Geschäftsführung der LVA Rheinprovinz mit-geteilt, dass gegen die Einführung der optischen Archi-vierung keine Einwände bestehen. Darüber hinaus hat sich das Landesversicherungsamt mit dem o. g. Schrei-ben der Rechtsauffassung des Bundesversicherungsamtes und des ehemaligen Bundesministeriums für Arbeit und Sozialordnung zum Einsatz von automatisch er-zeugten Signaturen im Sinne des § 15 Abs. 2 der Signa-turverordnung angeschlossen.
Zusätzlich zur Anzeige nach § 85 Abs. l Sozial-gesetzbuch - Viertes Buch (SGB IV) war noch eine An-zeige nach § 80 Abs. 3 Sozialgesetzbuch - Zehntes Buch (SGB X) erforderlich, da durch den Dienstleister (Firma Post Direkt) im Rahmen des Auftrages zum Los 2 die Speicherung und Verarbeitung von Sozialdaten erfolgen sollte. Diese Anzeige hat das Landesversiche-rungsamt mit Schreiben vom 6. Januar 2004 zustim-mend zur Kenntnis genommen und hierzu lediglich die entsprechenden Verträge angefordert.
Zusätzlich wurde eine Zertifizierung der Prozesse durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informa-tionstechnik angestrebt. Hierzu waren umfangreiche Dokumentationen zu erstellen. Die Arbeiten hierzu wurden zwischenzeitlich ebenfalls abgeschlossen. Die Begehung des Auditors zur Zertifizierung der Prozesse zum Los 2 beim Dienstleister erfolgte am 14. Mai 2004. Hierbei wurde festgestellt, dass der Zertifizierung keine wesentlichen Gründe mehr entgegenstehen; lediglich einzelne Prozesse sind noch schriftlich zu dokumentie-ren. Die Zertifizierung steht damit unmittelbar bevor. Der Zertifizierung der internen Prozesse im Los l für die Arbeiten im Rechenzentrum der LVA Rheinprovinz steht derzeit ebenfalls nichts mehr im Wege, so dass auch diese in Kürze erteilt werden dürfte.
Auf Grund dieser Entscheidungen hat die LVA Rheinprovinz auf dem Weg in die digitale Zukunft und der damit verbundenen Vernichtung der körperlichen Akten alle Anforderungen aus aufsichts- und genehmi-gungsrechtlicher Sicht erfüllt.
5. Realisierung des Projekts
Die Realisierung des Projektes hat in der Zeit von der Entscheidung des Vorstandes Anfang September 2003 bis Ende 2004 zu erfolgen. Nachfolgend wird die Entwicklung bis zum Redaktionsschluss (ca. Ende Juni 2004) beschrieben.
5.1 Beginn der Projektarbeit
Die Realisierungsphase begann unmittelbar nach der Erteilung des Zuschlages an die beteiligten Firmen Ende September 2003. Auf Grund der äußerst knapp bemesse-nen Realisierungsphase wurde umgehend eine Projektor-ganisation mit einem Lenkungsausschuss und einer Pro-jektleitung eingerichtet. Die interne Projektleitung wurde gemeinsam von einem Vertreter der Abteilung Versiche-rung, Rente und Rehabilitation (Herrn Pilatus) und ei-nem Vertreter der Abteilung Organisation und Informati-onsverarbeitung (Herrn Schraetz) gebildet. Die Projekt-leitung hatte alle Aufgaben zu koordinieren, die Termine zur Aufgabenerledigung gemeinsam zu vereinbaren und zu überwachen sowie dem Lenkungsausschuss monat-lich über den Projektfortschritt zu berichten.
Die abteilungsübergreifenden Arbeiten, insbeson-dere zur Vertragsgestaltung und den erforderlichen Ge-nehmigungen des Landesversicherungsamtes, wurden von Herrn Horst Venzke (Abt. Organisation und Informationsverarbeitung) betreut.
Die Projektleitung der LVA Rheinprovinz wurde be-reits während der vorhergehenden Planungs- und Ausschreibungsphase durch einen externen Berater (Herrn Dr. Ulrich Kampffmeyer und Stefan Meinhold von der Firma Projekt Consult, Hamburg) mit deren spezifi-schem Know-how unterstützt. Um einen Eindruck über die personalintensive Tätigkeit im Projekt zu bekom-men, sei an dieser Stelle erwähnt, dass von Seiten der LVA Rheinprovinz neben den beiden Projektleitern und deren Vertretern (Herr Luther, Abt. Organisation und Informationsverarbeitung sowie Herr Nolte, Abt. Ver-sicherung, Rente und Rehabilitation), die seit Mitte Januar 2003 praktisch ausschließlich für das Projekt tätig waren außerdem eine Vielzahl von weiteren Fach-leuten unterstützend erforderlich war, um den vorgese-henen Terminplan einzuhalten. Diese Situation wird sich nach unserer Einschätzung erst im zweiten Halb-jahr des Jahres 2004 entschärfen, da erst dann alle vor-gesehenen Stufen des Projektes praxismäßig ablaufen werden (vgl. weitere Projektvorhaben, Kap. 10).
Von Seiten des Konsortiums wurden für die LVA Rheinprovinz neben der bereits genannten Firmen (T-Systems und Post Direkt) außerdem die Firmen IXOS (Softwarearchitektur und Recherche-Client), SUN (Hardware und zugehörige Betriebssysteme) und SecCommerce (elektronische Signatur) tätig.
Auf der Basis der Ausschreibungsunterlage wurden zunächst in mehreren gemeinsamen Sitzungen der bei-den Projektleitungen mit Unterstützung der Fachleute aus den beteiligten Bereichen Grobkonzepte für die ge-forderten Lösungen erarbeitet. Diese Grobkonzepte wurden LVA-intern vorgestellt, diskutiert und weiter verfeinert. Im nächsten Schritt wurden diese vorliegen-den Konzepte im Laufe der folgenden Wochen zu Fein-konzepten weiterentwickelt. Diese Aufgaben wurden im Wesentlichen bis Ende November 2003 abgeschlossen.
