Die Studie „ECM Anwender Survey“ wurde im Sommer 2008 von BARC (http://www.BARC.de) im Auftrag der ContenIT (http://www.contenit.de) durchgeführt. An der Befragung haben gemessen am Jahresumsatz Firmen unterschiedlicher Größen teilgenommen. Jedoch bei allen kommen ECM-Systeme zum Einsatz. In der Befragung werden die Archivierung (89%) und Erfassung elektronischer (93%) sowie papierbasierter (80%) Dokumente von einem Großteil der Befragten als wichtig oder sehr wichtig eingestuft. Gespräche mit Anbietern werden von 82% der befragten Unternehmen zur Informationsbeschaffung genutzt, etwas mehr als die Hälfte der Befragten besucht zu diesem Zweck auch Fachmessen und knapp die Hälfte zieht Berater zur Informationsbeschaffung heran. Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung sieht fast die Hälfte der Befragten als wichtig oder sehr wichtig an, während das Output Management nur fast ein drittel genauso einordnen. Für ein ECM-Projekt beschaffen sich 88% der Befragten Informationen und führen eine Marktrecherche durch. Nur etwas mehr als die Hälfte analysiert die Prozesse im Unternehmen und spezifiziert die Anforderungen. Zwischen dem Vertragsabschluss und dem Go-Live des Systems benötigen 56% weniger als sechs Monate. Während Projekte, die länger als ein Jahr benötigen, meist zum Scheitern verurteilt sind. Ungefähr die Hälfte der Befragten nahm ihr System in den Jahren 2006 oder 2007 in den produktiven Betrieb, wobei 86% der Unternehmen individuelle Anpassungen an ihrem System vornehmen mussten.
Als die am wichtigsten erachteten Produkttreiber bei der Einführung eines ECM-Systems wurden die Verbesserung der Informationsqualität und die Reduzierung der Suchzeiten genannt.
Wie beschaffen sich Unternehmen ihre Informationen hinsichtlich des ECM-Marktes?
82% der Befragten nutzen Gespräche mit Anbietern, 62% informieren sich auf Fachmessen und 56% tauschen sich mit anderen Unternehmen aus. Beraterdienste nehmen annähernd die Hälfte der Befragten auf und 43% ziehen Marktstudien zur Informationsbeschaffung heran. Fachzeitschriften und Fachbeiträge werden von 41% genannt und das Schlusslicht mit 28% stellen Fachliteratur und Seminarbesuche dar. Hierzu sei noch zu sagen, dass Gespräche mit Anbieter durchaus hilfreich seien können, jedoch mangelt es dort an der neutralen Vergleichbarkeit und es wird nicht immer auf die Anforderungen des Kunden Rücksicht genommen. Deshalb sind anbieterneutrale Informationsquellen unerlässlich.
Warum entscheiden sich Unternehmen für ein bestimmtes ECM-System und welche Anforderungen stellen sie daran?
Eine gute Integration in die vorhandene IT-Landschaft und Benutzerfreundlichkeit für Endanwender wurde ein besonders hoher Stellenwert mit 64% und 61% zugeordnet. Funktionsumfang und Preis tauchen erst danach mit 39% und 36% auf. Die Unternehmen möchten also eher einen positiven Projektausgang, als eine schlechte Integration des Systems sowie Unzufriedenheit und Überforderung der Endanwender mit der Nutzung des Systems, was nämlich zu einer Ablehnung gegen das Projekt im Unternehmen führen würde.
Wie gewichten die Befragten die digitale Akte?
Die digitale Akte dient der themenorientierten Aufbewahrung von Dokumenten und sonstigem Content. Ein Viertel der Befragten sieht die digitale Akte als sehr wichtig an und fast die Hälfte mit 47% als wichtig. Neutral sehen die Akte 18% an und als unerwünscht die letzten 10%. Die digitale Akte erspart den Anwendern die Suche nach allen Einzeldokumenten zu einem Thema, deshalb überrascht das Ergebnis auch nicht sonderlich.
Wie wichtig ist die automatische Rechnungseingangsbearbeitung?
Hier herrscht eine recht große Uneinigkeit bei den Befragten, was auch nicht zuletzt daran liegt, dass die automatische Rechnungseingangsbearbeitung eine Zusatzfunktion eines ECM-Systems ist und eine Notwendigkeit ganz von der Auslage des Unternehmens abhängt. Fast die Hälfte ordnet der Rechnungseingangsbearbeitung eine hohe Notwendigkeit mit sehr wichtig (21%) und wichtig (27%) zu.
Integration der E-Mails im ECM-System
Die Integration ins E-Mail-System spielt heutzutage eine immer größere Rolle, da das hohe E-Mail Aufkommen in vielen Unternehmen die E-Mail-Server stark belastet und auch Revisionssicherheit bei der Archivierung oft nicht gegeben ist. So sehen 40% der Befragten die Integration als sehr wichtig an, 29% als wichtig und nicht ganz ein drittel sieht die Integration neutral (21%) und unerwünscht (10%) an.
Beim Thema E-Mail-Archivierung sieht es dann etwas anders aus:
Archivierung von Dokumenten
Bei der Befragung zur Archivierung ihrer Dokumente gaben 69% an im Originalformat, 67% TIFF, welches knapp vor PDF mit 65% liegt. Dann erst folgen mit großer Distanz JPG mit 29%, ASCII mit 22%, sowie PDF/A mit 20% und RTF mit 10%. Hierzu muss man noch sagen, dass der neue PDF/A Standard stark im Markt vorangetrieben wird und sich der hohe Prozentsatz der im Originalformat archivierten Dokumente auf die Ziele der Unternehmen zurückführen lässt, wie z.B. leichte Lesbarkeit und Weiterbearbeitung der Dokumente für neuere Versionen etc.
Zusammengefasste Bedeutung der Funktionalität
Die Abbildung zeigt die Gewichtung der Funktionen von ECM-Software mit den Kategorien wichtig und sehr wichtig. Drei Kernpunkte stellen dabei die Recherche anhand von Metadaten mit 93%, die Erfassung elektronischer Dokumente mit ebenfalls 93% sowie die Archivierung mit 89% dar. Die Schlusslichter denen nicht so hohe Bedeutung zugeordnet wird sind die Integration von CRM-Systemen mit 38% und das Output Management mit 39%.
Erwarteter Nutzen
Zum Schluss noch einen Blick, auf den Nutzen, den sich die Anwender durch die Einführung von ECM erhoffen.
(BARC/ContenIT/CaM)
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| PROJECT CONSULT Kommentar:
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Schön, das es eine Studie dieser Art, die ein aktuelles Schlaglicht auf den deutschen markt wirft, auch einmal kostenfrei gibt: http://www.contenit.de/registrierung.html. Nach Eingabe der „üblichen Daten“ erhält man Zugang zur PDF-Version. Ein herzliches Dankeschön an ContenIT und BARC. (Kff) 
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