Mülheim an der Ruhr - Zur DMS EXPO in Essen veröffentlicht die EASY SOFTWARE AG, DMS Expo Stand 3520 - (http://www.easy.de), das Release 3.0 ihres Produktes EASY-EXCHANGE, der Archivierungssoftware für sämtliche Objekte des Microsoft Exchange Servers. Die neue Version unterstützt den Microsoft Exchange Server 2000 in vollem Umfang, archiviert vollautomatisch sämtliche Microsoft Exchange Daten aus Postfächern und öffentlichen Ordnern und erzielt so eine physikalische Entlastung des Microsoft Exchange Servers von weit über 90 Prozent. Die zu archivierenden Daten werden direkt vom Microsoft Exchange Server in ein EASY-EXCHANGE-Archiv importiert und sind sofort über den Outlook-Client per Volltext recherchierbar.(JU)
PROJECT CONSULT Kommentar:
Die Integration der Archivierungssoftware in die Microsoft Outlook Client Umgebung von EASY (zuletzt behandelt im Newsletter 20020211Newsletter 20020211) wirkt visuell perfekt gelungen. Dokumente können nach der Archivierung über die bekannte Suchmaske recherchiert werden und tauchen in der Trefferliste analog zu den Outlook-Dokumenten auf. Im Detail betrachtet jedoch werden wichtige Unterschiede deutlich. Während bei einer klassischen Outlook-Archivierung Strukturen beibehalten werden können (z.B. das Arbeiten mit projektbezogenen Unterordnern) wird bei der EASY Archivierung der Content „wegarchiviert“ und später auch nur als einzelnes Dokument wieder präsentiert. Der Kontextbezug ist nicht mehr vorhanden. Des weiteren bietet Exchange die Möglichkeit mit Kategorien zu arbeiten. Diese Felder dienen der strukturierten Arbeitserleichterung. Klassifizierungsmerkmale, die in einem Outlook Archiv beibehalten werden, können bei der EASY Lösung ebenfalls nicht berücksichtigt werden. Dadurch geht ein echter Mehrwert verloren. Ein weiterer Nachteil der EASY Archivierung ist das Archivformat. Die Dokumente und Anhänge werden native archiviert. Es findet keine Rendition in ein Langzeitformat wie TIFF statt. Wie uns die Erfahrung zeigt, neigt Microsoft doch ab und zu dazu, seine Dokumentenformate zu ändern. Dann wären die archivierten Dokumente unter Umständen mit dem aktuellen Outlook-Client nicht mehr lesbar. Ein Langzeitarchiv schließt Zeiträume von 15 Jahren und mehr ein. Unschön gelöst bei beiden Systemen ist die Archivierung von Anhängen. Identische Attachment werden redundant im Archiv von EASY aber auch im Outlook Archiv gehalten. Prüfmechanismen unter Einbeziehung des Anwenders mit einer Pop-Up Maske würden bereits für ein schlankeres Archiv sorgen.(JU)
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