5.2 Feinkonzeption und Testverfahren
Unmittelbar im Anschluss und teilweise bereits par-allel zum Abschluss der Arbeiten zur ersten Feinkon-zeption wurde mit der Aufstellung der Hardware im Re-chenzentrum und am Standort des Dienstleisters in Leipzig und der Softwareintegration und deren LVA-spezifischer Modifikation begonnen, um die Arbeiten
hierzu rechtzeitig abschließen zu können. In diesem Zusammenhang waren insbesondere zwei Arbeits-tagungen am Standort des Dienstleisters in Leipzig er-forderlich. Dort wurden bei der Durchführung von Test-läufen im November und Dezember 2003 mehrere Hun-dert Akten im Rahmen eines Probebetriebes verarbei-tet. Diese Akten wurden testweise auf DVD's gebrannt und in Düsseldorf in das elektronische Aktenarchiv ein-gespielt. Bei den Akten handelte es sich um solche, die auf Grund der „Grundsätze für die Aufbewahrung, Rückgabe und Vernichtung von Unterlagen in der ge-setzlichen Rentenversicherung" (Fachausschusses Ver-sicherung und Rente des Verbandes Deutscher Renten-versicherungsträger, Top 12 der Sitzung 2/2003) nicht mehr aufzubewahren waren. Durch die Testläufe wur-de somit ein notwendiger Aktenzugriff von Seiten der Sachbearbeitung nicht behindert. Die Testläufe wurden solange wiederholt, bis der Prozess auch in Düsseldorf einwandfrei ablief. Bei den Testläufen wurden insbe-sondere die Vollständigkeit der Aktenbearbeitung und des Akteninhaltes bis zur Recherche im Archivsystem sowie die Lesbarkeit der erstellten Images überprüft. Gleichzeitig wurde die Funktionalität des Recherche-Client bewertet und unter direkter Beteiligung der Fachabteilung ständig weiterentwickelt.
Das Testverfahren wurde Ende Dezember 2003 bzw. im Januar 2004 - soweit es für die ersten Produktions-wochen notwendig war - abgeschlossen. Allerdings war es auch erforderlich, das „Feintuning" des Systems un-ter Beteiligung der Mitarbeiter des Konsortiums noch in den ersten Monaten des Jahres 2004 bis zum Abschluss Ende April fortzuführen. Einige der Probleme sind, wie bei einem Projekt dieser Größenordnung nicht anders zu erwarten war, erst beim Erreichen der „Voll-Last", d.h. bei der Bereitstellung von täglich ca. 10 DVDs (Di-gital Versatile Disk) und beim Import von ca. 600.000 Images pro Tag, entstanden. Diese wurden jedoch zügig einer Lösung zugeführt.
5.3 Umfang der Arbeiten im Los 1
Wie in der Einleitung bereits ausgeführt, stellt dieser Artikel das Projekt in erster Linie aus Sicht der aktenproduzierenden und -aufbewahrenden Fachabteilung dar. Daher verzichten wir an dieser Stelle auf eine aus-führliche und detaillierte Darstellung der Arbeiten zum Los 1. Für das Gesamtverständnis ist es jedoch erfor-derlich, einen kurzen Überblick auch über die Hard-warekonfiguration zu geben.
Grundlegend für den Aufbau eines elektronischen Aktenarchivs war die Beschaffung und Aufstellung eines hochperformanten Plattenspeichersystems, der das gewaltige Datenvolumen aufnehmen kann. Hierzu wurde eine 15 Terrabyte große Lightning 9980 der Fir-ma HITACHI-DATA-SYSTEM im Rechenzentrum in-stalliert. Die sekundäre Datensicherung erfolgt auf Soft-WORM-Tapes (VolSafe) in einer Robotik (Powder-Horn der Firma StorageTek). Zusätzlich wird eine wei-tere Kopie dieser VolSafe Magnetbandkassetten für den Desaster Recovery Fall (schwerer Systemabsturz mit Da-tenverlusten) in einen externen Tresorraum ausgelagert.
Das Einschleusen der in Leipzig auf DVD gebrann-ten Images erfolgt über einen CD/DVD-Stacker. Die Daten werden in ein Netzfilesystem kopiert, das direkt dem Signaturserver zugewiesen ist. Im Anschluss an den Kopiervorgang erfolgt die Signaturprüfung bevor die Übertragung in den Primärspeicher über eine Datenpipline geschieht.
Für den Einschleusevorgang, die Signaturprüfung und die Steuerung der Zugriffe der Sachbearbeitung werden drei geclusterte Applikationsserver V 480 und drei Webserver V240, zwei Datenbankserver V880, so-wie ein Signaturserver V280 der Firma SUN genutzt.
Im Rahmen des Importvorganges werden die im Los 2 angefertigten Signaturen über einen Signaturser-ver gegen das beteiligte Trustcenter auf deren Gültigkeit überprüft.
Erst wenn die Gültigkeit der Signaturen bestä-tigt wurde, erfolgt eine Ablage im elektronischen Ar-chiv. Über den gesamten Einschleusevorgang werden Protokolle erzeugt, die die beteiligten Abteilungen in die Lage versetzten, die Vollständigkeit des Importvor-ganges auf DVD- und Imagebasis zu überprüfen. Diese Feststellung ist neben der Qualitätssicherung zwingen-de Voraussetzung für die anschließende Freigabe und die damit verbundene Vernichtung der zugehörigen Akten.
Neben der vorgenannten Hardware wurde die zu-gehörige Software der Firmen IXOS und SecCommerce beschafft. Hierzu gehörten insbesondere auch die für die Sachbearbeitung notwendigen 500 Lizenzen für den Recherche-Client der Firma IXOS. Der Recherche-Client wird im Anschluss an die allgemeinen Ausführun-gen ausführlich vorgestellt.
5.4 Prozessablauf im Los 2
Im Rahmen der Ausschreibung wurde vom Anbieter gefordert, dass bis zum Projektbeginn Anfang Januar 2004 die Voraussetzungen dafür geschaffen werden innerhalb eines Zeitraumes von 12 Monaten alle Akten der LVA Rheinprovinz in eine digitale Form zu überführen. Damit diese Arbeiten innerhalb eines so kurzen Zeitraumes ab-geschlossen werden konnten, waren vom Anbieter erheb-liche Investitionen in Form von Hardware (Scanner, Ser-ver) erforderlich und auch sicherzustellen, dass entspre-chende Räumlichkeiten sowie qualifiziertes Personal in ausreichendem Umfang rechtzeitig zur Verfügung steht. In diesem Zusammenhang war auch entscheidend, dass Erfahrungen mit heterogenem Beleggut vorlagen und auch bereits zumindest ähnliche Größenordnungen be-wältigt wurden. Außerdem war genügend Personal mit entsprechenden Vorkenntnissen für eine durchdachte vollständige Prozessüberwachung erforderlich. Die gefor-derten Erfahrungen lagen auf Grund der Prüfung, die im Rahmen der Bewertung der Ausschreibung vorgenommen wurde, beim dem Projektleiter der Firma Post Direkt und dem Betriebsleiter für den gewählten Standort in Leipzig vor. Hierdurch war es ihnen möglich, die erforderlichen technischen und organisatorischen Vorkehrungen für die Dienstleistung innerhalb des Zeitraumes von weniger als drei Monaten zu schaffen.
