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CeBIT 2001:7 Trends im Dokumentenmanagement
In den letzten zwei Jahren hatten es die Besucher der CeBIT etwas leichter. Die meisten der Unternehmen, die sich mit dem Thema Dokumentenmanagement beschäftigen, hatten sich in Halle 1 zusammengefunden. Wer sich in diesem Jahr mit Dokumenten-Technologien im weiteren Sinn beschäftigen will, muß wieder mehr laufen. Intranet-Lösungen, Portale, eBusiness-Systeme, Content Management und andere Trendthemen verteilen sich inzwischen wieder über fast alle Hallen der CeBIT. Für viele Besucher stellt sich inzwischen die Frage, gehe ich zu diesem Thema überhaupt noch auf die CeBIT oder informiere ich mich auf Spezialveranstaltungen wie der DMS EXPO. Dennoch, die CeBIT ist und bleibt die Leitmesse der IT-Branche, und je mehr sich Dokumenten-Technologien in die allgemeine IT-Welt integrieren, des do mehr ist die CeBIT ein Muß für alle Anbieter. Nur – was kann der Besucher wirklich Neues erwarten ? Sieben wichtige Trends sollen im folgenden einen kleinen Themenleitfaden für den diesjährigen CeBIT-Besuch bilden.
Content Management
Unter der Überschrift Content Management verbergen sich mehrere Einzeltrends. Motor ist die Erkenntnis, daß auch die Informationen von Webseiten verwaltet werden wollen. Web Content Management (WCM) liefert hier Software für die Unterstützung der Editionsprozesse, Verwaltung des Inhalts und automatische Publikation. Ein weiterer Trend ist hier die zunehmende Verbreitung von XML für Dokumentenformate, Schnittstellen und Definitionen. Im Unterschied zu WCM verbergen sich unter Enterprise Content Management die traditionellen Workflow-, Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen. In Verbindung mit Web-Servern erlauben sie die zusammenhängende Verwaltung sowohl der neuen Informationen aus dem Web-Umfeld als auch aller bereits im traditionellen Client/Server- oder Host-System vorliegenden Daten und Dokumente. Der Begriff Content Management ist auf dem besten Wege die bisherige Branchenbezeichnung Dokumentenmanagement abzulösen.
Dokumentenmanagement-Integration
in Groupware
Mit dem Sharepoint Information Server (ursprünglicher Arbeitstitel Tahoe) ist es nun passiert – Microsoft ist in den Markt für Dokumentenmanagement eingestiegen. Einiges an Funktionalität, für die man bisher eigene DMS-Programme benötigte, kommt nun von Microsoft selbst. Aber auch Lotus hat mitgezogen. Der Discovery Server ermöglicht die Erschließung beliebiger Informationen und bietet mit den übrigen Domino-Komponenten wie Records Management, Work-flow und Domino.doc auch eine vollständige Plattform für die Entwicklungen von Dokumentenmanagement-Lösungen. Damit hat der Anwender auf seiner Standard-Plattform die Möglichkeit ohne Zusatzprodukte einfaches Content- und Document-Management zu betreiben. Wer beides hat, Lotus Domino und Windows 2000 mit Tahoe, der muß sich allerdings für eine Strategie entscheiden – zukünftig bekommt die Frage „welche Funktionalität in welchen vorhandenem Produkt nutze ich nicht“ Vorrang vor der Auswahl eines möglichen weiteren Zusatzproduktes. Die großen Softwarefirmen bedrohen die bisherigen Spezialanbieter, sie schaffen aber auch gleichzeitig mehr Akzeptanz für Dokumenten-Technologien und öffnen den mittelständischen Markt.
Knowledge Management
Bisher war Knowledge Management ein weitgehend leeres Schlagwort. Einerseits stellte es ein Sammelsummerium bekannter Funktionalität aus DataWarehouses, Groupware, Dokumentenmanagement, Datenbanken, Workflow und anderen Komponenten dar, andererseits fehlten eigenständige Merkmale. Dies hat sich in den letzten zwei Jahren geändert. Eigenständige Funktionen entwickeln sich derzeit zu eigenen Trends: Automatische Klassifikation oder Auto-Categorization, inzwischen beinahe zur Killer-Applikation der DRT-Branche geworden – wer nicht automatisch ordnen und indizieren, kann ist bald raus. Profiling und Personalization bieten ähnliche Automatismen, die die Bereitstellung der Information individuell steuern. Agents, Navigationstool und Retrieval-Engines, die sich an der Arbeitsweise des Browsers orientieren, ergänzen oder verdrängen herkömmliche Informationserschließungsansätze.
