20030425 \  Unternehmen & Produkte \  Xerox mDoc: mobiles DMS
Xerox mDoc: mobiles DMS
Neus - Mit mDoc liefert Xerox (°http://www.xerox.com°) die mobile Lösung für ihr Dokumentenmanagement. Über ein PDA-ähnliches Gerät kann auf das unternehmensweite Dokumentenmanagement zugegriffen werden. So lassen sich mit der mDoc-Lösung kunden- und projektrelevante Informationen unterwegs abrufen, Anhänge betrachten sowie Dokumente online ausfüllen, drucken, faxen oder per E-Mail versenden. Und das alles ohne Laptop. (RC)
  
PROJECT CONSULT Kommentar:
Die BlackBerry-Technologie von RIM gibt es schon seit mehreren Jahren. Sie stellt im Grunde eine Weiterentwicklung der Pager-Technologie dar und zeichnet sich durch das Empfangen von Informationen im push-Betrieb aus. Kernfunktionalität dieser Geräte, die über einen Provider wie O2 im ständigen Kontakt mit dem Unternehmensnetzwerk stehen - wenn ein Sendemast in Rechweite ist - ist das automatische Empfangen von E-Mails und das automatische synchronisieren des elektronischen Kalenders. Beispielsweise werden von einer Sekretärin neu eingetragene Termine sofort auf den Handheld übertragen – der Chef greift immer auf den aktuellen Stand seines Terminkalenders zu. Die Verbindung zwischen dem BlackBerry und dem Firmennetzwerk läuft sicher über eine 128 Bit Ende-zu-Ende Verschlüsselung. Die Kommunikation wird vom BlackBerry über einen Provider per GPRS auf IP-Basis zu einem RIM-Hub, der über das Internet mit dem Firmennetzwerk in Verbindung steht, abgewickelt. In dem Unternehmensnetzwerk sorgt ein Server von RIM für die Weiterleitung der Daten zu den jeweiligen Anwendungen wie Exchange, Lotus Notes oder mDoc. Soweit zu den Standardfunktionalitäten des BlackBerrys. Xerox, zuletzt behandelt im Newsletter 20020402Newsletter 20020402, bietet mit der mDoc-Lösung die Software-Komponente um mit Hilfe eines BlackBerry-Handhelds auf Informationen aus dem DMS zuzugreifen. Der Ansatz von mDoc konzentriert sich auf das Händeln von Informationen aus der Ferne. Dieser Ansatz schränkt natürlich auch die Funktionalitäten ein, die nicht über das Weiterleiten und Anzeigen der Informationen aus dem DMS hinaus gehen. mDoc ist ein eigenständiges Produkt und kann grundsätzlich mit jedem DMS arbeiten, zur Zeit ist die Schnittstelle zum NT-Filesystem zu Documentum und zum Xerox-eigenen DMS DocuShare realisiert. Grundsätzlich wird vermieden, viel Traffic zwischen dem DMS und dem BlackBerry zu verursachen. Beim Weiterleiten von Dokumenten gelangt das Dokument selbst nie auf den Handheld, nur bei der View-Funktion werden alle gängigen Dokumente ins Textformat gewandelt und angezeigt, ab der Version 4.0 können auch Images dargestellt werden. Attachments von E-Mails werden nicht direkt mit übertragen. Will der User das Attachment lesen, wird dieses von mDoc in ein Textformat gewandelt und auf dem Handheld angezeigt. Daraus folgt, dass das Bearbeiten von Dokumenten nicht möglich ist, welches auf Grund des kleinen Bildschirms aber auch nicht benutzerfreundlich wäre. Mit einer Ausnahme, es gibt die Möglichkeit zuvor definierte Formulare mit Dateneingabefeldern zu füllen. Dabei wird das gewünschte Dokument ausgewählt, übertragen werden nur die Dateneingabefelder die mit Text zu füllen sind. Anschließend muss der Benutzer bestimmen was mit dem ausgefüllten Dokument passieren soll – beispielsweise per E-Mail an einen Kunden senden. Die Weiterleitungsfunktionen umfassen das Weiterleiten per E-Mail, per Fax und an Drucker die über eine eindeutige Adresse angesprochen werden können. Der PrintMe-Druckdienst, der nach Amerika allmählich auch in Europa immer öfter anzutreffen ist, kann auch genutzt werden. Wer auf das Bearbeiten von Dokumenten grundsätzlich verzichten kann, für den ist die mDoc-Lösung von Xerox vielleicht eine interessante Sache, negativ fällt im Moment allerdings die nicht vorhandene Recherche-Möglichkeit auf, die aber in den nächsten Versionen realisiert werden soll. Bleibt abzuwarten ob sich die BlackBerry/mDoc-Technologie auf dem jetzigen Kurs des reinen Handling von Informationen halten kann, nachgedacht werden  sollte aber über die direkte Anzeige von Dokument-beschreibenden Metainformationen, die in vielen Bereichen unumgänglich wird. (RC)
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