In den USA sitzt der Schock des 11.9.2001 tiefer in den Knochen als bei uns. Überall laufen Planungen zum Scannen der Post außerhalb der Behörden und Unternehmenszentralen. Von Hackern bedrohte Website- und B2B-Marktplatzinhalte sollen sicher und unveränderbar archiviert werden. Elektronische Geschäftstransaktionen sollen als elektronische Postausgangsbücher, Übermittlungsprotokolle und Posteingangsbücher Einzug in die Systeme der zweiten Generation des E-Business halten. Durch den Enron-Skandal gewinnt inzwischen auch die unveränderbare Archivierung von E-Mails und Dateien aus Büroanwendungen eine neue Dimension. Die elektronische Signatur und die neue Qualität digital signierter Dokumente tut ein übriges hinzu.
Doch viele der Vorhaben kommen nach den ersten emphatischen Ankündigungen wieder ins Stocken – denn Sicherheit kostet Geld. Die doppelte Auslegung von Hardware und Infrastruktur, Raum- und Betriebskosten, Zeit für Replikation oder Erstellung von Sicherheitskopien – all dies verdoppelt leicht die Kosten für ein System. So beschränken sich die ersten Anläufe zum Thema Sicherheit auf die zusätzliche Absicherung der operativen Daten wie z. B. Auslagerung von Sicherheitsbeständen an externe Dienstleister. Dennoch hat das Thema Sicherheit derzeit Vorrang bei IT-Entscheidungen in den USA und beflügelt die DRT-Branche. Die Bilder der herumfliegenden Papierdokumente des WTC haben ein neues Bewusstsein für den Wert von Informationen geschaffen.
Und wie sieht es in Deutschland aus ?
Die Branchenmesse DMS EXPO in Essen hatte den Trend frühzeitig erkannt und sich bereits vor zwei Jahren zum Thema Security positioniert. Dennoch war das Interesse von Ausstellern und Besuchern bisher eher mager. Die traditionellen Anbieter von DRT waren außerdem zu sehr mit sich selbst und mit der Rezession der Branche beschäftigt als dass man sich auf den neuen Markt gestürzt hätte. Dabei ist es eigentlich selbstverständlich – elektronische Archive und Dokumentenmanagementsysteme sind eine unabdingbare Komponente in einem Unternehmenssicherheitskonzept. Wie will man anders rechtliche Anforderungen an eine zehnjährige Vorhaltung elektronischer Dokumente erfüllen? Wie will man das Wissen der Unternehmen über Jahre hinaus verfügbar und erschließbar halten? Wie will man mit wertvollen Informationen umgehen, die es nur noch in elektronischer Form gibt und die für eine Repräsentation in Papier nicht mehr geeignet sind?
Sicherheit & Unsicherheit
Solche Fragen gibt es noch viele und leider gibt es noch sehr wenige Antworten der Anbieter. Transaktionssicherungs- oder Webcapture-Lösungen haben nur wenige im Angebot. Echtes revisionssicheres Records Management ist immer noch unterentwickelt. Nur die wenigsten Anbieter verfügen über langfristig tragfähige Migrationskonzepte, die nicht gleich das gesamte Umkopieren von Altarchiven erforderlich machen. „Digital Preservation“ allein auf analogen Filmmedien ist hier auch keine Lösung. Und längst ist die Erkenntnis, das Archivierung eine Management-Entscheidung von großer Tragweite ist, noch nicht in die Vorstandsetagen vorgedrungen.
Leider trägt der derzeitige Zustand der DRT-Branche nicht gerade dazu bei Vertrauen in Sicherheits- und Verfügbarkeitsfragen zu erzeugen: „Wem vertraue ich den nun das digitale Gedächtnis meines Unternehmens an?“ Der Niedergang von SER Systems, mühsam aufgefangen durch ein Sammelsurium von Nachfolgefirmen, und CEYONIQ, derzeit bemüht sich durch Abstoß ganzer Unternehmensteile finanziell zu sanieren, haben in den letzten Wochen nicht zur Vertrauensbildung beigetragen. Entscheider blicken daher wieder vermehrt auf die soliden, großen Unternehmen, die seit Jahren Kontinuität bewiesen haben. Doch ohne standardisierte Schnittstellen, langfristig stabile Dokumentformate und intelligente Indizierungsstrukturen lässt sich auch aus diesen Systemen nach Jahren nicht mehr das gesamte gespeicherte Wissen retten. Elektronische Archivierung, Records Management und Dokumentenmanagement werden daher eine ständige Herausforderung für alle Zeiten bleiben. Das ist das Danaer-Geschenk der Digitalen Revolution! (Kff)
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