 Metadata
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| Newsletter | 20070720 |
| Sprache | deutsch |
| Version | 1.0 |
| Veröffentlicht von | pcnewsletter |
| Veröffentlichungsdatum | 18.10.2007 16:42:03 |
| · | Eine virtuelle Akte ist eine strukturierte, geordnete Sicht auf zusammengehörige Daten und Informationsobjekte. |
| · | Eine Akteninstanz ist eine konkrete Akte im Datenbestand der virtuellen Akte und bildet Sachinhalte ab. | |
| · | Die Aktenklasse beschreibt den grundsätzlichen Aufbau einer Akte mit der Beschreibung ihres Inhalts, ihres Verhaltens, ihrer Funktionalität und der Visualisierung ihrer Inhalte. |
| · | Wenn von der virtuellen Akte gesprochen wird, ist die Anwendung virtuelle Akte gemeint. |
| (1) | Eigene Daten der virtuellen Akte sind sowohl Nutzdaten, die Inhalte von Akteninstanzen abbilden als auch steuernde Daten (Metadaten), die Funktion der virtuelle Akte selbst regeln. | |
| (2) | Fremde Daten aus anderen Quellsystemen werden in Akteninstanzen eingeblendet. | |
| (3) | Ordnungsstrukturen von der zu einer Akteninstanz gehörigen Dokumente werden aus den Dokumentattributen abgleitet. Die Dokumente selbst verbleiben in der Dokumentenverwaltung. |
| (4) | Funktionen der virtuellen Akte erlauben den Umgang mit und die Bearbeitung von Akteninstanzen. |
| (5) | Visualisierung, Struktur und Inhalte sind vollständig von einander getrennt und können in den Akteninstanzen variabel einander zugeordnet werden. |
| · | Abgelegt als Akteninstanz Für eine Benutzergruppe, fachliche Anwendung oder bestimmte Inhaltskomponenten wird die Struktur mit den entsprechenden Daten und Informationsobjekten als Instanz gefüllt. Für einen schnellen, performanten Zugriff wird die Instanz in der Datenbank des Systems hinterlegt und lediglich beim Aufruf auf Änderungen der Bestandteile geprüft (z.B. einfügen neuer Informationsobjekte und Referenzen, Update von Daten mit Versionierung und Historisierung, etc.). | |
| · | Angelegt als persönliche Arbeitsinstanz Ein Benutzer oder eine Benutzergruppe kann sich als Auszug aus einer oder mehreren virtuellen Akten eine Arbeitsmappe oder wie in der herkömmlichen Handhabung von Papierakten eine „Handakte“ erzeugen. In diese werden Referenzen und Informationsobjekte sowie ein Teil der Stammdaten in Gestalt von Übersichten übertragen. Sie erlaubt das Zusammenfassen von aktuell in Bearbeitung befindlichen, ausgewählten Informationen, ohne dass immer auf die vollständige Akte zurückgegriffen werden muss. Dieses Verfahren eignet sich auch, wenn man anderen Anwendern mit geringeren Zugriffsrechten Einsicht in Teile einer Akte geben muss. Die persönliche virtuelle Akte ist eine eigenständige Instanz der Ursprungsakte/n und wird mit dem ursprünglichen Zusammenhang synchronisiert. |
| · | Suchergebnis als Suchergebnisinstanz Das Ergebnis einer Suche kann als virtuelle Akte oder Arbeitsakte abgelegt werden sofern das Suchergebnis nicht bereits selbst eine virtuelle Akte ist. Hierfür ist die Eingabe weiterer Metadaten erforderlich. Die gefundenen Informationsobjekte und Referenzen werden als Instanz abgelegt um sie schnell wieder aufrufen zu können. |
| · | Nachbildung von Papieraktenstrukturen Mit Deckblättern, Laufzetteln, Tasklisten und Registerstrukturen (z.B. durch Reiter an den Rändern, Laschen, Zwischenblätter) können bisherige Aktenstrukturen vollständig nachgebildet werden, ohne dass die Vorteile einer virtuellen, dynamischen Nutzung der Informationen aufgegeben werden müssen. | |
