Was Hersteller liefern und Anwender wirklich wollen
von Renate Karl, Geschäftsführerin der dsk Beratung Gmbh; Pfaffenhofen, E-Maild Renate.Karl@dsk-beratung.de.
dsk und PROJECT CONSULT betreuen gemeinsam die Rubrik „ECM“ auf benchpark.de.
Das BPM-Parkett ist für Anbieter wie Anwender gleichermaßen eine Herausforderung, die es gemeinsam zu meistern gilt: Nur zu leicht können Unternehmen bei der Planung, Auswahl und Einführung moderner Business Process Management Systeme mit dem falschen Partner ins Straucheln geraten.
Daher zunächst eine Einführung in die Schrittfolge und die hohe Schule des Tango.
Step 1 - Die Grundhaltung
Wenn es darum geht, zu beschreiben, was ein Business Process Management System leisten muss, sind sich beide Seiten schnell einig: Anwender eines BPMS müssen in der Lage sein, qualitativ hochwertigere Informationen zu erhalten und weiterzugeben, bessere Produkte zu entwickeln, Innovationen voran und auf den Markt zu bringen und schließlich auch wirtschaftlicher produzieren und verwalten zu können. BPM-Systeme sollen dem Anwender helfen, Routinevorgänge und zeitkritisch terminierte Prozesse effizienter und schneller zu erledigen, um den Rücken frei zu bekommen für kreative und wertschöpfende Aufgaben. Von BPM Systemen wird aber auch erwartet, hoch komplexe Zusammenhänge zu erkennen und anspruchsvolle, integrative Anforderungen zu erfüllen.
Step 2 – Die ersten Schritte
Aber wie sehen die konkreten Anforderungen der Anwender an ein Business Process Management System aus? An erster Stelle steht der Wunsch neben der Steuerung der Prozesse auch die dazugehörenden Objekte zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu haben. Das ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit, doch häufig bemängeln Anwender fehlende Transparenz und die Möglichkeit, gleichzeitig auf mehrere Objekte am jeweiligen Arbeitsschritt zugreifen zu können. Idealerweise sollten alle relevanten Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.
Generell möchten die Anwender einfach ein System, das ihre Herausforderungen löst – egal wie das Produkt letztendlich heißt. Immer wieder werden die Anwender mit neuen Begriffen und Abkürzungen konfrontiert und es wird ihnen zugemutet, festzustellen, ob sich inhaltlich etwas geändert hat, oder nur Marketing mit dem neuen Begriff betrieben wird. Hier sind die Anbieter im Bereich BPM mittlerweile auf einem guten Weg:
Step 3 - Das Taktgefühl
In den vergangenen Jahren war die Steuerung der Geschäftsprozesse unter dem Namen WFM Workflow Management bekannt geworden und die Workflow Tools bestanden in der Regel aus drei Elementen: dem Workflow Designer – zur graphischen Prozessenwicklung, der Workflow Engine – zur Steuerung des Prozesses zur Laufzeit und den Audit Trails – einer Sammlung prozessrelevanter Daten. Die Praxis lehrte, dass die Anwender jedoch sehr viele ihrer Prozesse bereits in Analysetools dokumentiert hatten und diese Prozessmodelle gerne auf einfache Art und Weise in die Workflow-Umgebung übernehmen würden.
Am Ende des Prozesses wünschte man sich eine komfortable Möglichkeit zur Auswertung der vorhandenen Audit Trail Daten.
Um diesen Lifecycle des Prozesses zu schließen, haben sich nun einige Anbieter auf den Weg gemacht und Systeme geschaffen, die eine nahtlose, durchgängige Bearbeitung unterstützen. Einige sind sogar so weit gegangen, die Entwurfsphase so zu gestalten, dass Fachbereiche in der Lage sind, den Prozessentwurf nach fachlichen Gesichtspunkten selbst zu gestalten und die Hinterlegung entsprechender Regeln erst anschließend in der IT-Abteilung durchgeführt werden muss. Auch der Auswertungsteil ist so anwenderfreundlich gestaltet, dass nicht für jede Statistik die IT-Abteilung bemüht werden muss, sondern ebenfalls wieder die Fachbereiche selbst die benötigten Auswertungen erstellen können.
