Knowledge Management für die Dach-organisation der Sparkassen-Finanzgruppe
Von Peter Zündorf,
Direktor beim DSGV, Deutscher Sparkassen und Giroverband, Berlin/Bonn
„Verbandsarbeit ist Wissensmanagement“
Mit diesen Kernsatz läßt sich die Einführung eines modernen Büroautomations- und Knowledge-Management-Systems beim DSGV, dem Deutschen Sparkassen- und Giroverband zusammenfassen. Der DSGV ist der Dachverband der Sparkassen-Finanzgruppe, einer der weltweit größten Finanzdienstleistungsorganisationen mit Landesbanken, Sparkasseninstituten, Versicherungen, Bausparkassen, Rechenzentren und zahlreichen anderen Unternehmen. Über 750 Unternehmen gehören diesem Unternehmensverbund an. Die Aufgabe des DSGV sowie der regionalen Sparkassenverbände ist die Bereitstellung von Informationen, Koordination gemeinsamer Aktivitäten sowie die Vertretung der Interessen der Sparkassen-Finanzgruppe gegenüber Politik, Behörden, Öffentlichkeit und Medien. Der DSGV besitzt über 350 Mitarbeiter, die an den Standorten Berlin, Bonn und Brüssel tätig sind. Der Umzug der Bundesregierung von Bonn nach Berlin führte auch beim DSGV zur Problematik, Dokumente, Informationen und Wissen schnell, vollständig und standort-unabhängig bereitzustellen. Dies war die Geburtsstunde des Projektes EBK „Elektronische Bürokommunikation & Knowledge Management“.Verbände wie der DSGV stellen keine herkömmlichen Produkte her, sondern Information. Die Verbandsarbeit lebt vom Empfangen und Recherchieren von Informationen, von deren Interpretation, Verdichtung, Erschließung und Speicherung sowie Weitergabe in unterschiedlichsten Formen an verschiedene Empfängerkreise. Diese umfassen Gremien, Verbände und Unternehmen innerhalb der Sparkassen-Finanzgruppe ebenso wie gemeinsame Projektgruppen, Partner und Dienstleister und erreichen als externe Empfänger Politik, Verwaltung, europäische Organisationen, Presse und andere. Die effiziente Erstellung, Nutzung und Verteilung von Information ist damit einer der wichtigsten Zwecke der Verbandsarbeit. Durch die Bearbeitung, Interpretation, Anreicherung mit Zusatzinformation, inhaltliche Erschließung und zielgruppengerechte Verteilung entsteht dabei Wissen. Die Wege der Informationsverteilung sind dabei unterschiedlich: von eigenen Zeitschriften, Informationsschriften und Publikationen über Rundschreiben bis hin zu Seminaren.
Was ist Knowledge Management ?“
Der Begriff Knowledge Management ist vielfach umstritten. Es erhebt sich dabei z.B. die Frage, ob Wissen im klassischen Sinn einer Interpretation nach Aristoteles, Plato oder Kant überhaupt mit technischen Systemen verwaltet werden kann. Der Begriff Knowledge Management ist dabei deutlich schwächer zu werten als das akademische Wissensmanagement, das auch Erfahrungswerte, subjektive Einschätzungen, die ständige Veränderung des Wissens in den Köpfen, die interaktive Kommunikation mit neuen Erkenntnissen und die Umsetzung der Information in Wissen durch adäquates Handeln einschließt. Unter Knowledge Management soll hier daher die Erfassung, Speicherung, Recherche und Verteilung von strukturierten und unstrukturierten Informationen verstanden werden. Das Knowledge Management beim DSGV konzentriert sich hierbei auf die Wurzeln in Groupware, Dokumentenmanagement, Workflow, DataWarehouse und Informationspools. Es geht zunächst um die Grundlagentechnologien, um vorhandene Information vom Erzeuger unabhängig mit einfachen Mitteln erschließen und im Sachzusammenhang repräsentieren zu können. Ist die Information aufbereitet zusammengestellt, kann sie anschließend auch automatisch archiviert und verteilt werden. Knowledge Management beim DSGV erfüllt damit die Grundvoraussetzungen für Wissensmanagement. Schwerpunkt ist jedoch nicht die Technik, wesentlicher Aspekt ist eine Wissenskultur. Hierzu gehören abteilungsübergreifende Informationsbereitstellung ebenso wie die Benutzung einheitlicher Kriterien für die Indizierung und Ordnung der Dokumente.