Der Prozess für die Dienstleistung stellt sich nach der Feinkonzeption wie folgt dar:
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| | · | Tägliche Bereitstellung von ca. 6.000 Akten durch die LVA Rheinprovinz |
| | · | Dokumentation in einem Übergabeprotokoll |
| | · | Tägliche Abholung der Akten durch die Spedition vom Archivgebäude Ackerstraße |
| | · | Transport von Düsseldorf nach Leipzig |
| | · | Annahme der Akten durch den Wareneingang in Leipzig |
| | · | Vorindizierung der Akten (Erfassung der Versiche-rungsnummer und Vorgangsnummer im Prozessbegleitsystem der Fa. Post Direkt und Verteilung auf Bearbeitungsboxen (ca. 20 Akten pro Box) |
| | · | Festlegung der Stichprobenakten für die spätere Qualitätssicherung durch die LVA |
| | · | Vorbereitung der Akten für das Scannen (Entheften, Entklammern, Glätten, Kleben, Stapeln, u.s.w.) |
| | · | Scannen der Akten über sechs Hochleistungsscan-ner der Fa. IBML (Image-Trak) |
| | · | Ablage der bearbeiteten Akten nach Box und Bearbeitungstag |
| | · | Speicherung der elektronischen Images (Seiten der körperlichen Akten) auf einem Server |
| | · | Konvertierung des Dateiformates von TIF nach PDF |
| | · | Signatur der Dokumente in einem anerkannten Batchprozess mittels Signaturkarte einschließlich der erforderlichen Stichprobenprüfung der Images |
| | · | Brennen der Images auf DVD's |
| | · | Bereitstellung der etwa 70 Stichprobenakten pro Tag zur Qualitätssicherung |
| | · | Täglicher Transport der ca. 10 DVD's und Stich-probenakten von Leipzig nach Düsseldorf |
| | · | Entgegennahme der gelieferten DVD's und Stich-probenakten am Standort Ackerstraße |
| | · | Anfertigung eines Annahmeprotokolls |
| | · | Transport der DVD's und Stichprobenakten von der Ackerstraße zur Hauptverwaltung durch LVA-eigene Mitarbeiter |
| | · | Einspielen der DVD's in das elektronische Akten-archiv |
| | · | Durchführung der Qualitätssicherung durch Mitar-beiterinnen der Abt. Organisation und Informati-onsverarbeitung mittels der Stichprobeakten |
| | · | Überwachung des vollständigen Imports der Ima-ges in das elektronische Archiv |
| | · | Freigabe zur Vernichtung der fehler- und verlust-frei importierten und qualitätsgesicherten Akten mittels eines Freigabeprotokolls |
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| | · | Vernichtung der freigegebenen Akten am Standort Leipzig |
Die Arbeiten am Standort des Dienstleisters in Leipzig erfolgen im Zweischichtbetrieb. Es wurde an dieser Stelle bewusst darauf verzichtet, den Prozessablauf zu-sätzlich noch ausführlich zu beschreiben, da dies den Umfang des Artikels mit Sicherheit sprengen würde. Das Feinkonzept, welches die dargestellten Vorgänge ausführlich beschreibt, umfasst rund 40 Seiten. Außerdem würden hierdurch unzulässigerweise Betriebsge-heimnisse der Fa. Post Direkt veröffentlicht. Hierzu sind wir nicht berechtigt. Wir gehen jedoch davon aus, dass auch durch die tabellarische Darstellung der Pro-zessablauf ausreichend klar dargestellt wurde.
Sofern der oben geschilderte Prozessablauf nicht durch äußere Einflussfaktoren (Witterung, Systemaus-fall o. ä.) zeitlich negativ beeinflusst wird, ist sicherge-stellt, dass die Akten spätestens sieben Werktage nach der Abholung im elektronischen Archiv vorhanden sind.
6. Qualitätssicherung
Der Qualitätssicherung kommt bei einem Projekt dieser Größenordnung erhebliche Bedeutung zu. Da-her erfolgt die Qualitätssicherung in mehreren Stufen und an unterschiedlichen Standorten.
Qualitätssicherung in Leipzig
Das Prozessverfolgungssystem des Dienstleisters stellt sicher, dass zu jedem Zeitpunkt feststellbar ist, in welchem Bearbeitungsschritt sich eine bestimmte Akte befindet. Der Dienstleister verfügt über eigene QS-Beauftragte, die permanent die einzelnen Prozesse und die Tätigkeit der Mitarbeiter(innen) überwachen. Hierzu gehört selbstverständlich auch eine visuelle Prüfung der Qualität der Arbeitsergebnisse. Zusätzlich werden im Rahmen des Signaturprozesses maschinell ausgewählte Stichprobenakten geprüft. Dabei wird die Übereinstim-mung der Originale mit den elektronischen Images an Hand der körperlichen Akten kontrolliert. Erst nach-dem diese Übereinstimmung durch die Signaturmitarbeiter(innen) festgestellt wurde, werden die elektroni-schen Dokumente signiert. Durch die qualifizierte Sig-natur wird nicht nur die Übereinstimmung mit dem Ori-ginal bestätigt, sondern auch sichergestellt, dass die elektronischen Dokumente nachträglich nicht mehr verändert werden können.
Qualitätssicherung in Düsseldorf
Eine weitere Überprüfung der Tätigkeit des Dienst-leisters wird von Mitarbeiterinnen der Abteilung Orga-nisation und Informationsverarbeitung unter der Lei-tung von Frau Beatrix Günther durchgeführt. Hierzu wird ein Prozent der Akten, die täglich in Leipzig bear-beitet werden, zusammen mit den DVD's im Original an die LVA Rheinprovinz zurückgesandt. An Hand dieser Akten wird geprüft, ob die elektronischen Akten den In-halt der körperlichen Akten vollständig und in ein-wandfreier Qualität enthalten. Es werden insbesondere die Lesbarkeit der Seiten, die seitenrichtige Darstellung und die korrekte Struktur geprüft. An dieser Stelle sei es daher erlaubt, den beteiligten Damen für ihre unermüd-liche und sehr engagierte Unterstützung zu danken!
Neben diesen visuellen Überprüfungen wird mit ma-schineller Unterstützung geprüft, ob die angelieferten DVD's und deren gesamter Inhalt, d. h., alle auf einer DVD vorhandenen Fälle, auch vollständig und fehler-frei in das elektronische System eingespielt wurden.
Erst wenn diese Prüfungen insgesamt ohne Bean-standung abgeschlossen wurden, wird dem Dienstleister schließlich durch die Fachabteilung schriftlich mit-geteilt, dass die zugehörigen körperlichen Akten ver-nichtet werden können.
