Wie in jedem Jahr wollen wir zur DMSEXPO die aktuellen Trends im Umfeld von DRT Document Related Technologies betrachten. Hierzu greifen wir auf Aussagen von Analysten, Marktuntersuchungen und eigene Einschätzungen zurück.
Der Gartner Hype Cycle
Was hat ECM mit Web 2.0 und Gartners Hype Cycle zu tun? Wir werfen einmal einen Blick auf die Themen, die im Hype Cycle vom Juli 2008 dargestellt sind und prüfen wir, ob überhaupt Themen von Enterprise Content Management aufgeführt sind.
© Gartner Group, 2008
Auf den Gipfel des Hype Cycle steuern Themen zu, bei denen Enterprise Content Management und Document Related Technologies kaum etwas beiliefern können. Allenfalls wird 3-D Printing die Reproduktions-fähigkeit im Rahmen der Langzeitarchivierung vor neue Herausforderungen stellen. Social Computing und Web 2.0 sind gerade auf dem Weg in die Senke der Ernüchterung und stehen in Bezug auf den wirtschaftlichen Nutzen auf dem Prüfstand. Hier hat ECM eine Reihe von Anregungen aufgegriffen und Funktionalität besonders im Umfeld der Collaboration integriert – ohne dass man jedoch dies gleich als ECM 2.0 überinterpretieren sollte. RFID findet zunehmend auch bei der Verwaltung von hybriden Ablagen, Papier und Elektronik, Anwendung und stellt so einen Zusatznutzen für das Dokumenten- und Records-Management bereit. Wikis sind inzwischen eine anerkannte Technologie, die zunehmend in die Unternehmen Einzug hält. In Bezug auf ECM und Archivierung fehlen aber noch Konzepte für den Übergang in die Dokumentation von abgeschlossen Ständen. Ähnliches gilt für Blogging im Unternehmen – welche Information ist wie aufzubewahren. Für diese und andere Web-2.0-Funktionalität, die personalisiert und in Bezug auf den Informationslebenszyklus eher kurzlebig ist sowie zudem auf dynamische Veränderung setzt, gibt es noch wenig handfeste Konzepte zu Integration in unternehmensweites Dokumenten-, Archiv- und Prozessmanagement. SOA ist bereits nach Ansicht von Gartner jenseits des Hypes und auch die meisten ECM-Anbieter haben reagiert und ihre Software modularisiert. Service basierte Architekturen zusammen mit Web Services finden zunehmend Eingang in die Unternehmens-IT. Die Idee von Basic Web Services findet sich inzwischen auch in dem Ansatz von Basic Enterprise Content Management Services und Funktionalität wieder. Diese Basic ECM Services dienen auch zur Abgrenzung von Lösungen, die die ECM-Grundfunktionalität beinhalten und den spezialisierteren Highend-Lösungen und ECM-Suiten. Eines lernt man in jedem Fall aus dem Hype Cycle – ECM und DRT sind keine Trendsetter. Sie laufen eher der Entwicklung hinterher und versuchen die Auswirkungen irgendwie für das Unternehmen handhabbar zu machen.
2.0
Aus dem Web 2.0 Hype sind inzwischen viele andere 2.0-Hypes entstanden. Die folgende Grafik aus einem Artikel von Dion Hinchcliffe zeigt drei für das Thema ECM wichtige Entwicklungen.
