Enterprise Content Management - Definitionen, Komponenten und Suiten
von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer und Chefberater von PROJECT CONSULT.
E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com. Die Definition von ECM
Enterprise Content Management selbst ist nur einer der vielfältigen Begriffe im Umfeld des Content Managements. Enterprise Content Management hat den Anspruch, auch Web Content Management mit einzuschließen. Der allgemeine Oberbegriff Content Management ist äußerst facettenreich und schließt seinerseits Web Content Management, Content Syndication, Digital oder Media Asset Management und natürlich Enterprise Content Management ein. Dieser „circulosus virtuosus“ der Begriffe zeigt denn auch Mangel an Klarheit bei den Marketingaussagen der Hersteller.
Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Enterprise Content Management eine neue Qualität, ein Mehr an Funktionalität und Nutzen für die Anwender verbinden lässt. Dies ist sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim ganzheitlichen Anspruch von ECM Enterprise Content Management der Fall. Jedoch muss man auch angesichts des allumfassenden Anspruchs und der zahllosen Komponenten von Enterprise Content Management konstatieren, dass ECM allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung einer Branche dienen kann – eine geschlossene Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher ECM gleichbedeutend mit DRT Document Related Technologies oder DLM Document Lifecycle Management nur als eine mögliche zusammenfassende Gruppen-bezeichnung für die verschiedenste Technologien und Unternehmen posi-tionieren.
ECM – Enterprise Content Management
Enterprise Content Management ist auf den ersten Blick nur eine Transformation bestehender Technologien oder gar nur von Marketing-aussagen - frei nach der Devise ,,aus dem Archiv-Server wird ein Document-Server wird ein Content-Server wird ein Portal-Server wird ein „xyz“-Server wird ein ...".
Das Akronym ECM wurde in den letzten Jahren mehrfach neu interpretiert und mit anderen Inhalten versehen (es wurden etwa ursprünglich verwendete Begriffe wie „Create“ oder „Customize“ in der Definition ersetzt). 2003 wurde ECM von der AIIM noch wie folgt interpretiert: „The technologies used to capture, manage, store, deliver, and preserve information to support business processes”.
Im Jahr 2005 erfolgte eine weitere Änderung, der leider die Prozesskomponente in der Definition zum Opfer fiel: “Enterprise Content Management is the technologies, tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content across an enterprise.“ Immerhin wurde BPM von der AIIM als wesentliche Komponente in Whitepapern und Postern herausgestellt. Ins Deutsche übertragen würde die Definition also somit lauten: „ECM sind Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung/Verarbei-tung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäfts-prozesse im Unternehmen.“
Dies muss aber nicht die letzte Änderung der Definition von ECM gewesen sein. Die AIIM Show & Conference 2005 in Philadelphia stand unter den Logo-Mottos „Capture -:- Manage -:- Share -:- Store -:- Comply“.
Aus dem Umfeld von Document Related Technologies werden die Funktionalität traditioneller Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen auf die Anforderungen des Content Management umgebaut oder neue Produktsuiten generiert, die Web-basierte Komponenten mit den herkömmlichen Produkten verbinden. Aus Content Management wird in diesem Zusammenhang dann meistens ECM Enterprise Content Management. Damit soll deutlich gemacht werden, dass es nicht nur um die weborientierte Außenwirkung, sondern um die Erschließung aller strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen geht. Der Fokus der meisten Lösungen ist daher häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E, „business to employee“, ausgerichtet. Aber auch aus diesem Ansatz kommen neue Komponenten, die das Content Manage-ment sinnvoll erweitern - automatische Klassifikation, Profiling, Web-Trans-aktions-Archivierung und andere.
Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden daher Lösungen zusammengefasst, die zwar auch Internet-Technologien benutzen, aber schwer-punktmäßig auf die Inhouse-Informations-bereit-stellung zielen. Lösungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der bisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig umgestellt haben und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwendungen stellen, finden sich auch in dieser Kategorie wieder. ECM Enterprise Content Management verfolgt dabei einen Komponentenansatz, der in mehreren Schichten die notwendige Infrastruktur für beliebige Anwen-dungen bereitstellt.
Merkmale des Enterprise Content Management
Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche von ECM und WCM wird deutlich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in den Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten werden können. Dies gilt für die Produkte und die technischen Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle. Was heute noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits dem Partner oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigen, auf Außen-wirkung ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform für die interne Informations-bereitstellung sein. Der Anspruch eines Enterprise Content Management Systems reduziert sich dann auf drei wesentliche Ideen, die solche Lösungen vom Web Content Management unterscheiden.
