Die Einführung des elektronischen Aktenarchivs bei der LVA Rheinprovinz (Teil 2)
Von Achim Nolte und Achim Pilatus, Leitung der Abteilung Versicherung, Rente und Rehabilitation bei der LVA Rheinprovinz. Abdruck aus den „Mitteilungen 7-8/2004“ mit freundlicher Genehmigung der Pressestelle der LVA Rheinprovinz Düsseldorf. Der Artikel beschreibt den Stand des Projektes im Herbst 2004. Teil 1 des Artikels erschien im Newsletter 20050912.
Hinter den einzelnen Sachgebieten befindet sich eine Belegungsanzeige. Hier wird in Klammern die Anzahl der sich in dem betreffenden Sachgebiet befinden-den Dokumente dargestellt. Sofern in einem Sachgebiet ein Unterordner (Sachtyp) vorhanden ist, wird dies mittels eines Knotenpunktes (+) kenntlich gemacht. Durch einen einfachen Klick auf den Titel des Sachgebietes oder auf den Knotenpunkt wird dieser geöffnet und der vorhandene / die vorhandenen Unterordner sichtbar gemacht. (Abbildung 3)
Nach den Sachgebieten wurde der Baum dynamisch gestaltet. Dies bedeutet, dass nicht belegte Sachtypen (im Gegensatz zu den Sachgebieten, welche immer angezeigt werden) nicht dargestellt werden.
Jeder einzelne Sachtyp verfügt über eine eigenständige Belegungsanzeige.
3.3 Die Trefferliste
Nach einem einfachen Klick auf den ausgewählten Sachtyp erscheint die so genannte Trefferliste. (Abbild. 4)
Über die Trefferliste erhält der Anwender verschie-dene Informationen, wie zum Beispiel das Archivierungsdatum eines jeden einzelnen Dokuments, welches bereits beim Einstieg in die digitale Akte Aufschluss darüber geben kann, ob es für die Bearbeitung des aktuellen Geschäftsvorfalls von Interesse sein kann. Im rechten Bereich des Fensterausschnitts wird die „Dokumentenklasse" dargestellt. Diese ist für die Digitali-sierung der Altakten nicht von Bedeutung. Im Rahmen der digitalen Vorgangsbearbeitung (Projekt „diVA") soll zukünftig beim „frühen" Scannen des Posteingangs be-reits eine erheblich genauere Klassifizierung der einzel-nen Dokumente erfolgen. An dieser Stelle würden dann Begriffe wie zum Beispiel „Geburtsurkunde, Arbeitsbuch" oder ähnliches stehen. Eine derartige Klassifizierung von Dokumenten konnte beim Scannen der Altakten aus den gegebenen Sachzwängen (Scannen von ca. 600.000 Belegen an einem Werktag) nicht vorgenommen werden.
In der Trefferliste werden jeweils 20 Dokumente dargestellt. Im unteren Bereich des Fensters kann entsprechend weitergeblättert oder direkt an das Ende der Akte zur letzten Seite gewechselt werden. Dies macht Sinn, da zu erwarten ist, dass in der Regel gerade die jüngsten Dokumente für die Bearbeitung von besonderem Interesse sind. (Abbildung 5)
Die weiteren Info-Felder (Notiz, Dok.info, Priorität und Arbeitsakte) werden nachfolgend noch erläutert. Aus der Trefferliste heraus kann in die sogenannte Dokumentenvorschau gewechselt werden. Hierzu ist das entsprechende, mit „Vorschau" bezeichnete, Icon anzuklicken.
3.4 Die Dokumentenvorschau
Die Dokumentenvorschau soll einen schnellen Überblick über die sich in der Akte befindenden Dokumente geben. Zu diesem Zweck werden die einzelnen Dokumente im Miniaturformat („Thumbnails") dargestellt. Im Rahmen der Bearbeitung eines aktuellen Geschäftsvorfalls sind meist nur einige wenige Dokumente der Altakte von aktueller Bedeutung. In der Dokumentenvorschau können einzelne Dokumente nicht gelesen werden - dafür ist die Darstellungsform zu klein. Darauf kommt es an dieser Stelle jedoch auch nicht an. Dem erfahrenen Be- bzw. Sachbearbeiter ist beim Offnen der elektronischen Altakte bereits be-kannt, nach welchen konkreten Dokumenten er sucht. Sinn und Zweck der Dokumentenvorschau ist es, diese Dokumente möglichst schnell an Hand ihrer äuße-ren Form zu erkennen. Aus diesem Grund werden die stark verkleinerten Dokumente auch größengerecht dargestellt. Das bedeutet, dass beispielsweise ein DIN-A3-Dokument problemlos als solches erkannt werden kann. Dies gilt insbesondere auch für Formate, die kleiner als die DIN-A4-Norm sind.