| · | Tabellen-Format Eine häufige Form der Anzeige der Inhalte einer virtuellen Akte ist die Form einer Liste oder Tabelle, bei der die einzelnen Informationsobjekte und Referenzen durch eine Zeile repräsentiert werden. Spalten können Typ, Zeit, Ersteller, Titel, Datum letzte Änderung, Bemerkung, Status etc. repräsentieren. Die Spalten können nach Bedarf angeordnet werden. Hervorhebungen machen neue Einträge, Wichtiges und andere Statusinformationen deutlich. | |
| · | Suchergebnis-Format Alternativ zur tabellarischen Anzeige der Inhalte können die Einträge auch in Form eines typischen Suchmaschinenergebnisses (z.B. Google) dargestellt werden. Dieses Verfahren wird häufiger in der Visualisierung im Webbrowser gewählt. Die Zusatzinformationen zur Akte selbst werden dann als separater Bereich oder zusätzliches Fenster angeboten. | |
| · | Verzeichnisstruktur-Format Bei dieser Form der Visualisierung wird die Form eines Dateimanagers (File Manager) mit Ordnern nachgebildet. Innerhalb der Ordner können Listendarstellungen oder Informationsobjekt-Preview (z.B. Thumbnails) zur Visualisierung verwendet werden. Die Ordnernachbildung hat den Vorteil, dass sich die Anwender analog zu Betriebssystemen orientieren können und das den einzelnen Ordnern weitere Metadaten zugeordnet werden können. | |
| · | Netzwerk-Darstellung Für bestimmte Formen von Akten und zur Abbildung komplexerer Zusammenhänge können auch Netzwerk- oder Stichwortwolken (Tagging Clud) Darstellungen verwendet werden, die die Beziehungen zwischen Dokumenten und Metadaten durch Verbindungen, Hervorhebungen, Links oder andere Formen der Vernetzung darstellen können. |
| · | Phasen-orientierte Darstellungen Besonders bei Projektakten oder Phasen-orientierten Workflows bietet sich eine Gliederung nach Abschnitten, Phasen, Zeit oder anderen Status-abhängigen Kriterien an. Die virtuelle Akte kann so ihr Aussehen z.B. ändern wenden ein Interessent sich in einen Kunden wandelt oder sich ein Projekt aus dem aktiven Arbeitsstadium in ein abgelegtes, bereinigtes Stadium wandelt. Die Phasen können z.B. als Zeitachse mit Referenzierung der verschiedenen Inhalte dargestellt werden. |
| · | Anwendung Anwendung, die die virtuelle Akte abbildet oder nutzt | |
| · | Benutzerrechtekreis Rechtegruppen, die Zugriff auf die virtuelle Akte haben | |
| · | Sprachressourcen Separat gehaltene Sprachressourcen mit Mehrsprachigkeit durch Ressourcedateien und/oder Referenzvariablen für Begriffe | |
| · | Datenkatalog Verwendete externe und interne Variablen mit Quellen, Definitionen, Konvertierungsschema, genutzten Datenbanktabellen etc. | |
| · | Strukturdefinitionen Strukturdefinitionen der Akte selbst |
| · | Administrationsparameter Technische Parameter in Bezug auf Clientoberflächen, angeschlossene Peripherie, Metadatenverwaltung, Nutzungsstatistik, Cachesteuerung, De-Locking bei Offline-Nutzung, Versionierung und Historisierung von Strukturschema, zu verwendende Status, Gültigkeit von eingesetzten Schema, Compliance-Einstellungen, Schnittstellenparametern, Repository-Pfade, Load-Balancing, zeitgesteuerte Auslagerung und Abschluss, Alerting, etc. |
| · | Die interne Identifikation legt den internen Namen des Attributs fest. | |
| · | Der Darstellungsname bestimmt den Namen des Attributs bei der Darstellung wie z.B. „Name“ oder „Kundennummer“. Für jede unterstützte Sprache ist ein Name vorzusehen. | |
| · | Der Datentyp ist für die korrekte Darstellung und Interpretation von Attributwerten notwendig. | |
| · | Der Datenursprung identifiziert die Datenquelle eines Attributs, die Identifikation des Wertes für eine Akteninstanz und das technische Protokoll für die Kommunikation. | |
