Microsofts Office Sharepoint Server 2007 (MOSS) ist mit dem Recordcs Management Standard des Amerikanischen Verteidigungsministeriums DoD 5015.2 zertifiziert worden. Aufbauend auf den Sharepoint Features wurde in Zusammenarbeit mit der Firma Applied Information Science, Inc. (AIS) (http://www.appliedis.com) der Sharepoint Records Center zu einer standardfähigen Lösung ausgebaut. Die Erweiterungsfeatures werden gegen Ende des Jahres den Sharepoint-Kunden in einem kostenfreien Zusatz-Package zur Verfügung gestellt werden. (SME) | | | |
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| Infobox Microsoft
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URL:
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Firmierung:
| Microsoft Corporation
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Stammsitz:
| Redmond / USA
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GF/CEO/MD:
| Steven A. Ballmer
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Börse:
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Zuletzt behandelt im
| Newsletter 20070329Newsletter 20070329
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Benchpark Rating:
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DRT-Markt Eintrag
| ./.
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URL press releases:
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Produktkategorien:
| ECM, DMS, Col, WCM, Wf
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| PROJECT CONSULT Kommentar:
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Laut dem zugehörigen Whitepaper „Military Grade Compliance for Sharepoint 2007“ [Sharepoint 2007] der AIS sind zur Erfüllung der DOD 5015.2 – Anforderungen u.a. folgende Features im MOSS hinzugekommen: Aktenpläne können angelegt und verwaltet werden;
das Schließen von Ordnern ist möglich, so dass keine Dokumente mehr in diesen abgelegt werden können;
Records können über benannte Verknüpfungen auf-einander referenzieren, so dass Renditions mit dem Record verknüpft werden können;
Versionsverwaltung für Records; die Zugriffskontrolle wird auf der Basis von Metadatenwerten und nicht mehr Item-basiert definiert;
automatisierte Review-Zyklen für unternehmenskritische Dokumente, die ständig aktuell sein müssen, können eingerichtet werden;
die E-Mail-Archi-vierung ist um die Option der Trennung von Body und Attachement erweitert worden; außerdem werden die Message-Felder der E-Mails als Metadaten übernommen;
das Lebenszyklusmanagement kann verschiedenste Kriterien definieren und u.a. event-basiert oder nach Attributwerten erfolgen;
die Hold-Funktion ist auf Ordner erweitert worden.
Wie umfangreich die Erweiterungen für das Records Management wirklich sind, wird sich erst bei erstem Einsatz der Lösung zeigen. Es sieht aber ganz danach aus, dass es sich eher um eine „Schmalspur“-Records Management Lösung handelt: wer den Sharepoint bereits im Einsatz hat wird die Records Management Funktionalitäten vielleicht mitnutzen, wer allerdings eine umfassende, flexible Records Management und Archivierungslösung benötigt, wird ohne Zusatzprodukte nicht auskommen. Zumal auch die erweiterte Lösung kein Feature für hierarchische Klassifikation bietet und das Zertifikat 2009 auslaufen wird. Die tiefere Integration mit Exchange scheint sich darauf zu beschränken, dass für managed folders in Outlook jetzt auch Regeln zur Überführung von E-Mails in den Records Center eingerichtet werden können und die optionale Trennung von Body und Attachement möglich ist. Damit zeigt sich wieder die grundsätzliche Schwäche des Records Management Ansatzes in Sharepoint, die auch schon vor der Zertifizierung vorhanden war: der aktive Content ist von den archivierten Inhalten getrennt. Der Nutzer muss sich also entscheiden: Möchte er seine E-Mail im Geschäftskontext ablegen, archivieren, oder vielleicht zwei Versionen ablegen? Nicht zuletzt bietet Microsoft auch keine Lösung für die Anbindung an ein Archiv-Speichersystem mit Speichermanagement und ähnlichem, die Auslagerung der Dokumente ist systemseitig nicht vorgesehen. Richtige Archivlösungen für Sharepoint werden also weiterhin aus der ECM-Anbieter Ecke kommen. (SR)
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