Ursprünglich beschränkte sich der Begriff Application Service Providing (ASP) auf Vermietung von Software über das Internet. PROJECT CONSULT erweiterte bereits sehr früh den Begriff auf die Bereitstellung von Speicherraum, der mit einem DMS verwaltet wird (IMC-Keynote-Vortrag: „The Future of Document Management“, Juni 1997). Nach ersten zaghaften Ankündigungen zu ASP-Produkten entwickelt sich der-zeit besonders das Angebot von internetfähigen, bei Appli-cation Service Providern bereitgestellten DMS-, E-Forms-Workflow- und Archivlösungen stürmisch. Fast alle klassischen DMS-Anbieter wie AsOne, CE, Docunet, EASY, FileNET, IBM, SER oder Win!DMS ar-beiten an solchen Lösungen oder haben sie bereits in ersten Piloten installiert. Die Lösungen lassen sich meistens nicht mit den herkömmlichen Produkten abbilden, sondern erfordern Neu- oder Zusatzprogrammierung zu Ermöglichung der Internetfähigkeit und des Dokumenten-Im-/Exports über Browser-basierte Technologien. Getrieben wird die Entwicklung durch die zunehmende Ausbreitung von Enterprise-Portals, die nach solchen Lösungen verlangen.
Das Spektrum von ASP-Lösungen im DRT-Umfeld ist vielfältig und schließt unterschiedliche Formen ein::
Bei diesen einfachen Lösungen wird vom Provider lediglich der geschützte Zugang zu einem Speicherbereich angeboten. Die abzulegenden Daten und Dokumente organisiert der Anwender selbst in File- oder URL-Strukturen. Beschickung und Abruf erfolgen Online.
Web-Archives besitzen eine strukturierte Ablage, die mit Mitteln eines dynamischen DMS oder einer Index-Datenbank/Repository-Kombination verwaltet wird. Neben dem Einbringen von Dokumenten aus Office-, Email- und Web-Umgebungen über die Online-Verbindung, kann zusätzlich über Dienstleister die Speicherung von Faksimiles oder durch Import COLD-Output asynchron im batch in das Web-Archive überführt werden. Diese Lösungen sind aufwendiger, da Zugriffsschutz, Indizierung und Pflege der Datenbank gelöst werden müssen. Besonders die Prozesse der asynchronen Einbringung von Daten und Dokumenten sind zu standardisieren.
Aufbauend auf Web-Archives sind kombinierte Lösungen bestehend aus einem ASP-Archive mit einer DMS-Inhouse-Lösung erstellbar. Der Vorteil liegt darin, daß für die interne Nutzung im Bearbeitungsprozess die Dokumente sofort im Unternehmen verfügbar sind und erst zur Sicherheitsarchivierung, nur teilweise, systematisch aufbereitet und zur späteren allgemeinen Nutzung an den ASP übertragen werden. Solche Lösungen setzen ind er Regel voraus, daß ASP, Scan-Dienstleister und Inhouse-Anwender über die gleichen Systeme verfügen. Selbst bei dieser Voraussetzung ist die Harmonisierung der Zugriffsrechte und die Pflege der Datenbanken bereits sehr problematisch.
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| | · | ASP-Distributed-Supply-Chain-Management |
Die Lösung stellt die komplizierteste Variante dar, da verschiedene Unternehmen mit unterschiedlichen Rechten, Systemen und Nutzungsmodellen auf das ASP-System und Inhouse-Systeme zugreifen. Besonders die Harmonisierung der Berechtigungssysteme und die Mandantenfähigkeit stellen Herausforderungen dar, die nur mit standardisierten Directory Services gelöst werden kann. Trotz der Komplexität der Lösung ist gerade hier der ein interessantes Anwendungsfeld für ASP, da die gemeinschaftlich zu nutzenden Daten und Dokumente zentral allen am Supply-Chain-Prozess Beteiligten zur Verfügung stehen.
Heute werden meistens nur einfache Web-Spaces, personenbezogen oder für kleinere Gruppen, angeboten. B2B-Web-Archive-Lösungen müssen noch aufwendig und individuell gelöst werden. Dennoch spricht zukünftig vieles für den Einsatz von zentralisierten, standardisierten Web-DRT-Systemen. Wie schnell die psychologische Hemmschwelle, die wertvollen Daten und Dokumente einem öffentlichen Netz anzuvertrauen, überwunden wird, hängt von vielen Parametern ab: Preis/Leistung, sichere Übertragung mit kryptografischer Encodierung, effiziente Tools zur konsistenten Pflege durch den Anwender, Mandantenfähigkeit, Sicherheit der Systeme, ausreichende Übertragungsbandbreite und hohe Verfügbarkeit. (Kff)
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