20030306 \  Märkte & Trends \  Anwenderanforderungen treiben den Markt für Dokumenten-Technologien
Anwenderanforderungen treiben den Markt für Dokumenten-Technologien
Artikel von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer und Chefberater der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung und Mitglied des Board of Directors der AIIM International. Teil 1 des Artikels.
Aktuelle Trends bei DRT Document Related Technologies
Die Anforderungen der Anwender bestimmen inzwischen die Entwicklung von neuen Produkten im Markt für DRT Document Related Technologies. Dies war nicht immer so. Funktionalität wurde von Entwicklern und Produktmanagern nach Gusto definiert, Marketing-Manager setzten sich intensivst mit Marktanteilen und Branchensegmentierung auseinander, aber eine echte Kundenorientierung fehlte. Dies lag auch daran, dass Dokumenten-Technologie-Lösungen sehr technik- und infrastrukturlastig sind. Erst mit dem Aufkommen von Branchenlösungen hat sich dies in den letzten Jahren geändert. Durch die Auseinandersetzung mit den Anforderungen einzelner Kunden oder Kundengruppen notwendig gewordene Lösungen für genau definierte Anwendungsfelder, Umsetzung rechtlicher Anforderungen und höhere Spezialisierung sind Produkte und Lösungen verfügbar geworden, die nunmehr die vielzitierten Effizienz-, Nutzen- und Kosteneinsparungspotentiale auch wirklich besitzen.
Branchenfokus
Es gibt Basisfunktionen, die für jede Branche erforderlich und nützlich sind. Darüber hinaus hat nicht nur jede Branche, sondern auch Gruppierungen in einer Branche, einzelne Unternehmen und insbesondere Großkonzerne mit übergreifendem Branchenengagement und internationaler Ausrichtung eigene Anforderungen. Ziel einer Branchenlösung ist aber, möglichst Szenarien standardisiert abzubilden, die einfach, kostengünstig und schnell einführbar sind. Neben der Umsetzung von Branchenanforderungen kommt damit auch der einfachen Konfigurierbarkeit ohne Programmierung, dem modularen Aufbau, der Skalierbarkeit für kleine und große Lösungen, und den Schnittstellen zu anderen Fachanwendungen einer Branche oder Gruppe besondere Bedeutung zu. Hiermit werden neben der eigentlichen Fachfunktionalität auf der Benutzeroberfläche für den Anwender die Tools für Einrichtung, Pflege und Überwachung besonders wichtig.
Zwei grundsätzliche Ansätze können dabei unterschieden werden:
   
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Das Enabling von anderen Anwendungen
Dokumenten-Technologie-Lösungen werden als Services geliefert und die notwendige Anwenderfunktionalität in führende Fachanwendungen, ERP oder Bürokommunikationslösungen integriert. Hier liefern die Anbieter solche Systeme Dokumenten-Technologien als Komponenten bereits mit. Der Anbieter der DRT-Komponenten selbst tritt dabei kaum in Erscheinung.
   
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Eigenständige fachanwendungsorientierte Lösungen
Hierbei wird mit den Mitteln eines Document-Related-Technology-Produktes die Fachfunktionalität als Anwendung realisiert. Der Anwender arbeitet dann mit dem DRT-Produkt als führender Anwendung. Daten aus anderen Anwendungen werden hier in die DRT-Lösung integriert. -
Ohne Integration anderer Anwendungen und derer Daten geht es jedoch kaum. Die Zeit der „Insellösungen“ geht vorbei. Ziel ist es, alle Arten und Formen von Informationen unter einer Bedieneroberfläche am Arbeitsplatz bereitzustellen. Dies schließt Daten, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen ein. Dies genau ist auch das Anwendungsgebiet von Document Related Technologies. Mit zunehmender Erkenntnis, welchen Wert Information hat, und in welche Abhängigkeit man sich von der Verfügbarkeit von Information begibt, wächst die Bedeutung dieser Lösungen. Dokumenten-Technologie-Applikationen treten zunehmend gleichberechtigt neben kaufmännische Software, fachspezifische Legacy-Anwendungen und operative Systeme auf.
Die wirtschaftliche Lage in Deutschland hemmt die DRT-Marktentwicklung
Angesichts des geringen Wirtschaftswachstums und der anhaltenden Flaute in vielen Branchen ist es aber um die Investitionsbereitschaft immer noch schlecht bestellt. Dabei stehen zwei wichtige Anforderungen der Anwender scheinbar im Widerspruch:
   