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| · | Enterprise Content Management als integrative Middleware ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen und „Insel“-Architekturen über-winden. Der Anwender sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lösung arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, die sich quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM die notwendige Infrastruktur. Für die Einführung und Nutzung von ECM spielt daher EAI Enterprise Application Integration eine besondere Rolle. ECM ist somit wesentlicher Bestandteil von SOA Service-orientierten Architekturen. |
| · | Enterprise Content Management Komponenten als unabhängige Dienste ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und unabhängig von der benötigten Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt, der von den verschiedensten Anwen-dungen genutzt werden kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und redundante, aufwendig zu pflegende und teuere Parallelität gleicher Funktionalität vermieden wird. |
| · | Enterprise Content Management als einheitliches Repository für alle Typen von Informationen ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für DataWarehouse und DocumentWarehouse) Informa-tionen des Unternehmens in einem einheitlich strukturierten Repository zusammen-führen. Auf-wen-dige Redundanz und damit verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen werden überwunden. Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab, das wiederum allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt. |
Enterprise Content Management funktioniert dann richtig, wenn der Anwender praktisch davon nichts merkt. ECM-Technologien sind Infrastruktur, die als nachgeordnete Dienste Fachanwendungen unter-stützen.
ECM ordnet sich so als eine Sammlung von Infrastrukturkomponenten in ein Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT Document Related Technologies zur Handhabung, Erschließung und Verwaltung schwach strukturierter Daten. ECM Enterprise Content Management stellt damit eine der notwendigen Basiskomponenten des übergreifenden Anwendungsfeldes E-Business dar. ECM erhebt auch den Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten und als universelles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken.
Die ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in verschiedene Kategorien einordnen, von der
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| · | Verwaltung (Manage), |
| · | Speicherung (Store), |
| · | Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen |
Die bisherigen Anwendungsfelder
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| · | DM Document Management (DMS, Dokumenten-management), |
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| · | Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware), |
| · | WCM Web Content Management (einschließlich Portale), |
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| · | RM Records Management (Archiv- und Ablage-verwaltungssysteme mit Langzeitspeicher-medien) und |
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| · | Workflow / BPM Business Process Management (Vorgangsbearbeitung) |
bilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, die Capture, Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können. Während Document Management, Web Content Management, Collaboration, Workflow und Business Process Management eher für den dynamischen Teil des Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist die Aufgabe des Records Management die Verwaltung nicht mehr zu verändernder Information. Während BPM und Workflow als Rückgrat von ECM betrachtet werden, wurden im Jahr 2005 Manage-Komponenten wie E-Mail-Management und Digital-Asset-Manage-ment sowie Schnittstellen, Content Integration und Enterprise-Application-Integration als Verbindungs-komponenten ergänzt. Über allem schwebt die Nutzung der Information, sei durch eigenständige Clienten der ECM-System-Komponenten oder in Gestalt eines „Enabling“ vorhandener Anwendungen, die auf die Funktionalität der ECM-Dienste und die ge-speicherten Informationen zugreifen. Besonders durch die Integration bestehender Technologien wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue Produkt-kategorie auftritt, sondern sich als integrierende Kraft positioniert.
Die fünf „C“ des
Enterprise Content Management
Fünf wichtige Begriffe, die im angloamerikanischen mit „C“ beginnen, charakterisieren heute das Anwendungsumfeld von ECM.
Content
Der Begriff „Content“ steht für beliebige elektronische Inhalte. Er umfasst „Records“, „Data“ und „Metadata“ ebenso wie Dokumente und Webseiten. Content steht heute nicht mehr nur für schwach- oder unstrukturierte Informationen sondern schließt auch strukturierte Daten, die in ECM-Lösungen mitverwaltet werden bzw. die Objekte in einem ECM beschreiben, mit ein. Content wird entsprechend seiner Nutzung und seinem Lebenszyklus unterschieden: dynamischer, noch veränderbarer Content während der Bearbeitung; sta-tischer, unveränderbarer Content, auch Fixed-Content genannt, im Archiv. Ist Content aufbewahrungs-pflichtig oder aufbewahrungswürdig werden aus ihm Records. ECM hat die Aufgabe, Content zu erfassen, sicher zu verwalten, zu erschließen und in Prozessen bereitzustellen. Nur wenn Content als Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird hat Content einen inhärenten Wert.