Aber auch DI N-A4-Dokumente können von dem geübten Benutzer in dieser Ansicht problemlos klassifi-ziert werden. So können vor allem Konten Spiegel, Be-
scheide und Arbeitsaufträge auf einen Blick erkannt werden. (Abbildung 6)
Da jeweils 12 Dokumente in einer Ansicht zur Verfügung stehen, kann eine Durchschnittsakte, welche aus ca. 100 Dokumenten besteht, in kürzester Zeit ausgewertet werden. Bei Berühren eines Thumbnails mit dem Mauspfeil wird die entsprechende Dokumentennummer eingeblendet. Dies dient der Orientierung in der Akte und kann für das Umsortieren von Dokumenten hilfreich sein.
Auch in der Dokumentenvorschau stehen die gleichen Blätterfunktionen wie in der Trefferliste zur Verfügung. Das heißt, dass die Akte auf Knopfdruck auch von hinten nach vorn durchgeblättert werden kann.
3.5 Öffnen der Dokumente
Das Öffnen der Dokumente kann optional aus der Trefferliste oder aus der Dokumentenvorschau heraus erfolgen. In der Trefferliste ist hierzu der so genannte „i-Button", der sich links außen - neben dem Button für die Dokumenten Vorschau - befindet, anzuklicken. (Abbildung 7)
Das Öffnen von Dokumenten aus der Dokumentenvorschau heraus erfolgt mittels einfachen Klicks auf den dargestellten Thumbnail.
3.6 Ansicht der Dokumente
Die gescannten Dokumente werden im Dateiformat „Single-Page-PDF" abgelegt. Bei jeder einzelnen Seite handelt es sich somit um ein eigenständiges Dokument. Aus einem beidseitig beschriebenen Blatt der Akte wer-den so zwei separate elektronische Dokumente. Dies ergibt sich aus dem Erfordernis, jede einzelne gescann-te (Vorder- und Rück-) Seite mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen.
Da es sich - wie bereits gesagt - um PDF-Dokumente handelt, bietet sich als Anzeigemedium der „Acrobat Reader" der Firma Adobe an, der kostenlos genutzt werden kann. Die einzelnen Dokumente wer-den daher mit dieser Software angezeigt. (Abbildung 8)
Das Fenster des Acrobat Readers kann frei konfiguriert werden. Der Anwender kann also Breite und Höhe dieses Fenster nach seinen persönlichen Präferenzen verändern. Der Acrobat Reader selbst verfügt über eine Reihe von Funktionalitäten, die das Betrachten des geöffneten Do-kuments erleichtern. Beispielhaft seien hier die Funktio-nen „Vergrößern", „Verkleinern" und „Drehen" genannt.
Durch die Funktionalität „Vergrößern" können be-stimmte Ausschnitte eines Dokuments auf Knopfdruck so stark hervorgehoben werden, dass auch kleinste Details lesbar sind. Dies ist insbesondere bei der Betrachtung von bereits im Original schlecht lesbaren Dokumenten erfor-derlich. Durch die Lupenfunktion kann zielgerichtet genau der Dokumentenausschnitt vergrößert werden, der gerade benötigt wird. Durch die Funktionalität „Verkleinern" kann anschließend wieder das gesamte Dokument sichtbar gemacht werden. (Abbildung 9 und 10)
Din-A4-Dokumente werden ausnahmslos im Hoch-kantformat gescannt. Daher ist es in Aus na h nie fälle n erforderlich, diese zum Lesen in die Horizontale zu be-fördern. Auch dies kann ganz simpel durch Anklicken des entsprechenden Symbols in der Werkzeugleiste des Acrobat Reader durchgeführt werden. (Abbildung 11)
4. Weitere Funktionalitäten
Der Recherche-Client enthält - neben den bisher Vorgestellten Anwendungsmöglichkeiten, die die Anzeige der Akten und Dokumente ermöglichen, noch weitere Funktionalitäten, die das einfache Arbeiten mit der Akte ermöglichen sollen. Nachfolgend werden zunächst die Funktionen beschrieben, über die jeder Nutzer verfügt.