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Kosteneinsparung
Der Wettbewerb unter den Unternehmen ist extrem geworden. Steuern, Abgaben und mangelndes Wirtschaftswachstum zwingt die Firmen, ihre Prozesse zu straffen, Personal effizienter zu nutzen und allerorten Kosten einzusparen.
   
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Neue und verbesserte Dienstleistungen
Schneller und individueller auf Kundenwünsche reagieren zu können, sich mit neuen Produkten zeitnah zu positionieren und das Wissen über den Kunden umfassend zu nutzen sind heute mitentscheidend für den Unternehmenserfolg. Dies erfordert gut aufbereitete Information und kostet Zeit und Geld.
Dokumenten-Technologie-Systeme bieten trotz relativ hoher Beschaffungs- und Einführungskosten, Lösungen für beide Ansätze gemeinsam – Kosten sparen und verbesserte Informationserschließung für mehr Effizienz.
Dennoch treffen die immer neuen Akronyme und Produktkategoriebezeichnungen der Anbieter selten den Nerv der Anwender.
Missverständnisse ?
Schlagworte des Angebotes der DRT-Industrie:
   
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Business Process Management (BPM)
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Business Intelligence (BI)
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Capture
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Collaboration
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Digital Asset Management (DAM)
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Dokumentenmanagement (DM)
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Document Related Technologies (DRT)
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Enterprise Aplication Integration (EAI)
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Enterprise Content Management (ECM)
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GDPdU-konforme Archivierung (GkA)
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Knowledge Management (KM)
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Output Management (OM)
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Records Management (RM)
 
Schlagworte der Nachfrage von Anwendern:
   
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Beschleunigung der Verwaltungsarbeit
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Einfache Einführung von Lösungen
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Einheitliche elektronische Postkörbe für alle Informationen
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Elektronische Akten
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Elektronische Vorgangsbearbeitung
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Integration in bestehende Umgebungen
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Komfortables Suchen und Finden
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Kontrolle über Nutzung und Verteilung von Information
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Kosteneinsparung
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Nutzung und Erschließung vorhandener Information
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Ordnung in E-Mail-Postkörben und Verzeichnissen
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Personaleinsparung
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Prozessvereinfachung
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Rechtssichere Archivierung
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Return-on-invest (ROI)
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Vereinfachung und Reduzierung der manuellen Erfassung
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Wirtschaftlicher Betrieb
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Zukunftssicherheit
Stellt man die unterschiedlichen Schlagworte und Erwartungen von Anwendern und Anbietern in Lösungsszenarien gegenüber, klärt sich das Bild etwas auf.
Aktuelle Anwendungsszenarien für DRT Document Related Technologies
Je nach Branche sind die Schwerpunkte des Interesses an Dokumenten-Technologie-Lösungen unterschiedlich. Dies hat nicht nur mit den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Geschäftszweckes zu tun, sondern auch mit Erwartungen, wo man schnellsten optimieren kann.
   