7. Datenschutz und Datensicherheit
Bei den im Rahmen des Projektes zu bearbeitenden und abschließend im elektronischen Archiv zu spei-chernden Daten handelt es sich um Sozialdaten, die be-sonders schutzwürdig sind. Daher waren im gesamten Projekt die einschlägigen Bestimmungen des Daten-schutzes zu beachten und einzuhalten. Dieses Erfor-dernis betraf in erster Linie den Transport und die Be-arbeitung der Akten nach und in Leipzig als auch die Behandlung und Sicherung der auf den erstellten DVD's vorhandenen Daten.
In diesem Zusammenhang wurde festgelegt, dass die Akten grundsätzlich in verschließbaren Transportcon-tainern und in Lastkraftwagen mit geschlossenem Auf-bau transportiert werden. Die Schlüsselgewalt liegt aus-schließlich bei namentlich bekannten Mitarbeitern der LVA Rheinprovinz bzw. des Dienstleisters (Fa. Post Di-rekt) - und damit nicht bei der beauftragten Spedition. Die Bearbeitung der Akten erfolgt in einem zutrittsge-sicherten Gebäude des Dienstleisters. Zu den Räum-lichkeiten haben auf Grund der Sicherung des Zugan-ges über Chipkarten nur befugte Personen Zutritt. Die Räumlichkeiten, in denen der Signaturprozess durchgeführt wird, sind nochmals zutrittsgesichert, so dass hier nur die Mitarbeiter (innen) Zutritt haben, die die Signatur vornehmen dürfen. Die in den Arbeitsprozess eingebundenen Mitarbeiter (innen) wurden - entspre-chend unserer Forderung in der Ausschreibung - aus-nahmslos auf den Datenschutz verpflichtet.
Der Rücktransport der DVD's und Stichprobenak-ten zur LVA Rheinprovinz erfolgte ebenfalls durch die Spedition in verschlossenen Containern. Die Mitarbei-ter der Spedition wurden außerdem ebenfalls auf den Datenschutz verpflichtet.
Nach der Anlieferung des verschlossenen Contai-ners in der Fachabteilung werden die DVD's durch hier-zu befugte Mitarbeiter der Abt. Organisation und Informationsverarbeitung persönlich entgegen genom-men und unmittelbar zur weiteren Verarbeitung ins Rechenzentrum gebracht. Nach dem Einspielen in das elektronische Archiv werden die DVD's in sicheren Räumlichkeiten im Dienstgebäude auf der Kreuzstraße gelagert.
Die Vernichtung der durch die LVA Rheinprovinz nach der Qualitätssicherung (s. o.) freigegebenen Akten erfolgt direkt von Leipzig aus, indem die beauftragte Spedition die entsprechenden Akten in verschlossenen Containern zum Vernichtungsort transportiert und dort die Vernichtung in eigener Regie durchführt. Die Ver-nichtung erfolgt nach den hierfür vorgeschriebenen da-tenschutzrechtlichen Regelungen.
8. Abnahme der Arbeiten des Konsortiums
Die Abnahme der seitens des Konsortiums durch-geführten Arbeiten stellte einen wichtigen Meilenstein innerhalb der Projektarbeiten dar. Wegen der Vergabe der Aufträge in zwei getrennten Losen erfolgt auch die Abnahmeprüfung zu zwei unterschiedlichen Terminen.
8.1 Abnahme der Arbeiten zum Los 1
Im Rahmen der Arbeiten zum Los l war neben der Aufstellung der erforderlichen Hardware und Implementierung der Software (insbesondere für den Import der Dokumente und deren Anzeige am Arbeitplatz der Mitarbeiter) nachzuweisen, dass das Gesamtsystem das gleichzeitige Arbeiten von 500 Anwendern bei einer Zugriffszeit von maximal 2 Sekunden und den gleichzeitigen DVD-Import (mit einer akzeptablen Importrate) ermöglicht. Diese Leistungsfähigkeit konnte jedoch in den ersten Monaten noch nicht nachgewiesen werden. Unabhängig davon wurde der Recherche-Client bereits kurze Zeit nach dem Projektbeginn (5. Januar 2004) mit der annährend vollen Funktionalität zur Ver-fügung gestellt. Hierdurch war es möglich mit den Ar-beiten zum Los 2 termingerecht zu beginnen. Seit dem 12. Februar 2004 steht der kompletten Sachbearbeitung der Recherche-Client zur Verfügung.
Die Abnahme der geforderten Leistung zu Los l hat sich daher nur deswegen verzögert, weil die in der Ausschreibung geforderte Performance zunächst nicht vollständig nachgewiesen wurde. Durch einen letzten entscheidenden Lasttest, der wiederum unter Beteili-gung der Sachbearbeitung der Abteilung Versicherung, Rente und Rehabilitation durchgeführt wurde, konnte die geforderte Performance sowohl soweit die Nutzung des Recherche-Client betroffen war, als auch hinsicht-lich des gleichzeitigen DVD-Imports nachgewiesen werden. Die Abnahme der Leistung zum Los l erfolg-te am 28. April 2004.
8.2 Abnahme der Arbeiten zum Los 2
Die Abnahme der Aufgaben zum Los 2 musste zwin-gend vor dem Beginn der Dienstleistung erfolgen, da dem Auftragnehmer ansonsten keine Akten zur Bear-beitung zur Verfügung gestellt werden durften. Aus die-sem Grund erfolgte die Prüfung des Gesamtprozesses mittels den zuvor zur Verfügung gestellten Testakten. Hierbei handelte es sich - wie bereits erläutert um Ak-ten, die auf Grund der vom Fachausschuss Versiche-rung und Rente beim Verband Deutscher Rentenversi-cherungsträger beschlossenen Grundsätze über die Aufbewahrung von Archivgut der Rentenversiche-rungsträger nicht weiter aufzubewahren waren. Anläs-slich des Abnahme-Termins am 15. und 16. Dezember 2003 konnten sich die Projektleitung der LVA Rheinprovinz, der externe Berater und der Datenschutzbeauftragte der LVA Rheinprovinz davon überzeugen, dass der Prozess ausreichend sicher abläuft und auch die Qualität der er-zeugten Images nicht zu beanstanden ist.
Damit war sicher, dass „wir unsere Akten in ver-lässliche Hände" geben. Die Abnahme konnte daher mit Abschluss der Überprüfungen am 16. Dezember 2003 erteilt wurde. Hierdurch stand dem rechtzeitigen Produktionsbeginn am 5. Januar 2004 in Leipzig nichts mehr im Wege.