4.1 Blättern in der Akte
Wie bereits geschildert, können einzelne Dokumen-te aus der Trefferliste heraus durch Anklicken des „i-Buttons" geöffnet werden. Bei der Bearbeitung der Akte aus der Vorschau heraus werden selektiv nur einzelne Dokumente geöffnet. Selbstverständlich ist es je-doch auch möglich, bequem den Vorgang komplett durchzublättern. Hierfür ist zunächst das erste (oder das letzte) Blatt der Akte zu öffnen. Das Dokument wird über den Acrobat Reader dargestellt. Parallel hierzu erscheint in der Archivanwendung eine Werk-zeugleiste, die weitere Bearbeitungsmöglichkeiten bie-tet. (Abbildung 12)
Durch Betätigen der entsprechenden Symbole, die in Ihrer Darstellungsform auch bei Cassetten- oder Videorecordern gebräuchlich sind und dort die gleiche Funktion haben, kann zügig vor- oder zurückgeblättert werden.
4.2 Umsortieren von Dokumenten
Im Kapitel „Struktur der elektronischen Akte" wurde erläutert, welchen verschiedenen Sachgebieten/ Sachtypen die elektronischen Dokumente fachlich zu-geordnet werden können. Insbesondere bei überdi-mensionierten Vorgängen, bei denen zu erwarten ist, dass diese turnusmäßig immer wieder bearbeitet wer-den müssen (z.B. Renten mit mehreren Berechtigten, Handwerker mit einkommensgerechter Beitragszah-lung, etc.) empfiehlt es sich, den Vorgang bei der ersten (elektronischen) Bearbeitung zu strukturieren.
Es ist daher anzunehmen, dass das Umsortieren der Dokumente in einem nicht zu vernachlässigendem Um-fang zu den täglichen Arbeitsinhalten bei der Bearbei-tung der elektronischen Altakten gehören wird. Es wur-de daher Wert darauf gelegt, dem Anwender hier eine Funktionalität zu bieten, welche den Anforderungen an einer zielführenden, raschen Vorgangsbearbeitung entspricht.
Der Anwender kann
| | | |
| | · | einzelne Dokumente |
| | · | mehrere (alle) zusammenhängende Dokumente und |
| | | |
| | · | mehrere einzelne Dokumente in einem Arbeitsgang umsortieren. |
Zum Aufruf des hierfür erforderlichen Editierfensters ist zunächst ein Dokument zu öffnen. Die dann erscheinende Werkzeugleiste enthält an erster Stelle ein Symbol, das einen Stift darstellt. Zum Aufruf des Editierfensters ist dieses Symbol anzuklicken. (Abbildung 13)
Daraufhin erscheint das nachfolgend dargestellte Editierfenster: (Abbildung 14)
Beim Umsortieren eines einzelnen Dokuments muss vorher (zum Aufruf der Werkzeugleiste) genau dieses Dokument geöffnet worden sein. Jetzt kann zunächst das künftige Sachgebiet durch das Offnen der entsprechenden Listbox (Auswahlmenu) bestimmt werden. (Abbildung 15)
Danach ist der zutreffende Sachtyp auszuwählen. In der dazugehörigen Listbox werden nur die Sach-typen angeboten, welche fachlich zu dem zuvor festgelegten Sachgebiet gehören. (Abbildung 16)
Je nach Fallgestaltung kann anschließend ggf. noch ein „Sachtyp2" (zum Beispiel „Waise 3") und eine Er-gänzung des Sachtyps 2 („Name der Waise") vorge-geben werden. (Abbildung 17)
Mittels der weiteren, (immer) zur Verfügung stehenden Listbox „Dok.info" können einzelne Doku-mente mit einer Dokumenteninformation versehen — praktisch also benannt - werden. Diese Listbox ist
von der Fachabteilung noch mit entsprechenden Begriffen zu füllen. Bislang beinhaltet diese Listbox nur die Testbegriffe „Arbeitsbuch" und „Geburts-urkunde". Durch diese Vorgabe besteht die Möglich-keit, einzelne Dokumente künftig bereits an Hand ihrer Bezeichnung in der Trefferliste zu identifizieren. (Abbildung 18)
Zur Speicherung der Vorgaben ist anschließend das Diskettensymbol im unteren Bereich des Fensters zu betätigen. Unmittelbar anschließend befinden sich die Dokumente in dem „neuen" Ordner.
