Gastbeitrag von Paul Caspers, Geschäftsführer der COEXTANT AG, Stuttgart, E-Mail Paul.Caspers@Coextant.com
Der Begriff Content Management im Kontext moderner Internet Anwendungen impliziert, dass Web-Inhalte eigener dedizierter Verwaltungssysteme bedürften. Inhalte werden jedoch weder speziell fürs Web erstellt, noch mangelt es an lange verfügbaren Applikationen zur Verwaltung von Daten und Dokumenten.
Worum es vielmehr geht, ist die Integration, adäquate Aufbereitung und Verteilung der alltäglich von einer Vielzahl von Mitarbeitern eines Unternehmens in zahlreichen Dokumenten erstellten oder modifizierten Informationen aller Art.
Wenn man "Content Automation" - die kontrollierte Einbindung, maschinelle Aufbereitung und Verteilung von Contents anstelle des Paradigmas "Content Management" setzt, ergeben sich für entsprechende Lösungen völlig neue Anforderungen und Perspektiven. Gleichzeitig lassen sich durch Fokus auf Prozesse, Produktivität und Anwender hohe Kosteneinsparungen und neue Nutzendimensionen erreichen. Content Automation Lösungen lassen sich als XML Web Service "von Grund auf" neu implementieren und in bestehende Businessprozesse und Systeme integrieren.
Sackgasse Content Management
Im Zuge der enormen Entwicklung des Internet in den letzten Jahren entstand "Content Management" als neues Zauberwort. Im Fokus steht die Erstellung, Verwaltung, Pflege und Aufbereitung von Inhalten für Intra- und Internets. Sogenannte Content Management Systeme (CMS) - bisweilen auch Redaktions- oder Autorensysteme genannt, haben zum Ziel, die für Aufbau und Betrieb von Websites notwendigen Funktionalitäten zur Handhabung und Gestaltung der Contents zu bieten. Im Kern geht diese gemeinhin akzeptierte Definition und der da mit einhergehende Denkansatz von folgenden Annahmen aus:
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| | · | Contents werden für ein spezielles Medium (hier: Web) erstellt. |
| | · | Für die Pflege von Contents benötigt man bestimmte Systeme (CMS) und bestimmte technische Spezialisten ("Redakteure"). Diese besondere Gruppe von Anwendern erzeugt Inhalte. |
| | · | Das Management von Contents ist eine Neuerung, die im Zuge des sich rasch verbreitenden Internets an Relevanz gewann bzw. erst dadurch als Anforderung entstand. |
Bei genauerer Betrachtung lässt sich dem aber entgegenhalten:
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| | · | Inhalte werden niemals für ein bestimmtes Medium erstellt. Inhalte oder Informationen werden immer nur für deren Nutzer (Konsumenten) erzeugt. Über spezifische Medien werden sie allenfalls verteilt - und oftmals sind es sogar mehrere parallele Kanäle, die hierzu genutzt werden, eben etwa das Web und parallel dazu z.B. Papier, Handy, PDNs, Applikationen. |
| | · | Inhalte wurden und werden von unzähligen Mitarbeitern eines Unternehmens tagtäglich im Rahmen ihrer laufenden Aufgaben erstellt oder fortgeschrieben. Diese Mitarbeiter sind Fachleute in ihren jeweiligen Ge bieten und nutzen Werkzeuge wie MS Office oder andere Büro- und Spezialapplikationen. In diesen so er stellten Dokumenten findet sich die überwiegende Mehrheit der unternehmensweit relevanten "Contents". Als Beispiele lassen sich Handbücher, Spezifikationen, Präsentationen, Memos, Kalkulationen, Projektpläne, Skizzen, Bilder, Konstruktionszeichnungen, Produktbroschüren, Rundschreiben u.a.m. anführen. Zur Pflege dieser Inhalte benötigt man also weder eine spezielle Gruppe von Menschen ("Redakteure") noch dedizierte Systeme. Beide - Menschen und Systeme - sind in Unternehmen seit langer Zeit vorhanden. |
