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GDPdU & Elektronische Archivierung(Teil 3)
von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer und Chefberater von PROJECT CONSULT, E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com. Der Artikel ist das Skript und Handout des Vortrages von Dr. Kampffmeyer auf der GDPdU Jahreskonferenz 2005. Teil 1 und 2 erschienen in den Newsletter 20050531Newsletter 20050531 und 20050624. Der Artikel wird in den nächsten Newsletterausgaben fortgesetzt.
   
 4.
Ein Lösungsansatz:  
Unabhängige Auswertung arch
ivierter Daten
4.1.Ein unabhängiger Client als Lösung der Auswertungsproblematik
Das übergeordnete Kriterium der quantitativ und qualitativ gleichen Auswertungsmöglichkeiten muss vielmehr unternehmensspezifisch mit Leben erfüllt werden. Dies entspricht auch den Erfahrungswerten aus den ersten digitalen Betriebsprüfungen und ist letztlich Ausfluss aus der Heterogenität der in den Unternehmen herrschenden IT-Strukturen. Überzeugend erscheint in diesem Zusammenhang insbesondere die Argumentation von Intemann und Cöster (Intemann/Cöster, DStR 47/2004, S. 1981 (1983)), welche sich bei der Beurteilung der Anforderung nach qualitativ und quantitativ vergleichbaren Auswertungs-möglichkeiten für archivierte Daten sowohl an den technischen Gegebenheiten als auch an dem hierfür notwendigen Investitionsbedarf für das betroffene Unternehmen orientieren. Die Forderung des Fragen- und Antwortenkatalogs stößt demnach  immer dann an ihre Grenzen, sobald die technische Machbarkeit überschritten ist bzw. die Realisierung ei-ner entsprechenden Lösung erhebliche (unangemessene) Mehraufwendungen für die betroffenen Unternehmen bedingt.
Bei der Beurteilung der geforderten Auswertungsintensität stellt sich die Frage, welche Mindestanforderungen an archivierte Datenbestände mit steuerlicher Relevanz zu stellen sind. Bereits bei den im Unternehmen im Einsatz befindlichen operativen Systemen (ERP, kaufmännische Software, Materialwirtschaft, etc.), können in Abhängigkeit von Produkten, Herstellern, Versionen und Konfigurationen unterschiedlichste Auswertungsmöglichkeiten während des Entstehens und des Aufbewahrungszeitraums der Daten vorliegen. Will man auf eine grundsätzliche gesicherte Auswertbarkeit abstellen, bietet die „IDEA-Auswertbarkeit“ nach Ansicht der Autoren die Mindestanforderung und damit den Maßstab – immer vorausgesetzt  – datenbezogene, technische und finanzielle Gegebenheiten rechtfertigen diese Einschränkung. Wenn man insoweit als Unternehmen sicherstellen kann, dass diese beiden Vorgehensweisen, Überlassung auf einem Datenträger in einem mit IDEA auswertbaren Format und die Auswertung mit IDEA bzw. einer gleich gelagerten Lösung selbst, verfügbar sind, ist eine Mindestsicherheit gegeben, die richtigen Maßnahmen für eine Betriebsprüfung ergriffen zu haben. Eine letztendliche Sicherheit gibt es jedoch nicht. Jedes Unternehmen arbeitet anders, benutzt andere kaufmännische Software, hat andere steuerrelevante Informationen. Daher muss eine Lösung immer auf die Unternehmenssituation abgestellt sein. Auch wenn die Kombination von IDEA mit einem beliebigen Archiv eine denkbare Möglichkeit darstellt, um das Problem der langzeitigen Sicherstellung der Auswertbarkeit steuerrelevanter Daten zu lösen, ist in jedem Fall eine individuelle Prüfung und Betrachtung erforderlich. So muss insbesondere bei Migrationen die Frage der geforderten Auswertungsfunktionalität stets unternehmensspezifisch erfolgen und sich letztlich an Machbarkeit und Finanzierbarkeit messen lassen.