Beim Umsortieren von mehreren zusammenhängenden Dokumenten (Dokumentenkette), ist zwin-gend das erste Dokument dieser Kette zu öffnen. Die dann erforderlichen Vorgaben unterscheiden sich nicht von der obigen Beschreibung. Hier ist lediglich in dem dafür vorgesehenen Feld die Anzahl der insgesamt umzusortierenden Dokumente einzutragen. (Abbildung 19)
Sofern hier zum Beispiel die Zahl „32" eingegeben wird, werden das geöffnete Dokument und die nachfolgenden 31 Dokumente in das neue Sachgebiet / den neuen Sachtyp verschoben.
Das Umsortieren von mehreren nicht zusammenhängenden Dokumenten kann ebenfalls komfortabel vorgenommen werden. Sowohl die Trefferliste als auch die Vorschau enthalten eigens hierfür geschaffene Checkboxen (leere Quadrate), welche mittels „Mausklick" selektiv angekreuzt werden können. Dies wird fast ausschließlich aus der Vorschau heraus erfolgen, da dort die entsprechenden Dokumente in Miniaturformat angesehen werden können. (Abbildung 20)
Nachdem die ausgewählten Dokumente so markiert worden sind, ist das auch in dieser Ansicht vorhandene Stiftsymbol zu betätigen. Das Offnen eines bestimmten Dokuments entfällt an dieser Stelle. Das daraufhin erscheinende Editierfenster entspricht der obigen Darstellung. Die Arbeitsschritte hinsichtlich der Auswahl des Sachgebiets/Sachtyp s sind wiederum identisch mit der obigen Beschreibung. Nach dem Anklicken des Diskettensymbols werden sämtliche zuvor markierten Dokumente in das neue Sachgebiet/den neuen Sachtyp verschoben.
Mit dieser Funktionalität kann die Akte bereits bei der ersten Durchsicht in der Schnellansicht (über die Vorschau) ohne nennenswerten Zusatzaufwand fach-lich strukturiert werden.
4.3 Die Arbeitsakte
Die Sachbearbeitung war und ist gehalten, die Akten vor der Abgabe an das Archiv auszudünnen. Nicht relevante Dokumente sind dabei zu entfernen. Leider hat sich herausgestellt, dass die durchschnittliche Akte viele an und für sich nicht aufzubewahrende Seiten ent-hält. Aus den gegebenen Sachzwängen (Scannen von ca. 6.000 Akten täglich) und Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten konnte eine Ausdünnung der Vorgänge unmittelbar vor der Digitalisierung nicht mehr durchgeführt werden. Mithin befinden sich auch diese Seiten in der elektronischen Akte. Da die Altakten darüber hinaus als Gesamtakten der Bereiche Versicherung und Rente geführt wurden und damit oft Dokumente aus unterschiedlichen Fachbereichen enthalten, sind für die Bearbeitung des aktuellen Geschäftsvorfalls meist nur wenige Dokumente der Altakte von Bedeutung.