9. Praxiseinsatz
Nach der erfolgten Abnahme des Prozesses in Leip-zig wurden Ende 2003 bereits die ersten Akten in Düsseldorf abgeholt. Dies war erforderlich, damit ab dem ersten Produktionstag in Leipzig auch „Arbeits-material" in Form von Akten vorlag. Neben den Vor-aussetzungen, die in Leipzig zu schaffen waren, mussten von Seiten der Verantwortlichen für das Los l die Voraussetzungen dafür geschaffen werden, dass die Ak-ten in das Archivsystem eingespielt werden können. Außerdem sollte gewährleistet sein, dass von Seiten der Sachbearbeitung hierauf zugegriffen werden kann. Diese Voraussetzungen lagen zum Projektbeginn am 5. Januar 2004 noch nicht vollständig vor. Dennoch hat die Projektleitung der LVA Rheinprovinz dem Beginn der Tätigkeiten in Leipzig zugestimmt, weil Verzöge-rungen auch nicht im Sinne des Auftraggebers gewesen wären und in der ersten Projektphase ohnehin nur ein keiner Teil der später regelmäßig zu bearbeitenden Aktenmenge zur Verfügung gestellt wurde. Hierdurch war eine Behinderung der Tätigkeit der Sachbearbei-tung nahezu ausgeschlossen. Für evtl. problematische Einzelfälle, in denen die Verwaltungsakte zwingend so-fort benötigt wurde, konnten entsprechende Über-gangslösungen geschaffen werden. Im Bereich des DVD-Imports, der im Rechenzentrum zu erfolgen hat, leisteten die ohnehin anwesenden Mitarbeiter des Konsortiums tatkräftige Unterstützung, so dass hier-durch die schwierigen ersten Projektwochen gemein-sam gemeistert werden konnten.
9.1 Aktuelle Situation im Projekt
Bisher (Stand: 28. Juni 2004) wurden durch den Dienstleister in Leipzig ca. 540.000 Akten abschließend bearbeitet. Im Rechenzentrum der LVA Rheinprovinz wurde der Inhalt von 915 DVD's importiert. Dies ent-spricht einer Anzahl von ca. 53,7 Mio. Dokumenten. Bei vorsichtiger Einschätzung des weiteren Projektfort-schritts ist davon auszugehen, dass das Projektziel (Ab-schluss der Einmalaktion bis zum 31. Dezember 2004) tatsächlich erreicht wird.
9.2 Erste Erfahrungen aus der Praxis
Die ersten Erfahrungen aus der Praxis sind derzeit noch leicht von den ersten Projektwochen geprägt, die schwierig waren, da ein Projekt dieser Größenordnung sich zunächst auch einspielen muss.
Unmittelbar nach einer LVA-internen ca. vierstün-digen Schulung der ca. 150 Multiplikatoren am 10. und 11. Februar 2004 wurde der Sachbearbeitung der Re-cherche-Client zum Zugriff auf die digitalen Akten über den AKIT-Sachbearbeiterdialog zur Verfügung gestellt. Aus dem Kreis der Multiplikatoren wurde anlässlich der Schulung wurden viele Fragen rund um die Bedienung der bereitgestellten Software gestellt, die das Interesse an der neuen Materie verdeutlichten.
Die Software zum Recherche-Client wird in den nächsten Monaten ständig weiterentwickelt werden. Einige Änderungen wurden in den letzten Wochen schon umgesetzt, so z. B. die veränderte Anordnung der Werkzeugleiste-Leiste (vgl. Ausführungen im Teil B zum Recherche-Client) und die Anordnung des Fens-ters für den Acrobat Reader. Alle entsprechenden Vor-schläge, die der Verbesserung des Systems dienen, wer-den auf ihre Verwendungs- und Realisierungsmöglich-keit hin geprüft. Die Umsetzung einiger Vorschläge musste allerdings nach einer internen Prüfung verwor-fen werden, da die Systemarchitektur einige Möglich-keiten ausschließt, so, nur um ein Beispiel zu nennen, die Verwendung von Multi-Page PDF-Dokumenten. Die Verwendung solcher Dokumente ist, wegen der er-forderlichen Signatur, die sich immer nur auf eine ein-zelne Seite beziehen darf, nicht zulässig. Aus diesem Grund werden die elektronischen Images als „Single-Page-PDF" im System abgelegt.
Kritisch wird durch die Sachbearbeitung allerdings die aktuell überwiegend vereinfachte Ablage der ge-samten Akte unter einer einzigen Kategorie gesehen, da hier alle Seiten der Akte ohne weitere Ordnungskrite-rien einfach chronologisch hintereinander abgelegt wurden. Das Auffinden von Dokumenten wird hier-durch „unnötig" erschwert. Diese Kritik ist berechtigt, eine Lösung für diese Problematik in diesem Projekt-status allerdings nicht möglich, da ohne profundes Wis-sen von LVA-Mitarbeiter(innen) nachträglich (d.h. bei der Aktenvorbereitung in Leipzig) keine Aktenstruktur gebildet werden kann. Bei Dienstleister ist jedoch ent-sprechendes Personal verständlicherweise nicht vorhanden, so dass in die digitalen Akten nur eine vor-handene, bereits durch die Sachbearbeitung vorgege-bene Struktur, übertragen werden kann. Sicher ist, dass dies geschieht, soweit eine solche Struktur, z. B. in der Rentenbestandsbearbeitung, bereits gebildet wurde.
Die Image-Qualität, d. h. die Lesbarkeit der Doku-mente wird durchweg als hervorragend beurteilt. Dies können in erster Linie diejenigen beurteilen, die die Möglichkeit haben, im Rahmen der Qualitätssiche-rung die körperliche und digitale Akte Seite für Seite zu vergleichen. In der ersten Projektphase teilweise ent-standene Qualitätsmängel beruhten auf einer mangel-haften Pflege der Scanner, die regelmäßig gewartet und auch gesäubert werden müssen, damit die Image-qualität stets einwandfrei ist. Bei der Menge des täglich zu bearbeitenden Archivgutes wird nunmehr eine Säu-berung der Scanner in einem Zweistunden-Rhythmus vorgenommen. Seitdem dieser Rhythmus konsequent eingehalten wird, wurden keine Qualitätsmängel mehr festgestellt.
Unabhängig von den Bemühungen des Projektteams ist allerdings die Tatsache zu beachten, dass sich die ge-samte Sachbearbeitung bei der Bearbeitung von Ge-schäftsvorfällen grundsätzlich umstellen muss. Die „gute alte" körperliche Akte, die greifbar und begreifbar war, wird nunmehr sukzessive, durch die digitale Akte ersetzt. Bei allen hiermit verbundenen Vorteilen muss hier auch dem Umstellungsprozess der hiervon betrof-fenen Mitarbeiter(innen) etwas Zeit eingeräumt werden.