Um dem Kriterium der „quantitativ und qualitativ gleichen Auswertungsmöglichkeiten“ jenseits der Mindestanforderung IDEA unternehmensspezifisch beizukommen, bietet sich der in der Fachliteratur bereits anerkannte Lösungsweg auf Basis eines universellen, vom Produktiv- und Archivsystem unabhängigen, übergeordneten Auswertungsprogramms an. Dieser auf den Autor und Stefan Groß zurückgehende Ansatz sieht vor, dass die Daten nebst Strukturinformationen an ein externes Speichersystem, ein Archivsystem oder ein Datensicherungssystem abgeben werden und die bei Bedarf dem Steuerprüfer zur Auswertung unabhängig bereitgestellt werden können. Ein der Archivierung vorgeschalteter Validierungslauf ermöglich zudem die Daten auf ihre Verarbeitungsfähigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Dabei wird dem Kriterium der quantitativen und qualitativen Auswertungsmöglichkeiten über einen so genannten „IDEA-Client“ Rechnung getragen, welcher zunächst auf die Minimalanforderung abstellt.
   
 4.2.
Abläufe und Funktionalität von Archivsystemen zur Speicherung steuerrelevanter Daten
Unter dem Gesichtspunkt, dass das Archivsystem selbst keine Auswertungsfunktionalität benötigt, kann im Prinzip jedes Standardarchivsystem zur Aufbewahrung steuerrelevanter Daten benutzt werden. Die Daten selbst und die dazugehörigen Beschreibungsdateien müssen lediglich beim Empfang indiziert und gespeichert werden. Wie sehen nun die entsprechenden Abläufe im Detail aus?
Schritt 1: Selektion(zwingend) 
Das Hauptsystem und gegebenenfalls Nebensysteme und vorgelagerte Systeme extrahieren aus ihrem Datenbestand im operativen System periodengerecht die steuerrelevanten Daten nebst zugehörigen Stammdaten, wie sie bei der Qualifizierung und Identifizierung festgelegt worden sind. Diese Daten werden zusammen mit der Strukturdefinition, in denen das Format und die Attribute der Daten beschrieben sind, als Dateien exportiert. Zu den Strukturdateien gehören auch die Zusammenstellungen und Regeln im Hauptsystem vorhandener Auswertungen. Die Aufbereitung entsprechend dem Beschreibungsstandard für IDEA (abrufbar unter www.audicon.net) ist hierbei zu empfehlen.
Schritt 2: Validierung(empfohlen) 
Durch manuelle oder automatisierte Tätigkeiten erfolgt eine Prüfung und Validierung, ob die Daten vollständig, richtig und verarbeitungsfähig sind. Hierzu kann man die Daten z.B. mit IDEA bzw. AIS TaxAudit testweise auswerten. Sind die Daten nicht vollständig oder nicht auswertbar, müssen entsprechende Anpassungen in den operativen Systemen vorgenommen und die Daten erneut ausgegeben werden. Zukünftig werden für diesen Zweck voraussichtlich auch Programme angeboten werden, die man als „Validator“ bezeichnen kann.
Schritt 3: Übergabe (zwingend) 
Die Daten und die dazugehörigen Strukturinformationen werden an das Archiv übergeben. Dies kann durch manuellen Import oder aber nach erfolgreicher Überprüfung durch ein „Validator“-Programm automatisiert geschehen. Letzteres hat den Vorteil, dass keine manuelle Interaktion erfolgt, bei der noch eine Veränderung der Daten theoretisch möglich wäre.
Schritt 4: Indizierung (zwingend) 
Die Daten und die dazugehörigen Strukturinformationen werden in die Verwaltung des Archivsystems übernommen. Hierbei werden sie zusammenhängend manuell oder automatisiert indiziert, so dass sie unter dem gleichen Index eindeutig identifizierbar und wieder auffindbar gespeichert werden. Werden die gleichen Daten oder Daten der gleichen Periode gewollt oder fehlerhaft mehrfach übertragen, so muss das Archivsystem über eine entsprechende Versionierung bei der Indizierung sorgen, damit der Prüfer den Zugriff auf die richtigen Daten erhält.
Schritt 5: Speicherung (zwingend) 
Das Archivsystem speichert die Informationen auf seinem Speichersystem und sichert durch die Medien und/oder durch die eigene Verwaltungssoftware, dass die eindeutige Identifizierung, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit sichergestellt ist. Über die Übernahme, Indizierung und Speicherung erstellt das Archivsystem eine Protokolldatei, die den Vorgang und die veränderungs- und verlustfreie Speicherung im System dokumentiert und zusammen mit den Daten und den Strukturinformationen unter dem gleichen Index speichert. Die Verwendung eines Zeitstempels nach Signaturgesetz kann die rechtliche Qualität des Nachweises der Unveränderbarkeit und des Speicherdatums zusätzlich absichern.