© Dion Hinchcliffe, 2008
Zum Einen der Einsatz von Web 2.0-Funktionalität im Unternehmen. Hier geht es um die Integration von neuen funktionalen und kommunikativen Ansätzen mit den bestehenden ECM- und Informationsmanagementstrategien. Da Web 2.0 weniger auf geordnete Prozesse setzt und auch die Informationen nicht gerade Dokument-Charakter in Bezug auf Inhalt und Formate haben, entwickelt Web 2.0 im Unternehmen eher ein „verspieltes Eigenleben“ auf den Intranetportalen. Dies soll sich aber mit Enterprise 2.0 ändern. Die kulturellen und technischen Ansätze des Webs sollen im Unternehmen die Arbeitsweisen neu definieren, die Unternehmen flexibler machen und sie auf die Anforderungen einer globalen, elektronifizierten Welt besser einrichten. Anspruch und Wirklichkeit klaffen jedoch weit auseinander. Dies gilt auch für die dritte Strömung, die Adaption von 2.0 in Derivaten wie Government 2.0, CRM 2.0 oder aber auch ECM 2.0. Es geht um die Adaption der Ideen von 2.0 im jeweiligen Umfeld aber nicht um die Ausprägung neuer, eigenständiger Merkmale. Das Thema 2.0 wird sich hier noch schneller überleben als im Web, da es häufig nur darum geht, ein vermeintlich zugkräftiges Buzzword zu nutzen.
Die AIIM Marktstudie 2008
Um die Frage zu beantworten, was denn den Markt für Enterprise Content Management bewegt, greifen wir auf die aktuelle Studie der AIIM international zurück. Diese befasste sich mit mehreren Schwerpunkten: Awareness (Aufmerksamkeit, Bekanntheit) aber nur eingeschränkte Erfahrungen, Microsofts MOSS als Mainstream-Erscheinung, dem Marktsegment Capture sowie den Anforderungen zu mehr Kontrolle von Information und Automatisierung von Prozessen. Als Motto für den Vortrag zu den Ergebnissen (Juli 2008) wählte John Mancini „Cool Uniforms and Flying Cars“ – viel Marketing-Getöse und hochgestochene Technologieansprüche, aber wenig dahinter.
Erfahrungen
Sozusagen zur Einstimmung in das Thema fragte die AIIM, wie wichtig der Umgang mit elektronischer Information für das Unternehmen ist. Wenig verwunderlich, rund ¾ der 924 Teilnehmer an der Studie antworten mit sehr wichtig, weitere 16% mit wichtig. Einige wenige waren der Meinung, dass das Thema überhaupt nicht wichtig ist. Der Begriff „Umgang“ in Bezug auf die Wichtigkeit ist in der Befragung durch „managing“ zusammen mit „effective“ eine Frage nach dem Wert und der Bedeutung von Information und damit eigentlich auch nach dem Anspruch, der an die Informationsverwaltung gesetzt wird.
Die Folgefrage zielte dann darauf, wie man denn dem Anspruch aus der ersten Frage gerecht wird. Das Ergebnis konterkariert die Zahlen für die Wichtigkeit: rund ein Drittel gibt zu, nicht sehr effektiv zu sein, knapp 2/3 sehen sich mittelmäßig aufgestellt und 10% meinen ihre Sache richtig und gut zu machen. Die beste Wertung 10 für exzellent trauten sich gerade mal 1% oder 9 der befragten Teilnehmer zu antworten. Gemessen an der zuvor konstatierten Wichtigkeit des Themas ein erschreckendes Ergebnis.
Die folgende Frage zielte darauf, wie in den Unternehmen die Verantwortlichkeit für das Thema Enterprise Content Management bzw. Dokumentation geregelt ist. Auf hoher Ebene ist die Verantwortlichkeit in Bezug auf Governance, Risk Management und Compliance klar bei der Unternehmensführung angesiedelt. Je weiter man in den Hierarchien nach unten kommt, desto unklarer wird das Verhältnis. Viele siedeln die nächste Verantwortungsebene bei der IT-Abteilung an, was aber auch darauf zurückgeführt werden kann, dass sich sehr viele Befragungsteilnehmer aus dem IT-Umfeld rekrutierten. Bedrückend ist, dass ¼ der Befragten angibt, dass es gar keine Verantwortlichkeit für das Thema elektronisches Records Management gibt.
Die Folgefrage zielte auf die Qualität der Informationen: Richtigkeit, Fehlerfreiheit und Vertrauenswürdigkeit waren hier die Schlagworte. Die Hälfte der Befragten war sich sehr oder relativ sicher, dass alles in Ordnung ist, die andere Hälfte hatte jedoch zum Teil erhebliche Zweifel. Dies korrespondiert mit dem Ergebnis der Frage zur Effektivität im Umgang mit elektronischen Informationen.