Aufgaben und Ziele des EBK-Projektes beim DSGV
Die Initialzündung für das Projekt „Elektronische Bürokommunikation & Knowledge Management““ kam durch den zusätzlichen Standort des DSGV in Berlin. Ursprünglich war der DSGV nur in Bonn mit einer kleinen Außenstelle in Brüssel angesiedelt. Durch den absehbaren stetigen Ausbau des Standortes Berlin, Verkleinerung des Personalbestandes in Bonn, zu erwartende Reisetätigkeit, neue Mitarbeiter und Restrukturierung des Verbandes wurde rechtzeitig vor dem Umzug nach Berlin das Projekt aufgesetzt.
Die Ziele des Projektes waren im einzelnen:
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| | · | Bereitstellung von Informationen und Dokumenten in elektronischer Form, unabhängig vom Standort oder Erzeuger |
| | · | Unterstützung einer verteilten Architektur mit Standorten in Berlin, Bonn und Brüssel sowie Nutzung auf Heimarbeitsplätzen, Notebooks und über das Internet |
| | · | Einsparungen bei Raumkosten, Reisen, Transporten, Kopien und Kommunikationszeiten |
| | · | Einführung moderner Informationstechnologie im DSGV |
| | · | Verwaltung der zunehmenden Menge nur noch digital empfangener oder digital erstellter Informationen |
| | · | Überwindung der Medienbrüche zwischen Papier und unterschiedlichsten elektronischen Formaten |
| | · | Unterstützung der Gruppenarbeit und wichtiger Prozesse |
| | · | Weiterqualifizierung der Mitarbeiter des DSGV |
| | · | Schaffung eins allgemein nutzbaren Wissenspools |
| | · | Automatisierung von Erfassungs-und Verteilungsprozessen für Informationen |
Als wesentliche Komponente der Lösung wurde die Weiterbildung und Qualifizierung der Mitarbeiter betrachtet. Nur wenn diese mit dem System effizient arbeiten, langjährig eingefahrene Arbeitsweisen der Papierwelt überwunden werden und eine breite Akzeptanz von Sachbearbeitern bis zur Geschäftsführung erreicht wird, hat Knowledge Management eine Chance. Die Akzeptanz wurde so zu einem der wichtigsten Maßstäbe für den Projekterfolg. Eine weiche, stufenweise Einführung der neuen Lösung war daher sinnvoll. Im Vordergund der Planungen stand eine technisch-organisatorische Gesamtlösung.