9.3 Organisatorische Aspekte
Neben den auf der Hand liegenden organisatori-schen Auswirkungen, die sich in erster Linie durch die direkte Verfügbarkeit jeder Akte, den Wegfall des Trans-ports der Akten vom Archiv zur Hauptverwaltung und den dezentralen Service-Zentren und der Verwaltung der Akten am Archivstandort ergeben, waren eine Rei-he von weiteren Grundbedingungen für das Gelingen des Projektes zu beachten.
Hier sind an erster Stelle die personellen Aus-wirkungen zu nennen. Bis zum Ende des Jahres 2003 waren rund 50 Mitarbeiter(innen) mit der Verwaltung des Aktenarchivs beschäftigt. Diese Arbeiten fallen suk-zessive im Laufe des Jahres 2004 und endgültig im Ja-nuar 2005 weg. Aus diesem Grund wurde bereits im Jahr 2003 mit der Erstellung eines vorläufigen Personalkonzeptes für das künftige Zentralarchiv am Standort Wal-desheim begonnen. Grundlage war die Überlegung, al-len Mitarbeit er (innen) des bisherigen Archivstandorts Ackerstraße - soweit es deren Vorstellungen entsprach - einen Arbeitsplatz am neuen Archivstandort (Waldes-heim) anzubieten. Dies wird nur möglich sein, wenn im Rahmen des Projektverlaufes weiterhin erhebliche Teile des heute hier gelagerten Archivmaterials (z.B. Versi-cherungskarten, Mikrofiches) vernichtet werden kön-nen. Nur hierdurch können weitere Büroräume ge-schaffen werden, die für die Unterbringung der zusätzli-chen Mitarbeiter(innen) zwingend erforderlich sind. Mit entsprechenden Untersuchungen wurde bereits im Jah-re 2003 begonnen. In der Folge konnte der Umfang di-verser Unterlagen, die künftig ausschließlich in den Rä-umlichkeiten des Zentralarchivs gelagert werden müs-sen, erheblich reduziert werden.
Derzeit wird eine Reorganisation des Kartenarchivs durchgeführt. Mit der Reduzierung des Umfangs der Mikrofiche, die aus der Verfilmung der Rentenakten stam-men, wurde vor einigen Wochen ebenfalls begonnen. Ei-ne Digitalisierung der Versicherungskarten ist nicht vor-gesehen, da die Anzahl der Zugriffe auf diese Unterla-gen ständig abnimmt und deshalb eine solche Maßnah-me daher nicht wirtschaftlich wäre. Die Mikrofiches, die von der Sachbearbeitung benötigt werden, könnten ab dem Jahr 2005 ebenfalls digitalisiert und in die digitale Akte überführt werden. Hierzu wird derzeit eine ent-sprechende Entscheidung vorbereitet.
Außerdem sind von der Umstellung der Archivie-rung von einem körperlichen Archiv auf das elektroni-sche Aktenarchiv die Mitarbeiter (innen) der Mikro-filmstelle betroffen. Die Mikroverfilmung, deren Um-fang bereits vor einigen Jahren reduziert wurden, wird im Laufe des Jahres 2003 gänzlich eingestellt werden. Allerdings werden diese Mitarbeiter (innen) vielfach ihren neuen Arbeitsplatz in der Nachdigitalisierungsstelle (vgl. u.) finden, da die künftig hier anfallenden Ar-beiten in etwa mit den bisherigen vergleichbar sind.
Von der Abt. Organisation und Informationsverar-beitung wurden für die Mitarbeiter (innen) in den Sachbearbeitungsbereichen bereits im Jahre 2003 19 Zoll TFT-Monitore beschafft und gegen Endes des Jahres 2003 auch den Mitarbeiter(innen) zur Verfügung ge-stellt, um hierdurch optimale Bedingungen für die Ar-beit mit elektronischen Dokumenten zu schaffen.
10. Weitere Projektvorhaben
Im Rahmen der in der Ausschreibung geforderten Leistungen, die auf Grund der Größe des Projekt-vorhabens erst in den nächsten Realisierungsstufen er-ledigt werden, sind noch drei weitere Projektziele in Bearbeitung:
(1) Aufbau einer eigenen Scannstelle am Archivs-tandort Waldesheim
(2) Realisierung der Bescheidsicherung in der elektro-nischen Akte
(3) Up-Load von Lotus Notes und Microsoft Office Dokumenten in die elektronische Akte
Nach derzeitiger Einschätzung werden diese weite-ren Stufen innerhalb des Jahres 2004 umgesetzt werden. Hinsichtlich der Priorität genießt die Tätigkeitsaufnah-me unserer eigenen Scannstelle Vorrang, da sicherge-stellt werden muss, dass ab Januar 2005 im Archiv ein-gehende Akten ebenfalls unverzüglich digitalisiert wer-den.
10.1 Nachdigitalisierungsstelle am Archivstandort in Waldesheim
Mit dem Ablauf des Jahres 2004 endet die Tätigkeit des Dienstleisters im Rahmen der Vergabe der Aufga-ben zum Los 2, sofern bis zum diesem Zeitpunkt alle Akten aus dem Archiv Ackerstraße bearbeiten wurden (hiervon gehen wir derzeit aus). Die Digitalisierung der von der Sachbearbeitung abschließend bearbeiteten körperlichen Akten erfolgt daher ab Januar 2005 durch LVA-eigene Mitarbeiter(innen) im Dienstgebäude in Waldesheim. Diese Aufgabe wird künftig eine der zen-tralen und bedeutungsvollsten Aufgaben im Bereich des Archivs darstellen, da mangels entsprechender Lager-kapazitäten keinesfalls mehr zusätzliche körperliche Akten archiviert werden können und außerdem für die Sachbearbeitung sichergestellt werden muss, dass die „zu den Akten" verfügten Vorgänge schnellstmöglich im digitalen Archiv zur Verfügung stehen.
Die in Waldesheim entstehende sogenannte Nach-digitalisierungsstelle (das Scanning erfolgt nach der ab-schließenden Bearbeitung in der Sachbearbeitung - im Gegensatz zum frühen Scanning im Folgeprojekt „diVA") wird in den nächsten Monaten eingerichtet und bereits im laufenden Jahr sukzessive den Betrieb auf-nehmen, damit bis zum Jahreswechsel die erforderliche Leistungsfähigkeit erreicht wird. Das Scannen wird an vier Kodak-Scannern des Typs I 810 erfolgen. Die Zwischenspeicherung der bereits durch unsere eigenen Mit-arbeitern mit einer qualifizierten elektronischen Signa-tur versehenen Dokumente erfolgt auf einem separat und sicher aufgestellten Server. Die Übermittlung der Daten in das Rechenzentrum erfolgt über eine sichere Leitung in den frühen Abendstunden. In der Nachdigitalisierungsstelle werden die Mitarbeiter (innen) in den folgenden Bereichen tätig:
| | | |
| | · | Aktenvorbereitung (mit ca. 20 Mitarbeit er/innen) |
| | · | Scanning (mit ca. 8 Mitarbeite r/innen) |
| | · | Qualitätssicherung (mit ca. 4 Mitarbeiter/innen) |
| | | |
| | · | Signatur (mit 2-3 Mitarbeiter/innen). |
In einem an den Prozess in Leipzig angelehnten Ver-fahren werden die Akten für das Scannen vorbereitet, gescannt, qualitätsgesichert und anschließend qualifi-ziert signiert. Die Bereiche Scanning. Qualitätssiche-rung und Signatur werden in einem zutrittsgesicherten und hinsichtlich der Netzverbindungen separat geführ-ten Bereich untergebracht. Dies ist auf Grund der ein-schlägigen Sicherheitsanforderungen an derartige Be-reiche erforderlich.