Collaboration
ECM unterstützt die Prozesse der Zusammenarbeit, in dem es die benötigten Informationen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort bereitstellt. Zur Unterstützung der Gruppenarbeit und Kommunikation kommen dabei verschiedene Ansätze zum tragen:
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| · | Unterstützung der direkten Kommunikation mit Chats, Foren, Instant Messaging, White Boards, Video Conferencing und anderen Technologien. |
| · | Unterstützung des Bearbeitungszyklus von Informationen und deren Bereitstellung in Prozessen. |
| · | Unterstützung der Projektarbeit mit geeigneten Werkzeugen. |
| · | Unterstützung von Wissensmanagement mit der zielgerichteten Erschließung, Bereitstellung und Aufbereitung benötigter Information. |
Die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten ist eine der großen Herausforderungen für effizientere Arbeit in der Bürowelt.
Compliance
Compliance ist einer der Markttreiber für den Einsatz von ECM. Die Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben durch die Prozesse begleitende Dokumentation, sichere Speicherung und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen ist in allen Unternehmen und Verwaltungen unerlässlich. Dabei geht es jedoch nicht nur um die Erfüllung der Vorgaben sondern auch um die Nutzung der Informationen in den eigenen Prozessen. Die Verbesserung von Qualität und die Umsetzung effizienterer Prozesse sind wirtschaftliche Aspekte, die man bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben wie GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II und anderer nicht aus den Augen verlieren sollte. ECM kann hier einen Beitrag liefern, die notwendigen Investitionen für Compliance auch wirtschaftlich nutzbar zu machen.
Continuity
Business Continuity ist ein Begriff, dessen Bedeutung im Zusammenhang mit ECM noch längst nicht richtig gewürdigt wurde. Wir befinden uns in einer immer größeren Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information. Die Sicher-stellung der Verfügbarkeit ist mit erheblichen Kosten verbunden. ECM liefert hier Technologien und Methoden, um Informationen sicher aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung auch verteilt bereit zustellen, die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, sie intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und diese gezielt mit Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit geeigneten Recovery-Werkzeugen auch im Katastrophenfall die Information wieder zur Verfügung zu stellen. ECM hat hier längst den gleichen Stellenwert wie CRM-, ERP- und andere operative Systeme, ohne die ein modernes Unternehmen nicht mehr arbeits- und konkurrenzfähig ist.
Cost
Kosten sparen steht neben Effizienzsteigerung und Aufbau neuer Geschäftsfelder ganz oben auf Prioritätenlisten der Entscheider. ECM selbst ist sehr kostenintensiv, besonders in der Einführungsphase. Durch die Zusammenführung von Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit und der Prozesse, Vereinfachung der Administration und des Betriebes von Systemen, Verbesserungen in Arbeitsweisen und –abläufen, und viele andere Potentiale lassen sich die Investitionen sehr schnell rechnen. ECM bietet die notwendige Klammer um Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und zu kontrollieren. Damit verringern sich die Kosten nicht nur im Kernbereich von ECM sondern in allen anderen Bereichen der IT-Nutzung im Unternehmen. Hierbei sollte nicht der ROI im Vordergrund stehen, der bei einzelnen Aspekten sehr schnell erreicht wird, sondern die nachhaltige Veränderung des Unternehmens. ECM ist heute als notwendige Infrastruktur zu betrachten, um ein Unternehmen wirtschaftlich führen zu können. Auch unter Kostengesichtspunkten ist es heute keine Frage des „Ob“ sondern nur noch des „Wie“ und „Wann“.
Ein Haus für Enterprise Content
Die AIIM International und andere haben in den vergangenen Jahren eine Reihe von Postern und Grafiken kreiert, die die Komplexität und den Funktionsumfang von Enterprise Content Management darstellen sollten. Im Jahr 2001 wurde das „Lifecycle“-Modell entwickelt. Dieses Poster definierte nicht nur den Umfang von ECM sondern diente auch als Grundlage für einen ECM-Kurs der AIIM international mit 10 Lerneinheiten. Einführende Kurse in den USA werden gern mit dem Kürzel „101“ (steht in Ausbildungsprogrammen für den einführende Grundlagenseminare) bezeichnet und so hat sich auch für das Poster die Bezeichnung „ECM 101“ einge-bürgert.