Aber auch die Technologie-Folgekosten spielten eine wichtige Rolle. An die Lösung wurden folgende Anforderungen gestellt:
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| | · | Einfach zu betreiben und zu pflegen |
| | · | Tools für eine effektive Administration und Auswertung der Nutzung |
| | · | Auf die speziellen Arbeitsweisen und Nutzungsgewohnheiten der individuellen Anwendergruppen konfigurierbar |
| | · | Flexibles Berechtigungssystem |
| | · | Einhaltung von Standards wie z. B. des SIZ Informatikzentrums der Sparkassenorganisation für Archive, Datensicherheit und Berechtigungssysteme |
| | · | Nutzung von Standardprogrammen und Standardfunktionalität. Geringstmögliche individuelle Anpassungen |
| | · | Migrationssicherheit für gespeicherte Daten und Dokumente |
Komponenten und Architektur der Lösung
Die Produktauswahl gestaltete sich sehr schwierig, da 1998 nur sehr wenige Systeme den Ansprüchen an die Lösung gerecht wurden. Die mehreren Standorte, das verteilte Arbeiten und der Anspruch an eine stabile, hochperformante Lösung ließen sich nur durch eine Kombination von Produkten realisieren. Folgende Komponenten sind im Einsatz:
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| | · | Betriebssystem:
Microsoft Windows (Windows 200) |
| | · | Groupware-Basissystem:
Lotus Notes / Domino (Version 5) |
| | · | EBK-Anwendung:
BOO DocAkte |
| | · | Archivsystem:
CE Archiv-Server |
| | · | Index-Datenbank:
Oracle (Version 8) |
| | · | Browser:
Microsoft Explorer |
| | · | Knowledge Automation:
Coextant Hyper.Net |
| | · | Dokument-Erzeugung:
Microsoft Office 2000 Produkte |
Die Lösung ist in einer Mehrschichtenarchitektur aufgebaut. Die Nutzung ist gleichermaßen über Notes (Fat Client) als auch über Browser möglich. Die Anwendung DocAkte ist modular aufgebaut. Die Standardfunktionalität des Programms wurde um die Unterstützung der Standards des SIZ, spezielle Routing- und Workflow-Funktionen und andere Module ergänzt. Sie nutzt Standarddienste wie Directory Service, Berechtigungssystem, Index-Datenbank, Konverter u. a., die allen Anwendungskomponenten gleichförmig zur Verfügung stehen. Lotus Domino wird durch die Ablage entlastet, die bereits während des Bearbeitungsprozesses die Speicherung der Dokumente übernimmt. Das Ablage-/Archivsystem speichert unabhängig von Notes die Dokument und verwaltet sie mit einer Oracle-Datenbank für die inhaltliche Erschließung. Die revisionssichere Archivierung erfolgt in Jukeboxen mit digitalen optischen Speichern. Die Kombination von Domino mit Oracle erlaubt unterschiedliche Strategien der Informationserschließung – über kontrollierten Wortschatz, Volltextsuche, Index-Suchen, visualisierte Ordnung, Containerbildung etc. Die Architektur deckt damit langfristig die Anforderungen einer Knowledge-Management-Infrastrukur ab.
Ein breites Angebot an Funktionalität
Für die EBK-Lösung wurde zwischen einem Basisumfang sowie anwenderspezifischen Erweiterungen und Zusatzmodulen unterschieden. Die wichtigsten Komponenten der Basislösung sind im folgenden beschrieben.
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| | · |  Erfassung |
Bei der Erfassung geht es nicht nur um die Überwindung des Medienbruches, sondern auch darum, die Information verteilbar und recherchierbar zu machen. Hierfür werden automatisierte und manuelle Verfahren kombiniert. Eine wesentliche Komponente ist die Verwendung einer einheitlichen, bundesweit für die Sparkassen-Finanzgruppe standardisierten Nomenklatur für die Ordnung und Verschlagwortung. Sie stellt sicher, daß Ersteller, Erfasser, Bearbeiter und bei späterer Nutzung das gleiche Verständnis von Inhalt und Zweck des Dokumentes haben. Die einzelnen Erfassungs- und Indizierungskomponenten sind:
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| | · | Zentrales Scannen und lokales Scannen |
| | · | Elektronischer Fax-Eingang |
| | · | Elektronischer Internet-eMail-Eingang |
| | · | Automatisches Routing von Eingangsdokumenten zu Gruppen und Einzelanwendern |
| | · | Speicherung, Übertragung und Auslagerung von beliebigen Groupware-Dateien |
| | · | Speicherung von Office-Dokumenten aus der Groupware heraus |
Für die Nacharbeitung und Weiterleitung nicht vollständig indizierter oder falsch gerouteter Dokumente, eMails, Faxe und Vorgänge steht ein Clearing-Arbeitsplatz zur Verfügung.
