Sparkassenorganisation und Landesbanken stellen universelles Archivsystem vor (Teil 1)
Von Thorsten Brand, Senior-Berater bei PROJECT CONSULT
Kundenbindung haben alle Unternehmen im Programm. Den Weg zum Erfolg nur wenige. Im Zeichen von Inter- und Intranet sind ganz besonders Finanzdienstleister unter Druck, doch Kundenbeziehungen wollen gelebt sein und ohne professionelles Dokumenten-Management (DM) ist dies nicht zu leisten. Die Sparkassenorganisation von Baden und Württemberg hat gehandelt und in einem Kooperationsprojekt mit dem Produkt ELSA ein universelles Archiv- und DM-System (DMS) entwickelt, das von kleineren Sparkassen ebenso erfolgreich eingesetzt werden kann wie von Landesbanken und Rechenzentren.
Es scheint noch Unternehmen zu geben, bei denen es reicht, über wachsende Aktenberge nur zu klagen oder allein das Wühlen in Papierarchiven zum Programm zu erheben. Sparkassen und Banken gehören gewiss nicht dazu. Schließlich sind die Finanzmärkte heiß umkämpft. Speziell die Onlineaktivitäten einiger Groß- und Newcomer-Banken verlangen von allen Marktteilnehmern ausgeprägte Kundenorientierung und somit Servicegeschwindigkeiten. Stets schnell und richtig auf Kundenanfragen zu reagieren oder Service- und Beratungsleistungen noch während des Kundengespräches anpassen zu können, ist aber noch für viele ein Traum. Für kundennahes Handeln müssen eben Informationen unterschiedlichster Art stets vollständig zur Verfügung stehen, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Form. Der Einsatz modernster Informationstechnologien ist unumgänglich, beispielsweise von DMS und elektronischen Archivsystemen.
Ausgangssituation
Heute wird noch bei vielen Finanzinstituten erheblicher Aufwand getrieben, den Mitarbeitern benötigte Kundeninformationen zeitnah zur Verfügung zu stellen. Hauptmangel ist, daß die Dokumente fast ausschließlich papier- oder microfichebasiert vorliegen und sehr oft in räumlich verteilten Archiven lagern. Außerdem werden die Geschäftsvorfälle fast überall sequentiell und papiergestützt abgewickelt. Häufig sind die Ablagesysteme zudem sehr komplex und nicht nach einheitlichen Kriterien gestaltet, was zielgenaues Wiederauffinden von Informationen teilweise ganz erheblich behindert und Zeit kostet, häufig gerade die Zeit, die man im Konkurrenzkampf beim Kunden zu spät kommt. Hier setzte die Sparkassenorganisation an. Die Kooperation von Landesbank Baden-Württemberg und SIBW Standort Karlsruhe und Standort Stuttgart startete 1998 das Projekt ELSA (Elektronisches Sparkassen-Archiv). Unter externer Fachunterstützung durch die Unternehmensberatung PROJECT CONSULT Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH, Hamburg, wurden die Rechenzentren der Verbandsgebiete beauftragt, eine universelle Archiv- und Dokumenten-Management-Lösung für die angeschlossenen Institute einsatzfähig zu entwickeln.
Innerhalb der Kooperation gibt es eine große Bandbreite an unterschiedlichen Strukturen und Prozessen, die im Rahmen von ELSA beachtet werden mussten. Zum einen findet man die eher zentral ausgerichtete Organisationsform einer Landesbank, zum anderen die Strukturen von Sparkassen mit größeren Hauptstellen und kleineren Geschäftsstellen/Filialen, deren DMS-relevanten Prozesse häufig dezentral gesteuert werden. Diese Unterschiede flossen direkt in die Systemanforderungen für ELSA ein. Technische Vielfalt der vorhandenen Infrastruktur ist ebenso gegeben. Nicht nur Windows NT mit oder ohne Terminal-Server ist stark verbreitet, sondern gerade bei Finanzdienstleistern auch noch das Betriebssystem OS/2. Entsprechend der Organisationsstrukturen der Institute finden sich im IT-Bereich sowohl dezentrale Szenarien wie auch strikt zentral ausgerichtete.
Vorhandene Lösungen und Fusionen von Instituten und Lösungen sind nahezu überall vorhanden. Die Zusammenführung von Archivbeständen führt erfahrungsgemäß zu kritischen Migrationsprojekten. Eine Art der Archivfusion kann darin bestehen, daß man die alten Systeme auslaufen läßt und nach Start der neuen nur noch mit diesen arbeitet. In manchen Fällen mag dies gehen, doch für die Gesamtheit der Dokumente einer Kundenakte ist dies in keiner Hinsicht eine Lösung. So weiß man vielleicht, wann die Aufbewahrungsfrist eines Dokumentes beginnt, häufig aber nicht im voraus, wann sie endet. Nimmt man beispielsweise eine Kreditakte, so kann der zugehörige Vertrag beliebig oft verlängert werden. Diese Problematik erhielt im Projekt besondere Priorität.
Im Sparkassenbereich ist ein Trend wieder hin zum zentralen Ansatz zu erkennen, was die Erbringung von RZ-Dienstleistungen anbetrifft. Das Rechenzentrum als ASP (Application-Service-Provider) auch für den Betrieb elektronischer Archivsysteme ist im kommen, insbesondere mit ELSA.
Zielsetzung
Die Kooperation formulierte einige Kernziele für das System ELSA:
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| | · | Entwicklung eines DMS, welches insbesondere die kunden- und kontenbezogene (elektronische) Archivierung beliebiger Informationen (verschiedenste Dokumentenarten und Formate) erlaubt. |
| | · | Das DMS soll für die elektronische Archivierung ebenso eingesetzt werden wie für die aktuelle, vollständige und kontextbezogene Bereitstellung von Dokumenten und Informationen am Arbeitsplatz der Mitarbeiter. |
| | · | Aufgrund seiner uneingeschränkten Skalierbarkeit soll das System den Einsatz bei kleineren Sparkassen oder Filialen ebenso möglich machen wie bei Landesbanken und Rechenzentren. |
| | · | Das DMS soll eine vollständige Zusammenfassung aller für die Betreuung und Beratung eines Kunden relevanten Dokumente in einer elektronischen Kundenakte (virtuelle Kundenakte) ermöglichen. |
| | · | Mit Hilfe einer zeitnahen und vollständigen Verfügbarkeit der benötigten Dokumente und Informationen soll die Kundennähe des Institutes nachhaltig verbessert und seine Wettbewerbsfähigkeit entsprechend gesteigert werden. |
| | · | Der korrekten Einhaltung von Aufbewahrungsfristen kommt aus steuerlicher Sicht für Nachweiszwecke eine besondere Bedeutung zu. Sowohl die Einhaltung als auch die zeitgerechte Vernichtung am Ende der Aufbewahrungsfrist sollen mit dem DMS möglich sein. |
(Teil 2 „Auswahl des Grundsystems, Lösung, Einführungsszenario, Ausblick“ erscheint voraussichtlich im nächsten Newsletter 20001010Newsletter 20001010). 
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