| · | Der Zugriffschutz eines Attributs beschreibt, welche Gruppen oder Anwender ein Attribut sehen oder ändern können. Das Recht der Änderung ist nur für Attribute des eigenen Datenbestandes einer Aktenklasse verfügbar. |
| · | Die Protokollierung legt fest, ob alle Änderungen des Attributwertes im Protokoll der Akteninstanz festgehalten werden. |
| · | Prozessualer Status In der Aktenklasse kann anwendungsseitig konfiguriert werden, welche Attribute der prozessualen Status abbilden. Für jeden daraus resultierenden Status kann, wenn gewünscht, eine eigenständige Zugriffsschutzdefinition bestimmt werden, über die die Verfügbarkeit von Inhalten und Funktionen gesteuert wird. |
| · | Technische Status Technische Status sind immer präsent und üben steuernde Wirkung aus. Beispiele dafür sind der Archivierungsstatus oder der Sperrzustand im Kontext des „Aus-Checkens“. | |
| · | Dokumentierende Status Diese Form von Status ist eine Information, die ausschließlich von Anwendern interpretiert wird und keine steuernde Wirkung hat. |
| · | Unique Identifier Eindeutige globale UID zur Identifzierung der Entität. | |
| · | Interner Name Der interne Name identifiziert die Funktion eindeutig im Katalog. | |
| · | Darstellungsname + Hilfe Wenn die Funktion über die Oberfläche erreichbar ist, muss für jede unterstützte Sprache ein Darstellungsname und ein Hilfetext bereitgestellt werden. | |
| · | Serviceidentifikation Spezifikation des Dienstes, der die Funktion umsetzt. | |
| · | Parameterliste Die Parameterliste definiert, welche Attribute der Aktenklasse den Datenstrukturen des Dienstes zugeordnet sind. | |
| · | Fehlerbehandlung Die Fehlerbehandlung definiert wie die Anwendung sich im Erfolgs- und Fehlerfall verhalten soll und welche Meldungen der Anwender erhält. |
| · | Protokollierung Die Nutzung einer Funktion kann, sofern gewünscht, einen Eintrag in das Protokoll einer Akteninstanz erzeugen. |
| · | Strukturierte Daten einer Akteninstanz Die eigene Datenhaltung umfasst alle eigenen aktuellen strukturierten Daten jeder aktiven Version aller Akteninstanzen. | |
| · | Historische Daten einer Akteninstanz Die Daten, die durch eine Historisierung entstehen, werden als Dokument im XML-Format in einem Archiv geführt, das Verzeichnis aller Historiensätze einer Instanz liegt in der Datenbank der virtuellen Akte. |
| · | Protokoll einer Akteninstanz Das Protokoll einer Akteninstanz beinhaltet alle relevanten Ereignisse von ihrer Erzeugung bis zu ihrem Abschluss in chronologischer Reihenfolge. Die Ereignisse der Anlage und des Abschlusses einer Instanz wird immer in ein Protokoll übernommen. Für alle anderen möglichen Ereignisse lässt sich in der Aktenklasse konfigurieren, ob sie ins Protokoll gelangen. |
| · | Darstellungsregeln Die Darstellungsregeln beschreiben das gewünschte Visualisierungsverfahren, also ob eine Dokumentenmenge in eine Liste oder einer Hierarchie dargestellt wird wie diese ausgeprägt ist. Für jede Informationsobjekt-, Referenz- oder Dokumentenklasse, die in dieser Sicht auftauchen kann, wird bestimmt, wie und mit welchen Attributen ein Dokument dieses Dokumententyps angezeigt wird. |
| · | Filterkriterien Damit Sichten die Aufmerksamkeit auf eine bestimmte Dokumentenmenge fokussieren können, erlauben die Filterkriterien die Formulierung entsprechender einschränkender Vorgaben. |