Die Indizierung ist ausschlaggebend für eine strukturierte Ablageordnung und das Wiederfinden von archivierten Dokumenten und Containern. Sie umfaßt die Zuordnung zu Dokumentenklassen mit automatischer Vergabe zugehöriger Schlagworte, Speicherbereiche, Aufbewahrungsfristen und anderer Merkmale, die manuelle Verschlagwortung über einen für die gesamte Sparkassen-Finanzgruppe standardisierten Thesaurus (Nomenklatur) und die automatische Volltext-Indizierung für die Ablage
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| | · | Der elektronische Schreibtisch |
Eine Büroautomationslösung hat grundsätzlich drei Elemente: Eingang von Informationen, Bearbeitung und Verwaltung von Informationen sowie Ausgang von Informationen. Diese Dreiteilung spiegelt sich auch in der Ablageorganisation der EBK-Lösung wieder. Ein wesentliches Desiderat aller Anwender ist, Informationen aus unterschiedlichen Quellen übersichtlich und vollständig auf einen Blick zu erhalten. Dies ist die Vision des „einheitlichen Postkorbs“. Im Postkorb können Nachrichten, interne Email, Internet-Mails, Faxe, gescannte Dokumente, virtuelle Ordner, Notizen, Umläufe und andere Informationstypen eingehen. Dieser elektronische Postkorb ist Bestandteil des elektronischen Schreibtischs. Er ist gleichermaßen über den Browser wie über den Notes-Clienten nutzbar. Eine umfangreiche kontextsensitive Hilfe unterstützt den Nutzer.
Die visualisierte Ablageordnung soll dem Anwender helfen, den Übergang von der Papierwelt in die elektronische Verwaltung einfacher zu vollziehen. Die Ordnung kann den Bedürfnissen des individuellen Anwenders angepaßt werden und erlaubt auch die Speicherung von vertraulichen Informationen. Die Ablagestruktur kann mit flachen Ansichten in Form von Hitlisten und Übersichten kombiniert werden. Sie unterstützt Strukturen für festgelegte Organisationseinheiten als auch für individuell gestaltbare Projekte. Eine unkontrollierte Speicherung auf Ebene des Betriebssystems wird hierdurch verhindert.
Ablage und Archiv werden gemeinsam über die Index-Datenbank verwaltet, Für den Anwender ist es unerheblich, auf welcher Speicherebene oder an welchem Ort eine Information vorgehalten wird. Die Ablage unterstützt den Lebenszyklus von Dokumenten mit Versionierung, Checkin und Checkout, optimiertem Caching und Nutzung unterschiedlicher Formate wie TIFF, PDF, Notes, Word, Email etc.
Die revisionssichere Archivierung speichert die Informatione und Dokumente in einem einheitlichen, selbstbescheibenden Dokumentformat entsprechend den Empfehlungen des SIZ. Dokumente können dabei automatisch konvertiert (z. B. in TIFF) oder aber in unterschiedlichen Renditions für verschiedene Anwendungsgebiete archiviert werden (z.B. der gleiche Inhalt als PDF, Word und HTML). Die Lösung speichert revisionssicher auf digitalen optischen Speichern. Sie verfügt über Restart/Recovery und umfangreiche Protokollierung.
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| | · | Recherche und Informationsbereitstellung |
Wesentliche Funktionen eines effektiven Knowledge Management sind Recherche-, Kontext-, Delegations-, Informations- und Wiedervorlage-Funktionalitäten. Hier bietet die EBK-Lösung einer Reihe verschiedener Ansätze, die auf den Informationsbedarf und die Arbeitsweise des Anwenders zugeschnitten werden können.
Für die Recherche können parallel und ergänzend Volltext, Indizes und visualisierte Ordnung benutzt werden. Der Zugriff ist unabhängig vom Speicherort (Ablage/Archiv; lokal/dezentral, Bonn/Berlin).
