Frankfurt a. M. - Bei dem seit 1997 laufenden internationalen Normungsprojekt für den Bereich Archive und Schriftgutverwaltung ist mit dem Anfang Dezember 1999 vorgelegten Komitee-Entwurf ISO/CD 15489 „Records Management“ ein wichtiges Zwischenergebnis erzielt worden. Der deutschen Fachöffentlichkeit steht dieser Entwurf zur Prüfung und Stellungnahme zur Verfügung. Interessenten, die zum Komitee-Entwurf ISO/CD 15489 (englische Fassung) bis zum 10. Februar 2000 Stellung nehmen wollen, können ihn beim Beuth-Verlag (www.beuth.de) zum Preis von 98,40 DM beziehen. An der Erarbeitung des Komitee-Entwurfs waren die USA, Kanada, Australien, Frankreich, Großbritannien, Schweden, Irland und die Bundesrepublik Deutschland aktiv beteiligt. Die zukünftige internationale Norm wird insbesondere für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen relevant sein. Damit wird auf internationaler Ebene zum ersten Mal der Versuch unternommen, Ansätze, Methoden und Arbeitsabläufe im Bereich der Schriftgutverwaltung systematisch zu analysieren und zu vergleichen sowie gemeinsame Anforderungen zu definieren. Dabei treffen ganz unterschiedliche Traditionen und Konzepte von Schriftgutverwaltung aufeinander. Die Zielsetzung besteht darin, für die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die bei privaten oder öffentlichen Organisationen für den internen und externen Gebrauch entstehen, unabhängig von ihrer physischen Beschaffenheit und der logischen Struktur einen Rahmen zu schaffen. Der Bereich der Schriftgutverwaltung, also auch das „Vorfeld“ der archivischen Kernaufgaben, steht dabei im Mittelpunkt. Die Verwaltung und die Aufbewahrung von Unterlagen in Archiven sollen hingegen nicht berücksichtigt werden, selbst wenn in einigen Ländern Schriftgutverwaltung und Archivverwaltung miteinander verbunden sind. (FvB) | | |
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| PROJECT CONSULT Kommentar:
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Auf den ersten Blick ist dieses eine erfreuliche Nachricht. Endlich wird auf internationaler Ebene ein einheitlicher Umgang mit Schriftgut festgeschrieben. Genauer betrachtet werden aber in dieser Norm mit Schriftgut Dokumente bezeichnet, die im wesentlichen in Papierform vorkommen. Sicherlich wird explizit beschrieben, daß hier keine Festlegung auf traditionelle Dokumente erfolgen soll und es werden auch digitale Dokumente mit einbezogen. Doch der Ansatz, der in dieser Norm verfolgt wird, beschreibt den klassischen an die Papierform gebundenen Ansatz. Auf diesem Ansatz aufbauend wäre ein international standardisiertes Modell wünschenswert, das den speziellen Anforderungen an die elektronische Dokumenten- und Datenhaltung gerecht wird. Erste Modelle, wie OAIS (Open Archiv Information System) der Raumfahrtagenturen, sind bereits bei ISO zur Standardisierung eingereicht worden. Betrachtet man aber dazu begleitend die Dynamik, mit der Normen im internationalen Umfeld umgesetzt werden können, so wird man mit Zeiträumen von fünf Jahren nicht mehr den Gegebenheiten der heutigen Informationsgesellschaft gerecht. So wird auch die fertig abgestimmte Norm „Records Management“ nicht vor dem Jahr 2001 erwartet. Sollte darauf aufbauend der Aspekt der elektronischen Archivierung, hoffentlich mit einem objektorientierten Dokumentenansatz, verfolgt werden, so ist mit einer solchen Norm nicht vor dem Jahre 2006 zu rechnen, was zweifellos zu spät sein dürfte. Um diesen Gegebenheiten Abhilfe zu schaffen wäre eine deutsche oder europäische Norm wünschenswert. Mit einem solchen Ansatz kann auch den nationalen gesetzlichen Bestimmungen besser entsprochen werden. Um hier schnell zu Lösungen zu kommen, wäre es denkbar auf die bestehenden Konzepte großer Organisationen zurückzugreifen, wie z. B. auf das Archivkonzept der deutschen Sparkassenorganisation, das zusammen mit PROJECT CONSULT erarbeitet und schon mehrfach erfolgreich umgesetzt worden ist. (FvB)
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