Worüber freuen sich Historiker? Über unaufgeräumte Archive! Aufgabe von Dokumentaren, Archivaren und Registratoren ist es, Archive in Ordnung zu halten. Dies schließt die Aussonderung ein. Alles was nicht archivierungspflichtig oder archivierungswürdig erscheint, endet heute im Reißwolf. Auch mittelalterliche und neuzeitliche Archivare pflegten ihre Archive. So findet denn der Historiker meistens nur bereinigte Sammlungen vor: langweilige Listen und Verträge. Das, was das wahre Leben ausmacht, wurde ausgesondert. Daher die Freude, wenn man Archive entdeckt, die nicht bereinigt wurden und mehr Aufschlüsse über Land, Leute und Gepflogenheiten als ein ordentliches Archiv bieten.
Kann dies der Maßstab für heutige Zeiten sein?
Einfach alles aufbewahren?
Die Hersteller von Hardware und Software suggerieren uns, dies sei kein Problem:
• Immer höher kapazitative Speichersysteme dringen über den Terabyte- und PetaByte- in den ExaByte-Bereich vor.
• Suchmaschinen auf jedem Desktop und im Firmennetz sollen wie im Internet alle Informationen finden.
Ordnung halten macht Arbeit. Dies auch noch zu einem Zeitpunkt, wo man offenbar keine Ordnung braucht – man hat ja die Dokumente gerade vor sich, man weiß, was man bearbeitet und was an anderen Informationen dazugehört. Ordnung halten heißt zu indizieren und ordentlich wegzusortieren. Dies kommt einem selbst vielleicht einmal in der Zukunft zu Gute, dient aber vorrangig anderen, irgendwann etwas einmal wieder zu finden. Wer macht sich schon heute gern die Arbeit, etwas zu tun, wovon man nicht weiß, ob man es irgendwann einmal nutzt. Hier liegt die psychologische Krux.
Google on your Desktop
Google soll hier nur als Synonym für all die schönen Suchmaschinen und Agenten dienen, die uns alle Informationen wiederbeschaffen, ohne dass man sich um Ordnung kümmern muss. Nicht zu vergessen die Anbieter von OCR und automatischer Klassifikation, die uns auch aus Faksimiles die Inhalte herausholen, indizieren und wegsortieren. Kann man also auf die Ordnung durch den Menschen verzichten, den Technologien allein vertrauen?
Hier kommt immer das Argument, der Mensch könne besser beurteilen, könne Zusammenhänge besser erkennen, würde wissen was wichtig und unwichtig ist. Gilt dies für alle Menschen, die in einem Unternehmen arbeiten und mit Information umgehen? Wie steht es um die Indizierungsqualität in den Sommermonaten, wenn das Scanpersonal in den wohlverdienten Urlaub fährt und Schüler als Aushilfen an den Arbeitsplätzen sitzen? Wie steht es um Outsourcing-Dienstleister, wenn die Qualität nicht richtig vereinbart und regelmäßig geprüft wird? Was ist mit einem selbst am Montagmorgen nach einem Party-Wochenende? Nur Disziplin, klare Vorgaben und Kontrolle sichern eine saubere, immer gleich bleibende Qualität bei Indizierung und Ordnung.
Setzt man auf rein technologische Ansätze der Bewertung und Ordnung, oder gar auf die Versprechen von ILM Information Lifecycle Management, die uns die Speicherung der Information entsprechend ihrem Wert verheißen, dann würde dem Menschen nur Rollen wie die Vorgaben erstellen und die Qualität zu prüfen bleiben. Und auch hierfür versprechen uns die Softwareanbieter maschinellen Ersatz. So gibt es auch angeblich intelligente Software, die Dokumente bewertet und dann selbst bei Bedarf vernichtet.
Lässt sich nur so die Informationsflut bewältigen?
Lassen wir Software entscheiden, was für uns oder unser Geschäft wichtig ist?
Unsicherheit macht sich breit und mancher denkt sich, dann speichere ich doch lieber alles. Festplattenspeicher wird ja immer billiger. Aber wie ist es mit den Informationen, die wichtig sind und vergessen werden zu speichern, weil man den Systemen zu sehr vertraut? Oder aber mit den Informationen, die nicht mehr gefunden werden sollen, da sie ein Risiko für das Unternehmen darstellen? Nicht nur Microsoft musste dafür bezahlen, dass E-Mails auftauchten, die eigentlich keiner lesen sollte.
Der Mensch ist immer noch Jäger und Sammler – und trennt sich dementsprechend ungern von einmal gewonnenen Gütern. So wird auch in Zukunft die Redundanz der Speicherung von Informationen zunehmen. Jeder speichert jedes empfangene Attachment sicherheitshalber selbst, jeder repliziert die wichtigen Dokumente vom Arbeitsplatzrechner auch mindestens zweimal auf das Notebook, trotz Archivierung belässt man sicherheitshalber alle E-Mails doch im Posteingang, usw., usw. Bei rapide größer werdenden Dateien und zunehmender Informationsüberflutung eine schwer kalkulierbare Last. Regelwerke für den Umgang mit Information und Disziplin sind von Nöten.
Egal welche der Alternativen man heute wählt – alles einfach unstrukturiert aufzubewahren und auf die zukünftige, omnipotente Suchmaschine zu setzen, Programmen die Organisation und Pflege der Archive anzuvertrauen oder aber durch Geisteskraft des einzelnen Mitarbeiters wie bisher Ordnung zu schaffen –, alle müssen sich mit dem Thema dringend beschäftigen. Überhaupt keine Strategie für die Aufbewahrung und Nutzung von Informationen zu haben ist schlimmer, als auf die falsche zu setzen. Elektronische Information begegnet uns heute überall – nicht mehr nur über die geordneten Kanäle der Vergangenheit. Jeder empfängt E-Mails und jeder kann welche versenden. Textverarbeitungen finden sich auf jedem Arbeitsplatzrechner, Zugang zu den Speicherorten ebenso. Die Verantwortung für den Umgang mit Information betrifft so jeden Mitarbeiter im Unternehmen, nicht mehr nur einzelne im Posteingang, im Archiv oder in der Registratur. Irgendwann überrollt uns die Welle der Information vollends. Und das Drücken des Speicherknopfes kann dann genauso gefährlich sein wie das Drücken des Löschknopfes.
In dem Maße, wie wir immer mehr von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information abhängig werden, wird irgendwann ein kritischer Punkt der Informationsüberflutung erreicht. Wir sind längst in der Gefahr, die Information nicht mehr zu beherrschen. Der Zeitpunkt, wo uns die Information beherrscht, ist nicht mehr fern. (Kff)
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