Wiedervorlagefunktionalität kann zeit-, ereignis_ oder fristengesteuert genutzt werden. Hinzukommt die Möglichkeit der Delegation, gemeinschaftlichen Bearbeitung und Vertretung.
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| | · | Workflow und kooperatives Bearbeiten von
Dokumenten |
Die EBK-Lösung unterstützt verschiedene Formen des Workflows. Neben dem bereits erwähnten automatischen Routing der Eingangspost gibt es Adhoc-Workflow mit Übernahme von Voreinstellungen und spezielle Workflow-Abläufe. Zu letzteren gehören Umläufe, spezielle Vermerk- und Deckblattverfahren und andere, die Bewilligungs- und Entscheidungsabläufe abbilden. Der Workflow ist verteilt und rollenbasiert.
Neben der Workflow-Steiuerung unterstützt das EBK-System durch kooperatives Bearbeiten von Dokumenten und Vorgängen die Zusammenarbeit zwischen Sekretariaten und Vorgesetzten sowiedie Gremien- und Projektarbeit. Dokumente können hierfür in Vorgängen, Akten, Ordnern und Sammeldokumenten zusammengefaßt werden. Die Erstellung, Verwaltung und Verfolgung von Aufgaben ergänzt diese Funktionalität.
Informationsforen ergänzen als Wissensbasis die Nutzung der EBK-Lösung. Es handelt sich einerseits um Domino-Standardforen, die in die Oberfläche integriert sind oder um spezielle Anwendungen wie eine Vortrags- und Redendatenbank, verschiedene Wissenspools z.B. zur Problematik der EURO-Umstellung und andere. Ablage- und Archiv stellen zu den Themen die benötigten Dokumente bereit.
Für die Nutzung als Knowledge Management System ist der Knowledge Sharing Ansatz von entscheidender Bedeutung. Er hat zwei Aspekte – einmal das Berechtigungssystem, das zwischen unterschiedlichsten Zugriffsberechtigungen unterscheiden können muß, und effiziente Ausgabefunktionalität zur Verteilung von Informationen.
Das flexible Berechtigungssystem unterstützt wahlweise und kombiniert Systematiken auf Basis von Organisationseinheiten, Projektorgansiation, Rollen, Gruppen und neutralen Benutzerklassen. Hierdurch werden auch spezielle Speicherbereiche geschützt (z.B. Rechnungswesen, Revision, Vorstand und Betriebsrat). Das Rollenkonzept erlaubt, daß ein Mitarbeiter unterschiedliche Berechtigungen haben kann, so z.B. gleichzeitig als Sachbearbeiter in einer Abteilung, Mitarbeiter in einem übergreifenden Projekt und Betriebsrat. Über das Berechtigungssystem wird auch die Bereitstellung der Funktionalität und der benötigten Sichten am Arbeitsplatz gesteuert.
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| | · | Ausgabe und Verteilung von Informationen |
Neben der Ausgabe von Dokumenten oder Vorgängen einschließlich der enthaltenen Dokumente auf zentralen., dezentralen oder lokalen Druckern spielt die Informationsverteilung, die Bereitstellung des Wissens, eine besondere Rolle. Das Versenden und Verteilen beliebiger Informationen und Vorgänge an einzelne Empfänger oder vordefinierte Gruppen wird über Verteilerkreise und Voreinstellungen der Versandform (Fax, Email, Internetmail, interne Mail, Brief oder kombiniert) über die Adressverwaltung gepflegt. Daneben ist das spezielle Rundschreibenverfahren von Bedeutung, das zur Wissensbereitstellung im Außenverhältnis dient.