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Das ECM-Lifecycle-Modell (AIIM International 2001)
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Aus der ursprünglichen Vorlage der AIIM leitete PROJECT CONSULT ihr Modell ab. Neben dem Gesamtbild entstanden 5 Detailbilder, die auch mit den dazugehörigen Texten der Wikipedia.de zur Verfügung gestellt wurden und unter der GNU-Lizenz inzwischen weite Verbreitung gefunden haben.
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Die ECM-Komponenten (PROJECT CONSULT 2001)
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Im Jahr 2003 folgten seitens der AIIM zwei neue Poster, eines aus den USA und eines von der AIIM Europe aus England. Das amerikanische Poster ging vom Ansatz eines Puzzles aus, bei dem die einzelnen Komponenten von ECM beliebig zu einer Gesamtlösung kombiniert werden können.
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Das ECM-Puzzle (AIIM International 2003)
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Die AIIM Europe wählte dagegen das Motiv einer Autobahn, die die Prozesse und Verbindungen darstellt und auf denen sich die Informationen wie Fahrzeuge von einer Station zur nächsten bewegen. Die Komponenten sind die gleichen wie im ECM-Puzzle.
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Die ECM-Autobahn (AIIM Europe 2003)
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Im Jahr 2005 kam ein neues Poster der AIIM heraus, in dem ECM als großes Haus, mit Eingang und Ausgang von Information im Erdgeschoss und Business Process Management als der verbindende Aufzug über alle Stockwerke, dargestellt ist. In diesem neuen Modell sind eine Reihe weiterer Komponenten wie E-Mail-Management, Digital-Asset-Management, Content-Inte-gration und andere hinzugekommen.
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Ein Haus für Enterprise Content (AIIM International 2005)
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PROJECT CONSULT hat dieses Modell des Hauses für Enterprise Content in vereinfachter Form übernommen und um weitere Komponenten ergänzt.
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Ein Haus für Enterprise Content (PROJECT CONSULT 2005)
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Komponenten von ECM
Enterprise Content Management
Für ECM Enterprise Content Management Lösungen werden die unterschiedlichsten Technologien und Komponenten kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar sind.
Capture (Erfassung)
Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalität und Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informa-tionen. Dabei kann man mehrere Stufen und Technologien unterscheiden, von der einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen
Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasst.
Manuell erzeugte und erfasste Informationen
Bei der manuellen Erfassung können alle Formen von Informationen vorkommen, von Papierdokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, E-Mails, Vor-drucken, MultiMedia-Objekten, digitalisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm.
Bei der teilautomatischen oder automatischen Erfassung können EDI- oder XML-Dokumente, kauf-männische und ERP-Anwendungen oder bestehende Fachan-wendungssysteme die Quelle für die Erfassung sein.
Technologien zur Be- und Verarbeitung erfasster
Informationen
Zur Verarbeitung von gescannten Faksimiles werden verschiedene Erkennungs-technologien (Recognition) eingesetzt. Zu Ihnen gehören:
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| · | OCR (Optical Charakter Recognition) Hierbei werden die Bildinformationen in maschinen-lesbare Zeichen umgesetzt. OCR wird für Maschinenschrift eingesetzt. |
| · | HCR (Handprint Charakter Recognition) Die Erkennung von Handschriften ist eine Weiterentwicklung von OCR, die jedoch bei Fließtexten immer noch nicht zufriedenstellende Ergebnisse liefert. Beim Auslesen von definierten Feldinhalten ist die Methode doch bereits sehr sicher. |
| · | ICR (Intelligent Charakter Recognition) ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR und HCR, die die Qualität der ausgelesenen Ergebnisse durch Vergleiche, logische Zusammenhänge, Abgleich mit Referenzlisten oder Prüfung gegen vorhandene Stammdaten verbessert. |
| · | OMR (Optical Mark Recognition) OMR, zum Beispiel für Strichcode, liest mit hoher Sicherheit spezielle Markierungen in vordefinierten Feldern aus und hat sich bei Fragenbogenaktionen und anderen Vordrucken bewährt. |
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| · | Barcode Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Vordrucken können beim Einlesen der Rückläufer automatisiert erkannt und zugeordnet werden. |
Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging dienen nicht nur zur Anzeige von gescannten Bildern sondern ermöglichen auch die Verbesserung der Lesbarkeit für die Erfassung. Funktionen wie „Despeckling“, das Entfernen von isolierten Bild-punkten oder das „Adjustment“, das Geraderücken von schief eingezogenen Vorlagen verbessern die Ergebnisse der Erkennungstechnologien. Document-Imaging-Funktionen werden beim Erfassungsprozess bei der Qualitätskontrolle eingesetzt. Zunehmend haben elektronische Abbildung von Dokumenten denselben rechtlichen Status wie Papierdokumente.