Schritt 6: Migration (konditional) 
Ist während der Aufbewahrungsfrist eine Migration der Daten erforderlich, so sind nicht nur die Daten und die zugehörige Strukturinformation verlust- und veränderungsfrei zu überführen, sondern auch die Indexinformation, die das wieder finden und identifizieren sicherstellt, unverändert zu migrieren. Hierüber ist wiederum eine Protokoll-Datei zu führen und zu archivieren, die den Nachweis der verlustfreien Migration ermöglicht. Wie das Gesamtverfahren selbst, ist auch die Migration in der Verfahrens-dokumentation zu beschreiben.
Schritt 7: Zugriff auf die steuerrelevanten Daten (zwingend) 
Wird im Rahmen einer Steuerprüfung auf die archivierten Daten zurückgegriffen, wird über die Anwendung des Archives eine Suche nach den entsprechenden Daten für den zu prüfenden Zeitraum gestartet. Das Archivsystem liefert eine Ergebnisliste, in der periodengerecht die gefundenen Dateien angezeigt werden. Hierbei handelte es sich zusammenhängend unter dem gleichen Index immer um die Daten mit den dazugehörigen Strukturinformationen sowie die dazugehörige Protokolldatei. Wurden die Daten zwischenzeitlich migriert, wird auch das zugehörige Migrationsprotokoll mit angezeigt.
Schritt 8: Prüfung auf Richtigkeit und Vollständigkeit (empfohlen) 
Die Indizierung hat dabei sicherzustellen und dies auch zur Anzeige zu bringen, dass entsprechend der Suchanfrage die gefundenen Daten vollständig und richtig sind. Dies wird durch die Anzeige der archivierten Protokolle mit der Anwendung und dem Vergleich der Protokolleinträge mit den gefundenen Dateien ermöglicht. Ein Zeitstempel nach Signaturgesetz kann hier die Aussagekraft des Protokolles verbessern. Die Protokolle sollten für den Nachweis auch druckbar und exportierbar sein.
Schritt 9: Bereitstellung (zwingend) 
Entsprechend der Strategie des Anwenders gibt es nun verschiedene Optionen für die Bereitstellung der aufgefundenen steuerrelevanten Daten:
a)  liegen die Daten nach dem Beschreibungsstandard für IDEA formatiert vor, werden die Daten in das Filesystem beim Anwender oder auf einem Speichermedium (Transportmedium) exportiert. Sie können nunmehr mit IDEA ausgewertet werden und erfüllen damit die Zugriffsart Z3
b)  wenn das operative System auf das Wiedereinladen historischer Daten vorbereitet ist, können die Daten importiert und alle Z1- und Z2-Operationen in dem System erfolgen, in dem die Daten entstanden sind. Dies kann dann notwendig werden, wenn die Daten bei der Übergabe nicht nach dem Beschreibungsstandard für IDEA aufbereitet worden sind. In diesem Fall müsste das operative System in der Lage sein, den Datenträger nach Z3 zu erstellen
c)  steht ein „universelles Auswertungsprogramm“, z.B. ein „IDEA-Client“, zur Verfügung, das direkt auf die Dateien aus dem Archivsystem zugreift, wären damit uneingeschränkt alle drei Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 realisierbar. Ein solches universelles Auswertungsprogramm würde eine Vereinfachung und Erleichterung für die Varianten a) und b) darstellen. Dies gilt besonders dann, wenn das Archivsystem über eine Schnittstelle auf das universelle Auswertungsprogramm angepasst ist. Hierdurch würde eine direkte Aufbereitung der Daten entsprechend den Strukturbeschreibungsinformationen ohne weitere Zwischenschritte ermöglicht. Besonderes Augenmerk ist hierbei auch auf die archivierten Dateien mit den Auswertungen zu legen um den Anspruch einer qualitativ und quantitativ gleichwertigen Auswertungsmöglichkeit gerecht zu werden. Das Archivsystem benötigt durch die Kombination mit einem IDEA-Clienten keine eigene Auswertungslogik.