| | · | „Contents“ wurden zu allen Zeiten „gemanaged“. Im alten Ägypten wurden Papyrusrollen in Bibliotheken angelegt, in den 60er Jahren des 20. Jahrhunderts gab es umfassende "Nomenklaturen" zur einheitlichen Ablage von Informationen in Papierarchiven, später wurden Daten auch in elektronischen Filesystemen mit "Directory Strukturen" aufbewahrt und zuletzt kamen noch elektronische Dokument Management Systeme zum Content Management Spektrum hinzu. |
Wenn diese Einwände gegen das vorherrschende Paradigma "Content Management" richtig sind, ergibt sich daraus, dass weder die Definition von Content Management, noch die sich die daraus ergebenden Konsequenzen für die Implementierung entsprechender Systeme zielführend sind. Um es auf den Punkt zu bringen:
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| | · | Wenn Contents für Menschen erzeugt werden und je nach Sachverhalt über ein oder mehrere adäquate Medien verteilt werden, |
| | · | wenn Contents tagtäglich von einer Schar von Mitarbeitern einer Organisation im Rahmen der Arbeitsprozesse mit vorhandenen Standardwerkzeugen erstellt werden und |
| | · | wenn es Contents „immer schon gab“ und das Web nur ein modernes neues Verteilmedium ist, |
dann ist der Begriff "Content Management" in seiner gegenwärtigen Form eine Themenverfehlung. Eine zweckgerichtete Definition würde von einem ganz anderen Denkansatz, einer anderen Aufgabenstellung und anderen Zielen ausgehen.
Unlock your content
Der Begriff Content Management ist somit nicht zweckdienlich. Was Entscheider implizit erreichen wollen, wenn Sie Content Management Systeme einführen, ist vor dem Hintergrund obiger Ausführungen:
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| | · | Inhalte beliebiger Art, erstellt mit unterschiedlichen Werkzeugen von einer Vielzahl von Mitarbeitern, sollen sozusagen vom Arbeitsplatz "abgeholt" und ihrer geplanten Verwendung zugeführt werden. |
| | · | Die Bearbeitung und Pflege der Inhalte soll kontrolliert ablaufen - sodass sichergestellt ist - dass authentische und konsistente Informationen verteilt und verfügbar gemacht werden. |
| | · | Die Inhalte oder besser "Informationsquellen" sollen möglichst automatisch aufbereitet und wenn erforderlich über verschiedene Medien verteilt und nutzbar gemacht werden. |
| | · | Eine Lösung sollte so ausgestaltet sein, dass es zu keinerlei "Prozessen ohne Wertschöpfung" kommt. Die Wertschöpfung liegt nämlich in der eigentlichen Erstellung des Contents - nicht in der nachfolgenden optischen Aufbereitung. |
| | · | Um dieses zu erreichen, muss sich eine entsprechende Lösung in die bestehenden Prozesse, IT Systeme und Human Skills eines Unternehmens eingliedern lassen. Idealfall wäre, wenn alle Mitarbeiter mit dem Wissen das sie haben und den Tools die sie nutzen, weiterarbeiten könnten und ein entsprechendes System "still im Hintergrund" alle Aufbereitungs- und Verteilprozesse vornehmen würde. Sozusagen ein System, dass man gar nicht sieht oder bemerkt. |
Vor dem Hintergrund dieser immer auch in der ein oder anderen Form implizit an Content Management Systeme gestellten Anforderungen erkennt man, wie irreführend der Begriff ist. Es geht gar nicht um das Management von Contents. Es geht um die effiziente und integrierte Verfügbarmachung existierender und fortlaufend neu erzeugter Informationen für deren Nutzer und über die jeweils relevanten Medien. Der Einsatz von Content Management Systemen im allgemein verstandenen Sinne führt zu proprietären Lösungen, zu Medienbrüchen und Redundanzen in Prozessen, IT Systemen und Datenhaltung. Weil Entscheider, die nach Content Management Systemen suchen, eigentlich gar nicht ihren Content managen wollen, sondern diesen lediglich möglichst effizient verteilen wollen: Medienübergreifend, kontrolliert, adäquat aufbereitet und ohne Zusatzaufwand.