Bei der Erfassung von Formularen werden heute noch zwei Gruppen von Technologien unterschieden, obwohl der Informationsinhalt und der Charakter der Dokumente gleich sein kann.
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| · | Forms Processing (Vordruckverarbeitung) Das „Forms Processing“ bezeichnet die Erfassung von industriell oder individuell gedruckten Vordrucken mittels Scannen. Hierbei kommen anschließend häufig Erkennungstechnologien zum Einsatz, da gut gestaltete Vordrucke eine weitgehend automatische Verarbeitung ermög-lichen. Viele der heutigen industriellen Vordrucke sind strukturiert, aber auch die Bearbeitung von unstrukturierten Vordrucken entwickelt sich immer weiter. |
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| · | E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektronischer Formulare) Bei der Erfassung elektronischer Formulare ist eine automatische Verarbeitung möglich, wenn Layout, Struktur, Logik und Inhalte dem Erfassungssystem bekannt sind. |
COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von strukturierten Eingangsdateien. Der Begriff COLD steht für Computer Output on LaserDisk und hat sich gehalten, obwohl das Medium LaserDisk seit Jahren nicht mehr am Markt ist. Das Akronym ERM steht für Enterprise Report Management. In beiden Fällen geht es darum, angelieferte Ausgabe-dateien auf Basis vorhandener Strukturinformationen so aufzubereiten, dass sie unabhängig vom erzeu-genden System indiziert und an eine Speicher-komponente wie eine dynamische Ablage (Store) oder ein Archiv (Preserve) übergeben werden können.
Die „Aggregation“ stellt einen Kombinationsprozess von Dateneingaben verschie-dener Erstellungs-, Erfassungs- und zuliefernden Anwendungen dar. Zweck ist die Zusammenführung und Vereinheit-lichung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen, um sie strukturiert und einheitlich formatiert an die Speicher- und Bearbeitungssysteme zu übergeben.
Komponenten zur inhaltlichen Erschließung erfasster Informationen
Für die Weiterleitung und inhaltliche Erschließung kommen in den Systemen weitere Komponenten hinzu, die die erfassten und digital vorliegenden Informationen aufbereiten und um beschreibende Merkmale ergänzen. Hierzu gehören:
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| · | Indexing (manuelle Indizierung) Anders als im Deutschen beschränkt sich im Angloamerikansichen der Begriff Indexing auf die manuelle Vergabe von Indexattributen, die in der Datenbank einer „Manage“-Komponente für Verwaltung und Zugriff auf die Informationen benutzt wird. Im Deutschen werden hier auch Begriffe wie „Indizieren“, „Attributieren“ oder „Verschlagworten“ benutzt. |
| · | Input Designs (Profile) Sowohl die automatische als auch die manuelle Attributierung kann durch hinterlegte Profile erleichtert und verbessert werden. Solche Profile können zum Beispiel Dokumentenklassen beschreiben, die die Anzahl der möglichen Indexwerte beschränken oder bestimmte Kriterien automatisch vergeben. Input Designs schließt auch die Eingabemasken und deren Logik bei der manuellen Indizierung ein. |
| · | Taxonomy Die taxonomische Verarbeitung ermöglicht eine formale Anordnung von Informationen nach den jeweiligen Bedürfnissen eines Unternehmens. Hier spielen Nomenklaturen, Thesaurus und Ablage-systematiken eine Rolle. |
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| · | Categorization (automatische Klassifikation oder Kategorisierung) Auf Basis der in den elektronischen Informations-objekten, seien es per OCR-gewandelte Faksimiles, Office-Dateien oder Ausgabedateien, enthaltenen Informationen können Programme zur auto-matischen Klassifikation selbstständig Index-, Zuordnungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren. Solche Systeme können auf Basis vordefinierter Kriterien oder selbstlernend Informationen aus-werten. |
Ziel aller „Capture“-Komponenten ist, die erfassten Informationen zur Weiter-bearbeitung oder Archivierung den „Manage“-Komponenten bereit-zustellen.