Die Frage „Have you ever heard of the term ECM with regards to information management?“ ist für das Selbstverständnis der Branche entscheidend – wie bekannt ist überhaupt der Begriff ECM Enterprise Content Management. Nach 7 Jahren „Missionarsarbeit“ ist das Ergebnis ernüchternd – ¼ der Befragten kennt den Begriff. Für Europa und Deutschland dürfte das Ergebnis noch schlechter ausfallen, da die Mehrzahl der Teilnehmer aus den USA kam und in Europa der Begriff noch weniger bekannt ist. Man gewinnt den Eindruck, dass man mit ECM nicht die Anwender, besonders nicht die Entscheider, erreicht hat.
Das Ergebnis zur Frage nach dem wirtschaftlichen Nutzen liegt in etwa dort, wo man es auch für andere komplexe Informationssysteme erwarten dürfte: 72% besser oder vergleichbar mit anderen Lösungen, jedoch 28% sind der Meinung, das der ROI schlechter dasteht. Keine sehr positive Einschätzung, wo ECM doch den Anspruch erhebt, Ordnung in das Informationsmanagement zu bringen.
Hinterfragt man die 28% des ROI in Bezug auf die wichtigsten Probleme, so wurden besonders das Thema Schulung (36), organisatorische und Prozessprobleme (15, 28 und 41) sowie die interne Akzeptanzschaffung (32) genannt (Prozentangaben ergeben nicht 100% da drei Antworten gegeben werden konnten). Alles Probleme der Vorbereitung und der Einführung und keine Probleme der Systeme selbst. Hohe Raten erreichten auch die Themen Migration, Metadaten und Scope Creep.
Sharepoint
Ein weiterer Fragenkomplex widmete sich Microsofts Sharepoint (mit dem deutlichen Hinweis, dass dies keine Promotion für MOSS sein solle …). Mit der ersten Frage sollte ermittelt werden, wie viele der Teilnehmer schon die neue Version des MOSS (2007) im Einsatz haben. Ein Drittel antwortet mit „Ja“.
Die Frage, welche Themen- oder technologischen Bereiche man mit MOSS angehen, zielt auf die 2/3, die MOSS noch nicht einsetzen. Hier finden sich die meisten Nennungen bei der Projektzusammenarbeit, dem klassischen Dokumentenmanagement, erstaunlicher Weise Web Content Management für interne und externe Webseiten sowie etwas Records Management und Enterprise Search. Damit bleiben einige Anwendungsfelder von ECM außen vor, die durch die Funktionalität des MOSS von vorneherein nicht unterstützt werden.
Wie stark sich die Anwender mit MOSS auseinandersetzen, sollte die Frage „do you have a formal plan for MOSS and other ECM investments?“ beantworten. Zwar wird hier MOSS mit anderen ECM-Lösungen zusammengeworfen, jedoch sind die Antworten recht aufschlussreich. 15% sind mit MOSS bereits in Produktion. Immerhin 27% haben ein konkrete Planung, diese aber noch nicht umgesetzt. Bei den „Nein“-Stimmen gibt 12% von Befragten, die meinen, keine Planung zu benötigen, und bemerkenswerte 46% haben „keine Idee, wo sie anfangen sollen“. Hier liegt für MOSS, aber auch für Anbieter von Add-Ons und ECM-Zusatzprodukten noch ein großes Potential (einige werden allerdings noch immer im IBM-Lotus-Notes-Lager sein oder besitzen bereits ein ECM, das den Einsatz von Sharepoint überflüssig macht, ohne dass sich dies hier in den Zahlen niederschlägt …).
Capture
Die Erfassung und Aufbereitung von Information stellt immer noch einen der Hauptengpässe in den Unternehmen dar. Die AIIM ging daher mit Ihrer Studie auch der Frage nach, wie hoch bereits der Automatisierungsgrad bei der Erfassung, Verarbeitung und Indizierung von Dokumenten ist. Dabei spielte das Scannen und Erkennen von papiergebundenen Dokumenten eine besondere Rolle, obwohl das Wachstum der elektronischen Information längst das Wachstum von Papier überflügelt hat.