| · | Navigation Für die Navigation durch die Ordnungsstrukturen einer Akteninstanz sind entsprechende Funktionen erforderlich, die eine einfache Bedienung sicherstellen. Für die hierarchische Darstellung ist sicher eine Orientierung am Windows Explorer sinnvoll. Die Registerdarstellung verlangt nach Funktionen für das Anwählen oder Durchblättern ihrer Seiten. In Tabellen ist das Ein- uns Ausblenden und von Spalten, die Änderung der Spaltenreihenfolge und das auf oder absteigende Sortieren nach Spalten eine Minimalanforderung. Eine Gruppierfunktion nach Spalten schafft Überblick in sehr langen Tabellen indem alle Einträge die den gleichen Wert in der Gruppierspalte enthalten zu einer Gruppenzeile reduziert werden. Diese kann z.B. mittels Mausklick geöffnet werden und stellt dann ihren Inhalt dar. Die Kaskadierung von Spalten bei der Gruppierung schafft eine mehrstufige Zusammenfassung. |
| · | Protokoll Über diese Funktion ist das Protokoll einer Akteninstanz zugänglich. | |
| · | Inhaltverzeichnis Diese Funktion erzeugt das Inhaltsverzeichnis einer Akteninstanz und stellt es dar, |
| · | Temporäre. Arbeitsmappe Eine temporäre Arbeitsmappe gestattet die individuelle Zusammenstellung von Dokumentenreferenzen für deren weitere Bearbeitung. So können z.B. nicht zusammenhängend darstellbare Dokumente für den Druck oder die Weiterleitung zusammengefasst werden. |
| · | Akte spalten Diese Funktion gestattet es, eine Akteninstanz zu spalten, weil sich z.B. herausstellt, dass ihr Inhalt zukünftig als getrennte Vorgänge zu behandeln ist. Dazu werden im zunächst ihre Bestandteile den zukünftigen Akteninstanzen zugeordnet und anschließend die Spaltung vollzogen. Die Ursprungsversion wird automatisch historisiert. |
| · | Akten zusammenführen Der umgekehrte Fall der Teilung ist die Zusammenführung von Akteninstanzen einer Klasse weil z.B. unabhängig geführte Vorgänge zusammengefasst werden müssen. Die Ursprungsversionen werden automatisch historisiert. | |
| · | Manuell Version anlegen Die Versionierung einer Akte erzeugt eine inhaltsgleiche Kopie der Akte, mit einer neuen Versionsnummer. Alle existierenden Versionen können unabhängig voneinander bearbeitet werden. Die Versionierung ist dann sinnvoll, wenn zwei inhaltsgleiche Stände parallel in unterschiedlicher Art und Weise bearbeitet werden müssen und die sich in der Akte niederschlagenden Ergebnisse nicht überlappen sollen oder dürfen. Neue Versionen sind bis zu ihrer Freigabe nur für entsprechend berechtigte Anwender sichtbar. | |
| · | Aus-/ Ein-Checken Diese Funktion sichert die Konsistenz von Akteninhalten, in dem nur ein Anwender zur Zeit eine Akte ändern kann. |
| · | Archivierung von Akten Die Archivierung der gesamten Akte umfasst den Historienstand und die Dokumente einer Akte und ist von der Archivierung des Historienstands zu unterscheiden. Bei der Archivierung muss sichergestellt sein, dass sich der Inhalt der zugehörigen Dokumente nicht ändern kann, sie also entweder versioniert oder unveränderlich sind. Ist das nicht möglich, müssen für alle änderbaren Dokumente nicht änderbare Kopien in einem festgelegten Bereich der Dokumentenverwaltung erzeugt werden. | |
| · | Zeitstempel bei der Archivierung Bei der Archivierung können die erzeugten Objekte zusätzlich mit einem Zeitstempel versehen werden. Auf diese Weise kann zweifelsfrei nachgewiesen werden, welche Inhalte zu welchem Zeitpunkt archiviert wurden. Diese Option steht für die Archivierung eines Historienstandes und der kompletten Akte zur Verfügung. | |
| · | Fremddaten in Historien von Akten Zu berücksichtigen ist, dass Fremddaten einer Akteninstanz, die auf einer gespiegelten Kopplung basieren, nicht aktuell sind. | |
| · | Archivierte Historienstände restaurieren Jede Akteninstanz führt einen Katalog ihrer Historiensätze, die sich für den lesenden Zugriff restaurieren lassen. Der Funktionsumfang einer restaurierten Historie ist gegenüber einer aktiven Akteninstanz natürlich geringer. Es fehlen z.B. Funktionen wie die Anlage eines Historienstandes oder für die Vorgangsbearbeitung. |