Die digitalisierten Akten werden - nach entspre-chender Vorbereitung durch die Sachbearbeitung mit-tels Einlage von Blättern mit einem spezifischen Barco-de - wesentlich genauer indiziert werden können. Hier-durch wird eine feinere Struktur der digitalen Akte er-reicht, die das anschließende Arbeiten mit einer sol-chen Akte und das Auffinden von Dokumenten erheb-lich erleichterten wird.
Die abschließend bearbeiteten digitalen Dokumen-te werden wegen der hiermit verbundenen Netzbelas-tung außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeiten, in der Regel nach 18 Uhr, über die hausinterne Netzverbin-dung zum Rechenzentrum weitergeleitet und dort in das elektronische Aktenarchiv eingespielt. Hier stehen sie wenige Stunden später der Sachbearbeitung zur Ein-sichtnahme zur Verfügung. Nach Durchführung der Qualitätssicherung und einer Kontrolle des erfolg-reichen und vollständigen Imports in das Archiv erfolgt die Freigabe zur Vernichtung der betroffenen Tagespro-duktion. Die Akten werden anschließend von einem noch zu beauftragenden Unternehmen in Waldesheim abgeholt und entsprechend der datenschutzrechtlichen Erfordernisse vernichtet.
10.2 Bescheidsicherung
Im Rahmen der nachfolgenden Realisierungsstufen ist außerdem vorgesehen, die künftig durch die Sach-bearbeitung erzeugten qualifizierten Bescheide eben-falls in der digitalen Akte zu speichern. Hierzu soll das sogenannte COLD-Verfahren (für Computer-Out-put- on Laser-Disk) genutzt werden. Die entsprechen-den Vorbereitungen hierzu laufen bereits. Allerdings werden durch die Novellierung der allgemeinen Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen (SRVwV) noch Klarstellungen insbesondere zur Dauer der Übergangsfrist nach § 36 SRVwV (Frist bis zu deren Ablauf bestehende Altverfahren zur Bescheidsicherung noch zulässig genutzt werden können) und eine Spe-zifizierung zur Art der erforderlichen Signatur bei der Speicherung von maschinell erzeugten Dokumen-ten erwartet. Aus diesem Grund sind diesbezüglich derzeit noch keine klaren Aussagen möglich. Aller-dings wird beabsichtigt in jedem Fall für einen Teil der Druckausgaben, die bisher konventionell, d. h. ohne elektronische Signatur gesichert werden, das neue Verfahren anzuwenden. Sukzessive kann dann der Um-fang der nach dem neuen Verfahren, d. h. inkl. qualifizierter elektronischer Signatur, in den digitalen Akten gespeicherten Bescheidzweitschriften gesteigert werden.
10.3 Up-Load von Lotus Notes und Microsoft Office Dokumenten
In einer weiteren Ausbaustufe des Gesamtverfahrens ist vorgesehen, es dem Anwender zu ermöglichen, ein- und ausgehende Mails sowie deren Anhänge und zusätzlich Microsoft Office Dokumente, die anlässlich der Aktenbearbeitung in der Sachbearbeitung entste-hen und somit wichtig für das Erkennen der Zusammenhänge bei der Bearbeitung von Geschäftsprozessen sind, in die digitalen Akten zu überführen.
Einzelheiten zur Umsetzung können derzeit noch nicht beschrieben werden, da wir uns hier noch in der Grobkonzeptphase befinden. Es kann davon ausgegan-gen werden, dass eine Realisierung noch im Laufe des Jahres 2004 erfolgen wird.
11. Ausblick
Mit dem Abschluss des Projektes Aktendigitalisierung werden bei der LVA Rheinprovinz die Voraussetzungen für den im Herbst 2004 bei der LVA Rheinprovinz vorgesehenen Piloteinsatz des Projektes „diVA" (digitale Vorgangsbearbeitung) geschaffen. Im Rahmen dieses weiteren Projektes werden die Posteingänge unmittelbar nach deren Eingang bei der LVA Rheinprovinz gescannt (frühes Scanning) und der Sachbearbeitung bereits als digitales Dokument im Posteingang zur Verfügung gestellt. Hierdurch wird das „papierlose" Büro sukzessive Wirklichkeit werden können. Der Piloteinsatz beschränkt sich allerdings zunächst auf den Geschäftsprozess Regelaltersrente und wird bei erfolgreicher Pilotierung auf weitere Geschäftsprozesses ausgedehnt.
Das bisherige Aktenarchiv im Dienstgebäude auf der Ackerstraße wird Mitte des Jahres 2005 endgültig aufgegeben. Die Mitarbeiter(innen), die derzeit noch auf der Ackerstraße beschäftigt sind, werden spätestens im ersten Halbjahr des nächsten Jahres ebenfalls nach Waldesheim umziehen und dort neue Aufgaben übernehmen. Hierzu ist im Dienstgebäude zuvor die weitere Reduzierung und Verlagerung von Archivunterlagen erforderlich. Die Arbeiten hierzu werden derzeit durchgeführt bzw. werden in einigen Wochen aufgenommen. Parallel werden die so geschaffenen zusätz-lichen Flächen für die Nutzung als Büroräume vorbereitet. Letztlich werden im künftigen Zentralarchiv Waldesheim ca. 110 Mitarbeit er (innen) tätig sein, die künftig außer den Arbeiten in der Nachdigitalisierungsstelle das restliche Kartenarchiv, das Mikrofilmarchiv und das restliche Aktenarchiv (Sonderfälle) betreuen sowie die bisherigen Aufgaben der Kartenverwaltung und weitere neue Aufgaben übernehmen werden.
Teil B
Die Arbeit mit der elektronischen Akte
1. Allgemeines
Im Rahmen des Projektes war eine für die gesamte Sachbearbeitung verständliche und leicht zu bedienen¬de Anwendung zu schaffen, die sicherstellt, dass der tägliche Umgang mit den digitalen Akten problemlos bewältigt werden kann. Diese Anwendung kann seit
Anfang des Jahres 2004 von jedem Mitarbeiter der Abteilung Versicherung, Rente und Rehabilitation und auch von den Mitarbeitern der Abteilung Ärztlicher Dienst - etwa bei der Auswertung gespeicherter medizinischer Unterlagen - genutzt werden.