Manage (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung)
Die „Manage“-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Informationen. Sie besitzen hierfür
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| · | Datenbanken für die Verwaltung und das Wieder-auffinden sowie |
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| · | Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung und zum Schutz |
von Informationen. Ziel eines geschlossenen ECM-Systemes ist dabei, diese beiden Komponenten nur einmal übergreifend für alle „Manage“-Lösungen wie Document Management, Collaboration, Web Content Management, Records Management und Workflow / Business Process Management als Dienste bereit-zustellen. Zur Verbindung der unterschiedlichen „Manage“-Komponenten sollte diese über standar-disierte Schnittstellen und sichere Transaktionsprozesse bei der Kommuni-kation zwischen den Komponenten verfügen.
DM Document Management
(Dokumentenmanagement)
Unter Document Management ist hier nicht die Branchenbezeichnung wie in Deutschland zum Beispiel DMS zu verstehen, sondern eher die Dokumentenmanagement-systeme im „klassischen“ oder „engeren Sinn“. Die Aufgabe dieser Systeme ist es, den Lebenszyklus der Dokumente von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren. Zum Document Management gehören unter anderem folgende Funktionen:
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| · | Checkin/Checkout zur Kontrolle der Konsistenz der gespeicherten Informationen |
| · | Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher Information mit Versionen, Revisionen und Renditionen (gleiche Information in einem unterschiedlichen Format) |
| · | Suchen und Navigieren zum Auffinden von Informationen und zugehörigen Informationskontexten |
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| · | Visualisierung zur Anzeige von Informationen in Strukturen wie virtuellen Akten, Verzeich-nissen und Übersichten |
Die Funktionen des Document Management überschneiden sich jedoch zunehmend mit denen der andere „Manage“-Komponenten, der immer weiter ausgreifenden Funktionalität von Office-Anwendungen wie Outlook/Exchange oder Notes/Domino und den Eigenschaften von „Library Services“ zur speicher-technischen Verwaltung der Informationen.
Collaboration (Zusammenarbeit, kollaborative
Systeme, Groupware)
Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Der Anspruch dieser Lösungen, die sich aus der herkömmlichen Groupware entwickelt haben, geht jedoch weiter und schließt auch Anwendungsgebiete des Knowledge Management mit ein. Zur Collaboration gehören unter anderem folgende Funktionen:
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| · | Gemeinsam nutzbare Informationsbasen |
| · | Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informa-tionen |
| · | Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hinter-grunddaten für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen |
| · | Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen, Terminpläne, Projekt-manage-ment und andere |
| · | Kommunikationsanwendungen wie Video-Confe-ren-cing |
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| · | Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung |
E-Mail-Management (Verwaltung, Speicherung und Verteilung von E-Mails)
Der heutige Standard, bei dem E-Mails vom Server entfernt und in der Ablage gespeichert werden, reicht nicht aus. E-Mails sollten stetig, wie jedes andere Dokument auch, klassifiziert, gespeichert und vernichtet werden.
Digital Asset Management (Verwaltung, Speicherung und Nutzung von multimedialen Inhalten)
Vergleichbar mit dem Dokumentenmanagement, konzentriert sich DAM auf die Speicherung, die Verfolgung und das Gebrauchen von Rich Media Dokumenten, wie z.B. Videos, Logos und Fotos.
WCM Web Content Management
Enterprise Content Management erhebt den Anspruch Web Content Management zu integrieren. Die Bereitstellung von Inhalten im Internet und Extranet oder auf einem Portal sollte nur eine über die Berechtigungen und Informationsspeicherung gesteuerte Darstellung bereits vorhandener Informa-tionen im Unternehmen sein. Zum Web Content Management gehören unter anderem folgende Funktionen:
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| · | Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener Information in einem kontrollierten Erstellungs- und Veröffentlichungsprozess |
| · | Bereitstellung und Verwaltung der Informationen für die Web-Präsentation |
| · | Automatische Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate, persona-lisierte Anzeigen und Versionierung |
| · | Sichere Trennung des Zugriffs auf öffentliche und nicht-öffentliche Informationen |
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| · | Visualisierung für die Präsentation mit Internet-Mitteln (Browser-Darstellung, HTML, XML u.a.) |
RM Records Management (Ablage- und Archiv-verwaltung)
Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records Management (RM; Electronic Records Management ERM) die reine Verwaltung von Records, wichtigen aufbewahrungs-pflichtigen oder aufbewahrungs-würdigen Informa-tionen. Records Management ist Speichermedien-unabhängig und kann zum Beispiel auch die nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen mitverwalten. Zum Web Records Management gehören unter anderem folgende Funktionen:
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| · | Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen |
| · | Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen |
| · | Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules) |
| · | Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhalts-komponenten in Dokumenten |
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| · | Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschrei-bung der gespeicherten Informationen |
Wf Workflow / BPM Business Process Management (Vorgangsbearbeitung)
Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft weder den Begriff Workflow noch den Begriff BPM Business Process Management eindeutig. BPM und Workflow stellen eine wesentliche Verbindungs-, Steuerungs- und Kontrollfunktion im ECM-Modell dar. Sie sind daher im „Haus-Modell“ aus den Manage-Komponenten herausgelöst und bilden den „Backbone“ von ECM.
Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Typen, so zum Beispiel den
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| · | „Production Workflow“, der auf Basis vordefinierter Abläufe die Prozesse steuert und kontrolliert, und den |
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| · | „ad-hoc-Workflow“, bei dem der Anwender selbst zur Laufzeit den Ablauf des Prozesses vorgibt. |
Workflow-Lösungen können als
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| · | „Workflow-Anwendung“ mit eigenständigem Clienten realisiert werden, mit dem der Anwender hauptsächlich arbeitet, oder aber in Gestalt einer |
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| · | „Workflow Engine“, die als Dienst im Untergrund der Systeme den Informations- und Datenfluss steuert, ohne dass hierfür ein eigener Client erforderlich ist. |
Zum Workflow Management gehören unter Anderem folgende Funktionen:
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| · | Abbildung von Ablauf- und Aufbau-organisations-strukturen |
| · | Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammen-hängenden Informa-tionen mit zugehörigen Dokumenten oder Daten |
| · | Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (zum Beispiel Fach-anwendungen) und Dokumente (zum Beispiel Office-Produkte) |
| · | Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Mitzeichnung |
| · | Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität |
| · | Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungs-stände, Laufwege und Ergebnisse der Bearbeitung |
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| · | Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen |
Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung von Prozessen mit Einbindung aller notwendigen Ressourcen.
BPM Business Process Management geht in seinem Anspruch noch einen Schritt weiter als Workflow. BPM strebt die vollständige Integration aller betroffenen Anwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und Zusammen-führung aller benötigten Informationen an. Zu BPM gehören unter anderem folgende Funktionen:
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| · | Vollständige Workflow-Funktionalität |
| · | Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene |
| · | EAI Enterprise Application Integration zur Ver-bindung verschiedener Anwen-dungen |
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| · | BI Business Intelligence mit hinterlegten Regelwerken, Integration von Information-Warehouses und den Anwender bei seiner fach-lichen Tätigkeit unterstützenden Hilfsprogrammen |
„Manage“-Komponenten werden heute einzeln oder integriert als „Suite“ angeboten. Sie beinhalten vielfach bereits die „Store“-Komponenten.
Store (Speichern)
Die „Store“-Komponenten dienen zur temporären Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. Auch wenn Medien zum Einsatz kommen, die für eine langzeitige Archivierung geeignet sind, ist der „Store“ von der „Preservation“ abgegrenzt durch den Inhalt. Im deutschen Sprachgebrauch sind diese Komponenten mit der „Ablage“ im Unterschied zum „Archiv“ gleich-zusetzen.
Die von der AIIM aufgeführten „Store“-Komponenten lassen sich drei unterschiedlichen Bereichen zuordnen, „Repositories“ als Speicherorte, „Library Services“ als Verwaltungskomponente für die Speicherorte, und „Technologies“ als unterschiedliche Speicher-technologien. Ebenfalls zu diesen Infrastruktur-Komponenten, die z.T. wie das Filesystem auf Betriebssystemebene angesiedelt sind, gehören die Sicherheitstechnologien, die aber erst weiter unten im Abschnitt „Deliver“ behandelt werden. Die Sicherheitstechnologien sind jedoch einschließlich des Berechtigungssystems als übergreifende Komponente einer ECM-Lösung zu betrachten.