Ein wesentlich zielführenderer Denkansatz und eine zweckgerichtetere Definition zum betrachteten Thema wäre also ein Begriff, der nicht auf ein Medium fixiert ist, ein Begriff der die automatisierte Verteilung reflektiert, ein Begriff der besser wiederspiegelt, um was es eigentlich geht: Cross-Media Content Automation.
Unter Cross-Media Content Automation versteht man die automatische und medienübergreifende Aufbereitung und Verteilung von originären Inhalten. Die automatische Aufbereitung und Verteilung beliebiger Inhalte lässt sich als XML Web Service in die IT Infrastruktur implementieren. Inhalte können dabei mit beliebigen vorhandenen Werkzeugen in vielfältigen Formaten erstellt werden. Nach Fertigstellung werden sie vom Web Service regelbasiert für die Verteilung aufbereitet und verfügbar gemacht. Dabei werden unterschiedliche Medien unterstützt, so etwa das Web, Print, Mobiltelefone oder PDA's. Eine entsprechende Lösung integriert sich in bestehende Abläufe und Systeme und wird aufgrund der Automation nicht von den Anwendern wahrgenommen. Man kann sich den Web Automation Service als eine Art "Datenabfüllstation" vorstellen, bei dem auf der Inputseite fertige Dokumente übergeben werden - und auf der Ausgangsseite unterschiedliche Konvertierungen der Quellen in Form standardisierter Daten (relational, XML) für diverse Medien/ Chanels resultieren. Content Automation ist damit ein Service, der vorhandene Produktionssystemen für Dokumente und Daten auf Ersteller- und Verwaltungsseite mit Konsumenten Frontends oder Medien, wie Web, Papier, Terminals u.a.m. verbindet.
Content Automation Systeme
Cross-Media Content Automation Lösungen "verstecken" Content Management vor den Anwendern. Dies wird erreicht durch die Zentralisierung von Content Automation Web Services auf einem Backend Server. Anwender "sehen" das System nicht, sie arbeiten mit ihren gewohnten Office Werkzeugen u.a. und speichern ihre fertigen Dateien/Dokumente wie gewohnt ab. Den Rest, d.h. die gesamte multimediale Aufbereitung und Verteilung erledigt das System auf dem genannten Backoffice Server. Anstatt Content Management Lösungen in jeder Lokation oder in diversen Bereichen eines Unternehmens, welche eine Website oder ein Intranet benötigen, von Grund auf zu implementieren und die Anwender mit den jeweiligen Frontends vertraut zu machen, kann eine unbegrenzte Anzahl nutzer- oder anwendungsspezifischer Weblösungen effizient realisiert werden. In Cross-Media Content Automation Umgebungen sind die IT/ Orga Mitarbeiter für die zentrale Dienstplattform und Infrastruktur zuständig, für Fragen wie die Technologie genutzt, ausgebaut und parametrisiert wird. Mit diesem Ansatz werden Anwender vollständig von der Technologie abgeschirmt und entsprechende Risiken und Kosten komplett eliminiert - getreu dem Motto - das beste Userinterface ist kein Interface. Somit kann sich jede Gruppe effizient auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren: Für IT/ Orga Mitarbeiter bedeutet das, Bereitstellen geeigneter Infrastrukturen, Automation von Informationsflüssen, Beseitigung von Engpässen, Vermeidung von Schulungsaufwenden für Anwender. Für Autoren heißt es, Konzentration auf Inhalte und die eigentliche jeweilige Aufgabe im Unternehmen. Geld kann somit in die Prozessoptimierung investiert werden, anstatt in manuelle Tätigkeiten ohne Wertschöpfung und zusätzliche proprietäre Technologien mit Medienbrüchen.