Der Einsatz von OCR ist bei 31% schon recht weit verbreitet, ICR ist dagegen bisher noch wenig vertreten. Für OMR gibt es nur wenige spezialisierte Anwendungen und für Barcode bei Vordrucken und Zwischenblättern, eigentlich seit Jahren State-of-the-Art finden sich nur 24% Anwendungen. Im Bereich der Automatisierung des Schriftguteinganges – aber auch beim elektronischen Erfassen – schlummern noch viele Potentiale.
Auch in der folgenden Frage ging es um die Erfassungsprozesse, besonders die papiergebundenen, und weniger um das Thema Business Process Management, auch wenn man dies angesichts der Liste von Anwendungsfällen vermuten könnte.
Die sechs wichtigsten, am häufigsten genannten Anwendungsfelder der Automatisierung im Capture-Segment waren Rechnungseingangserfassung, Zeiterfassung, Help Desk Anfragen, Einkauf, Finanzberichte und Umsetzung von internen Richtlinien (Policy Compliance).
Auch die darauffolgende Frage zielte nur auf die Effizienz der Scanning-Prozessen. Zum Schluss wollte der Sponsor dieses Teils der AIIM-Studie noch wissen, wie das Verhältnis des zentralen zum dezentralen Scannens ist und wofür dezentrales Scannen eingesetzt wird. Wichtiger als diese Ergebnisse, die wir hier ausgelassen haben, ist sicher eine der Kernaussagen, die in der AIIM-Studie zitiert wird: „1 GB of storage costs around 20 cents to buy, 1 GB of storage costs around $3,500 to review“.
Der Vortrag kann von Slideshare heruntergeladen werden (http://www.slideshare.net), die vollständige AIIM-Studie können AIIM-Mitglieder bei der AIIM international erhalten (http://www.AIIM.org). 20 aktuelle Trends zur DMSEXPO
Wenden wir uns nun vom amerikanisch geprägten Markt den heimischen Gefilden zu. Im Vorfeld der DMS EXPO haben sich unsere Berater Gedanken gemacht, welche Themen dieses Jahr „In“ sind (die Zahlen dienen nur zur Nummerierung der 20 Trends und geben keine Priorität wieder).
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| | (1) | Integration von ECM Funktionalität in Standardanwendungen und betriebssystemnahe Funktionen, eigentliche ECM Produkte verlieren an Bedeutung. |
| | (2) | Weiterentwicklung von einer SOA-Ansätzen und Web-services zu einer „echten“ SOA. Portale und Enterprise- Service-Bus-Konzepte gewinnen dabei an Bedeutung. |
| | (3) | Nutzung von SOA-Architekturen für durchgängiges Prozessmanagement. Business Process Management und Business Intelligence beginnen zu verschmelzen. |
| | (4) | Open-Source-Produkte gewinnen im engeren WCM- und im eigentlichen ECM-Markt an Bedeutung |
| | (5) | Verstärkte Unterstützung von Mobile Devices mit Einbindung in die Unternehmensprozesse und Nutzung von ECM-Funktionalität |
| | (6) | SaaS Software as a Service wird stärker angenommen und die Anwender vertrauen immer stärker auf von Providern angebotene Anwendungen. Cloud Computing und Grid Computing gewinnen an Bedeutung |
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| | (7) | Das Thema Informationsqualität gewinnt über die bisherigen Ansätze der Verbesserung der Datenqualität auch im ECM-Umfeld an Bedeutung. Master Data Management wird auch für ECM als nutzende und zuliefernde Systeme wichtig |
| | (8) | Die Unterstützung der Organisationsentwicklung im Umfeld von Collaboration-, Workflow-, Wissensmanagement- und E-Learning-Anwendungen besonders zur Unterstützung der Einführung und Nutzung von Enterprise Content Management eröffnet neue Einsatzgebiete für integrierte Werkzeuge. |