Repositories (Speicherorte, Datenspeichersysteme)
Zu den möglichen Repositories eines ECM, die auch kombiniert eingesetzt werden können, gehören unter anderem:
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| · | Filesystem Das Filesystem wird vorrangig zur temporären Zwischenspeicherung, so zum Beispiel Eingangs- und Ausgangs-Caches benutzt. Ziel von ECM ist es, das File-system von Informationen zu entlasten und diese durch „Manage“-, „Store“- und „Preser-vation“-Technologien allgemein verfügbar bereit-zustellen. |
| · | Content Management System An dieser Stelle ist das eigentliche Speichersystem für den Content gemeint, bei dem es sich um eine Datenbank oder ein spezialisiertes eigenständiges Speichersystem handeln kann. |
| · | Datenbanken Zum einen dienen Datenbanken zur Verwaltung der Zugriffsinformationen. Sie können aber auch direkt zur Speicherung von Dokumenten, Content oder Media Assets benutzt werden. |
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| · | Data Warehouses Data Warehouses sind datenbankbasierte, komplexe Speichersysteme, die Informationen aus unter-schiedlichsten Quellen referenzieren oder direkt bereitstellen. Sie können auch mit einem globaleren Anspruch als Document Warehouse oder Infor-ma-tion Warehouse konzipiert sein. |
Library Services (Informationsverwaltungsdienste)
Library Services haben nur im übertragenen Sinn mit Bibliotheken zu tun. Sie sind die systemnahen Verwaltungskomponenten, mit denen der Zugriff auf die Informa-tionen realisiert wird. Der Library Service ist letztlich für den Empfang und die Speicherung der Informationen aus den „Capture“- und den „Manage“-Komponenten verantwortlich. Er verwaltet gleicher-maßen die Speicherorte in der dynamischen Ablage, dem eigentlichen „Store“, und im Langzeit-archiv, der Kategorie „Preserve“. Der Speicherort wird dabei lediglich durch die Eigenschaften und Klassen-zugehörig-keit der zu speichernden Information bestimmt. Der Library Service arbeitet mit der Daten-bank der „Manage“-Komponenten zusammen.
Hierdurch werden die notwendigen
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| · | Retrieval-(Wiederfinden, Wiederbereitstellen) |
Funktionen bedient. Hierzu rechnet man heute auch Suchmaschinen, Volltextdatenbanken, Agenten und andere Suchtechnologien. Während die Datenbank keine Kenntnis über den physischen Speicherort eines Objektes hat, verwaltet der Library Service
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| · | Online-Speicher für Daten und Dokumente im direkten Zugriff, |
| · | Nearline-Speicher für Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugriff des Laufwerks befindet, aber zum Beispiel erst durch eine Robotik eingelegt werden muss |
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| · | Offline-Speicher für Daten und Dokumente auf einem Medium, das ausgelagert wurde und sich nicht im automatisierten Zugriff eines Systems befindet. |
Sofern nicht ein übergelagertes Dokumenten- oder Records-Management--System die Funktionalität bereit-stellt, muss der Library Service selbst die Funktionen
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| · | Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedlicher Stände der Informa-tion, und |
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| · | Checkin/Checkout für die kontrollierte Bereitstellung der Information |
besitzen. Eine wichtige Funktion des Library Services ist die Erzeugung von Protokollen und Journalen zur Nutzung der Information und über Veränderungen an den Informationen, die im Angloamerikanischen als „Audit-Trail“ bezeichnet werden.
Weitere Komponenten sind:
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| · | Content Integration ermöglicht verschiedenen Content aus unter-schiedlichen Quellen wie ein einzelnes Repository betrachten und Inhalte virtuell zusammenzuführen. |
| · | Syndication ist die Verteilung von Content zur Wieder-verwendung und Integration in anderen Content. |
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| · | Localization ist die Anpassung von Content an die kulturellen und sprachlichen Bedürfnisse verschiedener globaler Märkte. |
Speicher-Technologien
Für die Speicherung der Informationen können je nach Anwendungszweck und Systemumgebung sehr unter-schiedliche Medien zum Einsatz kommen.
Mehrfach beschreibbare magnetische Online-Speicher
Hierzu gehören Festplatten als RAID (Redundant Array of Independent Disks) Festplattensubsystem am Server, SAN (Storage Area Networks) als Speicher-infrastruktur oder NAS (Network Attached Storage) direkt in Netzwerken zugänglich gemachte Speicher-bereiche.
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| · | Tapes (Magnetbänder) in automatisierten Speichereinheiten wie “Libraries” oder “Silos” mit Robotik dienen wie DAT-Bänder in kleineren Umgebungen eher der Daten-sicherung und nicht zum Online-Zugriff. |
| · | Digitale Optische Speichermedien wie CD (CD-R einmal beschreibbare Compact Disk, CD/RW mehrfach beschreibbare Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), MO (Magneto Optical) und andere können zur Sicherung und zur Ver-teilung aber auch in Jukeboxen als Online-Speicher (Plattenwechselautomaten) eingesetzt werden. |