Spezielle Module und Komponenten
Wesentlicher Aspekt der EBK-Lösung ist die tiefe Integration der einzelnen Komponenten. Hier ergänzen Brüokommunikationstools die Dokumentenmanagement-Funktionalität. Die einzelnen Funktionen nutzen jeweils zentrale Ressourcen, Benutzer, Adressen, Schlagworte, Ordnungskriterien, Termine und andere Daten liegen nur einmal im System vor. Zu diesen speziellen Funktionen und integrierten Modulen gehören in der EBK-Lösung unter anderem:
Die Adressverwaltung besitzt ein kontrolliertes Beantragungsverfahren für den zentralen Bestand, lokale Sichten, Integration in Word, komplexeVerteilerkreise und Nutzung für Serienbrief/Informationsversand.
Der Terminkalender für persönliche, Gruppen- und allgemein Termine verwendet. Er wurde um Abgleichfunktionen mit Palmtops und Vertraulichkeitsstufen ergänzt. Die Terminverwaltung dient auch für andere Module wie die Wiedervorlage und Terminauswahl in anderen Programmteilen
Im EBK-System wird die Nomenklatur der Sparkassen-Finanzgruppe eingesetzt. Diese kontrollierte Fachbegriffssystematik in Verbindung mit technischen Profilen zur Systemverwaltung besitzt zentral gepflegte Schlagwort-, Dokumentklassen-, Benutzerklassen-, Archivspeicherraum- und andere Bibliotheken. Sie dient zur strukturierten Verwaltung des Wissens auf Basis eines einheitlichen Referenz- und Beziehungssystems.
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| | · | Office-Produkt- und Groupware-Integration |
Wesentliche Komponente ist direkte Intergation der Microsoft-Office-Komponenten. Sie werden direkt aus der EBK-Anwendung aufgerufen und speichern sofort in die kontrollierte Ablage. Vorgefertigte, zentral verwaltete und entsprechend den Benutzerberechtigungen zur Verfügung gestellte Layouts übernehmen automatisch Adress-, Benutzer- und andere Stammdaten. Die Dokumente aus Word, Excel, Powerpoint etc. unterliegen dem Versionsmanagement des EBK-Ablagesystems. Sie sind damit sofort recherchierfähig.
Ähnlich wie Microsoft Office sind auch die Standardfunktionen von Lotus-Notes/Domino integriert. Hierzu gehören z.B. spezielle Formulare für das Antragswesen, Notes-Einträge mit anhängenden Attachments und andere Notes-Dokumenttypen. Damit auch zukünftig die Nutzung weiterer Funktionalität wie elektronische Signaturen, Telefonie-Einbindung, Personal Video, Portal etc. möglich, die für Folgephasen der Basislösung geplant sind.
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| | · | Rundschreiben und Knowledge Automation |
Die Rundschreibenanwendung ist wesentlich mehr als die banale Bezeichnung vermuten läßt. Dokumente mit ihren Steuer- und Adressierungsdaten der Verteiler werden automatisch nach einem Freigabeprozess versendet, in WebSites eingestellt oder in Informationspools im Intranet überführt. Die Verwendung der einheitlichen Nomenklatur stellt dabei sicher, daß auch beim externen Empfänger in der Sparkassen-Finanzgruppe die Dokumente automatisch indiziert und richtig zugeordnet verwaltet werden können. Für die Verteilung werden automatisch die benötigten Formate, sogenannte Renditions erzeugt. Im Intranet kann dies Word sein, für Attachments an externe Empfänger PDF und für die Bereitstellung im Web HTML.
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| | · | Projektmanagement-Verfahren |
Durch eine spezielle Ablagestruktur und die datenbankgestützte Verwaltung von Projektdaten wird das in der Sparkassen-Finanzgruppe standardiserte Projektmanagementverfahren unterstützt. Es ist gleichermaßen für wenig strukturierte kleine Vorhaben als auch für Großprojekte mit Planungsphase, Vorprojekt, Teilprojekten und Fortschreibung geeignet. Es berücksichtigzt die unterschiedlichen Berechtigungen und Verteilerkreise für interne und externe Projektmitarbeiter. Das System übernimmt die versionsgetreue Verwaltung der gesamten Projektdokumentation. In Abhängigkeit der Berechtigung können Überblicke über alle laufenden Projekte mit unterschiedlichen Selektions- und Sortierungssichten generiert werden, die das übergeordnete Projektcontrolling unterstützen.