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Informationserfassung
Die Erfassung von papiergebundenen Schriftgut ist heute noch einer der wesentlichen Engpässe. Manuelle Indizierung ist aufwendig und fehlerträchtig. OCR, ICR und automatische Klassifikation können hier helfen, das erfasste Schriftgut an den richtigen Arbeitsplatz zu leiten. Hier sind zunächst zwei Anwendungsfelder zu unterscheiden – die Erfassung individuellen Schriftguts und die Erfassung von Vordrucken. Bei elektronischen Vordrucken ist ein wesentlich höherer und sicherer Automatisierungsgrad erreichbar, als bei individuellem Schriftgut, das aufwendig durch automatische Klassifikationssoftware analysiert werden muss. An diesem Thema sind alle Unternehmen mit einem hohen Aufkommen von Schriftgut ab Mengen von 5000 Seiten und mehr pro Tag interessiert. Inzwischen gibt es auch ausreichend Outsourcing-Angebote, bei denen der Anwender nicht mehr selbst digitalisieren muss, sondern die Eingangspost digitalisiert in sein Netzwerk übertragen bekommt.
Aber auch die elektronischen Quellen borden über, der E-Mail-Postkorb und der elektronische Posteingang. Auch hier muss geordnet, sortiert und im Sachzusammenhang abgelegt werden, damit eine medienunabhängige, übergreifende Sicht möglich wird. Alle Informationen soll in einem einheitlichen elektronischen Posteingangskorb zusammengeführt werden, damit der Bearbeiter nicht in verschiedenen Fenstern und unterschiedlichen Applikationen nach der eingehenden Information suchen muss. E-Mail-Archive haben sich zu einer eigenständigen Produktgruppe entwickelt, die jedoch den Nachteil besitzt, in der Regel kein vollwertiges Unternehmensarchiv für alle Arten von Informationen abzubilden. Sie finden allerdings zunehmend bei allen Größen und Branchen von Unternehmen Verbreitung.
Aber auch bei der reinen Erfassung von Daten, z.B. bei Online-Antragsverfahren, spielen Content-Management und Archivierung eine zunehmend wichtigere Rolle. Neben Authorisierungsdaten müssen natürlich auch kaufmännische Transaktionen verarbeitet, verwaltet und archiviert werden. Web-Content-Management-Systeme werden daher um entsprechende Komponenten ergänzt. Auch für das Abgreifen kompletter Webseiteninhalte mit den vom Benutzer eingetragenen Daten gibt es inzwischen entsprechende Capture-Software.
Besondere Anforderungen gibt es im Umfeld der Erfassung elektronischer und papierner großformatiger Zeichnungen und Pläne bei Bauträgern, Produktionsbetrieben, Vermessungsfirmen, Behörden und Service-Unternehmen. Hierfür sind entsprechende Schnittstellen zu Designsoftware und Produktionssystemen sowie spezielle Scanner oder Scan-Dienstleistungen notwendig.
   
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Integrationsanforderungen
Heterogene Umgebungen mit zahlreichen verschiedenen Anwendungen erfordern zunehmend die Integration, um Informationen im Zusammenhang erschließen und nutzen zu können. Hier kommen Workflow-Ansätze zur Verbindung von Applikationen aber auch einheitliche Unternehmensarchive mit anwendungsunabhängiger Informationsspeicherung als Lösung in Betracht. Neben der bisherigen Host-Anwendungs- und Client-/Server-Welt haben sich zu dem in den letzten Jahren unabhängige Websites in den Werbe- und Marketingabteilungen selbstständig gemacht und streben nunmehr in die Intranets der Unternehmen. Damit treffen nunmehr drei Welten aufeinander und wollen integriert werden. Hinzukommt dass Portale durch E-Business-Anwendungen selbst zu Systemen mit juristischen Datenbeständen geworden sind, die mit den kaufmännischen Systemen zusammengeführt, in die internen Prozesse münden und durch Enterprise-Content-Management-Lösungen unterstützt werden müssen. Diese unterschiedlichen Welten, aber auch die Brüche zwischen den vorhandenen Anwendungen, gilt es mit modernen EAI Enterprise Application Integration Werkzeugen zusammenzuführen. Integration soll dabei immer weniger individuell durch Programmierung gelöst werden, sondern durch Standardbausteine, die einfach zu pflegen, anzupassen und zu warten sind. EAI und ECM sind jedoch nur bei Großunternehmen ein Thema. Dies gilt besonders für die Finanzdienstleistungsbranche, große Industriebetriebe und Energieversorger. (Kff)
Anmerkung der Redaktion: Teil 2 des Artikels erscheint in der nächsten Newsletter-Ausgabe am 27.03.2003.
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