| | (9) | Business Continuity wird unter dem Gesichtspunkt der Verfügbarkeit und Sicherheit der Informationssysteme und gespeicherten Informationen wird durch die zunehmende Abhängigkeit der Unternehmen bedeutsam. |
| | (10) | Compliance ist und bleibt einer der Markttreiber für den Einsatz von Enterprise Content Management und besonders Records Management. Fazetten sind E-Mail-Management und Dokumenten-Management mit Ablösung der Fileshares. |
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| | (11) | Hersteller- und Produktkonsolidierung im Sinne einer Marktkonzentration. Die großen Softwarehersteller nehmen verstärkt Einfluss und bestimmen die Trends der Weiterentwicklung. |
| | (12) | Mehr Funktionalität für Sicherheit und Vertraulichkeit für Daten und Dokumente. Themen wie Verschlüsselung, Watermarks, Nutzungsprotokollierung, kontrollierter Export etc. werden angesichts der Datenschutzskandale in Deutschland wichtiger |
| | (13) | „Ready-to-work“ - vorkonfigurierte, einfach einzuführende Branchen- und Fachlösungen werden gerade von mittelständischen Anwendern bevorzugt. |
| | (14) | Automatisierung der Erfassung, Erschließung, Indizierung und Verteilung von Informationen machen das Capture für Papierdokumente ebenso wie für elektronische Dokumente zu einer der wichtigsten Anwendungen. |
| | (15) | „Virtuelle Akte“ und „elektronischer Posteingangskorb“ sind aktuell die wichtigsten ECM-typischen Anwendungen. |
| | (16) | Ablösung dedizierter Archive durch Archivspeicher in netzwerkbasierter ILM-Konzepten, die von allen Anwendungen genutzt werden können, stehen bei Speicherkonsolidierungsprojekten im Vordergrund. |
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| | (17) | Die vermehrte Einführung von MOSS für projektorientierte und einfache Dokumentenmanagementlösungen öffnet den Markt für ECM-Zusatz-produkte. |
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| | (18) | Die Integration oder Nutzung von Web-2.0-Funktionalität wird wieder auf ein sinnvolles Maß bei Enterprise-Lösungen reduziert. |
| | (19) | Browser-basierte Oberflächen und das Enabling von anderen Anwendungen über Standardschnittstellen oder als Portlets sind State-of-the-Art. |
| | (20) | Es wird im nächsten Jahr geringere Projektbudgets durch die drohende wirtschafltliche Verschlechterung in Deutschland geben. Dies wird zu dem von den Anbietern selbst durch den Preiskampf gefördert. Letztlich zählt aber hier für das Thema ECM ein Kommentar eines Anwenders, der zum Nachdenken anregen sollte: „Für meine Fibu, mein CRM und meine Groupwareinfrastruktur habe ich jeweils ein paar tausend Euros hingelegt, für ein bisschen Dokumente verwalten sollen es gleich ein paar hunderttausend sein?! Gemessen an der Funktionalität ist dies ein Missverhältnis.“ |
Paradigmenwechsel: Was wirklich Sinn machen würde
Angesichts der Veränderungen durch SOA, Web 2.0 und der Konsolidierung des ECM-Marktes wäre ein Paradigmenwechsel angebracht. Daher hier zum Abschluss des Trendberichts zur DMSEXPO 2008 einige Anregungen:
Reduzierung der Komplexität Die Oberflächen heutiger Produkte sind überfrachtet. Da wir uns daran gewöhnt haben, mit überfrachteter Funktionalität auch bei Office-, ERP- und anderen Produkten zu arbeiten, ist uns dies kaum noch bewusst. Jedoch geht durch die Komplexität ein großes Effizienzpotential verloren. Die Reduzierung der Komplexität ist auch eine Grundanforderung für SOA-Architekturen um überlappende Funktionalität, größere Stabilität, mehr Transparenz und höhere Transaktions¬sicherheit zu erreichen.