Daher war es erforderlich, ein Werkzeug zu schaffen, welches die Bearbeitung der Altakte erheblich vereinfacht. Durch die nunmehr geschaffene Arbeitsakte besteht die Möglichkeit, die für die Bearbeitung relevanten Dokumente als Kopie in die Arbeitsakte zu legen. Dies bedeutet, dass die Dokumente in ihrem bisherigen Sachgebiet/Sachtyp verbleiben und zusätzlich als Kopie in die Arbeitsakte gelegt werden. Nachdem die Gesamtakte auf diese Weise fachlich ausgewertet wurde, muss sich der Be- bzw. Sachbearbeiter beim nächsten Aufruf der Altakte nur noch die in der Arbeitsakte liegenden Dokumente ansehen. Die Arbeitsakte ist nicht benutzerabhängig einsehbar. Dies hat zur Folge, dass zum Beispiel auch der Sachbearbeiter oder der Sachgebietsleiter mit einer vom Bearbeiter so vorberei-teten elektronischen Altakte zügig und effizient arbeiten kann.
Die Anlage einer derartigen Arbeitsakte ist ebenfalls ohne großen Aufwand möglich, da dies der Funktionalität „Umsortieren von Dokumenten" entspricht. Gerade hier werden die Vorteile der Möglichkeit, auch mehrere nicht zusammenhängende Dokumente in einem Arbeitsgang editieren zu können, deutlich. So können die für die Arbeitsakte bestimmten Dokumente bereits bei der ersten Durchsicht der Akte in der Schnellansicht (über die Vorschau) mittels Anklicken der hier zur Verfügung stehenden Checkboxen markiert und anschließend als Kopie in die Arbeitsakte gelegt werden.
Die Vorgabe, ob die ausgewählten Dokumente in die Arbeitsakte gelegt werden sollen, erfolgt in dem bereits bekannten Editierfenster. Hier ist lediglich in der entsprechenden Listbox „Arbeitsakte ja" auszuwählen. Selbstverständlich können die Dokumente gleichzeitig - wie oben beschrieben - fachlich einem anderen Sachgebiet/Sachtyp zugeordnet werden. (Abbildung 21)
4.4 Notizen
Zu jedem Dokument kann eine Notiz angelegt wer-den. Dazu ist das betreffende Dokument zunächst zu öffnen, um zu der benötigten Werkzeug leiste zu gelan-gen. Hier befindet sich ein Symbol, welches ein leeres Blatt Papier darstellen soll. (Abbildung 22)
Nach dem Anklicken dieses Symbols erscheint das folgende Fenster: (Abbildung 23)
Hier kann ein Betreff (Titel) und ein freier Text ein-gegeben werden. Abschließend ist das bereits bekannte Diskettensymbol zu betätigen. Die Notiz ist damit ge-speichert und kann nicht mehr gelöscht oder verändert werden. Ergänzungen sind zukünftig jedoch noch in Form weiterer Notizen möglich.
Das Anlegen einer Notiz ist selbstverständlich nur dann sinnvoll, sofern deren Existenz bei der Ansicht der elektronischen Altakte direkt erkennbar ist. Daher wurde die Trefferliste um ein Feld „Notizen" ergänzt, das beim Vorhandensein einer Notiz mit „ja" belegt ist. (Abbildung 24)
Aber auch in der vorwiegend genutzten Vorschau sind angelegte Notizen direkt erkennbar. Hier wird das
Vorhandensein einer Notiz durch einen gelben Rahmen, der das betreffende Thumbnail umschließt, visualisiert. (Abbildung 25)
Um die bestehende Notiz lesen zu können, ist das betreffende Dokument zu öffnen. Das oben beschriebene Symbol, welches bereits für die Anlage einer Notiz verwendet wurde, ist auch zum Lesen der Notiz anzuklicken. Die Darstellung dieses Symbols hat sich durch die zuvor erfolgte Anlage der Notiz geringfügig verändert. Es wird nunmehr kein leeres, sondern ein be-schriebenes Blatt Papier dargestellt. (Abbildung 26)
Nach dem Anklicken dieses Symbols erscheint das folgende Fenster: (Abbildung 27)
Anm.d.Red.: Das Projekt wurde in 2005 erfolgreich mit allen im Beitrag als zukünftige Planung angegebenen Erweiterungen abgeschlossen. Hierzu gehörte auch die Übernahme der Bescheide im COLD-Verfahren. Die Erfassung und Bereitstellung von Dokumenten wird inzwischen weiteren LVAs als Dienstleistung angeboten. Teil 3 des Artikels folgt im nächsten Newsletter.
Metadata