Schritt 10: Zugriff auf digitale Belege (optional) 
Sind im Archivsystem auch die Belege als Dokumente archiviert, muss über die Indexdatenbank das zu einem Datensatz gehörende Dokument gefunden und zur Anzeige gebracht werden können. Dies betrifft alle Anwender, die nicht nur die maschinell auswertbaren Datensätze aus den kaufmännischen Systemen archiviert haben, sondern auch Dokumente gescannt, digital eingegangene Faxmitteilungen und E-Mails abgelegt sowie selbst erzeugte elektronische Dokumente im Archiv gespeichert haben. Handelt es sich bei diesen um kaufmännische Dokumente, die steuerrelevante Daten enthalten, so sind diese Dokumente über einen eindeutigen Index wiederauffindbar zu machen, der mindestens zwei eindeutige Attribute aus dem Datensatz mit den steuerrelevanten, maschinell auswertbaren Daten beinhalten muss. Neben dem Datum ist dies in der Regel eine Beleg-, Rechnungs- oder Buchungsnummer. Diese Funktionalität muss über die Indexdatenbank und die Anwendung des Archivsystems gegeben sein, damit der Prüfer zu einem Prüfgegenstand alle zugehörigen Belege finden kann. Wünschenswert ist eine zumindest teilautomatisierte Suche, die ohne aufwendige manuelle Eingabe durch Übernahme eines angezeigten Datensatzes die zugehörigen Dokumente findet und zur Anzeige bringt.
   
 4.3.
Fazit
Aus den zuvor gemachten Ausführungen lassen sich zum Thema GDPdU und elektronische Archivierung folgende grundsätzliche Erkenntnisse ableiten:
   
 ·
Die elektronische Archivierung kann eine wesentliche Komponente eines Organisations- und IT-Konzeptes zur Bereitstellung von steuerrelevanten Daten sein. Sie ist jedoch kein Muss.
 ·
Die elektronische Archivierung muss die Daten bereits so empfangen, dass die spätere Auswertbarkeit , Richtigkeit und Vollständigkeit der gespeicherten Daten gewährleistet ist. Dies ist Aufgabe der Haupt-, Neben- und vorgeschalteten Systeme.
 ·
Der Einsatz eines universellen Auswertungswerkzeuges wie IDEA kann das Zurückspielen der Daten in die Ursprungsysteme vermeiden und bietet ausreichende Auswertungsmöglichkeiten, die die Anforderungen der GDPdU erfüllen. Dies ist die beste Lösung für das Problem der langfristigen Verfügbarhaltung steuerrelevanter Daten mit dem Anspruch der Auswertbarkeit.
 ·
Die Archivierung steuerrelevanter Daten muss immer im Zusammenhang mit anderen wichtigen Daten und Dokumenten des Unternehmens gesehen werden. Die steuerrelevanten Daten stellen nur einen Ausschnitt aller aufbewahrungspflichtigen und aufbewahrungswürdigen Daten dar. Die Anforderungen an die Speicherung können daher nicht isoliert betrachtet werden sondern muss immer im Zusammenhang mit der Speicherung anderer Daten und Dokumente nach dem HGB, der AO, den GOBS und anderen heutigen und zukünftigen Compliance-Anforderungen betrachtet werden.
 ·
Die elektronische Archivierung ist dann wirtschaftlich, wenn sie nicht nur zur Bereithaltung von Daten für den Steuerprüfer benutzt wird, sondern auch zur Speicherung anderer Daten, zur Entlastung operativer Anwendungen und zur Sicherung und Erschließung wichtiger Informationen im Unternehmen eingesetzt wird.
   
 5.
Archivierung und handelsrechtliche Anforderungen
Die Anforderungen an die elektronische Archivierung und die Revisionssicherheit werden aus dem Handels-gesetzbuch, §§ 239, 257 HGB, und der Abgabenordnung, §§ 146, 147 AO,  abgeleitet. Sie sind jedoch allgemeingültig zu betrachten und gelten natürlich auch die Ablage von Papierdokumenten:
   
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Ordnungsmäßigkeit
 ·
Vollständigkeit
 ·
Sicherheit des Gesamtverfahrens
 ·
Schutz vor Veränderung und Verfälschung
 ·
Sicherung vor Verlust
 ·
Nutzung nur durch Berechtigte
 ·
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
 ·
Dokumentation des Verfahrens
 ·
Nachvollziehbarkeit
 ·
Prüfbarkeit
Diese Kriterien sind fachlich definiert und bedürfen der Interpretation, wenn es um die Umsetzung in technischen Systemen geht.
Anm.d.Red.: Dieser Artikel wird im nächsten Newsletter mit dem Kapitel 6 „Funktionalität von Archivsystemen“ fortgesetzt.
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