ECM nicht nur für Firmen ECM-Software orientiert sich immer noch an den Anforderungen großer Firmen. Bisher hat sie aber nur wenige Prozent der potentiellen Nutzer in den Unternehmen erreicht. Der Markt für kleinere Unternehmen, temporäre oder virtuelle Organisationen und private Anwender wurde bisher noch nicht einmal angerissen. Die Erschließung dieses Marktpotentials wird aber andere Produkte, Vertriebsstrategien und Nutzungsmodelle benötigen.
Automatische Unterstützung für den Anwender Die Erfassung von Information ist immer noch der Flaschenhals, besonders bei der aufwändigen Indizierung und Klassifikation. Hier sind im Hintergrund laufende Klassifikations-, Vorschlags- und E-Learning-Systeme notwendig, um durch intelligentes Vorschlagen und Rückschließen die Erfassungsaufwände am Arbeitsplatz zu reduzieren und gleichzeitig die Indizierungsqualität zu steigern.
Selbstdokumentierende Systeme Noch immer ist die Dokumentation der Einrichtung von Systemen, der Verfahren und des Betriebes ein manuelles Geschäft. Selbstdokumentierende Systeme können zumindest die systemseitig vorhandenen Einstellungen, Stammdaten und Nutzungsinformationen in vorgefertigte Strukturen einfließen lassen, sozusagen eine eigenständige Verwaltungsdatenbank aller Parameter und Compliance-relevanten Daten, die dann auch als Verfahrensdokumentation genutzt werden kann.
Web/Server/Home/Notebook/PDA-synchronisiertes Arbeiten Der PC ist längst nicht mehr das dominierende Medium zur Informationsnutzung. Neue Devices wollen auch mit schwach und unstrukturierten Informationen umgehen können. Fernsehen, Video, Multimedia, Bild und Ton auf Mobiltelefonen wird hier auch zukünftig die Maßstäbe für ECM setzen. Die Unabhängigkeit von Gerät, Ort und Zeit der Arbeit wird hier für die Funktionalität neue Maßstäbe setzen.
Benutzeroberflächen Die oben ausgeführten Entwicklungen zu Reduzierung von Komplexität, bessere Unterstützung der Anwender, privaten Nutzern und Verwendung unterschiedlichster Geräte machen deutlich, dass wir mit herkömmlichen Benutzerinterfaces nicht weiterarbeiten können. Auch Browser sind hier noch nicht der Weisheit letzter Schluss. Informationssysteme der Zukunft werden anders funktionieren müssen als wir dies heute gewohnt sind. Entwicklungen im Internet, die man unter Web-2.0-SaaS subsummieren kann, zeigen schon heute die Möglichkeiten, die auch als interne Lösungen in die Unternehmen Einzug halten werden.
Wegfall von E-Mail Schon heute bieten Portale und Extranets die Möglichkeit der kontrollierten, Spam-freien Kommunikation. Diese Möglichkeiten müssen aus Sicherheitsgründen aber auch aus Gründen einer besseren Verwaltung weiterentwickelt und noch mehr genutzt werden. Durch neuartige Clienten, die mit unterschiedlichsten Portalen und den dazugehörigen Berechtigungen umgehen können, müssen als einheitliche Schnittstelle für die Kommunikation mit verschiedenen Empfängern bereitgestellt werden. Da die Kommunikation im Prinzip über Datenbanken durchgeführt wird, steht dann der Einsteuerung in Prozesse, der Archivierung und Weiterverarbeitung nichts mehr im Wege.
Wissensmanagement Die große Herausforderung bleibt die Erschließung von Information als Wissen. Klassifikation, semantische Netze und andere Verfahren müssen eingeführt werden, um der Informationsflut Herr zu werden. Hier geht es nicht mehr nur um Erschließen, Verwalten und Finden, sondern um die Selektion, die Bewertung und die automatisierte Verarbeitung, die den Menschen am Arbeitsplatz entlasten muss.
(Kff mit SKK/CaM/StM/JH/WKo/RKo/CJ/SMe/SGn) 
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