Berlin - Wie bereits mehrfach im PROJECT CONSULT Newsletter berichtet, steht nun die endgültige Veröffentlichung des DIN/ISO 15489 Records Management als internationaler Standard kurz bevor. Unter der Beteiligung von mehr als zehn Nationen wird noch in diesem Jahr die offizielle Version zusammen mit dem Anhang Technical Report, der länderspezifische Beispiele in Form von Fachberichten zur Umsetzung des Standards beschreibt, veröffentlicht. Die Ziel-setzung besteht darin, für die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die bei privaten oder öffentlichen Organisationen für den internen und externen Gebrauch entstehen, unabhängig von ihrer physischen Beschaffenheit und der logischen Struktur einen Rahmen zu schaffen. Der Bereich der Schriftgutverwaltung, also auch das 'Vorfeld' der archivischen Kernaufgaben steht dabei im Mittelpunkt. Die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen in Archiven sollen hingegen nicht berücksichtigt werden, selbst wenn in einigen Ländern Schriftgutverwaltung und Archiv-ver-waltung miteinander verbunden sind. Nach der internationalen Veröffentlichung wird seitens der DIN auch eine deutscher Übersetzung zur Verfügung gestellt. (FvB)
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| PROJECT CONSULT Kommentar:
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Die zukünftige internationale Norm stellt eine Rahmenrichtlinie dar, die zu bestehenden deutschen Regelungen und zur deutschen Schriftgut-verwaltungs-praxis nicht im Widerspruch steht. Der Text ist konkret genug, um Bedeutung, Funktion und Elemente von Schriftgutverwaltungssystemen klar zu definieren. Gemeint ist damit, dass der Standard nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinausgeht. Daher wird die Norm auch von den beteiligten Ländern als der kleinste gemeinsame Nenner bezeichnet. Alternative Prozeduren werden in einem internationalen Fach-bericht eingehend beschrieben. Durch Indices und eine identische Gliederung bei den Abschnitten der Norm und des Fachberichts ist sichergestellt, dass eine leichte Benutzbarkeit und ein hoher praktischer Nutzen für die Implementierung und Ausgestaltung von Schrift-gutverwaltungssystemen gewährleistet sind. Dieses scheint genau der richtige Ausgangspunkt für Hersteller von Archivierungslösungen zu sein. Wie zu erfahren war, haben diese einmal mehr erkannt, dass man sich hier mit einem DIN/ISO-Siegel schmücken kann, um so den Marketingaktivitäten mal wieder eine neue Facette hinzuzufügen. Doch eigentlich ist keine Zertifizierung vorgesehen, demnach wird es auch keinen offiziellen Konformitätsstempel geben. Doch sollte nicht bezweifelt werden, dass sich hier schon irgendein Wirtschaftsprüfer finden wird, der ähnliches Zertifikat zur Verfügung stellt. Der ISO 15489 ist nicht mit anderen Auszeichnungen wie z. B. Domea vergleichbar. Man muss eben mindestens eine Ebene tiefer sehen und zumindest das Thema Metadaten berücksichtigen. Daher sind eigentlich Implementierungen von z.B. von MoReq, OAIS, Dublin-Core oder Empfehlungen des SIZ für Archivsysteme in der Sparkassen-Finanzgruppe sehr viel konkreter. Da derartige Bestandteile im ISO 15489 nicht berücksichtigt worden sind, macht eine vermeintliche Erfüllung der Kriterien keine Aussage über Qualität, Schnittstellenkonformität, langfristige Informationsverfügbarkeit, Austauschstandards etc. (FvB)
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