Die Recherche, Anzeige und Ansicht der digitalisierten Dokumente erfolgt mittels einer eigens hierfür geschaffenen Software (Recherche-Client). Die Anwender können hiermit die Akte selbst und bestimmte, darin befindliche Dokumente schnell finden und sich komfortabel anzeigen lassen. Doch nicht nur die einfache Anzeige der Dokumente ist möglich. Der Recherche-Client verfügt darüber hinaus über eine Reihe zusätzlicher Funktionen, die die tägliche Arbeit mit der elektronischen Akte erleichtern. So können z.B. der Akteninhalt strukturiert und einzelne Seiten fachlich verschiedenen Bereichen zugeordnet werden. Zu den Dokumenten können Notizen erstellt und künftig auch Office-Dokumente (wie zum Beispiel Word- oder Excel-Dokumente) angehängt werden. Die Anlage einer so genannten Arbeitsakte, in der nur die für die Bearbeitung des aktuellen Geschäftsvorfalls wesentlichen Dokumente abgelegt werden, ist ebenfalls möglich. Nachfolgend werden die einzelnen Funktionalitäten der Archiv-Anwendung beschrieben.
2. Aufruf der Anwendung
Um zu der elektronischen Akte eines konkreten Versicherten zu gelangen, ist es auf jeden Fall erforderlich, als erstes Suchkriterium die Versicherungsnummer einzugeben. Da davon ausgegangen wird, dass seitens der Sachbearbeitung in den allermeisten Fällen im Rahmen der Bearbeitung auch das Versicherungskonto des Betreffenden eingesehen wird, erfolgt der Aufruf des Recherche-Clients aus dem „führenden" Akit-Sachbearbeiterdialog (= Software, mit der das Versicherungskonto eines jeden Versicherten verwaltet und bearbeitet wird) heraus. Hierzu ist nach Eingabe der Versicherungsnummer lediglich ein entsprechendes Symbol in der Werkzeugleiste des Akit-Sachbearbeiter-dialogs anzuklicken.
Diese Vorgehensweise hat zusätzlich den Vorteil, dass eine separate Anmeldung des Benutzers an den Recherche-Client mit einem Benutzernamen und einem Passwort nicht erforderlich ist. Außerdem gilt hierdurch automatisch eine ggf. vorhandene Einschränkung hinsichtlich der Zugriffsmöglichkeit auf bestimmte Versicherungskonten damit auch für den Zugriff auf die zugehörige Akte. Dies ist einerseits für den Anwender komfortabel und erspart andererseits auch die aufwendige, ständige Pflege einer separaten Benutzerverwaltung.
3. Funktionen zur Ansicht der Akten und Dokumente
Zunächst werden nachfolgend die Grundfunktionen zur Anzeige der Akten bzw. Dokumente erläutert. Anschließend werden weiterführende Funktionen, die über die reine Anzeige hinausgehen, vorgestellt.
3.1 Struktur der elektronischen Akte
In der elektronischen Akte besteht die Möglichkeit, die einzelnen Dokumente fachlich zuzuordnen. Hierzu wurden die vier sogenannten Sachgebiete
| | | |
| | · | Versicherung |
| | · | Rente |
| | · | Rehabilitation und |
| | · | Ohne festen Aktenbegriff geschaffen. |
Zu jedem Sachgebiet existieren weitere Unterordner, die so genannten Sachtypen. In sinnvollen Ausnahmefällen - und zwar bei den Hinterbliebenenrenten wurde hier noch eine weitere Differenzierungsmöglichkeit nach den einzelnen Berechtigten (z.B.: Waise l, Waise 2, etc.) geschaffen. Die Bezeichnung dieser Unterordner kann durch eine entsprechende Namensangabe manuell ergänzt werden (z.B.: Waise l „Heinz").
In Tabelle l sind sämtliche derzeit in Frage kommenden Sachgebiete/Sachtypen dargestellt.
Die Einrichtung des Sachgebietes „Ohne festen Aktenbegriff" war insbesondere deshalb erforderlich, weil gerade bei der Altaktendigitalisierung eine fachliche Zuordnung der Dokumente aus quantitativen Gesichtspunkten (Scannen von ca. 600.000 Belegen pro Arbeitstag) nicht möglich war. Die Dokumente der Fachbereiche Versicherung und Rente, sowie aus etwaigen Widerspruchs- und Klageverfahren werden bei der LVA Rheinprovinz in einer Gesamtakte geführt. Der allergrößte Teil dieser Gesamtakten enthielt, von wenigen Ausnahmen (wie z.B. KVdR, Ärztliches Gutachten, etc.) abgesehen, keine Strukturierung. Somit ist eine fachlich zutreffende verteilte Ablage der Dokumente auf die unterschiedlichen Sachgebiete/Sach-typen nicht möglich. Sofern eine Akte entsprechende Register (Trenndeckel) enthielt, so sind diese Vorgaben der Sachbearbeitung jedoch selbstverständlich in die elektronische Akte übernommen worden.
Künftig werden von der Sachbearbeitung zur Trennung der Sachgebiete/Sachtypen bereits bei der Bearbeitung der Geschäftsvorgänge entsprechende Barcodeblätter in die körperlichen Akten gelegt, welche beim hauseigenen Scannvorgang in der Nachdigitalisierungsstelle Waldesheim maschinell ausgelesen werden. Hiermit wird künftig sichergestellt, dass die von der Sachbearbeitung gewünschte feinere Struktur der Akte auch in elektronischer Form umgesetzt wird.
3.2 Die erste Ansicht
Nachdem über das in der Werkzeugleiste der Akit-Anwendung geschaffene Icon der Wechsel in die Archivanwendung erfolgt ist, wird dem Anwender die Struktur der elektronischen Akte in einer Baumdarstellung (Exploreransicht) angezeigt. (Abbildung 2)
Im linken Teil des Fensters werden zunächst die Versicherungsnummer sowie der Name und der Vorname der/des Versicherten angezeigt. Darunter wird die Grundstruktur der Akte, also sämtliche in Frage kommenden Sachgebiete, visualisiert. Die Funktion des obersten Ordners „Arbeitsakte" wird nachfolgend in einem separaten Kapitel erläutert.
Anm.d.Red.: Das Projekt wurde in 2005 erfolgreich mit allen im Beitrag als zukünftige Planung angegebenen Erweiterungen abgeschlossen. Dieser Artikel wird im nächsten Newsletter fortgesetzt.
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