| · | Historienstände vergleichen Für den Vergleich von Historienständen stellt die virtuelle Akte eine Vergleichsfunktion bereit. Diese hebt die Unterschiede von Historienständen auf der Ebene von Daten und Dokumentattributen hervor. |
| · | Drucken Das Drucken einer Akteninstanz kann sich auf folgende Teile beziehen: - Eigene und fremde Daten - Inhaltsverzeichnis - Protokoll - Alle Dokumente / ausgewählte Dokumente Beim Druck von Dokumenten könnten Filterkriterien spezifiziert werden, die z.B. nur Dokumente im MS-Word-Format berücksichtigen oder nur markierte Dokumente. |
| · | Drucksimulation Mit der Drucksimulation kann ermittelt werden, wie viele Seiten der Druck für die Aktendaten, die Dokument, das Inhaltsverzeichnis und das Protokoll umfassen würde. |
| · | Konvertierung Als Alternative zum Druck kann auch eine PDF-Datei erzeugt werden. Diese Funktion ist der Druckfunktion gleichgestellt und bietet alle beim Drucken verfügbaren Ausgabevarianten an. |
| · | Bearbeitungsnotiz anlegen Eine Bearbeitungsnotiz erlaubt Anwendern Bearbeitungsvermerke zur Akteninstanz vorzunehmen. Die Sichtbarkeit der Notizen kann der Autor über entsprechende Rechtevergaben steuern. Aktenvermerke mit inhaltlicher Relevanz für eine Akteninstanz sollten als eigenständiges Dokument erzeigt werden. | |
| · | Checkliste Manuell abzuarbeitende oder durch Erledigung von Aktionen an Informationsobjekten gesteuerte Checklisten ermöglichen eine übersichtliche Arbeitsfortschrittskontrolle. | |
| · | Externe Funktionen Die virtuelle Akte gestattet externe Funktionen anzusprechen. Welche Funktionen zur Verfügung stehen, wird von der Logik der virtuellen Akte gesteuert (siehe Funktionen). |
| · | Workflow als externe Funktion Die virtuelle Akte verfügt nicht über eine eigenständige Workflow-Funktion für vordefinierte Arbeitsprozesse, kann aber an Workflow-Systeme angebunden werden. So kann aus einer virtuellen Akte heraus ein Prozess angestoßen werden, der von dieser Akte begleitet wird bzw. Bearbeitungsergebnisse in die Akte aufnimmt. Bei der Bearbeitung dieses Prozesses geänderte Daten können der Akteninstanz über ihre Schnittstellen mitgeteilt werden (siehe Integration für Datenmanipulation). Die virtuelle Akte selbst kann jedoch mit weiteren Funktionen für Ad-hoc-Workflow ergänzt werden. |
| · | Wiedervorlage und Fristenüberwachung Diese Funktion sorgt dafür, dass ein Anwender sich eine Akteninstanz mit einer begleitenden Notiz zu einem bestimmten Datum wieder in seinem ECM-Posteingangskorb vorlegen lassen kann. Bei der einfachen Wiedervorlage bestimmt der Anwender ein definiertes Datum zu dem die Benachrichtigung erfolgt. Die Fristenüberwachung ist mit der Wiedervorlage verwandt. Der Anwender gibt das Datum des Fristablaufes eine Vorwarnzeitraum an. Daraus ermittelt das System ein Wiedervorlagedatum, das um den Zeitraum vor dem Fristablauf liegt. Die Wiedervorlage kann an andere Anwender oder Anwendergruppe delegiert werden. | |
| · | Eskalation Die nicht rechtzeitige Bearbeitung einer Akteninstanz kann über die Aktenklassendefinition oder individuell einem übergeordneten Mtarbeiter mitgeteilt werden. |
| · | Weiterleiten (einfaches Routing) Anwender können sich gegenseitig Verweise auf Akteninstanzen mit einer begleitenden Nachricht schicken. Diese Benachrichtigung geht im ECM-Posteingangskorb des Empfänger ein und enthält einen Verweis auf die Akteninstanz. Optional kann sich der Absender beim Öffnen der Nachricht informieren lassen. |