Um das zu erreichen, wurden die Workflow-Systeme dahingehend erweitert, dass zwei weitere Komponenten hinzukamen und es nun fünf Elemente gibt, die den Namen BPM wirklich rechtfertigen:
• der Modellentwurf zu Analysezwecken und zur Festlegung des Gesamtprozesses sowie zur Simulation des Entwurfes
• im bisherigen Workflow Desinger erfolgt die Ausarbeitung der Vorgänge (Design) durch Festlegung der Beziehungen zwischen Prozess und den involvierten Mitarbeitern sowie den zur Laufzeit aufzurufenden Applikationen und Fremdsystemen
• die Steuerung der Prozesse zur Laufzeit erfolgt – wie gehabt - durch die Workflow Engine, allerdings auch hier bei einigen Anbietern erweitert durch ein sehr nützliches Feature – den Business Active Monitor (BAM), der aktive Prozessdaten auswertet und Eingriffe in den Prozess zur Laufzeit unterstützt, um Engpässen rechtzeitig entgegenzuwirken
• die AUDIT TRAILS - eine Sammlung aller prozessrelevanten Daten – gibt es nach wie vor
• das Reporting und die Auswertung der AUDIT TRAILS zur Rückführung der Ergebnisse in die Analyse zur Verbesserung der Modelle in einem iterativen Prozess
Die Anwender sollten anhand ihrer Anforderungen gut prüfen, ob der Einsatz eines BPM-Tools wirklich nötig ist oder ob ein integriertes Workflow-Tool bereits die Anforderungen des Unternehmens abdecken kann. Man muss sich darüber im Klaren sein, dass ein größerer Leistungsumfang - und damit ein höherer Kostenfaktor - nur dann gerechtfertigt ist, wenn er wirklich ausgereizt wird.
Step 4 – Das Finale
Welcher Anbieter der Richtige oder Beste für das jeweils suchende Unternehmen ist, lässt sich pauschal nicht beantworten. Hier spielen die unterschiedlichsten Kriterien eine Rolle: z.B. wie ist die Ausgangssituation beim Kunden, also welche Voraussetzungen im technischen Bereich sind gegeben, welche Aufgaben möchte der Kunde mit der Einführung eines BPM-Systems erfüllt wissen, arbeitet das Unternehmen bereits mit anderen Systemen, die integriert werden müssen.
Die Anbieterseite muss mit harten Faktoren wie z.B.
• sind geforderte Funktionalitäten im Basisprodukt enthalten oder müssen diese erst im Rahmen der Projektarbeit programmiert werden
• welche Integrationsmöglichkeiten oder Schnittstellenlösungen gibt es bzw. welche Softwarearchitektur wird unterstützt
und weichen Größen überzeugen, z.B. wie ist die Servicebereitschaft des Herstellers und zwar vor, während und nach der Einführung des Produktes.
Haltungsnoten der Jury
In der dsk Studie wurden verschiedene Produkte getestet, beschrieben und miteinander verglichen. Dabei ist wichtig – „den Besten“ gibt es nicht, es gibt den Richtigen für die spezifischen und individuellen Anforderungen eines Kunden.
Rankings sind oft mit Vorsicht zu genießen: Sie sind ein beliebtes Marketinginstrument der Softwarehersteller, denn jede Pressemeldung lässt aufhorchen, steht ein Produkt auf dem ersten Platz einer Softwareanalyse oder Studie. Allerdings steht meist die Frage im Raum, welche Faktoren zur Bewertung herangezogen wurden und letztendlich zu einem ersten, zweiten oder letzten Platz geführt haben. Dem Leser kommen hin und wieder mit Recht Zweifel und er fragt sich, wie unabhängig ist dieses Ergebnis zu Stande gekommen und woran wurden die verglichenen Systeme gemessen.
Den Rankings in der dsk Studie liegt folgender Grundsatz zu Grunde: Die schlussendliche Bewertung einer Software kann nur an den Anforderungen eines speziellen Kunden bemessen und erst dann zuverlässig abgegeben werden, wenn man Infrastruktur und individuelle Gegebenheiten eines Unternehmens kennt. So werden in der Studie nur einzelne Bereiche und/oder Funktionalitäten verglichen, aber nie das „Gesamtpaket“, denn die Schwerpunkte der einzelnen Anbieter liegen oft auf unterschiedlichen Bereichen, was aber nicht bedeutet, dass das eine Produkt insgesamt besser oder schlechter zu bewerten ist als das andere.
Wer wirklich nach einem BPM-Tool Ausschau hält, das all die Eigenschaften enthält, die oben beschrieben und in der dsk Studie getestet wurden, tut gut daran, mit Anbietern wie COSA, IBM, TIBCO oder ULTIMUS zu sprechen.
Musik bitte
Letztlich gehören zu einem erfolgreichen Projekt zwei relativ gleichstarke Partner, die sich gegenseitig zuhören und auch bereit sind, voneinander zu lernen. Wie gesagt: It takes two to tango. (RK)
Die aktuelle dsk Studie kann über die Webseite http://www.dsk-beratung.de bestellt werden. (CaM) GDPdU