Eine als Web Service implementierte Cross-Media Automation Lösung unterstützt somit
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| | · | Jede Office- oder Spezialapplikation |
| | · | Jedes Dokument Management oder Content Verwaltungssystem |
| | · | Jede relationale Datenbank |
| | · | Jeden Web Server und jede Web Plattform |
| | · | Jeden Web Presentation Layer oder jedes Portal |
| | · | Jedes Format auf der Input- und jedes Medium auf der Ausgabeseite. |
Nutzen von Content Automation Systemen
Um es nochmals visualisiert darzustellen: Nehmen wir an, ein Unternehmensportal beinhalte Tausende von Informationen wie News, Produktbeschreibungen, Spezifikationen, Geschäftsberichte u.v.m. Einige übersichtlich dargestellte Informationen können sich wiederum aus Dutzenden oder gar Hunderten von Einzeldokumenten zusammensetzen, wie das etwa oftmals bei Arbeitsanweisungen oder Organisationshandbüchern der Fall ist. Wenn nun ein verantwortlicher (berechtigter) Mitarbeiter eine bestehende Arbeitsanweisung ändert, indem er z.B. in MS Word eine entsprechende Revision durchführt, wird nach Freigabe der Portalinhalt automatisch aktualisiert. Das bezieht sich auf den Inhalt, die Navigation, mögliche Verknüpfungen (Links) und alle anderen relevanten Elementen. Mehr noch, wenn entsprechend in der Transformation Engine hinterlegt, werden maschinell auch aktualisierte Printversionen erzeugt und etwa betroffene Nutzer benachrichtigt.
Mit einer Cross-Media Content Automation Lösung oder durch die Kombination von existierenden Content Management und Portallösungen mit Content Automation lässt sich folgender Nutzen erreichen:
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| | · | Die Kosten für die Pflege der Contents bleiben auch bei zunehmenden Datenvolumen konstant. |
| | · | Der Prozess der Integration, Aufbereitung und Verteilung von Daten aus Standarddokumenten, der "Transport" vom Autor zum Konsumenten wird vollständig automatisiert. |
| | · | Unternehmensdokumente jeglicher Art können mühelos in Websites integriert werden, ohne dass sie in irgendeiner Form mit speziellen Tools neu zu erstellen oder zu überarbeiten sind. So verbleiben wichtige Daten in einem herstellerneutralen, flexiblem Format, das Web, Print und jedes andere Verteilmedium unterstützen kann. |
| | · | Anwender sind von der Technik und deren Änderung im Zeitlauf vollständig abgeschirmt. Autoren arbeiten wie gewohnt mit ihren Standard Office Anwendungen, Konsumenten nutzen Standard Web Browser oder andere vorhandene Technologien. |
| | · | Unternehmen sind von den kostenintensiven Auswirkungen sich ändernder technologischer Umgebungen geschützt: Content Automation Lösungen lassen sich mit jedem Dokument und Content Management System integrieren und arbeiten auf allen Standard Web Plattformen. Ein Invest in entsprechende Technologien ermöglicht somit auch die Wahl und Anbindung neuer Hersteller und Lösungen im Bereich der Office Applikationen, Dokument- oder Content Management Systeme und Portale, wenn organisatorische oder funktionale Erfordernisse dies bedingen. |
| | · | Content Automation Lösungen gestattet die strikte Trennung der Autoren- von den Konsumentenprozessen und der Autoren- von den Verteilerformaten. Damit kann sich eine Organisation auf Verbesserungen und Erweiterungen wie etwa elektronische Workflows konzentrieren, dort wo diese benötigt werden, mit den Tools die vorhanden sind oder den Zweck am besten erfüllen. Anstatt nach einem proprietären System zu suchen, das alle Anforderungen im Umfeld Content Management erfüllt, kann man in jedem Bereich "just in time" die jeweils adäquaten Systeme zum Einsatz bringen. |
| | · | Unternehmen können sich ihren eigentlichen Aufgaben und Stärken widmen, ohne fortwährend erhebliche Anstrengungen für Schulungen zu proprietären speziellen Technologien zu erbringen. Sie können mit Content Automation konkurrenzlose Ergebnisse erzielt werden, wenn es darum geht, große Mengen von Content rasch Online verfügbar zu machen. |
| | · | Content Automation führt zu einem kurzfristigen Return on Invest und drastisch reduzierten Total Cost of Ownership im Vergleich zu traditionellen Web und Content Management Lösungen. |
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