Eine Einführung in den internationalen Standard
Gastbeitrag von Christoph Jeggle, PMP, Kossow & Jeggle Results GmbH, E-Mail: c.jeggle@kj-results.com. Teil 1 erschien im Newsletter 20040315Newsletter 20040315. Christoph Jeggle ist freier Mitarbeiter von PROJECT CONSULT. Im letzten Artikel (Newsletter 20040315Newsletter 20040315) haben wir uns mit den Begriffen „Projekt“ und „Projektmanagement“ beschäftigt. Das Project Management Institute (PMI) versucht im Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) einen Standard für Projekte und ihr Management zu definieren. Zu dieser Standardisierung gehören die Prozesse, die das Projektmanagement ausmachen. Das sind: Initiierung, Planung, Steuerung, Ausführung und Abschluss. Sie werden aber besser als Prozessgruppen bezeichnet, da sie ihrerseits wieder aus Prozessen bestehen.
Die folgende Grafik gibt eine Übersicht über die Prozessgruppen und ihren Zusammenhang:
Initialisierung
Planung
Ausführung
Abschluss
Steuerung
Keinesfalls dürfen diese Prozessgruppen mit Projektphasen verwechselt werden. Die Projektphasen gehören zum so genannten Projektlebenszyklus. Jede Phase bringt ein oder mehrere Ergebnisse, die zusammen das Ergebnis des Projektes bilden. Diese Phasen sind in einer bestimmten zeitlichen Anordnung, die sich durch den Projektgegenstand bestimmt. So hat ein Hausbauprojekt (z.B. mit den Projektphasen: Planung, Rohbau, Innenausbau, Technik, Außenanlagen, Abschluss) andere Phasen als ein Softwareentwicklungsprojekt (z.B. mit den Projektphasen: Konzept, Entwicklung, Implementierung, Abschluss). Jede Projektphase beinhaltet jedoch einige oder alle Projektmanagementprozesse.
Das PMBOK betrachtet nun weniger die Phasen eines Projektes, da diese kaum standardisierbar sind, sondern interessiert sich mehr für die Prozesse, die notwendig sind, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Diese Prozesse sind nicht auf bestimmte Phasen beschränkt, sondern werden idealerweise in jeder Phase eines Projektes mehr oder weniger durchgeführt.
Wenn im Folgenden von der Prozessgruppe „Planung“ die Rede ist, darf das nicht mit einer Planungsphase eines Projektes verwechselt werden. Natürlich werden Planungsprozesse in der Planungsphase besonders intensiv durchgeführt, aber Planungsprozesse werden auch in jeder Phase eines Projektes durchgeführt und sind daher nicht auf eine bestimmte Phase beschränkt.
Die Aneinanderreihung der Phasen eines Projektes entspricht dem Projektlebenszyklus. Er beschreibt den zeitlichen Ablauf des Projektes von seinem Anfang bis zu seinem Abschluss.
Ein Prozess dagegen ist eine Folge von Aktivitäten, die ein Ergebnis hervorbringen. Die Beschreibung des Prozesses ist also weniger an der zeitlichen Einordnung als vielmehr daran, was der Prozess an Eingaben benötigt und welche Tätigkeiten erforderlich sind, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Dementsprechend werden die einzelnen Prozesse, aus denen sich die Prozessgruppen zusammensetzen, mit ihren Eingangswerten (Input), den Werkzeugen und Verfahren innerhalb des Prozesses und den Ergebnissen, die erreicht werden sollen, beschrieben.
Diese Herangehensweise an Projektmanagement ist durchaus nicht üblich. Gerade Abhandlungen über Projektmanagement in bestimmten Fachbereichen (z.B. für Softwareprojekte) versuchen eher einen Ansatz über die Projektphasen, um die zeitliche Abfolge von Projekten in diesem Bereich zu beschreiben. Beim prozessorientierten Ansatz geht es mehr darum, welche Ergebnisse erzielt werden müssen, um erfolgreich Projekte zu managen. Jeder Prozess benötigt aber auch Eingangswerte (Input), um das gewünschte Ergebnis hervorzubringen. Die Prozesse hängen miteinander zusammen, da das Ergebnis eines Prozesses der Eingangswert eines anderen Prozesses sein kann.
Schauen wir uns nun die Prozessgruppen im Einzelnen an. Dabei geht es zunächst nur um einen groben Überblick. Die Details der einzelnen Prozesse werden in nachfolgenden Artikeln behandelt.
Die Initiierung
Hierbei geht es um die Freigabe eines Projektes bzw. einer Phase eines Projektes. Die Ergebnisse dieser Prozessgruppe sind Eingangswerte für die Prozessgruppe Planung.
Die Planung
Planung ist eine zentrale Tätigkeit des Projektmanagements. Daher ist diese Prozessgruppe die umfangreichste. Eine Fülle einzelner Prozesse bildet diese Gruppe. Einige sind hier aufgeführt:
Planung und Definition des Inhalts und Umfangs (Scope)
| | | |
| | · | Zeitplanung |
| | · | Ressourcenplanung |
| | · | Kostenplanung |
| | · | Planung des Risikomanagements |
| | | |
| | · | Entwicklung des Projektplans |
Diese zusammengefasst dargestellten Kernprozesse werden durch weitere Prozesse unterstützt. Dazu gehören:
| | | |
| | · | die Qualitätsplanung |
| | · | die Beschaffungsplanung |
| | | |
| | · | die Kommunikationsplanung |
Die Ergebnisse der Planungsprozesse wiederum sind die Eingangswerte für die Ausführungsprozesse
Die Ausführung
Unter dem Blickwinkel des Projektmanagements gesehen ist der zentrale Prozess dieser Gruppe die Ausführung des Projektplanes. Dieser Kernprozess wird unterstützt durch begleitende Prozesse wie:
| | | |
| | · | Teamentwicklung |
| | · | Vertragsabwicklung |
Die Ergebnisse der Prozessgruppe Ausführung sind wiederum Eingaben in die Steuerungsprozesse.
Die Steuerung
Die Steuerungsprozesse bestehen aus dem Berichtswesen und der integrierten Änderungssteuerung, mit der alle notwendigen Änderungen im Laufe des Projektes integriert werden. Unterstützt werden diese Prozesse durch die Steuerung der Änderungen an Inhalt und Umfang, der Steuerung der Kosten und der Zeitplanung. Zu den unterstützenden Prozessen gehören auch die Risikoüberwachung und die Qualitätslenkung.
Die Ergebnisse dieser Prozessgruppe sind wiederum Eingangswerte in die Planung, die Ausführung und die abschließenden Prozesse.
Der Abschluss
Ein Projekt bzw. eine Phase benötigt einen Abschluss. Daher wird hierfür eine eigene Prozessgruppe vorgesehen, deren Prozesse aus der Vertragsbeendigung und dem administrativen Abschluss bestehen.
Die Prozessgruppen stellen also ein ineinander verwobenes System von Prozessen dar, die in gegenseitiger Abhängigkeit stehen und deren ordnungsgemäße Durchführung für ein erfolgreiches Projekt notwendig ist.
Im nächsten Artikel werden wir das Projektmanagement aus der Perspektive spezifischer Wissensgebiete betrachten, um so einen detaillierten Zugang zu den einzelnen Prozessen zu erhalten. Wir werden mit den Wissensgebieten Management von Inhalt und Umfang (Scope) und Terminmanagement beginnen. (CJ)
Anm. d. Red.: Der Beitrag wird in der nächsten Ausgabe fortgesetzt.
Metadata