ASP Application Service Providing
Warum selbst installieren, was ich übers Netz mieten kann. Mit diesem Slogan werben nicht nur die Provider selbst, sondern auch die Softwareanbieter. Hier wird eine Doppelstrategie gefahren – man möchte natürlich auch weiterhin in Zukunft viele Endanwender mit eigenen Systemen bedienen, kann sich jedoch dem Trend der Bereitstellung von Content-Management-, Dokumentenmanagement- und Archivierungsfunktionalität im Internet oder über VPN nicht verschließen. Neben einfachen Web-Store-Lösungen gibt es bereits die ersten Systeme, die eine professionelle und auch revisisonssichere Ablage anbieten. Hierbei entstehen neben herkömmlichen Scan-Dienstleistern auch sogenannte DMCO`s die nicht nur erfassen sondern auch indizieren, verwalten, verteilen und betreiben. Durch UMTS wird Dokumenten-ASP auch für die Telekommunikationsbranche interessant – denn wo läßt man zum Beispiel seine Handy-Downloads ? Die Finanzdienstleistungsbranche setzt dabei auf Konzepte wie den NetSafe und die Media-Konzerne denken längst über gigantische Managementsysteme für ihre multimedialen Inhalte nach.
E-Business
E-Business ist mehr als E-Commerce, es integriert interne und externe Informationsnutzung und stellt die Klammer für moderne Anwendungen dar. E-Business ist damit nicht nur ein einzelner Trend, sondern eine Strömung aus zahlreichen Einzelentwicklungen. Bisher unterschiedliche Trends wie Marktplätze für B2B und eher intern orientierte Intranet-Anwendungen werden zunehmend zusammengeführt. E-Business ist ein Sammelbegriff für alle Formen moderner Geschäftsanwendungen wie Supply-Chain-Manage-ment, Call-Center, Costumer Relationship Management, E-Procurement und anderer, die über Portal-Technologien sowohl den unternehmensinternen als auch den Geschäftspartnern und Kunden zur Verfügung stehen. Dokumenten-Techno-logien stellen eine Infrastrukturkomponente des E-Business dar und werden als Middleware, Engines und Enabling in alle Formen von Anwendungen integriert. Sie ermöglichen das Arbeiten mit nicht- oder nur schwachstrukturierten Informationen und Dokumenten ohne daß der Anwender merkt, daß er im Hintergrund mit einem Dokumentenmangament-, Content-Management- oder Workflow-System arbeitet. „Easy-to-Use“ kennzeichnet die neuen Formen von Benutzerinterfaces, die eine vollständige Abkehr von bisher umständlichen Designs darstellt.
Elektronische Archivierung
Klang schon der Begriff „Archiv“ immer sehr „staubig“, so hatte auch das Thema elektronische Archivierung in letzter Zeit etwas an Charme verloren. Projekte mit Titeln wie Wissensmanagement, E-Business oder Enterprise Content Management ließen sich besser vermarkten. Die elektronische Archivierung wird jedoch immer wichtiger. Viele Informationen liegen nur noch digital vor und die ersten unwiderbringlichen Verluste werden deutlich. Elektronische Archivierung wird daher zu einem Basisdienst, der für jede Anwendung benötigt wird. Auch im Web-Umfeld hat man bemerkt, daß die Inhalte von WebSites mit kaufmännischen Informationen und die Geschäftstransaktionen revisionssicher archiviert werden müssen. Hinzu kommen elektronisch signierte Dokumente, die nicht mehr für eine physische Repräsentation in Papier ausgelegt sind. Digital signierte Dokumente sind inzwischen rechtlich zulässig, stellen jedoch an die Langzeitarchivierung besondere Anforderungen. Der Gesetzgeber in Deutschland wünscht sich übrigens auch, daß digital erzeugte Buchhaltungsdaten zukünftig auch digital in Archiven recherchierbar sind. Die elektronische Archivierung hat deshalb eine große Zukunft.
Farbe und Bewegung
Beim Scannen dominierte bisher nur die Schwarz-/Weiß-Erfassung. Speicherplatz und fehlende standardisierte Kompressionsverfahren machen Dokumentenmanagement- und Imaging-Lösungen zu langweiligen „Oldtimern“ in den Büro`s. Während auf dem PC zu Hause bereits MultiMedia, digtale Photos, Realtime-Videos und dreidimensionale Animation genutzt wurden, hatten Unternehmen massive Probleme in ihren Netzwerken auch nur herkömmliche Daten und Dokumente bereitzustellen. Durch die Verbreitung professioneller Farbscanner und neue Kompressionsstandards wie JPG2000 oder LuraDocument zieht nunmehr die Farbe ernsthaft ins Dokumentenmanagement ein. Neben das langweilige Tiff treten außerdem Farb-PDF`s. Die zunehmende Verbreitung der digitalen Photografie trägt zur stürmischen Entwicklung von passenden Dokumenten- oder Content-Management-Lösungen bei. Damit fallen auch noch sichtbare Grenzen zwischen Multimedia-Systemen und den bisherigen Dokumentenmanagement-Technologien. Einerseits dringen aus dem „Home“-Bereich neue Formate in geschäftlich im Büro genutzte Anwendungen, andererseits wird professionelle Verwaltungssoftware so heruntergebrochen, daß auch kleinere Unternehmen und der Privatanwender in den Genuß von Dokumenten-Technologien kommen. (Kff)
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