Die Lösung besitzt darüber eine Vielzahl von weiteren Einzelfunktionen, die für den Endbenutzer erst mit zunehmender Akzeptanz und Erlernen der Lösung freigeschaltet werden. Das System erlaubt die Nachverfolgung, welche Funktionen wie genutzt werden und erlaubt damit die Optimierung der Anwendung.
Erfolg auf der ganzen Linie –
ein „Award of Excellence“ aus den USA
Die Einführung wurde sehr sorgfältig und langfristig vorbereitet. In Zusammenarbeit mit der Unternehmensberatung PROJECT CONSULT wurde der Bedarf ermittelt und strukturiert, in Fachkonzepte umgesetzt und als Auswahlkriterien für die Produkte festgeschrieben. Parallel wurden die organisatorischen Grundlagen erarbeitet – von der Verschlagwortung, Definition von Speicherräumen und Berechtigungsstrukturen, Nutzungsmodellen, Datensicherheitsanforderungen, Standardabläufen, Organisation des Posteingangs, Vorbereitung der Schulungen und Qualifizierungsmaßnahmen bis hin zu konkreten Arbeitsanweisungen. Durch die Einbindung der Leitungsebene, Revision und Personalvertretung konnten zahlreiche organisatorische Hindernisse bereits vor der Installation ausgeräumt werden. Die konkreten Vorgaben erlaubten dem ausgewählten Anbieter BOO AG daher auch kurzfristig die Anpassung der Standard-Lösung. Diese wurde dann im Dialog mit Anwendergruppen weiterentwickelt. Dabei wurde nicht von Anfang an der gesamte Funktionsumfang freigeschaltet. Die Anwender wurden in der Nutzung nicht nur einfach geschult, ein umfangreiches Coaching-Programm unterstützte direkt am Arbeitsplatz bei der Umsetzung der Funktionalitötät in effiziente Arbeitsprozesse. Supervisoren und Mentoren in den einzelnen Organisationseinheiten tragen durch ihr Knowhow sowohl der fachlichen Seite als auch des Programmsystems zunehmend zur Akzeptanz bei.
Nach nunmehr einem Jahr im Produktivbetrieb kann die EBK-Lösung als ein voller Erfolg für alle Beteiligten gewertet werden. Die Anzahl der Nutzer und der abgelegten Informationen steigt kontinuierlich. Nicht nur die Informationsinhalte selbst sondern auch das Wissen über die Prozesse, schnelle Kommunikation und datenbankgestützte Dokumentenbereitstellung haben zu wesentlichen Effizienzsteigerungen beigetragen. Der DSGV hat innerhalb von drei Jahren eine komplexe technische und organisatorische Aufgabe bewältigt. Diese Aufgabe fiel in eine Zeit, wo Umzüge, Veränderung der Personalstruktur und neue Aufgaben eine erhebliche Belastung unabhängig vom EBK-Projekt brachten.
Dieser Erfolg hat inzwischen auch internationale Anerkennung gefunden. Der internationale Dachverband der Anwender und Anbieter von eBusiness-, Knowledge-Management- und Dokumenten-Technologien AIIM International (AIIM Association for Information and Image Management International, Silver Springs, USA) hat im Jahr 2000 dem DSGV einen „Award of Excellence“ verliehen. Diese Auszeichnung aus den USA wird nicht sehr häufig an Europäer verliehen und ist eine der ersten, die an einen deutschen Anwender überreicht wurde. Seitdem ist der DSGV ein Wallfahrtsort für alle Interessierten, die einen Einblick in die effiziente Umsetzung moderner Informationstechnologie gewinnen wollen.
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